Contabilitatea mărfurilor într-un magazin pentru copii: procese și control

Evidența mărfurilor într-un magazin pentru copii: de la recepție la vânzările online

Un singur model de salopetă în trei culori și șase mărimi formează 18 poziții de stoc separate. Dacă adăugăm încălțăminte, jucării, produse de igienă, hrană pentru copii și produse sezoniere, o eroare în fișa produsului sau în timpul vânzării poate duce rapid la diferențe de inventar și stocuri incorecte. De aceea, evidența într-un magazin pentru copii trebuie organizată ca un proces consecvent: clasificarea sortimentului, recepția și marcarea corectă a fiecărei poziții, înregistrarea vânzărilor și retururilor, verificarea regulată a stocului fizic, analiza cererii sezoniere și abia apoi planificarea achizițiilor.

Mai jos este descris modul în care poate fi organizat acest proces în Torgsoft și ce setări necesită atenție separată.

Mai întâi definiți structura sortimentului

În Torgsoft, sortimentul este organizat sub forma unui arbore al tipurilor de produse. Pentru fiecare tip pot fi stabilite caracteristici pe care angajatul le va completa în timpul recepției: producător, articol, mărime, culoare, material, sex, sezon și alți parametri. Dacă o caracteristică este obligatorie, programul nu va salva produsul nou fără valoarea acesteia.

Mărimile sau culorile diferite ale aceluiași model trebuie gestionate ca poziții de produs separate. Astfel, programul afișează stocul efectiv al fiecărei variante, nu doar cantitatea totală a modelului fără detaliere. Acest lucru permite să îi spuneți cumpărătorului ce mărime este disponibilă într-un anumit magazin și să determinați ce variante lipsesc înainte de o nouă comandă către furnizor.

Arborele tipurilor de produse este recomandat să fie creat centralizat. Dacă angajații adaugă independent, la posturi diferite, categoriile «Jucărie» și «Jucării», programul le consideră ramuri diferite. Ca rezultat, produsele ajung în selecții diferite, iar rapoartele și fișele de inventariere nu acoperă complet grupul necesar.

Pentru produsele vândute online poate fi necesară caracteristica «Vârstă». Aceasta apare după activarea opțiunii «Sincronizare cu magazinul online» și configurarea caracteristicilor suplimentare ale produsului. Împreună cu vârsta pot fi salvate informații despre ambalaj, dimensiuni, alimentare și numărul de unități într-o cutie, iar apoi acești parametri pot fi transmiși pe site.

Cum să recepționați gama de mărimi și să marcați marfa

Pentru îmbrăcăminte și încălțăminte nu este necesar să creați manual fiecare mărime de fiecare dată. În regimul «Gamă de mărimi», responsabilul de marfă formează grila necesară și o asociază producătorului. În timpul recepției, programul introduce această gamă, iar angajatul indică cantitatea pentru fiecare mărime sau aceeași cantitate pentru întreaga grilă. Dacă a sosit o singură mărime, aceasta poate fi introdusă separat. Mecanismul este descris mai detaliat pe pagina evidenței produselor pe mărimi.

Dacă furnizorul transmite factura într-un fișier Excel, lista produselor poate fi importată în factura de recepție. Înainte de încărcarea în masă trebuie convenită structura coloanelor și verificat dacă tipul produsului, articolul, mărimea, culoarea, prețurile și cantitățile sunt asociate corect.

Pentru produsele fără cod de bare de la producător, Torgsoft generează un cod intern. Etichetele pot fi tipărite direct în timpul recepției, din factura de recepție sau din starea stocului. Pentru îmbrăcămintea și încălțămintea pentru copii este util ca mărimea să fie afișată pe etichetă într-un câmp separat: vânzătorului îi este mai ușor să compare produsul cu datele din program și să găsească cutia necesară în depozit.

Vânzarea prin cod de bare reduce diferențele de inventar

În timpul vânzării, scanarea adaugă în bon o poziție concretă de produs și o scade din centrul de evidență selectat. Acest lucru este deosebit de important pentru modele identice de mărimi diferite. Dacă casierul scanează un pulover de mărimea 92, dar îi oferă cumpărătorului mărimea 98, suma din casă nu se schimbă, însă în evidență va apărea un surplus pentru o mărime și o lipsă pentru alta.

Pentru rolul de vânzător poate fi interzisă introducerea manuală a codului de bare în timpul vânzării. În acest caz, produsul este adăugat în bon cu ajutorul scannerului, iar angajatul nu selectează manual o poziție asemănătoare. O astfel de restricție nu înlocuiește inventarierea, dar reduce numărul de înlocuiri accidentale între mărimi și culori.

Retururile trebuie procesate pe baza bonului

Dacă cumpărătorul returnează un produs, casierul scanează codul de bare al bonului și selectează poziția necesară din vânzarea concretă. Programul utilizează suma efectiv achitată pentru produs, ținând cont de reducere sau bonusuri, și creează documentul de retur.

În drepturile rolului poate fi dezactivată introducerea codului de bare al produsului la retur. În acest caz, angajatul procesează operațiunea doar pe baza codului de bare al bonului. Dreptul de a procesa un retur fără bon trebuie păstrat doar pentru rolurile pentru care este necesar conform regulamentului intern al magazinului.

Inventarierea: metoda de numărare și regimul de vânzare sunt lucruri separate

Produsele pot fi numărate cu scannerul, manual sau cu un terminal de colectare a datelor. Terminalul accelerează scanarea unui număr mare de poziții, dar nu stabilește singur dacă magazinul poate continua vânzările în timpul inventarierii. Acest lucru depinde de regimul de blocare a produsului în fișă:

• blocare după adăugarea în fișă — pentru inventariere cu oprirea vânzărilor;

• blocare după prima scanare — produsul este disponibil până la începerea numărării și devine din nou disponibil după finalizare;

• fără blocare — vânzările continuă, dar angajații trebuie să fixeze exact momentul numărării și mișcarea produsului.

Pentru inventarierea în timpul funcționării magazinului, în ajutorul Torgsoft este recomandată blocarea după prima scanare: pozițiile sunt numărate succesiv, iar vânzarea restului sortimentului nu este oprită.

Pentru ca angajatul să nu ajusteze cantitatea efectivă la cea din evidență, în parametrii de acces poate fi restricționată fișa de inventariere. Vânzătorul nu va vedea stocul din evidență, prețul angro și documentele cu rezultatele. Suplimentar, pentru un anumit rol poate fi ascunsă cantitatea de marfă din stoc în timpul inventarierii.

După închiderea fișei, programul creează o recepție pentru surplus și o casare pentru lipsă, precum și rapoarte privind lipsa, surplusul și rezultatul ținând cont de diferențele de inventar. Aceste documente arată diferența, dar cauza este stabilită de conducător pe baza jurnalelor de operațiuni, a mișcărilor de marfă și a acțiunilor angajaților.

Sezonalitatea trebuie luată în calcul în fișa produsului și în analiză

Dacă pentru tipul de produs este activată caracteristica «Sezon», angajatul selectează sezonul în timpul recepției. Valorile vechi pot fi dezactivate pentru a nu încărca inutil directoarele. Pentru fiecare sezon poate fi stabilit și procentul maxim de reducere.

Raportul «Analiza vânzărilor pe sezoane» arată cantitatea și suma livrărilor, vânzărilor și retururilor, costul vânzărilor, cifra de afaceri și venitul pentru perioada și centrul de evidență selectate. Cu ajutorul acestuia pot fi comparate rezultatele diferitelor sezoane și determinate grupele care s-au vândut mai bine. Valoarea stocului nevândut nu este calculată separat în acest raport, de aceea trebuie verificată în alte rapoarte de stoc, pe baza soldurilor și costului acestora.

După încheierea sezonului, opțiunea «Ambalarea și depozitarea sezonieră a mărfurilor» permite gruparea pozițiilor în cutii virtuale, tipărirea unui cod de bare și a listei conținutului și mutarea mărfii într-un depozit auxiliar. Cât timp cutia este asamblată, conținutul ei nu participă la vânzarea obișnuită. Înainte de noul sezon, cutia este desfăcută, iar marfa este returnată în centrul de evidență activ. Dacă în depozit este necesară amplasarea adresabilă, poate fi utilizată suplimentar opțiunea «Locul de depozitare al produsului».

Planificați achizițiile pe baza vânzărilor și a stocurilor efective

Pentru analiza cererii la îmbrăcămintea și încălțămintea pentru copii, în Torgsoft există raportul «Clasamentul vânzărilor pe mărimi». Raportul arată numărul de vânzări pe mărimi, ținând cont de retururi, pentru perioada selectată. Acesta ajută la determinarea mărimilor care s-au vândut mai bine, dar nu înlocuiește decizia responsabilului de achiziții: la plasarea unei comenzi trebuie luate în calcul stocul, termenele de livrare, modificarea sortimentului și cererea într-un anumit punct de vânzare.

Pentru reaprovizionarea curentă, opțiunea «Stocuri minime și maxime pe depozite» permite stabilirea stocului minim separat pentru fiecare centru de evidență. În comanda către furnizor, programul calculează necesarul ca diferență dintre minimul stabilit și stocul curent al punctului corespunzător. Acest lucru este util pentru pozițiile cu rulaj mare care trebuie să fie disponibile permanent: mărimi populare, scutece, formule de lapte sau produse de bază pentru îngrijire.

În timpul recepției, angajatul indică furnizorul și condițiile livrării. Plățile ulterioare sunt înregistrate în documentele financiare, astfel încât conducătorul poate verifica istoricul decontărilor și datoria curentă a magazinului sau a furnizorului. Pentru marfa primită spre vânzare în consignație, vânzările și datoria față de comitent sunt analizate separat.

Într-o rețea se planifică mai întâi transferul, apoi se creează factura

«Centrul de gestionare a sortimentului» arată recepțiile, vânzările, retururile, casările, transferurile interne și stocurile pentru centrele de evidență selectate. Cu ajutorul filtrelor după vânzări și stocuri, conducătorul poate găsi un produs care se vinde lent într-un punct și este necesar în altul.

Mutarea unei poziții între centrele de evidență prin tragere doar o adaugă în planul transferului intern. După verificarea cantității planificate, utilizatorul apasă separat comanda pentru crearea facturii de transfer intern. Doar factura înregistrează mișcarea efectivă a mărfii în evidență.

Mai multe centre de evidență și transferurile între acestea nu sunt disponibile în Torgsoft-Start. Pentru mai multe magazine într-o bază locală se utilizează Torgsoft-Ultra, iar pentru punctele la distanță care lucrează prin internet cu o singură bază — Torgsoft-Terminal sau Torgsoft-Online.

Baza de clienți a magazinului pentru copii se gestionează ținând cont de familie

În fișa clientului poate fi completată componența familiei: numele, sexul și datele de naștere ale copiilor. În secțiunea «Marketing — Componența familiei», înregistrările pot fi filtrate după luna și data nașterii, vârstă, sex, regiune și tip de reducere. Acest lucru permite formarea unei liste de clienți pentru felicitări sau oferte tematice fără a crea fișe separate pentru fiecare copil.

Reducerea de ziua de naștere se configurează separat. Proprietarul stabilește procentul, perioada înainte și după dată, vârsta maximă a copilului, numărul de utilizări și dacă reducerea festivă înlocuiește reducerea obișnuită a clientului sau se adaugă la aceasta. Dacă este necesar, reducerea poate fi limitată la un anumit grup de produse. Pentru ca reducerea să se aplice, cumpărătorul trebuie să existe în bază, în fișa lui trebuie completată componența familiei, iar pentru membrul familiei — data nașterii.

Dacă reducerea nu s-a aplicat, trebuie verificate exact aceste date și setări: clientul selectat, componența familiei, data nașterii, intervalul de valabilitate, vârsta maximă, numărul permis de utilizări și grupul de produse. Problema nu trebuie explicată pe baza unei singure presupuneri fără verificarea setărilor bazei concrete.

Pentru produsele cu marjă redusă, reducerea maximă poate fi stabilită la nivelul tipului de produs. De exemplu, pentru scutece sau formule de lapte procentul poate fi limitat sau setat la zero, astfel încât reducerea generală a clientului să nu scadă prețul sub nivelul acceptabil.

Opțiunea «Club de reduceri» adaugă un sistem cumulativ în care reducerea se modifică după atingerea unei anumite sume a cumpărăturilor conform regulilor stabilite. Bonusurile cu termen de valabilitate limitat se utilizează atunci când bonusurile acumulate trebuie să fie valabile doar până la o anumită dată. Opțiunea «Mesaje în masă către clienți» permite adăugarea clienților selectați din componența familiei într-o campanie SMS, Viber sau email. Înainte de trimitere trebuie verificați destinatarii: telefonul și canalele de contact sunt păstrate în fișa clientului, nu ca un contact separat garantat pentru fiecare copil.

Opțiunea «Verificarea cardului de reducere prin SMS» confirmă selectarea clientului în timpul vânzării sau returului printr-un cod din mesaj. Confirmarea separată pentru utilizarea bonusurilor poate fi activată în setările opțiunii; implicit este dezactivată. Verificarea reduce riscul utilizării cardului altcuiva fără știrea proprietarului, dar nu împiedică angajatul să folosească intenționat propriul număr. Astfel de cazuri trebuie controlate suplimentar prin rapoartele privind reducerile și operațiunile personalului.

Pentru vânzarea unui cadou fără alegerea unui produs concret se utilizează opțiunea «Certificate cadou». Certificatul are propriul cod de bare, este vândut prin casă și este evidențiat în program.

Controlul angajaților se bazează pe drepturi și jurnalele de operațiuni

În raportul «Analiza utilizării reducerilor», conducătorul poate selecta vânzările după angajat, centru de evidență și tipul reducerii, precum și verifica modificarea procentului și vânzările sub cost. Separat, este recomandat să fie înregistrată eliminarea produsului din vânzare, pentru ca în jurnal să fie vizibil cine a eliminat poziții din bon.

Pentru rolul de vânzător se configurează doar drepturile necesare: posibilitatea de a modifica reducerea, de a vedea prețurile de achiziție și adaosul, de a procesa retururi, de a vedea rapoarte și de a introduce manual codurile de bare. Programul înregistrează acțiunile și limitează accesul, iar conducătorul ia decizia privind o anumită abatere după verificarea documentelor și jurnalelor.

Dacă remunerația angajatului depinde de vânzări, prime sau alți indicatori, calculul poate fi efectuat prin opțiunea «Salarii și motivarea personalului». Schema plăților suplimentare este stabilită de magazin; pentru segmentul produselor pentru copii nu există un model unic obligatoriu de motivare.

Cum se transmit mărimile și culorile în magazinul online

Pentru propriul site se utilizează sincronizarea cu magazinul online, iar pentru platforme separate — integrări specializate cu Prom.ua și Rozetka.ua. Un site gata făcut, conectat la evidența Torgsoft, este disponibil ca soluție separată «Torgsoft Online Market».

Pentru ca mărimile și culorile aceluiași model să nu fie încărcate ca produse independente, în regula de formare a modelului se selectează caracteristicile care definesc modelul propriu-zis. Mărimea și culoarea, dacă sunt variante ale acestuia, se exclud din regulă. După aceasta, produsele primesc un identificator comun al modelului, iar mărimea și culoarea sunt transmise în câmpuri separate. Pe Prom.ua trebuie de asemenea activată lucrul cu variantele și configurată afișarea acestora în cabinetul platformei.

Comenzile de pe site sunt încărcate în Torgsoft și procesate în regimul de vânzare cu emiterea unei facturi. Căutarea clientului după telefon, crearea automată a unei fișe noi și actualizarea datelor de contact depind de setările obiectului de sincronizare. Încărcarea unei comenzi nu reprezintă încă o vânzare: istoricul cumpărăturilor și mișcarea stocului se modifică după întocmirea documentelor corespunzătoare.

Pentru expedieri, opțiunea «Integrare cu Nova Poshta» creează și tipărește AWB-ul pe baza datelor din documentul de ieșire. Dacă magazinul trebuie să fiscalizeze operațiunea de plată corespunzătoare, poate utiliza «PCM» sau un CM hardware compatibil. Modul de formare a bonului depinde de metoda de plată și de schema efectivă de vânzare, de aceea trebuie configurat în funcție de procesele magazinului concret.

Pentru vânzări cu amănuntul și en-gros în cantități mici într-o singură bază, opțiunea «Politica prețurilor angro» aplică nivelul corespunzător de preț după atingerea cantității stabilite de produse în bon.

Scenariile suplimentare depind de sortimentul magazinului

Nu fiecare magazin pentru copii are nevoie de toate regimurile speciale. Acestea se activează doar pentru procesele reale:

• «Evidența produselor în garanție după numere de serie» se utilizează pentru mașinuțe electrice, monitoare pentru bebeluși, jucării electronice și alte produse cu numere de serie individuale. În regimul strict, programul verifică existența numărului în stoc în timpul recepției și vânzării.

• «Închirierea produselor» este necesară unui magazin care închiriază efectiv costume, cântare pentru bebeluși, complexe de joacă sau alte articole. În program se înregistrează perioada, plata, garanția, clientul, angajatul responsabil și returul produsului.

• Seturile pentru nou-născuți pot fi gestionate ca seturi. Mai întâi, angajatul creează componența setului și asamblează cantitatea necesară: componentele se transformă în produsul asamblat. După aceea se vinde setul finit. Dezasamblarea poate fi permisă sau interzisă și poate fi solicitată indicarea motivului acesteia.

• Pentru ambalarea hranei pentru copii vândute la greutate și tipărirea etichetei pe cântare cu imprimare de bonuri se utilizează opțiunea «Ambalarea și etichetarea mărfurilor cântărite». Dacă un anumit model de cântar acceptă termenul de valabilitate, acesta poate calcula data limită de vânzare. «Integrarea cu cântarele la casă» îndeplinește o altă sarcină: transmite greutatea produsului în vânzare fără introducere manuală.

• Ambalarea cadoului, livrarea sau un alt serviciu simplu poate fi adăugat în lista de produse și servicii fără stoc.

Ce trebuie configurat înainte de începerea lucrului

Înainte de introducerea în masă a sortimentului, este recomandat să fie stabilite regulile principale de evidență:

1. Să fie construit un singur arbore al tipurilor de produse și definite caracteristicile obligatorii pentru fiecare grupă.

2. Să fie stabilite regulile pentru denumiri, articole, mărimi, culori și sezoane.

3. Să fie configurate șabloanele de etichete și verificată scanarea codurilor de bare la casă.

4. Să fie definite drepturile vânzătorului pentru introducere manuală, reduceri, retururi, inventariere și rapoarte.

5. Să fie stabilite limitele de reducere pentru grupele cu marjă redusă înainte de lansarea programului de fidelitate.

6. Să fie configurată regula modelului și câmpurile variantelor înainte de prima încărcare pe site sau marketplace.

7. Să fie corelate procesele necesare cu licența și opțiunile suplimentare. Diferențele actuale sunt prezentate în comparația Torgsoft-Start și Torgsoft-Ultra.

Pentru verificarea propriului scenariu înainte de cumpărare poate fi instalată versiunea demo Torgsoft și pot fi activate opțiunile necesare pentru perioada de testare. Demo-ul online este destinat familiarizării și are limitări funcționale, de aceea pentru lucrul cu propria bază de test, echipamente și setul complet de configurări este necesară versiunea instalabilă. După verificarea proceselor, configurația programului, licențele și echipamentele pot fi clarificate pe pagina programului pentru magazinul de produse pentru copii.