Cum se păstrează evidența într-un magazin de încălțăminte: mărimi, sezon, retururi și stocuri

Într-un magazin de încălțăminte, pe raft este expus un singur exemplar al modelului, iar toate perechile sunt păstrate în cutii în depozit. Un model poate exista în zece-douăsprezece mărimi și în mai multe culori, iar cumpărătorul vine exact după mărimea sa. De aceea, evidența încălțămintei se bazează pe o regulă simplă: unitatea de vânzare este o anumită mărime într-o anumită culoare, iar unitatea de achiziție și analiză rămâne modelul. Dacă aceste două niveluri sunt amestecate, proprietarul nu mai înțelege clar ce anume are în stoc.

În continuare este analizat întregul ciclu de lucru al unui magazin de încălțăminte: cum recepționează responsabilul de marfă seria de mărimi, ce vede vânzătorul la casă, cum gestionează magazinul retururile și garanția sezonieră, cum se face inventarierea a mii de cutii și cum decide managerul ce să facă cu stocurile rămase la sfârșitul sezonului. Pentru fiecare etapă este prezentat ce date înregistrează Torgsoft și ce verifică proprietarul pe baza acestora.

Unitatea de evidență în cazul încălțămintei — o anumită mărime a unui anumit model

Responsabilul de marfă activează pentru tipul de produs caracteristica de serie de mărimi, după care fiecare mărime a modelului primește propria fișă cu propriul stoc. Vânzarea mărimii 38 scade din stoc exact mărimea 38 și nu afectează mărimea 39. În același timp, articolul grupează întreaga serie într-un singur model, astfel încât în rapoarte managerul analizează modelul în ansamblu atunci când planifică reaprovizionarea.

Pe lângă mărime, în fișa produsului sunt utilizate caracteristici care, în cazul încălțămintei, influențează atât achiziția, cât și expunerea: articolul, culoarea, sezonul, sexul, materialul, producătorul și colecția. Torgsoft oferă aceleași câmpuri ca filtre în modurile de analiză, astfel încât proprietarul poate vedea separat, de exemplu, vânzările de ghete pentru femei din sezonul primăvară-toamnă dintr-o anumită colecție.

Directorul de sezoane este administrat de administrator sau de responsabilul de marfă. Fiecare sezon are starea «Activ» sau «Inactiv», iar a doua stare elimină sezoanele vechi din listele de selecție, păstrându-le în documentele anterioare. Fără acest director, după trei ani de activitate lista sezoanelor din fișa produsului devine greu de utilizat.

O parte dintre câmpurile suplimentare ale fișei produsului, printre care «Vârsta», «Ambalajul» și dimensiunile ambalajului, sunt afișate de Torgsoft numai după activarea opțiunii Sincronizarea cu magazinul online și activarea setării «Utilizați caracteristici suplimentare ale produsului». Acest lucru trebuie luat în considerare din timp dacă magazinul intenționează să exporte pe site fișe de produse cu descriere completă.

Recepția pe serie de mărimi, coduri de bare și etichete

În Torgsoft, seria de mărimi este asociată producătorului. Atunci când responsabilul de marfă recepționează un lot nou, programul selectează seria necesară, iar utilizatorului îi rămâne să introducă cantitatea pentru fiecare mărime sau aceeași cantitate pentru toate mărimile simultan. Dacă în livrare a sosit o singură mărime, aceasta se introduce separat. O serie existentă poate fi selectată dintre cele create anterior sau i se poate adăuga o mărime direct în formular.

Apoi apare problema codurilor de bare. În cazul încălțămintei, producătorul imprimă adesea același cod pentru întreaga serie de mărimi, iar scannerul de la casă nu poate diferenția mărimea 37 de mărimea 41. Torgsoft rezolvă această problemă prin setarea «Generați propriul cod de bare al produsului (EAN13), dacă formatul codului de bare al producătorului diferă de EAN13». Programul generează propriul cod de bare cu prefixul 29, iar fiecare mărime primește un cod separat. O altă setare, «Imprimați pe etichete numai codurile de bare proprii», păstrează codul de fabrică acolo unde este corect și imprimă codul propriu numai pentru produsele fără un cod adecvat al producătorului.

Imprimanta de etichete tipărește eticheta de preț cu mărimea. Este un detaliu practic care economisește timpul vânzătorului: cutiile sunt așezate în stive cu capetele orientate spre exterior, iar mărimea de pe etichetă trebuie să poată fi citită fără a scoate cutia de pe raft. Șablonul etichetei este configurat de administrator și poate afișa caracteristicile necesare, inclusiv mărimea și procentul reducerii.

Responsabilul de marfă atașează fotografia modelului, iar aceasta este afișată pentru toate mărimile aceluiași articol. Nu este necesar să fie fotografiată fiecare pereche separat. Dacă magazinul fotografiază produsele direct la locul de muncă, există opțiunea Fotografierea produselor cu ajutorul unei camere web. Aceasta se licențiază pentru fiecare post de lucru și nu funcționează în versiunea terminală, de aceea rețelele care folosesc un server terminal fotografiază produsele prin alte metode.

Vânzarea: scanarea cutiei, căutarea mărimii, bonul fiscal

La casă, vânzătorul scanează codul de bare de pe cutie, iar Torgsoft adaugă în vânzare exact mărimea aflată în acea cutie. Acesta este principalul mecanism de protecție împotriva confuziilor de stoc. Dacă vânzătorul selectează manual produsul din listă, poate alege o poziție cu același preț, dar cu altă mărime, iar diferența va deveni vizibilă abia la inventariere.

Al doilea instrument de același nivel este setarea «Ce trebuie făcut dacă la vânzare nu există suficient produs în stoc». Administratorul alege una dintre acțiuni: permiterea vânzării pe stoc negativ, avertizarea vânzătorului despre lipsă, interzicerea vânzării pe stoc negativ, configurarea regulii separat pentru fiecare centru de evidență sau separat pentru fiecare tip de produs. Interzicerea vânzării pe stoc negativ înseamnă că vânzătorul nu poate vinde o pereche care nu există în baza de date, iar responsabilul de marfă va trebui mai întâi să verifice stocul sau să înregistreze recepția.

Atunci când exemplarul de pe raft nu i se potrivește cumpărătorului, vânzătorul deschide modul «Disponibilitatea mărimilor modelului în rețeaua comercială» folosind combinația Alt+W direct din formularul de vânzare. El scanează codul de bare al modelului expus, iar programul afișează centrele de evidență și cantitatea disponibilă pentru fiecare mărime a acelui model. Înainte de prima utilizare, administratorul trebuie să selecteze centrele de evidență necesare în secțiunea «Setări — Selectarea centrelor de evidență», altfel fereastra va rămâne goală.

Pentru magazinele care au obligația de a utiliza CM sau PCM, vânzările în numerar sau cu cardul trebuie efectuate cu respectarea cerințelor Legii nr. 265/95-VR. Opțiunea CM programabil permite vânzătorului să fiscalizeze bonul din aceeași fereastră de vânzare și să efectueze un retur fiscal. Opțiunea se licențiază pentru fiecare computer sau dispozitiv, indiferent de versiunea programului, ceea ce înseamnă că o rețea calculează numărul de licențe în funcție de numărul caselor.

Opțiunea Integrarea cu terminalul bancar transmite suma bonului din program către dispozitivul de plată. Casierul nu introduce manual suma pe terminal, iar suma din bon corespunde sumei debitate de bancă.

Retur, schimb și garanție sezonieră

Retururile sunt mai frecvente în cazul încălțămintei decât în majoritatea segmentelor de retail și se împart în două situații distincte, cu termene legale diferite.

Primul caz — schimbul unei perechi de calitate corespunzătoare care nu s-a potrivit ca mărime sau culoare. Articolul 9 din Legea «Privind protecția drepturilor consumatorilor» oferă cumpărătorului paisprezece zile pentru aceasta, fără a include ziua cumpărării, dacă vânzătorul nu a stabilit un termen mai lung. În Torgsoft, acest termen este setat de administrator în câmpul «Termen maxim de retur (zile)». Implicit este setată valoarea 14, aceasta poate fi modificată, iar valoarea zero elimină complet restricția.

Al doilea caz — un defect de fabricație descoperit de cumpărător în timpul purtării. Încălțămintea face parte din categoria produselor sezoniere, iar conform regulilor în vigoare, perioada de garanție se calculează de la începutul sezonului corespunzător: pentru sortimentul de iarnă de la 15 noiembrie, pentru cel de primăvară-toamnă de la 15 martie și de la 15 septembrie, iar pentru cel de vară de la 15 mai. Acest lucru rezultă din partea 3 a articolului 7 din Legea «Privind protecția drepturilor consumatorilor» și din lista sezonieră prevăzută în Hotărârea Cabinetului de Miniștri nr. 172 din 19.03.1994. Perioada dintre sezoane nu este inclusă în termenul de garanție. O pereche de sandale de vară cumpărată în februarie cu o garanție de 30 de zile va beneficia de garanție în perioada 15 mai–14 iunie.

Aceste date sunt calculate de manager sau de vânzător conform legii. Torgsoft păstrează data vânzării, modelul, mărimea și sezonul produsului, astfel încât magazinul dispune de datele necesare pentru calcul, însă programul nu gestionează în mod automat termenul garanției sezoniere.

Din punct de vedere tehnic, vânzătorul poate efectua returul în trei moduri.

1. Pe baza bonului: scanează codul de bare al bonului, selectează din listă perechea necesară și restituie banii.
2. Prin selectarea bonului: deschide lista vânzărilor și găsește manual tranzacția.
3. Fără bon: scanează cardul de reducere al cumpărătorului și selectează produsul din lista cumpărăturilor acestuia sau scanează codul de bare al perechii și caută vânzarea corespunzătoare.

Ultima variantă acoperă situația frecventă în care cumpărătorul vine fără bon, dar are cardul.

Dacă magazinul asociază fiecare vânzare unui vânzător, returul este de asemenea atribuit vânzătorului respectiv. Acest lucru influențează calculul remunerației sale, iar proprietarul vede cine are o pondere a retururilor mai mare decât media rețelei.

Inventarierea care poate fi efectuată pe etape

Inventarierea completă a unui magazin de încălțăminte, cu oprirea vânzărilor, durează una sau două zile. De aceea, magazinele numără produsele pe etape: după tipul de produs, producător, furnizor sau rafturi.

Responsabilul de marfă deschide «Depozit — Starea depozitului», filtrează grupul necesar de produse, îl selectează și îl adaugă în fișa de inventariere. La crearea fișei, el alege modul de blocare. «Blocați produsul la adăugarea în fișă» este potrivit atunci când magazinul se închide pentru inventariere: produsul devine imediat indisponibil pentru vânzare. «Blocați produsul după prima scanare» este destinat inventarierii în timpul funcționării magazinului: produsul se blochează după prima scanare efectivă, nu în momentul creării întregii fișe.

Angajatul poate număra produsele în trei moduri: cu scannerul, introducând imediat rezultatul în program, manual pe baza unei fișe tipărite sau cu un terminal de colectare a datelor, urmat de încărcarea fișierului în fișa de inventariere.

Drepturile persoanelor care efectuează numărătoarea se configurează separat. Setarea «Restricționați fișa de inventariere pentru efectuarea inventarierii de către vânzător» din secțiunea «Acces» ascunde de vânzător cantitatea din evidență, interzice imprimarea documentelor cu rezultate și ascunde prețul angro. Setarea «Ascundeți cantitatea din depozit pentru produsul aflat în inventariere» din secțiunea «Rol» face același lucru pentru un anumit rol. Vânzătorul introduce numărul efectiv de cutii numărate și nu vede câte ar trebui să existe.

După închiderea fișei, Torgsoft generează rapoarte privind lipsurile, surplusurile și rezultatul final, ținând cont de diferențele de sortiment. Managerul vede exact pentru ce mărimi există diferențe și verifică schimbul care a lucrat cu produsele respective.

Locul de depozitare și viteza de deservire

Vânzătorul pierde cel mai mult timp căutând cutia în zona de depozit. Opțiunea Locul de depozitare al produsului permite administratorului să creeze o listă de locații, de exemplu rafturi și celule, și să atribuie fiecărui produs o adresă. Torgsoft acceptă două moduri: un singur loc de depozitare pentru un produs și mai multe locuri. Pentru un magazin de încălțăminte, a doua variantă este mai practică, deoarece un model poate fi expus pe raft, păstrat în depozit și depozitat în cutii pentru păstrare sezonieră. Vânzătorul vede adresa în program și merge direct după perechea concretă.

Pentru o rețea, acest lucru are încă un avantaj. Atunci când responsabilul de marfă imprimă o factură de transfer intern cu locul de depozitare indicat în document, magazionerul colectează produsele în ordine, raft după raft.

Sezon, stoc nevandabil și redistribuirea între magazine

Încălțămintea își pierde rapid actualitatea. O pereche pe care magazinul nu a vândut-o până la sfârșitul sezonului rămâne în stoc până în anul următor, iar banii proprietarului rămân blocați în marfă.

Pentru a vedea situația la timp, managerul deschide «Analiză — Centrul de gestionare a sortimentului». Modul afișează mișcarea produselor între centrele de evidență sub formă de mărimi, cu evidențiere colorată în funcție de tipul mișcării: recepție, vânzare, casare, transfer intern. Managerul selectează centrele de evidență și perioada, filtrează produsele după sezon, sex, mărime, culoare sau material și vede unde un model nu se mișcă și unde se vinde rapid. Prin glisarea unei celule, el planifică transferul intern, iar factura este creată printr-o acțiune separată în același mod.

Al doilea instrument îl reprezintă promoțiile. Administratorul creează o promoție cu reducere procentuală sau în sumă fixă, indică grupul de produse, perioada, tipul de comerț și centrele de evidență în care este activă. Grupul de produse este format după tipul de produs, cu filtrare suplimentară după producător, sezon și furnizor, astfel încât reducerea poate fi aplicată punctual unei anumite colecții în anumite magazine. Participarea produselor promoționale la sistemul cumulativ de reduceri și prioritatea promoției față de limitările reducerii maxime sunt activate separat.

Pentru ca mărimile populare să nu se termine înaintea restului seriei, magazinul stabilește praguri prin opțiunea Stocuri minime și maxime pe depozite. Stocurile minime pot fi configurate identic pentru toate depozitele sau separat pentru fiecare, ceea ce este important pentru o rețea cu magazine de dimensiuni diferite.

Încălțămintea retrasă din vânzare până în sezonul următor este ambalată și trimisă la depozitare. Opțiunea Ambalarea și depozitarea sezonieră a produselor permite evidența acestor produse în cutii, astfel încât anul următor responsabilul de marfă găsește lotul necesar fără a răscoli întregul depozit.

Achiziția pentru sezonul următor

La sfârșitul sezonului, proprietarul decide câte perechi și ce mărimi să comande. Aici se utilizează raportul «Analiză — Clasamentul vânzărilor produselor»: acesta arată ce mărimi a vândut magazinul în perioada selectată și pentru centrul de evidență selectat, ținând cont de retururi.

Pentru încălțăminte, acest raport este important tocmai din cauza logicii diferite a sortimentului pentru adulți și copii. Dacă vara trecută o anumită mărime de șlapi s-a vândut bine, într-un magazin pentru adulți este foarte probabil ca aceeași mărime să rămână populară și în această vară. Într-un magazin pentru copii, logica este diferită: copiii acelorași clienți au crescut într-un an, de aceea trebuie comandate mărimi cu câteva numere mai mari.

Raportul «Analiza vânzărilor pe sezoane» adaugă dinamica sezonieră: cât a vândut magazinul din colecția trecută și cât din cea actuală. Opțiunea Calculul automat al stocurilor ajută la calcularea nivelurilor recomandate de stoc în funcție de vânzări și termenele de livrare. Responsabilul de marfă folosește aceste date atunci când pregătește comanda către furnizor.

Responsabilul de marfă nu trebuie să introducă integral manual facturile de intrare de la furnizori. Torgsoft permite importul listei de produse din Excel, dacă furnizorul transmite facturile în format electronic sau dacă magazinul transferă stocurile inițiale dintr-un tabel.

Vânzătorii: cine a vândut perechea și ce acțiuni vede managerul

În comerțul cu încălțăminte, consultantul de vânzări participă activ la vânzare, iar remunerația sa este legată de perechile concrete. Opțiunea Asocierea vânzării fiecărui produs cu vânzătorul permite înregistrarea autorului fiecărui rând al bonului. Administratorul selectează în setări modul de înregistrare a vânzătorului: scanarea ecusonului înainte de fiecare vânzare, la conectarea în program sau înainte de fiecare produs adăugat. Prima variantă este potrivită atunci când mai mulți vânzători lucrează la același computer, iar a doua — atunci când fiecărui vânzător îi este atribuit propriul computer.

Opțiunea Salariul și motivarea personalului calculează pe baza acestor date salariul fix, procentul din venituri, bonusurile pentru îndeplinirea planului și penalizările și generează o fișă. Managerul vede calculul pentru fiecare vânzător și poate explica suma.

Drepturile de acces sunt definite de administrator prin roluri. Rolul stabilește dacă vânzătorul vede prețurile de achiziție, poate modifica data vânzării sau are acces la alte centre de evidență. Formularul «Jurnalul acțiunilor utilizatorilor» păstrează istoricul acțiunilor, astfel încât managerul poate asocia orice operațiune unui anumit cont. Programul înregistrează acțiunile și limitează accesul, iar deciziile privind un anumit angajat sunt luate de proprietar.

Clienți, carduri și cumpărături repetate

Încălțămintea este cumpărată de mai multe ori pe an, de aceea baza de clienți are valoare directă pentru magazin. Torgsoft păstrează datele de contact, istoricul cumpărăturilor și suma acumulată, calculează reducerea cumulativă și reducerea de ziua de naștere.

Magazinul comandă cardurile de reducere din plastic în loturi, iar pentru fiecare lot administratorul creează un interval de coduri de bare. Opțiunea Verificarea cardului de reducere prin SMS permite vânzătorului să găsească cumpărătorul după numărul de telefon și să confirme utilizarea bonusurilor printr-un cod primit de cumpărător. Aceasta rezolvă două situații simultan: cumpărătorul a uitat cardul acasă sau o altă persoană încearcă să folosească acumulările altcuiva.

Un program de club strict, în care cumpărătorul primește o reducere permanentă după acumularea unei anumite sume într-o perioadă stabilită, este construit de magazin cu ajutorul opțiunii Club de reduceri. Pentru ca cumpărătorii să revină înainte de începutul sezonului următor, se folosește opțiunea Bonusuri cu perioadă de valabilitate limitată.

Opțiunea Certificate cadou rezolvă o situație specifică încălțămintei: o persoană vrea să ofere cadou o pereche, dar nu cunoaște mărimea. La casă, vânzătorul scanează codul de bare al certificatului, iar Torgsoft verifică dacă certificatul a fost plătit și dacă nu a fost deja utilizat.

Opțiunea Mesaje în masă către clienți permite specialistului în marketing să facă o selecție din baza de date și să trimită mesaje prin SMS, Viber sau e-mail. În cazul încălțămintei, selecția se poate face în funcție de cumpărături: de exemplu, părinții care anul trecut au cumpărat încălțăminte pentru copii mărimea 24 pot primi un mesaj despre noua colecție în mărimea 26.

Opțiunea Evidența vizitatorilor colectează date de la contoarele TK-01 și TK-04 printr-un cont pe portalul GSM Counters. Proprietarul compară numărul de vizitatori cu numărul de cumpărături, evaluează rezultatul promoției pe trei perioade și vede orele de vârf pentru a întocmi programul schimburilor. Opțiunea se licențiază câte una pentru fiecare punct de vânzare.

Canalul online: site, marketplace-uri, livrare

Vânzările online au propria complexitate pentru un magazin de încălțăminte. Pe site, cumpărătorul trebuie să vadă o singură fișă a modelului, cu posibilitatea de a selecta mărimea și culoarea, iar depozitul trebuie să scadă din stoc o anumită pereche.

Opțiunea «Sincronizarea cu magazinul online» transmite produsele, prețurile și stocurile pe site și primește comenzile înapoi în program. Schimbul de date are loc conform unui program configurat sau prin lansare manuală, de aceea între vânzarea în magazinul fizic și actualizarea datelor pe site trece un anumit timp. Intervalul de sincronizare este stabilit de administrator, iar pentru un magazin cu rotație mare a mărimilor populare este recomandat să fie mai scurt.

Pentru marketplace-uri există opțiuni separate: Integrarea cu Rozetka.ua și Integrarea cu Prom.ua. Pentru magazinele care își lansează propriul site de la zero este potrivită platforma Torgsoft Online Market.

Managerul pregătește expedierea direct din program prin opțiunile Integrarea cu Nova Poshta și Integrarea cu Ukrposhta. Documentul de expediere se creează din fișa clientului, iar comanda este transmisă pentru expediere fără a fi necesară accesarea contului transportatorului.

Managerul controlează toate acestea de pe smartphone prin opțiunea Aplicația mobilă Torgsoft: vânzările, stocurile, disponibilitatea mărimilor pe puncte și rapoartele. Opțiunea se licențiază pentru fiecare computer sau dispozitiv, indiferent de versiunea programului.

Bani, bancă și raportare

Opțiunea Extrase bancare încarcă extrasele pentru conturile selectate direct în Torgsoft. Contabilul sau proprietarul vede încasările, creează ordine de plată pentru cheltuieli și analizează plățile nerecunoscute atunci când cumpărătorul a transferat banii fără o destinație corectă a plății.

Torgsoft exportă facturile fiscale într-un format acceptat de M.E.Doc. Astfel se elimină introducerea repetată a acelorași date în programul de contabilitate.

Pentru evaluarea rezultatului financiar, magazinul utilizează rapoartele programului: profitul din produse pe zile pentru o anumită perioadă, raportul comparativ pe luni, raportul de sinteză pentru o perioadă, adaosul mediu pe punctele de vânzare și analiza veniturilor din comerț. Proprietarul vede ce modele generează profit, cum au influențat reducerile adaosul comercial și ce produse nu s-au mișcat suficient de mult timp pentru a fi incluse în următoarea promoție.

Echipamentul de la care începe automatizarea

Setul minim de echipamente pentru un magazin de încălțăminte arată astfel:

• scanner de coduri de bare — vânzarea unei perechi, recepționarea livrării, inventarierea;

• imprimantă de etichete — etichetă de preț cu mărimea pentru fiecare cutie;

• imprimantă de bonuri — imprimarea bonurilor comerciale și a documentelor interne, dacă acest lucru este necesar în activitatea magazinului;

• terminal bancar — plata cu cardul; atunci când opțiunea este conectată, suma este transmisă din program;

• terminal de colectare a datelor — inventarierea unui depozit mare fără fișe tipărite.

Bonul fiscal este generat de CM sau PCM. CM programabil funcționează pe același computer și nu necesită un aparat de casă separat. Magazinele care utilizează un registrator fiscal clasic îl conectează prin opțiunea Integrarea cu registratorul fiscal.

Ce trebuie verificat în propriul proces

Dacă evidența într-un magazin de încălțăminte este deja organizată, cel mai rapid rezultat practic îl oferă verificarea a patru lucruri.

1. Fiecare mărime are propriul cod de bare sau magazinul folosește un singur cod de fabrică pentru întreaga serie de mărimi?

2. Ce este selectat în setarea privind vânzarea pe stoc negativ și dacă aceeași regulă este utilizată în toate punctele?

3. Ce mod de blocare folosește responsabilul de marfă în timpul inventarierii parțiale și dacă este ascunsă cantitatea din evidență pentru persoanele care numără?

4. Câte modele din sezonul trecut se află încă în depozit și dacă proprietarul a văzut aceste cifre înainte de a comanda noua colecție?

Primele trei puncte pot fi rezolvate prin setări într-o singură sesiune de lucru. Al patrulea necesită verificarea regulată a mișcării produselor între puncte și tocmai acesta determină câți bani va bloca magazinul în stoc până în sezonul următor.

Configurația pentru un anumit magazin sau o anumită rețea, lista de licențe și componența echipamentelor sunt descrise pe pagina program pentru magazin de încălțăminte.