Розбіжності у звітах: чому "Аналіз періоду" та "Товарний звіт" показують різний прибуток після повернень

Підприємці часто стикаються з ситуацією, коли під час зведення підсумків за місяць цифри прибутку у формах "Аналіз - Період" та "Товарних/Торгових звітах" не збігаються. "Аналіз періоду" — це стратегічний управлінський інструмент для комплексної оцінки фінансового стану підприємства за обліковий місяць, тоді як товарні звіти показують оперативну картину продажів за конкретними датами. 

Зазвичай підприємці звертаються з питаннями: "Чому не сходиться прибуток?", "Де поділися гроші?" або "Чому після повернення товару звіти показують різні дані?". Найчастіше ця ситуація виникає наприкінці місяця, коли відбувалися повернення товарів, інвентаризації або активна торгівля "в мінус".

Щоб зрозуміти, чому виникають ці розбіжності, необхідно детально розібрати логіку роботи програми Торгсофт, оскільки ці два режими виконують різні завдання і рахують фінансові показники за різними математичними моделями.

1. Різні алгоритми розрахунку прибутку

Головна причина розбіжностей полягає у формулах, за якими звіти обчислюють кінцевий прибуток підприємця.

У Товарному (або Торговому) звіті прибуток рахується за спрощеною, суто операційною формулою: це виторг мінус собівартість виторгу. Тобто програма бере суму реалізацій, віднімає від неї собівартість цих реалізацій, потім віднімає суму повернень і додає назад собівартість повернених товарів.

У режимі "Аналіз - Період" розрахунок прибутку є значно глибшим і включає додаткові складові, які впливають на глобальний фінансовий результат бізнесу. Окрім стандартних реалізацій та повернень, формула "Аналізу періоду" автоматично враховує:

• Списання товару (наприклад, псування або брак).

• Недостачі за інвентаризаціями.

• Оплати бонусами та повернення оплат бонусами.

2. Дата документа проти облікового періоду

Це друга за частотою причина, через яку звіти "розходяться" саме після здійснення повернень від клієнтів.

Товарний звіт за період завжди будується суворо за ДАТОЮ створення документа. Якщо ви вибрали звіт з 1 по 30 квітня, туди потраплять усі операції, фізично здійснені в ці дні.

Натомість "Аналіз - Період" будується за ОБЛІКОВИМ ПЕРІОДОМ документа. У програмі Торгсофт кожен документ (реалізація чи повернення) має і фізичну дату, і прив'язку до фінансового періоду (місяця), і ці два параметри можуть відрізнятися. Наприклад, клієнт купив товар у березні, а повернув його 14 квітня. При оформленні повернення продавець або власник міг змінити обліковий період цього документа на "березень", щоб скоригувати зарплати продавців або фінансові підсумки минулого місяця. У результаті:

• У Товарному звіті за квітень це повернення відобразиться (бо дата документа квітнева).

• В "Аналізі періоду" за квітень це повернення не відобразиться (бо воно віднесене до періоду березня).

3. Продажі "в мінус" (відсутність собівартості)

Якщо в налаштуваннях програми Торгсофт дозволено продаж товару "в мінус" (відвантаження товару, якого ще формально немає на залишках або він не оприбуткований належним чином), це неминуче призведе до спотворення звітів.

Коли ви продаєте товар "в мінус", програма в момент продажу не може зафіксувати його собівартість (оскільки на залишках його немає, і система не знає, з якої партії поставки брати ціну).

• Товарний або оперативний звіт за день покаже суму продажу, але не врахує собівартість, що штучно завищить прибуток у моменті.

• "Аналіз періоду" після виконання дії "Перерахувати собівартість" підтягне останню відому собівартість зі стану складу або актуалізує дані після того, як ви нарешті оприбуткуєте товар.

4. Вплив подарункових сертифікатів та бонусів

Режим "Аналіз періоду" на відміну від простих товарних звітів, враховує глобальний баланс подарункових сертифікатів. Якщо ви продали подарунковий сертифікат за 50 грн, а його номінал становить 100 грн, то при розрахунку прибутку в "Аналізі періоду" програма врахує ці втрати у загальному результаті підприємства. Товарний звіт такі глибокі фінансові нюанси не відобразить. Крім того, оплати бонусами можуть не потрапляти у звичайні товарні чи касові звіти, але завжди впливають на "Аналіз періоду".

Як правильно аналізувати розбіжності: поради підприємцю

Якщо ви бачите розбіжності між цими звітами, виконайте наступні кроки:

1. Не порівнюйте колонку "Прибуток" або "Собівартість". Порівнюйте виключно колонки "Сума реалізацій" та "Сума повернень".

2. Перевірте дати та періоди повернень. Переконайтеся, що всі повернення, здійснені в поточному місяці, належать до облікового періоду цього ж місяця.

3. Перерахуйте собівартість. Завжди перед зведенням фінансових підсумків в "Аналізі періоду" натискайте кнопку "Перерахувати собівартість". Це оновить дані по всіх документах, де був рух товару.

4. Контролюйте списання та інвентаризації. Пам'ятайте, що будь-який списаний товар або недостача, виявлена під час переобліку, автоматично зменшить ваш прибуток в "Аналізі періоду", тоді як у Товарному звіті цей прибуток здаватиметься більшим.