Скасування замовлення з передоплатою: правильне повернення грошей та товару

Режими роботи із замовленнями («Замовлення клієнта на виріб» та «Торгівля з випискою рахунка») є ключовими для магазинів, які працюють за схемою відкладеного відвантаження або шиють товари на замовлення. 

Ці режими дозволяють приймати від клієнта аванс, резервувати товар на складі або переміщувати його на склад тимчасового зберігання до моменту повної оплати та видачі. 

Проте підприємці часто стикаються з проблемою: коли клієнт відмовляється від усього замовлення або його частини, звичайне видалення документа чи просто скасування продажу призводять до хаосу в обліку. Товар може «зависнути» в резерві або на віртуальному складі, сума в касі перестає сходитися з фактичною, а баланс клієнта відображає некоректний борг чи переплату. Головна складність полягає в тому, що в таких замовленнях рух грошей та рух товару розділені в часі та документах, тому їх скасування вимагає чіткого алгоритму дій: гроші потрібно повертати окремим фінансовим документом, а товар — вручну або через спеціальні статуси знімати з резерву.

Нижче наведено вичерпний алгоритм дій для правильного скасування замовлення з передоплатою.

1. Фундаментальне правило: гроші окремо, товар окремо

В обліковій системі Торгсофт передоплата фіксується фінансовим документом, а резерв або відвантаження — складським. Тому просте видалення замовлення або рахунка не призводить до автоматичного повернення грошей з каси покупцеві. Скасування завжди складається з двох паралельних процесів:

1. Звільнення товару (зняття з резерву або повернення з тимчасового складу на основний).

2. Повернення грошових коштів (авансу) покупцеві.

2. Робота з товаром: правильне зняття з резерву

Залежно від того, в якому режимі ви працювали, товар може бути просто зарезервований або фізично переміщений на «Склад тимчасового зберігання» (або склад товару під заставою).

• Ручне зняття з резерву (Торгівля з випискою рахунка). Якщо товар був просто зарезервований за рахунком, при скасуванні замовлення зарезервований товар не завжди автоматично повертається у вільний залишок на склад, часто це потрібно робити вручну. Для цього перейдіть на вкладку «Резерв», виділіть відповідні товари та зніміть їх з резерву.

• Повернення з тимчасового складу (Замовлення клієнта на виріб). Якщо замовлення скасовується повністю в стані «Активний» або «Зміна закритого замовлення», програма автоматично формує накладну внутрішнього переміщення і повертає товар зі складу тимчасового зберігання на основний склад, звідки його було взято.

• Часткове скасування (кнопка «Закрити»). Якщо замовлення було видано клієнту лише частково (наприклад, клієнт забрав одну позицію з трьох, а від інших відмовився), його не можна просто видалити. Для таких випадків на формі «Замовлення клієнтів» (у Реалізації) існує кнопка «Закрити». При її натисканні всі товари, які залишилися на складі тимчасового зберігання, автоматично повертаються на основний центр обліку, а замовлення переходить у статус «Завершено».

3. Робота з грошима: повернення передоплати

Гроші, які клієнт вніс як аванс, необхідно повернути через спеціальну дію, щоб вони коректно списалися з вашої каси чи розрахункового рахунку.

• Як повернути кошти? У режимі роботи із замовленнями скористайтеся кнопкою «Повернення передоплати». Відкриється вікно «Повернення грошей за товар», де потрібно натиснути «Гроші повернено».

• Сума повернення. Передоплата може бути повернена в повній сумі (якщо замовлення скасовано повністю) або частково. Часткове повернення розраховується за формулою:

Сума передоплати мінус сума вже відвантажених товарів.

• Вибір джерела коштів. Кошти потрібно повертати в тій самій формі, у якій була здійснена оплата: готівкою — з каси, безготівково — на картку або розрахунковий рахунок покупця. Якщо передоплата була внесена на розрахунковий рахунок, обов'язково поставте позначку «Додатково», виберіть «Повернути все з розрахункового рахунку» та вкажіть потрібний рахунок. Якщо вибрати «Повернути в тій же формі, в якій була зроблена оплата», програма автоматично поверне кошти у відповідній формі (готівкою чи безготівково).

4. Пастка редагування активного замовлення

Одна з найчастіших проблем виникає, коли клієнт вніс 100% передоплати, замовлення стало «Активним», а потім покупець вирішив відмовитися від одного з товарів у списку.

Якщо ви просто переведете замовлення в стан редагування і видалите один товар, загальна сума замовлення зменшиться, але сума внесеної передоплати залишиться незмінною (і тепер вона перевищуватиме вартість замовлення). У такому разі програма заблокує видачу товару і видасть помилку: «Сума передоплати, яка використовується, повинна бути в діапазоні...».

 Правильне рішення: перш ніж видавати залишок замовлення, ви зобов'язані виконати дію «Повернення передоплати» на суму того товару, від якого клієнт відмовився. Тільки після того, як ви повернете клієнту «зайвий» аванс, видача товарів по цьому замовленню буде розблокована. Під час часткового закриття замовлення через кнопку «Закрити» програма також сама перевірить, чи є невикористаний залишок передоплати, і запропонує його повернути.

5. Скасування передоплати та програмний РРО (ПРРО)

Якщо під час отримання авансу ви роздрукували фіскальний чек на передоплату, процес скасування обов'язково має супроводжуватися фіскальними діями.

• Згідно з правилами роботи з ПРРО, якщо покупець відмовився від товару, підприємець повинен анулювати весь ланцюг створених чеків по цій угоді.

• Обов'язково встановіть галочку «Друк чеку повернення» у вікні повернення коштів, щоб чек був переданий до податкової, і сума авансу була списана з вашого фіскального залишку.

Підсумок

Щоб уникнути мінусових залишків, «вічних» резервів та недостач у касі при скасуванні замовлень із передоплатою, завжди дотримуйтесь послідовності:

1. Зменште кількість товару в замовленні або повністю його закрийте/скасуйте, щоб звільнити склад.

2. Обов'язково оформіть фінансовий документ повернення передоплати (повною мірою або на різницю), обравши правильну касу чи рахунок.

3. Якщо передоплата була фіскалізована — роздрукуйте фіскальний чек повернення.