Скасування прокату: як правильно повернути аванс, заставу та товар на склад

У сфері прокату (від оренди карнавальних костюмів до будівельного інструменту чи весільних суконь) часто виникають ситуації, коли плани клієнта змінюються.

Режим «Прокат товару» в Торгсофт створений саме для того, щоб фіксувати видачу товару в оренду, контролювати строки, бронювати речі під конкретні дати та автоматично розраховувати вартість послуги й застави. 

Проте бізнес стикається з непередбачуваними обставинами, і тому можуть виникнути такі питання: 

Програма має чітко налагоджений алгоритм дій для таких ситуацій.

Налаштування програми для коректного скасування прокату

Щоб процес скасування угоди проходив швидко і фінансові документи формувалися автоматично, програму потрібно попередньо налаштувати.

Для цього необхідно зайти у меню Документ → Торгівля з випискою рахунка → вкладка Прокат та відкрити «Налаштування прокату». У цьому вікні знаходиться надзвичайно важливий параметр — «Повертати оплату вартості при скасуванні прокату». Якщо ви активуєте це налаштування, Торгсофт при зміні статусу документа на «Прокат скасовано» буде автоматично пропонувати повернути клієнту гроші, які він вніс як оплату (аванс) за саму послугу прокату.

Як скасувати прокат і повернути аванс (вартість оренди)

Коли клієнт бронює товар заздалегідь, він часто вносить вартість прокату відразу при створенні документа (як фінансове підтвердження своїх намірів). Якщо згодом він відмовляється від послуги, цю суму потрібно коректно повернути з каси або розрахункового рахунку.

Алгоритм дій:

1. Знайдіть потрібний документ на вкладці «Прокат».

2. Змініть статус документа, натиснувши на кнопку «Стан прокату» і вибравши пункт «Прокат скасовано» (або «Прокат відмінено»).

3. Програма перевірить наявність внесених оплат. Завдяки вбудованим алгоритмам захисту від помилок, Торгсофт чітко розпізнає, чи була фактично внесена оплата за прокат. Якщо передоплати не було, вікно повернення не з'явиться, що унеможливлює випадкову видачу зайвих коштів з каси.

4. Якщо клієнт дійсно вносив аванс, і у вас увімкнено налаштування «Повертати оплату вартості при скасуванні прокату», система автоматично відкриє форму фінансового повернення передоплати за рахунком. Ви зможете провести видатковий касовий ордер або безготівкове повернення, віддавши клієнту гроші за нездійснену послугу.

Повернення гарантійної застави: повне та часткове

Застава — це гарантійна сума, без внесення якої фізична видача товару в прокат (зміна статусу на «Прокат розпочато») зазвичай неможлива, якщо тільки ви не встановили нульову заставу в довіднику.

Коли клієнт скасовує активний прокат або повертає річ по завершенню терміну оренди, заставу необхідно повернути. Для цього використовується кнопка «Повернути заставу» або ж система автоматично пропонує це зробити при переведенні документа у стан «Прокат закінчений». При цьому формується фінансовий документ повернення застави.

Звільнення товару з резерву та повернення на склад

Ще один критично важливий аспект скасування прокату — це рух самого товару в системі. Опція прокату в Торгсофт влаштована так, що при переведенні документа в стан «Знаходиться в прокаті» (або при резервуванні під прокат), товар фізично переміщується з вашого основного складу на спеціальний віртуальний склад 3-го рівня (наприклад, «Товар в прокаті»). Це робиться для автоматичного резерву: річ надійно блокується, і жоден інший продавець не зможе її випадково продати з каси.

Що відбувається при скасуванні або завершенні прокату? 

Вам не потрібно робити ніяких ручних переміщень. Як тільки ви змінюєте стан прокату на «Прокат скасовано» або «Прокат закінчений», програма автоматично повертає товар зі складу 3-го рівня назад на ваш звичайний (основний) склад. Резерв знімається, і товар одразу стає доступним для нових бронювань іншими клієнтами або для звичайного роздрібного продажу.

Таким чином, скасування прокату в Торгсофт — це цілком контрольований процес, де одним натисканням кнопки «Прокат скасовано» ви розв'язуєте одразу три завдання: знімаєте резерв з товару, автоматично формуєте документи на повернення авансу та безпечно закриваєте питання із заставою клієнта.