Прокат товару без грошової застави: як налаштувати нульову заставу та приймати аванс за бронювання

У сфері прокату (від оренди весільних суконь до будівельного інструменту чи спортивного спорядження) гнучкість фінансових розрахунків є ключовою для утримання клієнтів. Стандартна схема передбачає внесення грошової застави та оплату самої оренди, проте на практиці підприємці часто стикаються з нестандартними ситуаціями. 

Є перелік питань, які можуть виникнути: 

Програма Торгсофт має вбудовані інструменти для вирішення всіх цих питань.

Нижче ми детально розглянемо, як гнучко налаштувати додаткову опцію «Прокат товару» для роботи без застав, з авансами та резервуванням.

Як встановити нульову заставу

Програма Торгсофт має гнучкі налаштування, і застава не є жорстко обов'язковою умовою для старту оренди.

Якщо ви довіряєте клієнту, або якщо гарантією повернення слугує документ (наприклад, паспорт чи водійське посвідчення), ви можете оформити прокат виключно за вартість самої послуги оренди.

Для того, щоб при додаванні товару в прокат програма не вимагала обов'язкового введення застави, необхідно зайти у «Довідник прокату» та встановити для відповідної позиції суму застави, що дорівнює 0 (нулю). У такому разі при переведенні документа в стан «Прокат розпочато» програма запитає лише суму оплати за саму послугу прокату, а клієнт зможе внести передоплату без додаткових гарантійних внесків.

Бронювання товару: аванс (передоплата) без негайного внесення застави

Може виникнути ситуація, коли клієнт бронює товар заздалегідь (наприклад, карнавальний костюм на свято за кілька тижнів). Повна вартість костюма може становити 1000 грн, а вартість прокату — 200 грн. Вимагати від клієнта внести 1000 грн застави вже в момент бронювання — неправильно, адже це відлякує покупців. Підприємцю потрібно лише отримати аванс (200 грн), щоб зафіксувати бронь та зарезервувати товар на певну дату.

Програма Торгсофт ідеально адаптована під цей бізнес-процес:

1. Перейдіть у меню Документ → Торгівля з випискою рахунка → вкладка Прокат → Налаштування прокату.

2. Зверніть увагу на параметр «Оплата прокату». Ви можете обрати, коли саме клієнт сплачує оренду: «При створенні прокату» або «В момент початку прокату».

3. Якщо обрати варіант «При створенні прокату», клієнт зможе внести фінансове підтвердження (аванс за послугу) одразу при формуванні документа. При цьому сам товар буде зарезервований на вказані дати.

4. Застава ж буде запитана програмою лише тоді, коли клієнт фізично прийде забирати річ, і ви зміните стан документа на «Прокат розпочато».

Гнучке управління сумою застави

Ще одне часте питання від власників прокатного бізнесу: як зробити так, щоб загальна сума, яку клієнт віддає на касі, дорівнювала повній вартості товару, але при цьому включала і вартість оренди, і заставу?

Для цього в Торгсофт реалізовано спеціальне налаштування: «Зменшувати суму застави на вартість прокату».

Якщо еталонна вартість товару становить 1000 грн (і ви хочете мати саме цю суму на руках для повної гарантії), а вартість прокату залежить від терміну (наприклад, 2 дні по 150 грн = 300 грн), програма автоматично розрахує заставу як різницю: 1000 грн - 300 грн = 700 грн. Таким чином, у момент знаходження товару в оренді повна його вартість буде фінансово покрита.

Скасування прокату та повернення авансу

Бізнес є бізнес, і клієнти іноді скасовують свої бронювання. Якщо клієнт вніс аванс (оплатив вартість прокату при створенні документа), але згодом відмовився від послуги, ви можете коректно провести це в обліку.

Для цього в налаштуваннях прокату передбачено параметр «Повертати оплату вартості при скасуванні прокату». Якщо клієнт відмовляється, ви переводите стан прокату в «Прокат скасовано». Залежно від активації вищезгаданого налаштування, програма автоматично запропонує провести повернення передоплати клієнту через фінансовий документ, звільняючи при цьому товар з резерву для інших покупців.

Використовуючи правильні параметри в «Довіднику прокату» та «Налаштуваннях прокату», ви можете легко налаштувати бізнес-процеси під потреби ваших клієнтів: приймати бронювання лише за авансом, видавати товари під чесне слово (з нульовою заставою) або застосовувати розумне вирахування вартості оренди з гарантійного платежу.