Продаж товару з іншого центру обліку

Продаж товару з іншого центру обліку в Торгсофт: автоматичні переміщення, пошук зв’язаних реалізацій та алгоритм скасування

В умовах багатомагазинної або багатоскладської торгівлі часто виникають ситуації, коли клієнт хоче придбати товар, якого наразі немає в наявності на поточній касі, але він є на іншому складі чи в іншому магазині мережі. Щоб не втратити покупця, програма дозволяє продати цей товар безпосередньо з поточного робочого місця. "Як продавати товар, який фактично лежить на іншому магазині?", "Звідки в реєстрі документів з'явилися автоматичні внутрішні переміщення, які ми не створювали?" та "Чому при спробі видалити таку внутрішню передачу програма видає помилку і як правильно скасувати цю операцію?". Цей режим суттєво спрощує омніканальні продажі, проте вимагає розуміння логіки роботи автоматичних документів та правильного алгоритму виправлення помилок.

Як налаштувати продаж з усіх торгових точок

Щоб продавець мав змогу додати до чека товар з іншого складу, цю функцію потрібно увімкнути в налаштуваннях програми. Для цього перейдіть у пункт меню Налаштування — Параметри — Документ. Починаючи з версій Торгсофт 2022 року, загальне налаштування дозволу було розділене на два незалежні для різних режимів торгівлі:

1. Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі "Реалізація".

2. Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі "Торгівля з випискою рахунка".

При активованих перемикачах, якщо необхідний товар знаходиться на декількох центрах обліку, програма під час додавання його до чека запитає користувача, з якого саме складу знімати товар. Для кожної з цих форм також доступне підлегле налаштування "Друкувати накладні на відвантаження товару", яке дозволяє після оплати роздрукувати документ для комірника іншого складу, щоб він міг видати цей товар клієнту.

Звідки беруться автоматично створені документи?

Коли касир додає до "Реалізації" товар з іншого центру обліку та проводить його продаж, програма має зберегти цілісність складського обліку. Товар не може бути проданий з повітря. Тому Торгсофт автоматично створює накладну внутрішнього переміщення з того центру обліку, де товар фактично знаходився, на той центр обліку, де здійснюється продаж. Саме тому власники бізнесу або комірники згодом можуть помітити в "Реєстрі внутрішніх передач" створені документи, які вони власноруч не формували. Це нормальна поведінка системи, яка гарантує, що залишки спишуться коректно.

Помилка видалення пов’язаної передачі: чому це відбувається?

Часта проблема виникає тоді, коли комірник або адміністратор бачить таке автоматичне переміщення і намагається його видалити (наприклад, вважаючи його помилковим). При спробі видалення з'являється інформаційне вікно з помилкою: "Внутрішня передача пов'язана з реалізацією" (або помилка SQL про конфлікт інструкції DELETE з обмеженням REFERENCE).

Це обмеження створене системою безпеки Торгсофт спеціально. Програма забороняє видаляти документ переміщення, оскільки товар, який був переміщений цією накладною, вже проданий клієнту і зафіксований у фінансовому документі (чеку). Видалення такої передачі "зламало" б ланцюжок обліку і призвело б до розбіжностей на складах.

Правильна послідовність скасування операції

Якщо продаж з іншого складу був здійснений помилково (наприклад, касир випадково обрав не той склад або клієнт одразу відмовився від покупки), скасовувати операцію потрібно з кінця ланцюжка — починаючи з продажу.

Крок 1. Знайдіть пов'язану реалізацію.

Вам потрібно знайти чек, яким був проданий цей товар. Це можна зробити через пункт меню Склад — Перелік витрат, відфільтрувавши документи за датою або товаром, або безпосередньо через форму Реалізація, натиснувши дію "Вибрати реалізацію" (або "F11").

Крок 2. Скасуйте оплату та видаліть товар (якщо це помилка касира).

Якщо чек був пробитий помилково щойно:

1. Відкрийте знайдену реалізацію.

2. Натисніть кнопку Скасувати оплату, щоб анулювати фінансовий документ і повернути гроші з каси програми.

3. Виділіть помилковий товар і натисніть Видалити.  Примітка: якщо у вас увімкнено суворий облік, програма може попросити вказати причину видалення товару з реалізації або відсканувати бейдж адміністратора.

4. Тільки після того, як товар видалено з чека, зв'язок розривається. Тепер ви можете зайти у Склад — Реєстр внутрішніх передач, знайти те саме автоматичне переміщення і безперешкодно його видалити. Товар повернеться на початковий склад.

Альтернативний сценарій: оформлення повернення.

Якщо це не помилка продавця, а клієнт реально повернув товар наступного дня (або пізніше), не потрібно нічого видаляти. Створіть стандартний документ Повернення (Документ — Повернення). Проскануйте чек або виберіть реалізацію, вкажіть товар і поверніть кошти клієнту.

Фокус на контроль: як уникнути помилкових продажів з чужих складів

Щоб продавці випадково не продавали товари з інших складів і не генерували хаос в автоматичних внутрішніх передачах, необхідно правильно налаштувати права доступу.

Якщо ви не хочете, щоб касир "Магазину 1" бачив і міг продавати товар "Магазину 2", виконайте наступні дії:

1. Зайдіть у Налаштування — Користувачі та оберіть роль/користувача (Продавець).

2. Зніміть галочку "Дозволено бачити стан по складах" (або налаштуйте видимість тільки свого складу).

3. У полі "Обмежити доступ до центрів обліку" натисніть кнопку з трьома крапками та виберіть лише той центр обліку, на якому фізично працює даний продавець. Увімкніть це обмеження. Завдяки цьому продавець технічно не зможе обрати товар з іншого центру обліку під час реалізації, що повністю виключить появу небажаних автоматичних переміщень.