Як виправити витрати та касові ордери за закритий касовий день

Якщо в Торгсофт помилково записали витрату, неправильну суму касового ордера або зайвий фінансовий документ, помилку можна виправити й після завершення дня.

Торгсофт не дозволяє змінювати фінансові документи закритого касового дня. Спочатку потрібно тимчасово відкрити цей день, виправити документ, а потім знову закрити касові дні. Після закриття програма перерахує їхні підсумки.

Чому Торгсофт не дозволяє одразу змінити документ

Касовий день у Торгсофт зберігає рух грошей за конкретною касою: залишок на початок дня, надходження, витрати та залишок на кінець дня.

Наступні касові дні продовжують цей розрахунок. Тому зміна документа за минулу дату впливає також на залишки наступних днів.

Касовий день автоматично закривається після першої касової операції наступного дня. У формі Оплата → Підсумки каси закритий день позначений замком. Для нього фінансові операції заблоковані.

Наприклад, сьогодні 14 число, а помилка є у документі за 12 число. Для виправлення потрібно відкрити також закритий касовий день за 13 число.

Відкрийте Оплата → Фінансовий документ і знайдіть потрібну операцію.

Перед зміною перевірте:

• дату документа;

• касу;

• суму;

• призначення платежу;

• чи справді документ створено помилково.

Якщо проблема лише в неправильній сумі або інших даних касового ордера, документ можна буде відредагувати після відкриття касового дня.

Якщо запис взагалі не мав існувати, його можна буде видалити.

Важливо для оплат за товар

Якщо фінансовий документ виник унаслідок оплати за товар, просто видаляти його не можна. Спочатку потрібно скасувати відповідну оплату за товар, а потім працювати з фінансовим документом. Це правило прямо зазначене в довідці Торгсофт.

Перейдіть до Оплата → Підсумки каси.

У верхній частині вікна встановіть період так, щоб бачити дату, за яку потрібно внести виправлення.

Закриті дні позначені замком.

Якщо потрібно виправити старий день, необхідно відкрити його разом із наступними закритими касовими днями. Для цього:

1. Увімкніть багаторядковий вибір.

2. Виділіть потрібний день і наступні закриті дні.

3. Натисніть Скасувати закриття касового дня.

Після цього замки біля вибраних дат зникнуть, і Торгсофт дозволить змінювати фінансові документи цих днів.

Поточний, 14-й день, закривати й повторно відкривати для такого виправлення не потрібно.

Поверніться до Оплата → Фінансовий документ.

Виберіть потрібний документ.

Якщо дані документа неправильні, натисніть Змінити. Торгсофт відкриє форму Касовий ордер, де можна внести зміни.

Якщо документ створили помилково і він взагалі не потрібен, натисніть Видалити.

Обидві дії доступні лише тоді, коли касовий день документа відкритий.

Видалення фінансового документа Торгсофт записує в Файл → Протокол дій користувачів. У журналі зберігаються тип документа, номер, дата і сума. Тому власник може перевірити сам факт видалення.

Після виправлення поверніться до Оплата → Підсумки каси.

Виділіть відкриті минулі дні, залишивши поточний день відкритим, і натисніть Закрити касовий день.

Торгсофт перерахує касові дні та знову закриє їх. Біля дат з’являться замки.

Цей крок важливий, оскільки виправлена витрата за стару дату змінює залишок тієї каси й може впливати на підсумки наступних днів.

У Оплата → Підсумки каси виберіть потрібну касу та період.

Для кожного дня Торгсофт показує:

• суму на початок дня;

• надходження за день;

• витрати за день;

• залишок на кінець дня.

Перевірте день, у якому була помилка, і наступні дні.

Якщо, наприклад, помилково записали витрату 2 000 грн замість 200 грн, після виправлення різниця має пройти через залишки каси за наступні дні.

Можна також сформувати звіт за день і перевірити рух грошей: продажі, оплати постачальникам, господарські витрати та інші операції по касі.

Коли краще звернутися до техпідтримки

Описаний спосіб підходить, коли є звичайний фінансовий документ за коректною минулою датою і потрібно змінити або видалити його.

Не варто самостійно втручатися в базу даних, якщо:

• потрібний касовий день не вдається нормально відкрити;

• з’явилися касові дні з некоректними датами;

• програма показує нелогічну послідовність касових днів;

• після перерахунку залишки залишаються неправильними;

• потрібно видаляти або виправляти самі записи касових днів.

У реальних зверненнях техпідтримки траплялися ситуації, коли спеціаліст підключався до бази, видаляв некоректні касові дні SQL-запитом, після чого виконував перерахунок і перевірку. Таку операцію не слід повторювати самостійно.

Також зафіксований випадок із реалізацією, випадково створеною датою 5020 року: техпідтримка виправила реалізацію, видалила некоректні касові дні та перерахувала поточні дані.

Коротко: порядок виправлення

Оплата → Підсумки каси → відкрити потрібні минулі дні → Оплата → Фінансовий документ → змінити або видалити документ → Підсумки каси → повторно закрити минулі дні → перевірити залишки.