Як щодня звіряти готівку в касі: залишок при вході та покупюрна перевірка

Щоденна перевірка залишку готівки продавця: як налаштувати та що перевіряти

Щоденна перевірка каси потрібна, щоб порівняти фактичну готівку з даними Торгсофт і зафіксувати результат перевірки. Програма може запитувати залишок грошей у продавця при першому вході, дозволяє перераховувати гроші за номіналами та зберігає історію таких перевірок.

Керівник у результаті бачить не лише підсумкову суму, а й розбіжність між фактичним перерахунком і залишком, який розрахований за проведеними в Торгсофт операціями.

Як працює перевірка каси в Торгсофт

Є два пов’язані механізми.

1 Перевірка залишку при вході в програму. Якщо відповідне налаштування увімкнене, при першому вході продавця за день Торгсофт відкриває вікно «Залишок в касі». Продавець вводить суму фактичної готівки. Поки суму не введено, програма не дозволяє продовжити роботу. Введене значення зберігається і доступне керівнику в Оплата → Підсумки каси.

2 Покупюрна перевірка каси. Замість однієї загальної суми працівник може вказати кількість банкнот кожного номіналу. Торгсофт підсумує їх і збереже результат перевірки. Покупюрну перевірку можна проводити також протягом робочого дня та під час закриття каси.

 Важливо розуміти різницю: введення фактичного залишку під час перевірки фіксує результат перерахунку. Це не прибутковий касовий ордер і не внесення грошей у касу.

Як увімкнути перевірку залишку при вході

Перейдіть до Налаштування → Параметри → Доступ та увімкніть параметр: «Запитувати залишок в касі у продавця щодня при першому вході в програму».

Після цього Торгсофт щодня запитуватиме в продавця фактичну суму в касі при першому вході. Значення зберігається в базі й надалі порівнюється з даними касового дня.

Окремо створювати спеціальний фінансовий документ для цього не потрібно.

Як налаштувати покупюрну перевірку

Щоб касир міг рахувати гроші за номіналами, у Торгсофт має бути заповнений перелік банкнот. Відкрийте Налаштування → Валюта та для потрібної валюти заповніть таблицю «Банкноти».

Коли відкриється покупюрна перевірка, продавець вказує кількість банкнот кожного номіналу. Якщо для валюти не задано жодної активної банкноти, Торгсофт повідомить, що перелік потрібно заповнити.

Після підрахунку натисніть «Зберегти». Результат можна переглянути в Оплата → Підсумки каси → Покупюрна перевірка.

Чи показувати продавцю, скільки грошей має бути в касі

Для контрольного перерахунку корисно, щоб продавець спочатку вказав фактичну суму самостійно.

У Налаштування → Параметри → Доступ є параметр: «Продавець може бачити залишки в касі при здачі виручки та інкасації».

Якщо цей параметр вимкнений, користувач із роллю Продавець під час покупюрної перевірки не бачить значення «Разом по касі» та «Сума розбіжності». Він рахує фактичні гроші, а Торгсофт зберігає результат для подальшої перевірки керівником.

Це дає змогу порівняти незалежний фізичний підрахунок із даними обліку.

Як перевірити касу наприкінці дня

У формі реалізації дія «Закрити касу» відкриває «Покупюрну перевірку каси». Цю форму можна використовувати як для проміжного перерахунку, так і для закриття касового дня.

У ній Торгсофт використовує такі дані:

• Залишок в касі — результат перевірки при вході або останньої перевірки попереднього касового дня;

• Виторг за день — сума виторгу по цій касі;

• Витрати з каси — сума оплат із каси;

• Разом в касі — результат поточного фактичного перерахунку;

• Сума розбіжності — різниця за результатами поточної перевірки.

Працівник вводить фактичну кількість купюр. Для проміжної перевірки результат можна просто зберегти. Наприкінці роботи касовий день закривають відповідною дією.

Окремо для ролі можна визначити, чи має продавець право відкривати «Підсумки за день» під час закриття каси: Налаштування → Параметри → Роль → Покупюрна перевірка → Дозволено переглядати підсумки по касі за день при закритті каси.

Що щодня перевіряти власнику

Основна форма — Оплата → Підсумки каси.

Торгсофт зберігає тут три показники, які особливо важливі для контролю. Розбіжність при перевірці при вході в програму показує різницю між залишком на початок касового дня та сумою, яку фактично ввели при вході.

Наприклад, за даними Торгсофт на початок дня мало залишитися 2 500 грн, а продавець нарахував 2 300 грн. Розбіжність становить 200 грн. Це сигнал перевірити причину.

Залишок в касі при покупюрній перевірці містить результат останнього фактичного перерахунку. Розбіжність при покупюрній перевірці порівнює цей фактичний результат із залишком на кінець дня за даними Торгсофт.

Нижче у формі зберігається історія самих перевірок. Для кожної з них видно:

• час;

• загальну суму;

• хто проводив перевірку.

Якщо для операції визначено співробітника, Торгсофт показує його. Якщо співробітник не визначений, програма показує користувача, який виконав перевірку. Окрема таблиця містить номінали банкнот, їхню кількість і суму.

Що робити, якщо фактична готівка не збігається з Торгсофт

Розбіжність означає одне: фактичний перерахунок не збігся з розрахунковими даними програми. Її причина ще невідома.

Спочатку перерахуйте гроші повторно. Для суттєвої різниці доцільно, щоб повторний підрахунок зробила інша відповідальна людина.

Далі відкрийте рух грошей за день і перевірте операції, які впливають на касу: продажі, повернення, оплати, витрати та інші фінансові документи. У Підсумках каси є дія «Звіт за день», яка формує звіт про рух грошей, зокрема продажі, оплати постачальникам та господарські витрати.

Саме так потрібно шукати причину, а не одразу створювати «коригуючий» касовий ордер.

Реальне звернення до техпідтримки Торгсофт добре це показує. Клієнт звернувся з проблемою «Не сходиться каса». Спеціаліст перевірив проведені реалізації та повернення, рух товару і пов’язані оплати. Після виправлення документів касу перерахували, і залишок став правильним.

Тобто причиною розбіжності можуть бути вже проведені документи, а не сам фізичний рух готівки.

Якщо продавець помилився при ранковому введенні

Касовий ордер означає реальний рух грошей. Якщо продавець просто неправильно порахував або ввів суму, створення вигаданого руху змінить фінансовий облік.

Правильна логіка — повторно перевірити фактичну готівку, провести покупюрну перевірку та встановити, чи є реальна розбіжність. Якщо гроші фактично правильні, ранкове помилкове значення саме залишається інформацією про результат тієї перевірки.

Якщо через таку ситуацію незрозуміло, як далі коректно закрити касовий день, краще перевірити конкретну базу з техпідтримкою, а не створювати фінансовий документ без реальної господарської операції.

Простий регламент для магазину

Рекомендований порядок роботи:

1. На початку дня продавець перераховує фактичну готівку під час першого входу в Торгсофт.

2. Якщо потрібен детальніший контроль, гроші рахують за номіналами через покупюрну перевірку.

3. Продавцю можна приховати розрахунковий залишок і суму розбіжності, щоб спочатку отримати незалежний фактичний підрахунок.

4. Наприкінці дня продавець повторно перераховує касу.

5. Керівник у Підсумках каси перевіряє ранкову та підсумкову розбіжність і історію перевірок.

6. Якщо є відхилення, спочатку перевіряють фізичні гроші та документи дня. Фінансовий облік змінюють лише після встановлення конкретної помилкової операції.