Роботи, матеріали та послуги в ремонті: чому не формується рахунок

Чому в ремонті не формується рахунок: відмінності між роботами, матеріалами та послугами і як уникнути помилок при оплаті

Сервісні центри та майстерні регулярно використовують режим «Ремонт» для ведення заявок, фіксації дефектів, списання запчастин та контролю оплат і боргів.

У процесі роботи підприємці часто ставлять фахівцям технічної підтримки такі питання:

Відповіді на ці питання лежать у правильному розумінні механізмів формування рахунків та відмінностей між складовими вартості ремонту.

Різниця між матеріалами, послугами та роботами

Щоб рахунок на ремонт сформувався коректно, заявка повинна містити хоча б один із трьох елементів, з яких складається загальна вартість ремонту. Вони мають принципово різну логіку обліку в програмі:

1. Матеріали ремонту. Це фізичні товари (запчастини, комплектуючі), які майстер бере зі складу для виконання ремонту. При додаванні матеріалу в ремонт він вибирається з наявних залишків та автоматично резервується програмою, щоб запобігти його випадковому продажу іншому клієнту. Для матеріалів, які підлягають гарантійному обліку, можна також вводити серійні номери.

2. Послуги ремонту. Це нематеріальні позиції, які вибираються з довідника «Повний перелік товарів і послуг» (наприклад, термінова доставка, наклеювання захисного скла тощо). На послуги можна встановлювати знижки та додавати до них складські компоненти (якщо послуга є комплектом).

3. Роботи (Операції). Це безпосередні дії майстра, які необхідні для полагодження пристрою (наприклад, пайка, чистка, діагностика). Роботи вибираються з довідника операцій і мають дві важливі ціни: ціну для клієнта та суму виплати виконавцю (фіксовану або відсоток), на основі якої програма може розраховувати відрядну заробітну плату майстру.

Загальна вартість ремонту формується виходячи з сумарної вартості доданих матеріалів, послуг і операцій. Якщо їх немає, програма вважає вартість ремонту рівною сумі, яку користувач ввів вручну при створенні заявки.

Як формується рахунок у режимі «Ремонт»

Режим «Ремонт» глибоко інтегрований з режимом «Торгівля з випискою рахунка». Усі взаєморозрахунки з клієнтом відбуваються через автоматичне створення рахунка.

• Рахунок за ремонтом створюється або оновлюється автоматично, коли ви додаєте операції з матеріалами або коли проводите оплату від клієнта.

• Матеріали додаються в рахунок з того центру обліку, який був вказаний для списання матеріалів при оформленні ремонту.

• Роботи (операції) переносяться в рахунок залежно від ваших налаштувань: програма може додавати кожну виконану роботу як окрему послугу в рахунку (зі своєю назвою), або ж об'єднувати всі операції в одну загальну послугу під назвою «Роботи з ремонту», вартість якої дорівнює загальній вартості всіх виконаних дій.

• Коли ремонт переходить у стан, що відповідає його закінченню (наприклад, «Видано клієнту»), на основі створеного рахунка формується видаткова накладна і рахунок закривається.

Чому виникають помилки «не містить матеріалів» або «не містить товару»

Підприємці часто стикаються з неможливістю внести оплату або оновити рахунок через дві поширені ситуації:

Ця помилка виникає, якщо ви намагаєтеся внести оплату або оновити рахунок, але в заявку не додано жодної запчастини, жодної послуги і жодної роботи. Рахунок не може бути порожнім.

 Примітка: у старих версіях програми (до 2022.0.25) існувала помилка, через яку це повідомлення з'являлося навіть тоді, коли в ремонті були вказані роботи, але не було матеріалів та послуг (програма некоректно не враховувала наявність робіт). Оновлення Торгсофт повністю вирішує цю проблему.

Ця помилка з'являється у випадку, якщо рахунок по ремонту вже був успішно створений програмою (наприклад, після попереднього додавання запчастини), але потім користувач зайшов у заявку і видалив з неї всі матеріали, послуги та роботи. У результаті рахунок стає порожнім, і програма блокує спробу провести оплату за порожнім рахунком.

Як правильно оформити ремонт із нульовою вартістю (гарантійний)

Ще одне часте питання — як провести ремонт, якщо він здійснюється за гарантією і клієнт не повинен нічого платити.

Для гарантійних ремонтів ціну матеріалу, послуги або роботи можна встановити рівною нулю, відповідно загальна вартість ремонту також дорівнюватиме нулю.

Щоб такий ремонт коректно пройшов по обліку і його можна було закрити, необхідно звернути увагу на два налаштування:

1. Відображення нульових робіт у рахунку. Якщо операції вказуються без вартості (але їх треба зафіксувати для розрахунку зарплати майстру або для історії), в налаштуваннях режиму «Ремонт» потрібно увімкнути параметр «Включати до рахунку операції з нульовою вартістю». Це дозволить примусово додавати їх до рахунка.

2. Закриття без оплати. Програма за замовчуванням вимагає повної оплати рахунка для завершення ремонту. Щоб закрити гарантійний ремонт (або ремонт, від якого клієнт відмовився), необхідно зайти в «Налаштування» -> «Редагувати довідник станів ремонту» і для фінального стану (наприклад, «Видано») вимкнути прапорець «Заборонити створення стану без повної оплати ремонту». Це скасує контроль оплати та дозволить завершити заявку без внесення грошей клієнтом. При цьому видаткова накладна, створена за неоплаченим рахунком, залишиться незакритою.