Для сервісних центрів та магазинів, що здійснюють гарантійне чи післягарантійне обслуговування техніки, точний облік запчастин є критично важливим.
Режим «Ремонт» у системі Торгсофт дозволяє контролювати весь життєвий цикл заявки: від прийому пристрою до його видачі клієнту. Проте, коли справа доходить до використання дорогих запчастин або вузлів, які підлягають суворому гарантійному обліку, підприємці часто стикаються з обліковими колізіями.
«Чому після списання матеріалів у ремонті їхні серійні номери "зависають у повітрі" і значаться як непродані?»,
«Як проконтролювати, який саме серійний номер деталі був встановлений у конкретний пристрій?»,
«Чому при списанні запчастин виникає нестача в майстерні, але з'являється надлишок у магазині, де приймали замовлення?», а також
«Як виправити ситуацію, якщо кількість списаного матеріалу змінилася в процесі ремонту?».
Відповіді на ці питання криються у правильному налаштуванні та розумінні логіки руху матеріалів у програмі.
Чому серійні номери запчастин можуть «зависати»?
Проблема «зависання» серійних номерів виникає тоді, коли матеріал списується кількісно, але система не отримує вказівки, який саме унікальний серійний номер був використаний. Через це деталь списується із загального залишку, але конкретний серійний номер залишається значитися на складі як наявний, що унеможливлює подальший контроль його гарантії та створює плутанину в обліку.
Щоб уникнути цього, у режимі «Ремонт» реалізовано повноцінний механізм обліку серійних номерів для матеріалів, які є товарами гарантійного обліку. Якщо для виду товару (запчастини) встановлено термін гарантії та вимагається ведення обліку за серійними номерами, програма дозволяє чітко зафіксувати їх використання під час ремонту.
Як правильно додавати та списувати матеріали із серійними номерами
Логіка списання матеріалів у режимі «Ремонт» тісно пов'язана з режимом «Торгівля з випискою рахунка». Коли майстер додає запчастину до вкладки «Матеріали ремонту», програма автоматично створює або оновлює рахунок на цей ремонт і резервує даний товар на складі. Фактичне списання зі складу відбувається в момент створення стану, що відповідає закінченню ремонту — тоді за рахунком формується видаткова накладна, і товар остаточно списується.
Щоб разом із товаром коректно списався і його серійний номер, необхідно дотримуватися такого алгоритму:
1. Налаштування підказок системи.
Щоб майстри не забували вказувати серійні номери деталей, перейдіть у налаштування режиму «Ремонт» та увімкніть опцію «Пропонувати введення серійного номера для матеріалу ремонту».
Завдяки цьому, щоразу при додаванні нового матеріалу ремонту або збільшенні його кількості, програма автоматично відкриватиме вікно для сканування чи ручного введення серійного номера.
2. Ручне введення або сканування.
Якщо налаштування не увімкнене, внести серійний номер можна самостійно: на вкладці «Матеріал ремонту» виділіть додану запчастину та натисніть кнопку «Серійні номери».
3. Контроль змін у процесі ремонту.
Програма суворо контролює відповідність кількості запчастин та введених серійних номерів. Якщо майстер зменшує кількість матеріалу в ремонті, система обов'язково запропонує відредагувати перелік серійних номерів (видалити зайві).
Якщо ж виникає потреба видалити серійні номери, але при цьому сама запчастина чи її кількість не змінюється, Торгсофт виведе попередження про невідповідність кількості товару кількості введених серійних номерів. Програма запропонує вибір: або зберегти поточну кількість (тоді серійні номери можна буде додати пізніше), або відмовитися — тоді кількість матеріалу буде зменшена до кількості фактично залишених серійних номерів. Якщо видалити всі серійні номери, матеріал буде повністю видалено із заявки.
Важливе правило: змінити одну запчастину на іншу (інший товар), якщо для неї вже були введені серійні номери, неможливо. Програма видасть відповідне повідомлення, тому спочатку потрібно буде очистити серійні номери. Крім того, редагування серійних номерів матеріалу доступне виключно з режиму «Ремонт» (у пов'язаному рахунку в режимі «Торгівля з випискою рахунка» ця функція працює лише для перегляду).
Проблема різних центрів обліку: магазин приймає, майстерня списує
Ще одне популярне питання стосується місця списання запчастин. Часто пристрій приймають на ремонт в одному з магазинів, а потім передають до сервісного центру (який є окремим центром обліку в програмі). Якщо налаштування вказані неправильно, майстер додає запчастину, і програма намагається списати її з магазину, де товар приймали. Як наслідок: у магазині виникає нестача (мінус на складі), а в сервісному центрі деталь залишається лежати мертвим вантажем (надлишок).
Щоб вирішити цю проблему, у Торгсофт реалізовано вибір центру обліку безпосередньо для списання матеріалів.
-
Центр обліку, з якого списуватимуться запчастини, можна вказати як у момент створення самого ремонту (приймальником), так і пізніше — у момент фактичного списання матеріалу майстром.
Ця функція дозволяє гарантувати, що дорогі запчастини із серійними номерами спишуться саме з того складу, де вони фізично зберігаються і звідки їх взяв інженер.
Заборона скасування списання після завершення робіт
Для забезпечення фінансової та складської дисципліни важливо пам'ятати: після того, як ремонту присвоєно статус завершеного (створена видаткова накладна), скасувати списання матеріалів ремонту неможливо. Якщо користувач спробує натиснути кнопку «Списати матеріали ремонту» або скасувати списання для вже закритого ремонту, програма видасть повідомлення про те, що матеріалів до списання немає, або що ремонт вже завершено, і заборонить цю дію. Це захищає базу від махінацій та випадкових змін у закритих фінансових документах.
Використання описаних механізмів дозволяє сервісним центрам не лише запобігати «зависанню» серійних номерів, але й мати кристально чисту історію по кожній запчастині: від моменту її надходження від постачальника до встановлення в конкретний пристрій клієнта.
Повернутися до попереднього кроку