Невизначені оплати: як знайти платіж, прив’язати його до рахунку та усунути борг

В оптовій та інтернет-торгівлі покупці часто перераховують кошти за товари через банківські перекази на розрахунковий рахунок (IBAN) або платіжні картки. Під час щоденної обробки банківських виписок підприємці та бухгалтери регулярно зіштовхуються із ситуацією, коли кошти надійшли на рахунок, але в описі призначення платежу не вказано номер рахунку-фактури, або ж прізвище платника не збігається з даними замовника. 

Для вирішення таких ситуацій у системі обліку Торгсофт передбачено спеціальний режим Невизначені оплати в блоці Торгівля з випискою рахунку. Цей інструмент дозволяє фіксувати факт надходження грошей на банківський рахунок без миттєвої прив'язки до замовлення, розділити процеси первинного внесення виписок та подальшої ідентифікації платника, а також підтримувати точний баланс у розрахунках із покупцями. Як швидко знайти платника за реквізитами виписки, як правильно рознести один безготівковий переказ на декілька видаткових накладних, чому після прив'язки платежу за рахунком залишається борг у кілька гривень чи копійок, та що робити, якщо платіж проведено не на той центр обліку чи підприємство.

Базові поняття та механіка роботи режиму

Дійсний облік безготівкових надходжень у Торгсофт побудований на чіткому розмежуванні операцій реєстрації коштів та їхнього розподілу за документами відвантаження.

• Невизначена оплата — це фінансовий документ надходження коштів на розрахунковий рахунок або в касу, у якому на момент створення не вказано конкретний рахунок-фактуру або замовлення покупця.

• Торгівля з випискою рахунку (ТВР) — спеціальний режим Торгсофт для ведення оптової та інтернет-торгівлі, де процес продажу розділений на виписку рахунку-фактури, прийняття оплати (або передоплати) та формування видаткової накладної.

• Прив’язка (зв’язування) платежу — процедура зіставлення невизначеної оплати з конкретним рахунком-фактурою замовника, у результаті якої кошти зараховуються як передоплата за рахунком або автоматично покривають борг за видатковими накладними.

Чому платіж стає невизначеним: основні причини в торгівлі

У практиці ритейлу та гуртових продажів виділяють кілька типових торгових подій, унаслідок яких безготівкове надходження потрапляє до категорії невизначених:

1. Відсутність номера рахунку в призначенні платежу. Покупець сплачує замовлення через термінал самообслуговування або мобільний банкінг і вказує лише своє прізвище або текстовий коментар (наприклад, «за товар»), опустивши номер рахунку-фактури.

2. Оплата від третьої особи. Оформлення замовлення відбувалося на одну фізичну чи юридичну особу, а банківський переказ надійшов від імені іншої особи (родича, представника або контрагента).

3. Автоматичний імпорт банківських виписок. При використанні додаткової опції Банківські виписки (наприклад, з Приват24 для бізнесу чи Monobank) усі вхідні транзакції завантажуються в Торгсофт у вигляді невизначених оплат для подальшої обробки менеджером.

4. Розділення обов'язків у компанії. Касир або бухгалтер фіксує сам факт надходження грошей за випискою банку на початку дня, а менеджери з продажів пізніше розносять ці оплати по своїх замовленнях.

5. Оплата через онлайн-еквайринг або термінал. Зарахування коштів від банків-еквайєрів (наприклад, plata by mono чи PrivatBank) відбувається з утриманням комісії банку, через що сума у виписці відрізняється від початкової суми виписаного рахунку.

Як ідентифікувати невизначений платіж у Торгсофт

Щоб знайти та розпізнати неопізнане надходження коштів, у програмі Торгсофт передбачено кілька зручних інструментів аналізу та фільтрації.

Відкрийте пункт меню Документ -> Торгівля з випискою рахунку та перейдіть на вкладку Оплати клієнтів -> таблиця Невизначені оплати. Також доступ до цих даних є через меню Оплата -> Виписки з банківських рахунків.

У таблиці невизначених оплат зверніть увагу на такі ключові колонки:

• Дата та Сума оплати. Визначають точний час та обсяг надійного переказу.

• Інформація про рахунок відправника. Відображає IBAN, ЄДРПОУ/ІПН або номер картки платника (зокрема для виписок Приват24 юридичних осіб та Monobank).

• Опис / Призначення платежу. Повний текст коментаря, переданого банком.

• Місто та Співробітник. Додаткові відомості про географію платежу та відповідального оператора.

Для швидкого пошуку скористайтеся власним фільтром періоду таблиці невизначених оплат (він працює незалежно від загального фільтра ТВР), а також фільтрами за розрахунковим рахунком, підприємством та сумою.

Покроковий алгоритм: як правильно прив’язати платіж до рахунку або накладної

Після того як платника ідентифіковано, платіж необхідно пов'язати з відповідним документом у системі.

1. У таблиці Невизначені оплати виділіть потрібний рядок із платежем.

2. Натисніть кнопку Зв'язати оплату з рахунком.

У формі Неоплачені рахунки, що відкриється, програма автоматично відфільтрує рахунки-фактури, які відповідають сумі платежу. За потреби відкоригуйте фільтри:

• Задайте потрібний діапазон дат виписки рахунку.

• Вкажіть точний діапазон суми боргу.

• Перевірте встановлений Центр обліку та Розрахунковий рахунок.

Оберіть потрібний рахунок-фактуру та натисніть кнопку Вибрати.

При підтвердженні прив'язки Торгсофт виконує наступні дії:

1. Для обраного рахунку створюється передоплата за рахунком на суму невизначеного платежу.

2. Якщо за цим рахунком вже були створені видаткові накладні (відвантаження товару), система автоматично розподіляє внесену суму на неоплачені накладні, починаючи з найранішої за датою.

3. Якщо сума платежу покриває борг за видатковими накладними, вони автоматично змінюють стан на Повністю оплачені та закриваються.

4. Якщо накладних за конкретним рахунком немає і переплата, це може так працювати. Якщо рахунок умовно на 100 грн, ми прийняли невідому оплату на 150 грн, то рахунок буде просто переплачений на 50 грн, автоматично перекинути ці 50 грн на інші рахунки або накладні неможливо.

Практичні відповіді на питання підприємців: розбір складних ситуацій

Чому після прив'язки платежу за рахунком або накладною залишився борг у кілька гривень чи копійок?

 Причина. Це найчастіше пов'язано з утриманням банківської комісії (еквайрингу) при проведенні онлайн-оплат або банківських переказів. Наприклад, покупець сплатив за замовлення 1000 грн через сайт, але банк зарахував на розрахунковий рахунок суму за мінусом 1.5% комісії (985 грн). Якщо завантажити виписку без урахування еквайрингу, у Торгсофт створиться невизначена оплата на 985 грн, і після прив'язки до рахунку на 1000 грн за замовленням висітиме борг 15 грн.

 Як правильно оформити. У налаштуваннях програми (Налаштування -> Параметри -> Додаткові функції -> Виписки з банківських рахунків) перевірте стан перемикача Враховувати еквайринг під час створення оплати. При увімкненому параметрі Торгсофт автоматично створює фінансовий документ на повну суму платежу клієнта (1000 грн) та окремий фінансовий документ витрат на суму комісії банку (15 грн) за статтею Еквайринг. 

Якщо платіж вноситься або редагується вручну у формі невизначеної оплати, переконайтеся, що налаштування комісії розрахункового рахунку вказані коректно або зніміть прапорець Не враховувати еквайринг, якщо це прямий IBAN-переказ без комісії.

Як рознести одну невизначену оплату, якщо відвантаження товару за рахунком здійснювалося кількома видатковими накладними?

 Причина. Клієнт зробив один великий безготівковий переказ за рахунком, але товар відвантажувався частинами за 2–3 видатковими накладними.

 Як правильно оформити. Окремо ділити невизначену оплату вручну не потрібно. При прив'язці невизначеної оплати до загального рахунку-фактури Торгсофт задіє алгоритм автоматичного послідовного розподілу: система самостійно закриє борг за першою видатковою накладною, залишок суми спрямує на другу накладну і так далі. Якщо ж видаткові накладні створювалися пізніше проведення оплати, скористайтеся дією Розподілити передоплату на вкладці Передоплата рахунка, щоб система перев'язала наявний баланс коштів до нових документів відвантаження.

Чому невизначена оплата прив’язана до рахунку, але у «Звіті за касою за день» сума відображається не на тому магазині?

 Причина. У мережах із кількома торговими точками (центрами обліку) та єдиним банківським розрахунковим рахунком банківська виписка завантажується на тому центрі обліку, де фізично працював оператор у момент отримання виписок. У результаті фінансовий документ невизначеної оплати спочатку потрапляє в звіт каси Магазину №1.

 Як правильно оформити. В актуальних версіях Торгсофт реалізовано автоматичний механізм вирівнювання: при прив'язці безготівкової невизначеної оплати до рахунку центр обліку фінансового документа оплати автоматично змінюється на Центр обліку рахунку. Якщо ж прив'язаний платіж все одно відображається на іншій касі, перевірте у картці розрахункового рахунку (Налаштування -> Торгова мережа -> Розрахунковий рахунок), чи правильно прив'язані каси та підприємства до відповідних центрів обліку.

Що робити, якщо рахунок виписано у валюті (USD/EUR), а невизначена оплата надійшла у гривні (UAH)?

 Причина. Покупцю виставлено валютний рахунок-фактуру, але оплата здійснюється на гривневий розрахунковий рахунок за курсом НБУ або договірним курсом компанії.

 Як правильно оформити. Торгсофт підтримує прив'язку гривневих невизначених оплат до валютних рахунків. При прив'язці сума гривневого переказу перераховується у валюту рахунку за поточним курсом або за курсом, зафіксованим у самому рахунку (якщо ввімкнено опцію Фіксувати курс для оплати). Якщо після перерахунку виникає незначна копійчана розбіжність через округлення валютних курсів, її можна скоригувати через кнопку підгонки суми або закрити залишок боргу відповідною балансовою операцією.