Склад за підприємствами: як розділити залишки між ФОП і ТОВ

У торгівлі дуже поширеною є ситуація, коли в рамках одного фізичного магазину працюють кілька юридичних осіб чи підприємців. Наприклад, ТОВ реалізує підакцизні товари (алкоголь, тютюн), а ФОП продає продукти харчування, або ж двоє партнерів-підприємців ділять спільний асортимент та торгову площу на одній касі. 

Змішування таких товарів в обліку призводить до пересортиці, неправильного розрахунку податків та штрафів від контролюючих органів. 

Для вирішення цієї проблеми в Торгсофт розроблено режим ведення складу за підприємствами. Підприємці, які стикаються з потребою такого поділу, найчастіше ставлять фахівцям техпідтримки такі питання: "Як налаштувати програму, щоб касир випадково не продав товар одного ФОПа від імені іншого в одному чеку?", "Як правильно провести інвентаризацію, якщо товар фізично лежить на одній полиці, але належить різним юрособам?", "Що робити з собівартістю, якщо один ФОП закупив товар дорожче, а інший — дешевше?", та "Як виписувати рахунки гуртовим клієнтам, якщо в замовленні є товари від різних наших компаній?".

Нижче ми детально розберемо, як працює режим «Склад за підприємствами» на всіх етапах руху товару та дамо відповіді на поставлені запитання.

Як працює режим «Склад за підприємствами» та як його увімкнути

Суть режиму полягає в тому, що в системі ведеться статичний стан складу з чіткою прив'язкою кожної одиниці товару до конкретного підприємства. У стані складу з'являється окрема колонка «Підприємство», яка показує, кому саме належить товар.

Для увімкнення режиму необхідно зайти в меню Налаштування - Параметри - Документ. Там потрібно активувати параметр «Вибір підприємства обов'язковий для складських та фінансових документів» та увімкнути підналаштування «Вести склад за підприємствами».

 Важливо: цей режим є несумісним зі старим налаштуванням «Пов'язувати вид товару з підприємством та розділяти по ньому реалізацію». Перехідний етап: після активації налаштування програма попередить про необхідність перерахунку стану складу та видалення контрольних точок. Для коректного початку роботи необхідно буде провести інвентаризацію: спочатку списати (занулити) товари, які числяться «без підприємства», а потім оприбуткувати фактичні залишки на конкретні ФОП чи ТОВ.

Продаж товарів: як не переплутати ФОП на касі

Найголовніше питання — як не продати товар одного підприємства від імені іншого? Режим «Склад за підприємствами» вирішує це автоматично. При додаванні товару в режим Реалізація (наприклад, скануванні штрихкоду) система аналізує залишки. Якщо товар з таким штрихкодом є в позитивному залишку лише на одному підприємстві, він додасться в чек автоматично. Якщо ж однаковий товар числиться за кількома ФОПами одночасно, програма зупиниться і вимагатиме від касира вручну обрати, зі складу якого саме підприємства здійснюється продаж.

Що відбувається при оплаті змішаного чека?

Якщо покупець приніс на касу кошик, у якому є товари від ФОП і від ТОВ, касир додає товари в одну форму продажу в програмі, а під час оплати Торгсофт формує окремі реалізації та окремі фіскальні чеки за кожним підприємством. В момент натискання кнопки «Оплатити» програма Торгсофт автоматично розділить цю реалізацію на декілька незалежних документів (відповідно до кількості підприємств, чиї товари були в чеку). Завдяки цьому на програмному РРО або фіскальному реєстраторі буде надруковано окремі правильні фіскальні чеки для кожного підприємства. Суми оплат (якщо це готівка чи картка) будуть пропорційно розподілені між цими чеками.

Торгівля з випискою рахунку для гуртових клієнтів

Підприємці часто запитують: як виписувати рахунки оптовим клієнтам, якщо в замовленні зібрані товари різних компаній мережі? Торгсофт гнучко адаптовано під цей бізнес-процес:

1. Комерційна пропозиція. Ви можете створювати єдину комерційну пропозицію для клієнта і додавати туди товари зі складів різних підприємств. У таблиці буде чітко видно колонку з підприємством для кожного товару.

2. Створення рахунку. Коли клієнт погоджується на угоду і ви натискаєте «Створити рахунок» з комерційної пропозиції, програма автоматично згенерує стільки окремих рахунків-фактур, скільки унікальних підприємств було в замовленні. Це логічно, оскільки оплата за безготівковим розрахунком має надходити на різні розрахункові рахунки (IBAN) різних фізичних/юридичних осіб.

3. Видаткова накладна. Додавати товари у видаткову накладну або рахунок можна суворо лише з того підприємства, до якого належить цей документ.

Внутрішні переміщення, списання та комплектація

Суворий облік вимагає, щоб товар не губився під час внутрішніх операцій.

• Внутрішня передача. Ви можете додавати товари різних підприємств у накладну внутрішнього переміщення, лише якщо вона є недіючою (відкладеною) і в ній не вказано підприємство-відправник. Як тільки ви переводите цю накладну в статус діючої, Торгсофт попередить вас і автоматично розділить один документ на кілька окремих переміщень — строго за підприємствами.

• Списання. Списати товар зі складу можна тільки від імені того підприємства, яке вказане в документі списання. Програма просто не покаже вам для списання товари інших ФОПів.

• Повернення від клієнта. Якщо клієнт повертає товар, у документі повернення автоматично встановлюється підприємство, з якого була здійснена первинна реалізація або виписана видаткова накладна, щоб не порушити баланс.

• Комплектація. При створенні наборів або розукомплектації обов'язково з'являється поле для вказівки підприємства. Якщо ви розукомплектовуєте товар, складові частини будуть оприбутковані на те саме підприємство, якому належав первинний комплект.

Інвентаризація: контроль залишків на одній полиці

Відповідаючи на питання «як правильно провести інвентаризацію?»: у нових версіях Торгсофт при створенні Відомості інвентаризації з'явилося обов'язкове поле «Підприємство». Навіть якщо товари фізично перемішані на полиці, ревізія проводиться строго в розрізі обраного підприємства.

Поточна (облікова) кількість товару на складі береться програмою саме для того підприємства, яке вказане в параметрах відомості. Це унеможливлює ситуацію, коли надлишок товару у ФОПа випадково перекриє недостачу у ТОВ.

Незалежний розрахунок собівартості

Одне з найважливіших фінансових питань: що робити з собівартістю, якщо закупівельні ціни у ФОП 1 та ФОП 2 відрізняються? 

При увімкненому режимі складу за підприємствами і використанні методів розрахунку «За партіями поставки» або «За партіями поставки з урахуванням внутрішніх передач», Торгсофт веде паралельний розрахунок собівартості. Для кожного підприємства за одним і тим самим товаром буде розраховуватися своя власна собівартість. Це означає, що прибуток у фінансовому аналізі для ТОВ буде розраховуватись з урахуванням його закупівельних цін, а для ФОПа — з урахуванням його, забезпечуючи ідеальну точність управлінського обліку без змішування фінансових потоків.