Документ списання товару: коли використовувати, а коли ні

Як правильно використовувати документ списання товару

Якщо в Торгсофт документ списання використовують для виправлення будь-якої помилки в обліку, це майже завжди призводить до перекрученого прибутку і плутанини в залишках. Списання потрібне тільки тоді, коли товар реально втрачено, зіпсовано, вилучено або більше не можна повернути в продаж, а не тоді, коли працівник помилився в приході, поверненні постачальнику чи при вирівнюванні залишків на складі. Тому перед створенням акта списання важливо зрозуміти, чи йдеться про реальну втрату товару, чи про помилку, яку потрібно виправляти іншим документом.

Для чого потрібне списання в обліку

Списання (Документ - Списання товару зі складу) — це окремий документ корекції, призначений виключно для реального браку, псування, втрати, закінчення терміну придатності або вилучення товару власником для власних потреб.

Кожне списання має прямий вплив на фінансові показники:

• Вплив на залишок. Товар знімається зі складу одразу після його додавання в документ списання.

• Вплив на собівартість. Списання завжди відбувається за закупівельною ціною по принципу FIFO.

• Вплив на прибуток. Це найголовніше. Сума вартості по закупівельній ціні списаного товару віднімається від вашого загального товарного прибутку. Формула прибутку: 

Прибуток = Сума реалізацій - Сума повернень - Собівартість реалізацій + Собівартість повернень - Сума по списанням.

Як виглядає проблема в обліку і звітах

• «Звіт за місяць показує мінусовий або сильно занижений прибуток».

• «Випадково просканували штрихкод у поле кількості, і тепер намагаємося списати мільйон товарів».

Детальні ознаки:

• У звіті Аналіз - Період або Звіт зі списань товарів фігурують величезні суми списань, яких фізично в магазині не відбувалося.

• Залишки на складі не сходяться з реальністю, бо товар «списали», а потім знайшли і знову продали.

• Борг перед постачальником не зменшився, хоча бракований товар йому відправили назад (бо замість «Повернення браку» оформили «Списання»).

У яких випадках списання використовують неправильно

A. Виправлення помилок оприбуткування (найчастіша)

Користувач помилився при створенні прихідної накладної (наприклад, замість 10 штук ввів 100, або замість ціни відсканував штрихкод товару, створивши партію на мільйони гривень). Замість того, щоб відкрити накладну і відредагувати цифру, користувач створює акт списання на «зайві» товари. Це миттєво генерує фіктивний збиток.

B. Підміна документів повернення

Постачальнику повертають товар (чи брак), але в програмі роблять Списання товару замість Повернення товару постачальнику, або Повернення браку. Як наслідок: товар зі складу йде, але баланс взаєморозрахунків (борг перед постачальником) залишається незмінним.

Алгоритм дій: як перевірити та виправити помилкове використання списання

Крок 1. Знайдіть хибні акти списання

1. Відкрийте Склад - Перелік витрат.

2. У фільтрі «Вид» оберіть Списання.

3. Перегляньте документи за проблемний період.

Крок 2. Видаліть помилкові списання

1. Виділіть хибний документ списання.

2. Натисніть кнопку Видалити. Товар автоматично повернеться на склад.

Крок 3. Вирішіть проблему правильним документом

• Якщо була помилка в приході: зайдіть у Склад - Реєстр прихідних накладних, відкрийте накладну на редагування, та виправте по товару кількість на правильну.

• Якщо товар повернули постачальнику: оформіть Документ - Повернення товару постачальнику.

• Якщо на складі пересорт або мінуси: створіть Документ - Відомість інвентаризації. Після внесення фактичних залишків та закриття відомості, програма сама згенерує правильні документи приходу та списання товару.

Крок 4. Створіть правильне списання (якщо товар дійсно втрачено)

1. Зайдіть у Документ - Списання товару зі складу -> Нове списання.

2. Оберіть контрагента з найменуванням «списання» в полі «Списання».

3. Додайте втрачений товар до документа списання.

Як перевірити, що облік і прибуток відновилися правильно

• Зайдіть в Аналіз - Період, оберіть поточний місяць і перевірте показник «Товарний прибуток». Він має відображати реальну картину і не бути заниженим на суму виправлених помилок.

• Перевірте Склад - Стан складу — кількість товару повинна відповідати фактичній наявності.

• Перейдіть у Оплата - Баланс з партнерами і переконайтеся, що борг перед постачальниками зменшився, якщо ви замінили хибне списання на правильне «Повернення постачальнику».

Як не допустити неправильного списання надалі

1. Забороніть продаж у мінус. Щоб уникнути плутанини із залишками, зайдіть у Налаштування - Параметри - Облік та в полі «Що робити, якщо недостатньо товару на складі» встановіть Заборонити продаж у мінус.

2. Обмежте права продавців. Зайдіть у Налаштування - Налаштування ролей та заберіть у ролі продавця доступ до створення документів списання. Списувати товар має право лише власник або старший адміністратор/товарознавець.

3. Проведіть інструктаж персоналу. Поясніть правило: "Якщо ви помилилися в документі — редагуйте або видаляйте цей документ. Списання робиться тільки тоді, коли товар фізично відправляється у смітник".

4. Вирівнюйте склад тільки через інвентаризацію. Для будь-яких незрозумілих розбіжностей використовуйте Відомість інвентаризації — це єдиний правильний спосіб звести системний та фактичний облік.

Поширені запитання про списання товару

Списання робиться тоді, коли ви точно знаєте причину втрати конкретного товару: він зіпсувався, розбився, закінчився термін придатності або власник забрав його для власних потреб. Тобто це точкова корекція за фактом виявлення браку чи втрати.

Інвентаризацію (переоблік) потрібно проводити для періодичної перевірки фактичних залишків на складі з обліковими даними програми. Якщо під час інвентаризації виявляється нестача, програма після закриття відомості автоматично згенерує документ списання на відсутній товар.

Щоб списати такий товар, зайдіть у меню Документ - Списання товару зі складу та натисніть кнопку Нове списання. Оберіть контрагента з найменуванням «списання» в полі «Списання» та додайте втрачений товар за допомогою сканера штрихкодів або виберіть його вручну зі стану складу.

Як тільки товар потрапляє в цей документ, він миттєво вважається списаним з об'єкта обліку. Додатково на формі "Списання товару зі складу", після додавання всіх товарів до документу, можна натиснути на кнопку "Розрахунок собівартості по товарах списання", щоб одразу в документі списання проставилась правильна закупівельна ціна по списаним товарам, а не очікувати заповнення цих цін після виконання автоматичного розрахунку собівартості в Торгсофт.

Так, списання має прямий вплив на фінансові результати магазину. Сума вартості по закупівельним цінам списаного товару повністю віднімається від вашого загального товарного прибутку.

Програма розраховує товарний прибуток за формулою: сума реалізацій мінус сума повернень, мінус собівартість реалізацій, плюс собівартість повернень та мінус сума списань по закупівельним цінам.

У програмі Торгсофт поля дати, періоду та номера в акті списання заповнюються автоматично поточним часом, але за потреби ви можете змінити значення в цих полях вручну при створенні документа. Також можна відредагувати дату вже створеного списання, якщо знайти його через Склад - Перелік витрат і скористатися кнопкою Змінити дату та час.

Проте списувати товар заднім числом у вже закритих періодах (місяцях) не рекомендується, адже це може вплинути на фінансові звіти минулих періодів. Але, якщо все ж таки виконали списання заднім числом, обов'язково перерахуйте собівартість в програмі Торгсофт.

Знайти всі створені акти списань можна у меню Склад - Перелік витрат. Встановіть потрібний період, а у фільтрі "Вид" оберіть Списання — програма відобразить усі відповідні документи та їхній склад у нижній частині вікна.

Для більш детальної аналітики та друку скористайтеся меню Звіт - Звіт зі списань товарів. Там ви зможете згрупувати списання за товаром або виробничим актом і побачити загальну кількість, суму та собівартість списаного товару за обраний період.

Списання означає, що товар фізично втрачено, зіпсовано або вилучено — його собівартість лягає на ваші збитки та повністю віднімається від товарного прибутку магазину. Взаєморозрахунки з постачальниками при цьому ніяк не змінюються.

Повернення ж (оформлюється через Повернення товару постачальнику) передбачає, що ви фізично віддаєте товар назад контрагенту. У цьому випадку вартість поверненого товару зменшує ваш борг перед постачальником і не вважається збитком вашого бізнесу.

Право на створення документів списання регулюється налаштуваннями ролей у системі. За замовчуванням, повний доступ до цього функціоналу має Власник або старший системний адміністратор.

Щоб уникнути зловживань та спроб приховати власні помилки чи крадіжки, рекомендується обмежувати права рядових продавців чи касирів на створення актів списання у меню Налаштування - Налаштування ролей. Для надійного контролю, продавець повинен повідомляти про брак, а безпосереднє списання товару зі складу має проводити матеріально-відповідальна особа (товарознавець чи власник).