Мінусові залишки на складі: як виникають і як їх прибрати

Звідки беруться мінусові залишки?

Від’ємні залишки в Торгсофт з’являються тоді, коли товар уже продається, але його ще не оприбуткували в програмі. Найчастіше це трапляється в магазинах, де приймання товару і продажі йдуть паралельно. Такий режим дозволяє не зупиняти торгівлю, але він спотворює собівартість, прибуток і аналітику, тому мінусові залишки потрібно своєчасно виявляти й вирівнювати.

Щоб програма дозволила касиру здійснити таку операцію, у налаштуваннях (Налаштування — Параметри — Облік) у полі "Що робити, якщо при продажу недостатньо товару на складі" має бути обраний варіант "Дозволити продаж в мінус". У результаті таких дій на складі фіксується від'ємна кількість проданого товару, і виникає необхідність пізніше оприбуткувати відсутню кількість.

Як продаж у мінус впливає на собівартість і прибуток

Дозвіл на продаж у мінус має критичні наслідки для фінансової аналітики бізнесу, оскільки він спотворює показники собівартості та прибутку:

• Нульова собівартість: якщо товар продається в мінус, програма не знає його закупівельної ціни (адже прихідної накладної ще немає). Тому на формі "Перелік витрат" для цього товару значення "Вартість по приходу" дорівнюватиме 0,00.

• Спотворення прибутку: оскільки собівартість такого продажу дорівнює нулю, продаж цього товару ніяк не вплине на загальне значення "Собівартість реалізацій" у "Звіті за підсумками за період". Як наслідок, уся сума, отримана від клієнта за цей товар, буде вважатися чистим прибутком, що штучно та неправомірно завищує показники рентабельності вашого бізнесу.

• Проблеми з накладними: якщо прибуткову накладну на товар провести вже після того, як він був проданий у мінус, це призведе до аналітичних розбіжностей. Наприклад, сума за накладною може не дорівнювати собівартості самої накладної.

Як вирівняти залишки через відомість інвентаризації

Щоб виправити від'ємні значення на складі та навести лад у фінансовій аналітиці, необхідно провести інвентаризацію мінусових залишків. Зробити це можна за таким алгоритмом:

1. Пошук мінусових товарів. Зайдіть у пункт меню "Склад" -> "Стан складу". У фільтрі за станом товару оберіть параметр "Тільки з від'ємною кількістю".

2. Створення відомості. Виділіть знайдені товари з від'ємними залишками та додайте їх у нову відомість інвентаризації для вирівнювання кількості в нуль (або до фактичної наявності).

3. Внесення фактичної кількості. Відкрийте створену відомість та вкажіть фактичну кількість товару на складі (якщо товару фізично немає, вказується "0").

4. Закриття відомості. Після натискання кнопки "Закрити відомість" програма автоматично створить документ приходу від інвентаризації на ту кількість товару, якої не вистачало для перекриття мінуса.

5. Формування ціни. У створеному приході від інвентаризації ціна на товар проставиться автоматично — вона дорівнюватиме останній розрахованій собівартості закупівлі цього товару (ціна закупівлі + додаткова вартість товару).