Особливі товари на касі: як касиру працювати з алкоголем, ваговим товаром та електронікою в Торгсофт

Робота касира вимагає уважності, особливо коли йдеться про товари, продаж яких суворо контролюється законодавством (алкоголь, тютюн), або вимагає додаткових дій у програмі (зважування, фіксація серійних номерів).

Ця інструкція — покрокова пам'ятка для касира, яка допоможе швидко та без помилок проводити специфічні товари через касу, уникати штрафів та знати, що робити у разі технічних збоїв.

1. Продаж підакцизних товарів (Алкоголь та Тютюн)

Продаж міцного алкоголю та тютюнових виробів жорстко контролюється податковою. Для успішної фіскалізації таких чеків через ПРРО або апаратний фіскальний реєстратор, програма вимагає передачі точних даних: коду УКТЗЕД та штрихкоду акцизної марки.

Що потрібно знати касиру:

• Обов'язкове сканування акцизної марки. З 1 жовтня 2021 року при продажу міцного алкоголю обов'язково потрібно передавати у фіскальний чек штрихкод акцизної марки. При додаванні такого товару в реалізацію Торгсофт автоматично відкриє додаткове вікно з вимогою відсканувати марку.
• Скануйте лінійний штрихкод, а не QR-код. Будьте уважні, сканувати потрібно саме лінійний штрихкод акцизної марки, а не квадратний QR-код.
• Масовий продаж однакового алкоголю. Якщо клієнт купує відразу кілька пляшок, ви можете увімкнути налаштування «Сканувати акцизну марку в циклі». Це дозволить безперервно сканувати марки одна за одною, що значно прискорить процес обслуговування. Кількість доданого в чек товару повинна дорівнювати кількості відсканованих акцизних марок.
• Перевірка віку (18+). При продажу алкоголю чи тютюну касир має самостійно перевірити вік покупця відповідно до правил магазину та вимог законодавства. У звичайному режимі роботи касира в Торгсофт окреме підтвердження віку через сканування бейджа не використовується. Такий сценарій може застосовуватися для каси самообслуговування, де потрібне підтвердження відповідальної особи перед продовженням продажу товарів 18+.

• Код УКТЗЕД. Цей 10-значний код є обов'язковим для підакцизних товарів. Зазвичай його заповнює товарознавець під час приходу товару, але якщо при фіскалізації виникає помилка, пов'язана з УКТЗЕД, повідомте адміністратора — код потрібно додати у картку товару на вкладці «Дод».

2. Робота з торговими вагами на касі

При продажу вагових товарів (овочі, фрукти, цукерки тощо) Торгсофт автоматично отримує дані з підключених електронних ваг. Це виключає помилки ручного введення та прискорює чергу.

Алгоритм роботи:

1. Покладіть товар на ваги.

2. Виберіть товар у програмі (за допомогою сканера, гарячих клавіш або пошуку за назвою).

3. На екрані з'явиться вікно зважування, де програма покаже вагу, ціну за кілограм та підсумкову вартість.

4. Натисніть «Записати» (або Enter), щоб додати товар у чек.

 Що робити, якщо вага НЕ передається в програму?

Іноді зв'язок між вагами та комп'ютером втрачається. Ось план дій:

• Крок 1. Перевірка кабелю та живлення. Переконайтеся, що ваги увімкнені, а кабель щільно підключений до ваг та USB/COM-порту комп'ютера. Спробуйте вимкнути ваги на кілька секунд і увімкнути знову.
• Крок 2. Ручне введення ваги (екстрений варіант). Якщо черга велика, а ваги не відповідають, ви можете скористатися функцією «Встановити вагу вручну» (якщо адміністратор не заблокував цю можливість для продавців). Поставте галочку в цьому полі та введіть вагу з клавіатури, глянувши на дисплей ваг.
• Крок 3. Звернення до адміністратора (Проблема з COM-портами). Найчастіша причина системної втрати зв'язку — Windows автоматично оновив драйвер USB-COM перехідника, через що він перестав працювати коректно.
• Що має зробити адміністратор/техпідтримка? Зайти в «Диспетчер пристроїв» Windows, видалити оновлений драйвер на COM-порт, встановити правильну робочу версію та обов'язково заборонити автоматичне оновлення цього драйвера через локальну групову політику Windows.

3. Продаж гарантійного товару та електроніки (Серійні номери)

Для електроніки, побутової техніки та інших дорогих товарів у Торгсофт використовується облік за серійними номерами. Це необхідно для того, щоб у майбутньому магазин міг прийняти товар на гарантійний ремонт і точно знав, що клієнт купив саме цей пристрій саме у вас.

Порядок продажу гарантійного виробу:

• Фіксація серійного номера. Коли ви додаєте в реалізацію товар, що підлягає гарантійному обліку, програма автоматично відкриє вікно «Серійний номер». Ви повинні відсканувати штрихкод серійного номера з коробки або самого пристрою.

• Суворий гарантійний облік. Якщо в магазині увімкнено «Суворий гарантійний облік», програма не дозволить продати товар, якщо введеного серійного номера фізично немає на залишках складу. Це захищає від пересортиці.

• Масовий продаж. Якщо ви продаєте кілька однакових пристроїв (наприклад, 5 моніторів), програма попросить ввести серійний номер для кожного з них. Використовуйте галочку «Сканувати серійний номер в циклі», щоб швидко відсканувати всі коробки одна за одною.

• Видача гарантійного талона. Після того як ви натиснете «Оплатити» і чек буде закрито, програма автоматично запропонує надрукувати Гарантійний талон (або надрукує його самостійно, залежно від налаштувань). Обов'язково видайте його клієнту разом із фіскальним чеком.

• Повернення гарантійного товару. Якщо клієнт повертає товар, після сканування чека продажу програма знову попросить вас вказати серійний номер виробу, який повертається. Уважно звірте його з тим, що вказаний на пристрої. При суворому обліку повернути пристрій з «чужим» серійним номером неможливо.

Підсумок для касира:

Програма Торгсофт створена так, щоб вести вас по кроках. Уважно читайте повідомлення на екрані (особливо при запитах акцизних марок та серійних номерів). Якщо обладнання (ваги чи термінал) «відвалюється» — не панікуйте, перевірте дроти та перезавантажте пристрій, а якщо це не допомогло — оперативно передайте інформацію адміністратору для перевірки COM-портів. Фіскалізація та гарантійний облік не терплять приблизності, тому точність сканування — це ваш спокій і безпека бізнесу.