Дефіцит при розподілі товару: як миттєво сформувати замовлення постачальнику на нестачу

У торговельних мережах часто виникає ситуація, коли нова партія товару надходить на центральний склад, але її обсяг об'єктивно менший за сумарну потребу всіх філій або роздрібних магазинів. Цей режим роботи — розподіл товару з одночасним виявленням дефіциту та дозамовленням — є критично важливим для безперебійної торгівлі. 

Програма Торгсофт має вбудований інструментарій, який закриває всі ці потреби в єдиному вікні.

Нижче ми детально розглянемо, як працює алгоритм розподілу дефіцитного товару та як система допомагає автоматично згенерувати замовлення на нестачу.

1. Автоматичний розрахунок потреби та пропорційний розподіл

Основою для правильного розподілу є автоматичний розрахунок кількості товару, яку потребує кожна філія. У режимі «Розподіл товару» програма використовує спеціальну формулу, яку користувач може гнучко налаштувати. За замовчуванням вона має вигляд: (<Кількість продажів> + <Мін. залишок> - <Кількість в наявності>) * n (де n — це коефіцієнт запасу на майбутній період).

Коли ви натискаєте дію «Виконати розрахунок», програма автоматично заповнює колонку «Кількість надходження» (це та кількість, яка фізично поїде на точку).

Що відбувається, якщо товару не вистачає?

Якщо на центральному складі товару менше, ніж загальна потреба всіх філій, система автоматично розподіляє наявний залишок пропорційно до потреб.

2. Візуалізація дефіциту: як система показує нестачу

Щоб власник або комірник чітко бачив різницю між тим, скільки товару відправляється, і тим, скільки реально потрібно, у Торгсофт реалізовано колонку «Кількість розрахована».

• У цій колонці відображається ідеальна потреба центру обліку, вирахувана за формулою.

• Якщо виділеної «Кількості надходження» виявилося менше, ніж «Кількості розрахованої», клітинка з розрахованою потребою підфарбовується світло-помаранчевим фоном. Це прямий візуальний сигнал, що потреба магазину не задоволена.

• Користувач може вручну коригувати значення в колонці «Кількість розрахована», якщо знає про додаткові винятки чи специфічні потреби точки.

Якщо сума значень у колонці «Кількість розрахована» для всіх філій-одержувачів перевищує фактичний залишок відправника, цей товар автоматично стає доступним для дозамовлення.

3. Режим «Замовлення за розподілом»: формування заявки постачальнику

Щоб замовити нестачу, вам не потрібно виходити з режиму розподілу та шукати ці товари в інших меню. Достатньо натиснути дію «Замовлення за розподілом».

Відкриється нова форма, яка відображає список дефіцитних товарів у розрізі останньої партії поставки від кожного з постачальників. Тут ви отримуєте відповідь на питання, у кого саме і за якою ціною замовити товар (видимість закупівельних цін регулюється правами доступу користувача).

Алгоритми швидкого замовлення

У колонці «Кількість (Замовлення)» ви можете вручну вказати потрібний обсяг, але система пропонує потужні інструменти автоматизації:

1. За датою останньої поставки. Програма автоматично підтягує того постачальника, від якого товар надходив найсвіжішою партією. Ця дія виконується за замовчуванням при відкритті вікна.

2. За вказаним постачальником. Якщо ви відфільтрували список за конкретним постачальником, система встановить кількість до замовлення саме для нього (для всіх товарів, які він коли-небудь постачав).

3. Встановити постачальника і кількість до замовлення. Ця дія відкриває діалогове вікно, де можна масово вказати постачальника для товарів, які, наприклад, раніше були введені як «початкові залишки» і не мають історії реальних закупівель.

Після того, як ви перевірили список, достатньо натиснути кнопку «Сформувати замовлення постачальнику». Також можна додати текстовий коментар, який буде прикріплений до створеного документа.

 Важливі обмеження, про які слід пам'ятати: система має вбудований захист від помилкових замовлень. На форму «Замовлення за розподілом» не потраплять:

• Товари, яким у картці встановлено ознаку заборони замовлення.

• Шаблони, автокомплекти із серійними номерами, коробки сезонного зберігання та моделі.

• Якщо товар заборонено замовляти в конкретного постачальника, він буде підсвічений світло-помаранчевим, а поле введення кількості буде заблоковане. Те ж саме стосується товарів, які надійшли від системних контрагентів (наприклад, від інвентаризації) без реального постачальника.

Завдяки цьому інструменту процес розподілу перетворюється з рутинної роботи на аналітичний центр: ви не лише розвозите те, що є на складі, а й миттєво реагуєте на дефіцит, формуючи точні та обґрунтовані заявки постачальникам.