Як контролювати ціни і кількість при оприбуткуванні товару

Контроль цін приходу: як уникнути ручних помилок та захистити маржу

Якщо під час оприбуткування товару потрібно зменшити кількість помилок у цінах, перевірити фактичний прихід і заборонити зміну вже перевірених документів, у Торгсофт для цього є кілька окремих інструментів. Вони допомагають автоматично підставляти ціни для наявного асортименту, контролювати переоцінку, звіряти кількість товару при прийманні та фіксувати, хто саме перевірив накладну.

1. Як автоматично підставляти ціни при оприбуткуванні товару

Введення товару — процес, де найчастіше трапляються механічні помилки (друк, неправильна націнка тощо). Щоб уникнути ручного введення цін для товарів, які вже є в асортименті, використовується функція "Шукати ціни".

• Як це працює? Якщо цей перемикач увімкнено безпосередньо у картці товару в режимі приходу, програма автоматично проставлятиме останні закупівельні та роздрібні ціни на обраний товар, якщо він раніше вже ставився на облік.

• Вирішення поширених проблем. Часто користувачі стикаються з ситуацією, коли при оприбуткуванні в картці товару не підтягується ціна закупівлі (відображається 0). Найчастіше причиною цього є саме вимкнена галочка "Шукати ціни", її активація миттєво вирішує проблему.

• Збереження цін. Поруч знаходиться ще один корисний перемикач — "Зберегти ціни". При його встановленні програма буде автоматично запам'ятовувати ціни попереднього товару і проставляти їх на наступний товар, що додається в накладну. Це суттєво пришвидшує роботу, якщо ви ставите на прихід однотипний товар з однаковою вартістю.

2. Як увімкнути попередження про переоцінку товару в приході

Зміна закупівельної ціни часто вимагає перегляду роздрібної. Проте випадкова зміна ціни в приході може змінити вартість всього наявного залишку на складі без відома власника.

Щоб цього уникнути, необхідно активувати налаштування "Попереджати про переоцінку товару в приході". Знайти його можна за шляхом: Налаштування — Параметри — Облік.

• Принцип дії. При активному перемикачі, якщо під час оприбуткування товару користувач змінює його роздрібну ціну, на екрані обов'язково з'явиться спеціальне попередження. Програма проінформує, що ця зміна вплине на ціну цього ж товару, який раніше вже був на складі.

• Своєчасний друк нових цінників. Якщо увімкнено функцію друку етикеток під час приходу, вікно попередження про переоцінку запропонує обрати, для якої саме кількості товару потрібно роздрукувати оновлені цінники: тільки для кількості в поточній накладній, для приходу та всіх залишків на поточному складі, або ж для приходу та залишків на всіх складах мережі. Це гарантує, що на полицях магазину не залишиться неактуальних цін і ви не втратите маржу через продаж за застарілою ціною.

3. Як перевіряти прихідні накладні за кількістю і сумами

Коли товар фізично надійшов у магазин, його кількість і суми повинні бути суворо звірені. Для цього використовується режим "Перевірка прихідних накладних" (розділ Склад — Реєстр прихідних накладних), який служить для перевірки документів за сумами та кількостями, а також для заборони їх подальшого редагування.

• Процес перевірки. Контроль найефективніше проводити за допомогою сканера штрих-кодів. Якщо активувати налаштування "Запитувати кількість", після кожного сканування штрих-коду програма буде відкривати вікно для ручного введення фактично перерахованої кількості товару.

• Контроль розбіжностей. Якщо під час сканування виявиться, що фактична кількість товару менша або більша, ніж заявлено в накладній, програма підсвітить такі товари червоним/синім кольором, та з меню Звіт  можна буде роздрукувати “Звіт за розбіжністю”.

• Блокування документа (захист від махінацій). Після того як накладна перевірена, на неї необхідно поставити ознаку у реєстрі прихідних накладних  "Контроль виконано”. Прихідну накладну з такою ознакою неможливо відкрити для редагування або внести туди зміни "заднім числом".

• Персональна відповідальність. У реєстрі прихідних накладних, у стовпці Контролер, назавжди фіксується ім'я користувача програми, який здійснив перевірку та встановив ознаку "Контроль виконано". Скасувати цей контроль може лише користувач з відповідними правами адміністратора.