Чому програма не дає повернути товар постачальнику після інвентаризації

Режим «Повернення товару постачальнику» у Торгсофт створений для оформлення передачі неліквідного, бракованого або непроданого товару назад постачальнику з метою коригування взаєморозрахунків (товарно-грошового балансу) та списання залишків зі складу. 

Підприємці іноді звертаються до технічної підтримки з наступною ситуацією: намагаючись повернути товар, який фізично лежить на полиці, програма видає попередження, що цей товар не постачався даним контрагентом, або товар просто не додається у відомість повернення. Зазвичай це відбувається з тими позиціями, які раніше брали участь в інвентаризації, де по них було зафіксовано нестачу, а потім — надлишок (або навпаки), через що система «губить» первинного постачальника.

Нижче наведено вичерпне пояснення, чому так відбувається, як працює логіка програми та як правильно оформити таке повернення.

Чому зникає зв'язок між товаром і постачальником?

В ідеальній ситуації програма чітко відстежує рух кожної одиниці товару від моменту її приходу до моменту продажу чи повернення (за принципом партійного обліку або FIFO). Проте інвентаризація вносить свої корективи в цей ланцюжок.

1. Як працює інвентаризація. Коли ви проводите переоблік і виявляєте надлишок товару (фактична кількість більша, ніж в обліку), після закриття відомості інвентаризації програма автоматично створює документ приходу на цю різницю.

2. Системний контрагент. Цей автоматичний прихід оформлюється не від вашого реального постачальника, а від системного контрагента, який так і називається — «ПРИХІД ВІД ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ».

3. Втрата «пам'яті». Оскільки товар фізично був оприбуткований як знахідка під час інвентаризації, програма прив'язує його до цього системного контрагента. Відповідно, Торгсофт втрачає пам'ять про те, від якого реального постачальника цей товар надходив спочатку.

Саме тому, коли ви відкриваєте документ «Повернення товару постачальнику», обираєте свого реального партнера і скануєте штрихкод цього товару, програма блокує дію або видає попередження, адже за її даними ви отримали цей товар не від нього, а «знайшли» під час переобліку.

Як правильно оформити повернення такого товару?

Якщо ви на 100% впевнені, що знайдений після інвентаризації товар дійсно належить конкретному постачальнику і ви домовилися про його повернення, вам необхідно обійти стандартну перевірку програми. Зробити це можна ручним вибором товару.

Алгоритм дій:

1. Зайдіть у меню Документ — Повернення товару постачальнику та створіть новий документ повернення.

2. Вкажіть вашого реального постачальника, якому ви повертаєте товар, та валюту.

3. Не скануйте товар звичайним способом. Замість цього скористайтеся кнопкою «Вибрати зі складу» (або «Вибрати з переліку поставок»).

4. Якщо ви використовуєте вибір зі списку поставок, вам необхідно знайти та вибрати цей товар саме з поставки від системного контрагента «Прихід від інвентаризації».

5. Якщо програма видасть попередження, що товар не поставлявся даним постачальником, ви все одно зможете примусово додати його у документ, підтвердивши свою дію.

Вплив на взаєморозрахунки (баланс з партнером)

Повертаючи товар у такий спосіб, важливо розуміти фінансові наслідки:

• Коли товар був оприбуткований від системного контрагента «ПРИХІД ВІД ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ», програма не нарахувала вам борг перед вашим реальним постачальником, адже взаєморозрахунки із системними постачальниками не ведуться.

• Однак, коли ви примусово повертаєте цей товар реальному постачальнику, сума вашого боргу перед ним у програмі зменшиться на суму повернення.

• Обов'язково перевіряйте стан балансу. Для розрахунку актуального боргу безпосередньо на формі повернення постачальнику необхідно натиснути кнопку «Розрахувати борг» (ця дія розраховує баланс миттєво і не гальмує систему при створенні документа).