Інвентаризація вручну: як роздрукувати «сліпу» відомість та правильно перенести дані в ПК

Ручна інвентаризація за друкованою відомістю: «сліпий» підрахунок і внесення фактичних залишків

Ручна інвентаризація за друкованою відомістю потрібна, коли працівники рахують товар у торговому залі або на складі без доступу до облікових залишків, а результати спочатку записують на папері й лише потім переносять у Торгсофт. Підприємці найчастіше запитують фахівців, як надрукувати відомість без кількості товару в програмі, приховати залишки від продавців, правильно заблокувати товар на час підрахунку, розподілити роботу між кількома працівниками, швидко знайти потрібну позицію під час внесення даних, зафіксувати нульовий залишок, перевірити нестачі й надлишки та безпечно закрити відомість.

Коли варто використовувати друковану відомість

Цей спосіб підходить, якщо:

• у місці зберігання немає комп’ютера, мобільного застосунку або термінала збору даних;

• підрахунок виконують працівники, яким не можна показувати облікову кількість;

• товар зручніше рахувати за полицями, приміщеннями або групами;

• результати має перевірити власник чи відповідальна особа до внесення в програму;

• потрібно зберегти паперовий документ із підписами учасників інвентаризації.

Ручний спосіб складається з двох окремих операцій:

1. Працівники рахують товар і записують фактичну кількість у друковану відомість.

2. Відповідальна особа переносить результати в Торгсофт, перевіряє розбіжності та закриває відомість.

Що перевірити перед створенням відомості

До початку підрахунку потрібно завершити або перевірити всі документи, які впливають на склад:

• фактично отримані прихідні накладні;

• внутрішні передачі між магазинами;

• неприйнятий товар у дорозі;

• списання та повернення;

• старі незакриті відомості інвентаризації;

• резерви та товар на складах третього рівня;

• від’ємні залишки.

Фізичне розташування товару має відповідати центру обліку, для якого створюється відомість. Якщо товар лежить у магазині, але його прихід залишається недіючим, під час інвентаризації програма визначить його як надлишок.

На час ручного підрахунку не переміщуйте товар між полицями, складом і торговим залом. Інакше одну позицію можна порахувати двічі або пропустити.

Крок 1. Приховайте облікові залишки від працівників

Щоб продавець не міг підлаштувати фактичну кількість під дані програми, відкрийте: Налаштування → Параметри → Доступ. Увімкніть налаштування: «Обмежити відомість інвентаризації для проведення інвентаризації продавцем».

Після цього продавець:

• не бачить кількість товару на складі на момент інвентаризації;

• не бачить оптову ціну;

• не може друкувати документи, у яких відображаються результати інвентаризації.

Це обмеження діє безпосередньо у відомості інвентаризації.

Додатково відкрийте: Налаштування → Параметри → Роль. Для ролі працівника увімкніть: «Приховувати кількість на складі для товара на інвентаризації».

Це налаштування приховує облікову кількість позицій, які перебувають на інвентаризації. Доцільно використовувати обидва обмеження: перше захищає саму відомість, друге — відображення залишків для відповідної ролі в інших доступних працівнику формах.

Докладно права описані в налаштуваннях доступу Торгсофт.

Крок 2. Створіть відомість інвентаризації

Створити відомість можна двома способами.

✓Через «Стан складу»

1. Відкрийте Склад → Стан складу.

2. Виберіть центр обліку.

3. За допомогою фільтра сформуйте потрібну групу товарів.

4. Виділіть позиції.

5. Натисніть «Додати товар у відомість інвентаризації».

6. Виберіть наявну відомість або створіть нову.

Цей спосіб зручний для вибіркової інвентаризації конкретних товарів.

✓Через реєстр відомостей

1. Відкрийте Документ → Відомість інвентаризації.

2. Натисніть «Додати».

3. Укажіть номер і дату документа.

4. Заповніть поле «Опис інвентаризації».

5. Збережіть відомість.

6. Додайте товар за вибраними видами.

В описі варто зазначити центр обліку, групу товару або зону підрахунку, наприклад: Магазин №2. Взуття: торговий зал і склад. Повна перевірка залишків.

Це допоможе знайти потрібну відомість і зрозуміти межі переобліку через кілька місяців.

Крок 3. Виберіть блокування для ручного обліку

У полі «Блокування товару» виберіть: «Блокувати товар для ручного обліку».

Після додавання позиції до відомості Торгсофт:

• блокує її для реалізації;

• фіксує поточну кількість на складі;

• установлює фактичну кількість рівною обліковій.

Завдяки цьому відповідальна особа може внести лише ті значення, які за паперовою відомістю відрізняються від облікових.

 Але це правило потребує особливої уваги: якщо товар фактично відсутній, потрібно обов’язково внести 0. Порожній рядок не означає нуль. Оскільки фактична кількість спочатку прирівняна до облікової, пропущена позиція залишиться без розбіжності.

Якщо дані переносить працівник, який не бачить облікових залишків, безпечніше послідовно внести фактичну кількість за кожним рядком, а не намагатися визначати лише розбіжності.

У режимі «Блокувати товар для ручного обліку» товар блокується відразу після додавання до відомості. Це захищає результат від продажів між друком бланка та внесенням фактичної кількості.

Якщо магазин не можна повністю закрити, проводьте переоблік невеликими групами: створіть відомість на один вид товару або окрему зону, порахуйте її, внесіть результати й завершіть підрахунок. Після цього переходьте до наступної групи.

Режим «Блокувати товар після першого сканування» більше підходить для інвентаризації безпосередньо біля комп’ютера або мобільного пристрою. Для паперового підрахунку продажі між друком відомості та введенням результатів створюють ризик хибних розбіжностей.

Правила блокування наведені в інструкції з формування відомості.

Крок 4. Визначте, що робити з товаром, якого немає у відомості

Під час створення документа в полі «Якщо товар не знайдено у відомості» доступні два варіанти.

✓«Повідомити про помилку»

Програма не додаватиме сторонній товар. Цей режим підходить, якщо інвентаризація проводиться лише за визначеною групою або списком.

✓«Додати товар у відомість»

Якщо під час введення чи сканування знайдено товар, якого не було у початковому переліку, Торгсофт додасть його до відомості.

Цей варіант доречний для повної інвентаризації, але перед додаванням потрібно перевірити:

• чи належить товар поточному центру обліку;

• чи не перебуває він у резерві або в дорозі;

• чи не створено дубль картки товару;

• чи правильно визначено штрихкод;

• чи не є це товар іншого складу.

Крок 5. Надрукуйте бланк без облікової кількості

У відомості натисніть: «Друк звітів інвентаризації» → «Відомість для ручного обліку».

Стандартна форма містить:

• назву товару;

• штрихкод;

• ціну;

• порожню колонку для фактичної кількості.

Облікова кількість у цій формі не друкується. Працівник бачить, який товар потрібно знайти, але не знає, скільки одиниць має бути за даними програми.

Не вибирайте «Відомість для ручного обліку з кількістю», якщо потрібен «сліпий» підрахунок: ця форма призначена для іншого сценарію і містить кількість.

Порядок друку описаний в офіційній інструкції «Інвентаризація вручну».

У стандартній довідці Торгсофт для звіту «Відомість для ручного обліку» окреме штатне налаштування сортування за штрихкодом або артикулом не описане. Тому не варто розраховувати на його наявність у кожній версії та кожному шаблоні.

Якщо у вікні друку вашої версії доступний параметр порядку сортування, можна використати запропоновані там варіанти. Якщо такого параметра немає, практичні рішення такі:

• формувати окремі відомості за видами товару;

• розподіляти бланки за фізичними зонами магазину;

• додати артикул або інші поля через налаштування шаблону;

• замовити адаптацію друкованої форми з потрібним сортуванням.

Для ручного підрахунку поділ за полицями й зонами зазвичай надійніший за один великий алфавітний список.

Крок 6. Організуйте фізичний підрахунок

Перед початком розподіліть магазин або склад на ділянки:

• торговий зал;

• вітрини;

• складське приміщення;

• товар біля каси;

• коробки та верхні полиці;

• резерви, якщо вони входять до поточної інвентаризації.

Кожна ділянка повинна мати відповідального працівника. На бланку бажано зазначити:

• ім’я працівника;

• зону підрахунку;

• дату й час;

• номер сторінки;

• підпис після завершення.

Якщо один товар лежить у кількох місцях, кількість потрібно або одразу підсумувати, або записати окремими значеннями з подальшим контрольованим підсумовуванням.

Для кількох працівників безпечний порядок такий:

1. Кожен отримує визначені сторінки або фізичну зону.

2. Порахована ділянка позначається.

3. Товар після підрахунку не переміщується.

4. Заповнені бланки передаються одній відповідальній особі.

5. Дані в Торгсофт вносить один оператор.

Поділ приміщення між працівниками та централізоване внесення результатів зменшують ризик подвійного підрахунку й суперечливих виправлень. Такий підхід також рекомендують у практичних інструкціях для роздрібної інвентаризації без сканерів.

• Записуйте фактичну кількість розбірливо.

• Не залишайте порожнім рядок порахованого товару.

• Якщо товару немає — ставте 0.

• Виправлення закреслюйте одним рядком, поруч зазначайте правильне значення та підпис.

• Не використовуйте риску замість нуля: під час перенесення її можна сприйняти як пропущений рядок.

• Якщо товар пошкоджений, зарезервований або не придатний до продажу, зробіть примітку. Рішення про його облік чи списання приймається окремо.

• Після завершення перевірте, чи заповнено кожну позицію та, чи повернуто всі сторінки.

Крок 7. Перенесіть фактичну кількість у Торгсофт

Відкрийте: Документ → Відомість інвентаризації.

Далі:

1. Виберіть потрібну відомість.

2. Натисніть «Інвентаризація товару».

3. Відкриється форма «Товар на інвентаризації».

4. Знайдіть потрібну позицію.

5. Натисніть «Змінити» або клавішу F3.

6. Укажіть фактичну кількість.

7. Або скористайтеся кнопкою «Внести фактичну кількість товару».

Після внесення значення Торгсофт установлює для позиції стан «Закінчено підрахунок».

У формі передбачено поле швидкого пошуку. Крім того, можна:

• сканувати штрихкод;

• ввести штрихкод вручну;

• увімкнути «Пошук по артикулу» клавішами Ctrl + W і ввести артикул;

• знайти позицію у списку та змінити її клавішею F3.

Якщо однаковий штрихкод використовується для кількох карток товару, не орієнтуйтеся лише на код. Перевірте назву, артикул, характеристику та ціну. Якщо програма відкриває форму вибору між кількома товарами, виберіть саме ту картку, якій відповідає порахована позиція.

Однакові штрихкоди часто з’являються, коли один товар заведено кілька разів, відрізняються ціни або постачальники. Після інвентаризації варто перевірити, чи справді бізнесу потрібні окремі картки.

Крок 8. Перевірте, чи внесено всі результати

Перед закриттям відомості скористайтеся фільтром за товаром. У програмі можна окремо показати:

• товар із надлишком;

• товар із нестачею;

• товар без розбіжностей;

• не підрахований товар;

• товар, за яким не було підрахунку;

• товар, за яким підрахунок завершено;

• заблокований і незаблокований товар.

Особливо перевірте позиції зі станом «Не було підрахунку» або «Розпочато підрахунок». Закривати відомість, доки не встановлено причину кожної такої позиції, не варто.

Торгсофт порівнює фактичну кількість з обліковою:

• позитивна розбіжність означає надлишок;

• негативна — нестачу;

• нульова — фактична й облікова кількість збігаються.

Для кожної суттєвої розбіжності:

1. Повторно порахуйте товар.

2. Перевірте інші полиці, склад, вітрину та касову зону.

3. Переконайтеся, що не переплутано схожі моделі, кольори або розміри.

4. Перевірте, чи не внесено кількість до іншої картки з таким самим штрихкодом.

5. Перегляньте «Рух товару».

6. Перевірте приходи, реалізації, списання, повернення та внутрішні передачі.

Не виправляйте фактичну кількість під облікову лише тому, що розбіжність здається незрозумілою. Спочатку потрібно встановити її причину.

У формі доступні:

• «Журнал» — показує дії за всіма товарами відомості;

• «Журнал товару» — показує зміни лише за вибраною позицією.

У журналі відображається працівник або користувач програми, який виконав дію. Це дає змогу перевірити, хто і коли вносив чи змінював фактичну кількість.

Крок 9. Закрийте відомість

Коли всі позиції внесено та перевірено, натисніть: «Закрити відомість».

Під час закриття Торгсофт автоматично:

• створює документ приходу на виявлений надлишок;

• створює документ списання на виявлену нестачу;

• прирівнює облікову кількість до фактичної;

• проставляє у приході від інвентаризації останню собівартість закупівлі з урахуванням додаткової вартості товару.

Після закриття перевірте:

• номер створеного акта ліквідації;

• суму приходу;

• суму списання;

• суму нестачі;

• результати за видами товару;

• нові залишки у «Стані складу».

За потреби надрукуйте:

• бухгалтерську відомість інвентаризації;

• звіт про нестачу;

• звіт про надлишок;

• результати інвентаризації;

• результати за видами товару.

Що робити, якщо після закриття знайшли помилку

Скасувати закриття можна лише одразу, поки за цими товарами не відбулося подальших рухів. Під час скасування програма видаляє створені коригувальні складські документи та знову дозволяє змінювати відомість.

Якщо після інвентаризації вже були продажі, приходи, списання або переміщення, скасовувати закриття не можна. Для помилкових позицій потрібно створити нову відомість, внести правильну фактичну кількість і закрити її.

Відповіді на часті запитання

Чекліст ручної інвентаризації

1. Перевірено приходи, передачі, резерви й товар у дорозі.

2. Визначено центр обліку та перелік товарів.

3. Налаштовано права працівників.

4. Вибрано режим «Блокувати товар для ручного обліку».

5. Визначено поведінку для товару, якого немає у відомості.

6. Надруковано «Відомість для ручного обліку» без кількості.

7. Працівникам розподілено сторінки або фізичні зони.

8. Для всіх відсутніх товарів указано 0.

9. Перевірено, чи немає незаповнених або втрачених сторінок.

10. Фактичну кількість перенесено в Торгсофт.

11. Перевірено не підраховані та незавершені позиції.

12. Повторно пораховано значні нестачі й надлишки.

13. Перевірено рух товарів із незрозумілими розбіжностями.

14. Відомість закрито.

15. Перевірено створені приходи, списання та залишки у «Стані складу».