Інвентаризація гарантійного товару за серійними номерами

Інвентаризація товарів за серійними номерами у Торгсофт: як знайти та виправити пересорт

Під час торгівлі електронікою, побутовою технікою, інструментами та іншим обладнанням недостатньо контролювати лише загальну кількість товару. Потрібно знати, який саме пристрій надійшов, де він зберігається, кому був проданий і чи діє для нього гарантія.

Для такого обліку в Торгсофт використовується додаткова опція «Облік гарантійних товарів за серійними номерами». Вона дає змогу фіксувати серійний номер або IMEI кожної одиниці в документах приходу, реалізації, внутрішнього переміщення, списання, повернення та повернення постачальнику.

Під час інвентаризації програма перевіряє не лише кількість товару, а й відповідність конкретних серійних номерів фактичному залишку. Це дозволяє виявити ситуацію, коли в документі реалізації зазначили один номер, а покупцеві фактично видали інший.

Як працює суворий гарантійний облік

Після активації опції потрібно відкрити Товарознавство → Вид товару, вибрати потрібний вид і в полі «Облік за серійними номерами» встановити один із режимів:

• Вести гарантійний облік — серійні номери можна реєструвати, але програма не застосовує жорсткі перевірки під час руху товару;

• Вести суворий гарантійний облік — серійний номер обов’язковий для кожної одиниці, а програма контролює його рух;

• Без серійних номерів — гарантійний строк обліковується, але серійні номери під час руху товару не вводяться.

За суворого гарантійного обліку Торгсофт не дозволить:

• оприбуткувати серійний номер, який уже числиться на складі;

• вказати менше серійних номерів, ніж одиниць товару в приході;

• продати товар із серійним номером, якого немає на вибраному складі;

• повернути від клієнта серійний номер, який уже числиться у складських залишках.

Ідеться саме про стан номера на складі. Наприклад, якщо товар раніше повернули постачальнику, цей самий серійний номер можна оприбуткувати повторно. Облік гарантійних товарів за серійними номерами.

Як провести інвентаризацію за серійними номерами

Для гарантійних товарів потрібно створювати окрему відомість:

1. Відкрийте режим формування відомості інвентаризації.

2. У полі «Категорія» виберіть «За серійними номерами».

3. Додайте до відомості товари, які потрібно перевірити.

4. У полі «Серійний номер» скануйте або вводьте номери всіх одиниць, які фактично є на складі.

  5.  Після завершення підрахунку перевірте номери з нестачею та надлишком.

У такій інвентаризації кожна одиниця визначається за власним серійним номером. Однакова загальна кількість товару ще не означає, що облік правильний: фізично на складі можуть перебувати не ті пристрої, які числяться у програмі. Інвентаризація за серійними номерами

Що робити, якщо серійного номера немає на складі у програмі

Насамперед потрібно визначити, про яку ситуацію йдеться.

Якщо номер зареєстрований у базі, але не числиться на поточному складі, він міг бути:

• проданий;

• переміщений на інший центр обліку;

• повернений постачальнику;

• списаний;

• помилково зазначений в іншому видатковому документі.

Перевірити рух номера можна через Склад → Гарантійний облік або за допомогою дії «Історія серійного номера» у відомості інвентаризації.

Якщо серійного номера взагалі немає в історії Торгсофт, потрібно перевірити правильність сканування та документи його надходження. Такий номер не слід оприбутковувати звичайним приходом від інвентаризації без з’ясування походження: спочатку потрібно знайти або виправити відповідну прибуткову накладну.

Як виникає пересорт за серійними номерами

Типова причина пересорту — продавець зазначив у реалізації один серійний номер, але фізично видав покупцеві інший.

Наприклад, до продажу на складі були два однакові пристрої:

• серійний номер A;

• серійний номер B.

У документ реалізації продавець додав номер A, але покупцеві віддав пристрій B.

Після продажу виникає така ситуація:

Загальна кількість товару може збігатися, але історія руху серійних номерів буде неправильною. Через це надалі можуть виникнути проблеми з поверненням, гарантією, ремонтом і визначенням собівартості конкретної одиниці.

Чому Торгсофт не дозволяє закрити відомість

Звичайна інвентаризація вирівнює кількість через автоматичне створення приходу надлишків і списання нестачі. Для серійних номерів такий спосіб неприйнятний.

Якщо просто оприбуткувати номер A і списати номер B, програма втратить правильний зв’язок між:

• прибутковою накладною;

• конкретною одиницею товару;

• документом продажу;

• покупцем;

• закупівельною ціною;

• гарантійним строком.

Тому Торгсофт забороняє закриття відомості, доки в ній залишаються невиправлені розбіжності за серійними номерами.

Як виконати заміну серійного номера

Якщо причина розбіжності — неправильно зазначений номер у видатковому документі:

1. У відомості натисніть «Заміна серійного номера».

2. Відкриється вікно «Заміна серійного номера при пересорті».

3. Виберіть серійний номер із надлишком і відповідний номер із нестачею.

4. Перевірте рух обох номерів у нижній частині вікна.

5. Натисніть «Замінити серійний номер».

Програма знайде останній видатковий документ і замінить у ньому номер із надлишком на номер із нестачею. У наведеному прикладі в документі замість номера A буде записано номер B — саме той пристрій, який фактично отримав покупець.

Після виправлення всіх пар пересорту відомість можна закрити.

Дію не слід застосовувати механічно. Якщо номер переміщали, повертали постачальнику або списували, потрібно спочатку переглянути історію руху й переконатися, що помилка справді міститься в останньому видатковому документі.

Як прибрати номер, який фактично проданий, але числиться на складі

Якщо одночасно знайдено інший номер цього товару, який числиться проданим, але фізично залишається на складі, це пересорт. Його потрібно виправити через «Заміна серійного номера».

Якщо відповідної пари немає:

1. Перегляньте історію серійного номера.

2. Перевірте реалізації, внутрішні переміщення, списання та повернення постачальнику.

3. Знайдіть відсутній або помилковий документ.

4. Виправте операцію, яка мала відобразити фактичний рух товару.

Не потрібно для цього:

• змінювати вид товару із суворого обліку на звичайний;

• проводити звичайну інвентаризацію;

• створювати довільне списання замість виправлення продажу;

• видаляти серійний номер зі складської історії.

Такі дії можуть вирівняти кількість, але залишити неправильною історію продажу та гарантійного обслуговування.

Чому програма повідомляє, що номера немає, хоча товар є на складі

За суворого обліку Торгсофт перевіряє не загальну кількість моделі, а наявність конкретного серійного номера.

Наприклад, у залишках може бути п’ять однакових телефонів, але серійний номер шостого вже проданий або переміщений. Наявність інших п’яти одиниць не дозволяє продати номер, якого немає на цьому складі.

Потрібно перевірити:

• чи правильно відскановано номер;

• чи належить він вибраному товару;

• чи не був він раніше проданий;

• чи не переміщено його на інший центр обліку;

• чи не оформлено повернення постачальнику або списання;

• чи вибрано правильний склад у програмі.

Відсутність гарантійного терміну може впливати на гарантійні документи, але не пояснює повідомлення про відсутність конкретного номера на складі.

Для комплектів діє окрема логіка: створений комплект не повинен мати суворий гарантійний облік. Серійні номери фіксуються для його складників, а сам комплект потрібно віднести до виду товару без суворого обліку. Комплектація товару

Як провести гарантійний обмін

Для повного сценарію гарантійного обміну мають бути активовані дві опції:

• «Облік гарантійних товарів за серійними номерами»;

• «Ремонт та гарантійне обслуговування».

Робота виконується через Документ → Ремонт:

1. Прийміть товар від клієнта в ремонт з зазначеним гарантійним номером.

2. Після отримання висновку встановіть стан «Гарантійний товар не підлягає ремонту».

3. Натисніть «Обмін товару».

4. Введіть серійний номер нової одиниці, яка є на складі.

5. Натисніть «Записати».

Торгсофт автоматично створить:

• повернення старого товару від клієнта;

• повернення старого серійного номера постачальнику;

• реалізацію нового серійного номера клієнту.

Руху коштів по касі під час такого обміну не відбувається. Ремонт і гарантійне обслуговування

Як вести гарантію без серійних номерів

Якщо товар має гарантію, але виробник не наносить індивідуальні номери, у налаштуваннях виду товару потрібно вибрати «Без серійних номерів».

Для такого товару:

• у картці зазначається гарантійний термін;

• серійні номери під час приходу, переміщення та реалізації не вводяться;

• можна налаштувати друк гарантійного талона.

Це окремий режим, який не потрібно плутати з налаштуванням «Не вести гарантійний облік».

Як надрукувати етикетки із серійними номерами

Відкрийте Склад → Гарантійний облік → Залишки гарантійного товару, виберіть потрібні позиції та натисніть «Друк етикеток».

На бирці можна надрукувати штрихкод серійного номера, щоб надалі сканувати його під час продажу, переміщення, повернення або інвентаризації. Друк етикеток із серійними номерами

У яких ліцензіях доступна опція

Опція «Облік гарантійних товарів за серійними номерами» сумісна з ліцензіями:

• Торгсофт Старт;

• Торгсофт Ультра;

• Торгсофт Термінал.

Перед придбанням опцію «Облік гарантійних товарів за серійними номерами» можна безкоштовно активувати на 30 днів, щоб протестувати її можливості в роботі.