Як показати параметр урахування складів 3-го рівня та перевірку передач, резервів і тимчасового зберігання

Інвентаризація та склади 3-го рівня: налаштування параметрів, причини фіктивної нестачі та перевірка документів

Під час роботи торговельного підприємства товари постійно переміщуються між магазинами, відкладаються для замовлень клієнтів або передаються на доставку. Для обліку таких перехідних станів використовуються склади третього рівня — службові склади, на які товар зараховується тимчасово. Чому кількість товару у відомості інвентаризації не відповідає кількості на складі на поточну дату, чому у відомість потрапляють товари з коробок сезонного зберігання, чому після переобліку виникають нестачі по товарах, які фактично є в наявності, та як правильно діяти з незавершеними переміщеннями. У цьому матеріалі детально розглядається взаємодія складів третього рівня з процесом інвентаризації та алгоритми запобігання фіктивним нестачам.

Що таке склади 3-го рівня в системі обліку

Склади 3-го рівня створюються програмою автоматично для кожного основного центру обліку при використанні відповідних режимів роботи. До них належать: «Товар в дорозі», «Склад резерву», «Склад тимчасового зберігання» та склади для коробок сезонного зберігання. Коли товар переміщується з основного складу на склад 3-го рівня, він списується з основного балансу магазину, але залишається на балансі підприємства у транзитному або зарезервованому статусі.

Параметр урахування складів третього рівня

Під час створення нової відомості інвентаризації в налаштуваннях документа присутній параметр «Ураховувати кількість на складах 3-го рівня». За замовчуванням ця опція активна, і її стан зберігається для кожного користувача індивідуально: якщо в попередній відомості параметр був вимкнений, у новій він також буде неактивним.

Саме цей параметр відповідає на найчастіше питання користувачів: чому при додаванні товару в інвентаризацію підтягується кількість, яка не відповідає поточному залишку на основному складі. Якщо параметр увімкнено, програма підсумовує кількість товару на основному центрі обліку та на всіх його підпорядкованих складах 3-го рівня.

Підприємці також запитують, чому у відомість інвентаризації потрапляє товар із коробок тимчасового зберігання. Це відбувається тому, що всі товари, які циркулюють на складах і не виведені з дії, підлягають інвентаризації для підтвердження їх фактичної наявності.

Причини виникнення фіктивної нестачі

Фіктивна нестача — це ситуація, коли товар фізично існує або знаходиться в процесі переміщення, але за результатами закриття відомості інвентаризації програма формує акт списання. Основні причини такого явища пов'язані з некоректною роботою зі складами 3-го рівня:

1. Незавершені передачі («Товар в дорозі») при вимкненому параметрі. Якщо товар був відправлений внутрішньою передачею на склад «Товар в дорозі», але ще не прийнятий одержувачем, він обліковується на складі 3-го рівня. Якщо під час інвентаризації параметр «Ураховувати кількість на складах 3-го рівня» вимкнений, програма очікуватиме нульовий залишок цього товару на основному складі. Оскільки товар фізично не сканується (він у дорозі), програма списує його, створюючи фіктивну нестачу.

2. Неправильне налаштування відомості. Якщо відомість була створена з увімкненим параметром урахування складів 3-го рівня, але переміщуваний товар не був фактично просканований під час ревізії, програма зафіксує розбіжність і спише його. Змінити цей параметр у вже створеній і заповненій відомості неможливо. Якщо опцію було ввімкнено помилково, необхідно створити нову відомість інвентаризації без цієї позначки.

3. Ручне втручання та дублювання товарів. Раніше виникали ситуації, коли користувачі намагалися додати один і той самий товар у відомість окремо з основного складу та зі складу резерву, що призводило до відображення товару лише в кількості одного зі складів. Програма обробляє такі дані автоматично при увімкненому параметрі обліку складів 3-го рівня, тому ручне додавання однієї позиції з різних рівнів складу блокується системою для уникнення помилок.

4. Задвоєння накладних внутрішньої передачі. Нестачі та розбіжності можуть виникати через помилкові дії користувачів, коли створюються внутрішні передачі з центру обліку на цей самий центр обліку. Це порушує стан складу, оскільки документ одночасно є прибутковим і видатковим для однієї точки.

5. Завислі резерви. Товар може залишатися на складі тимчасового зберігання (3-го рівня), якщо замовлення клієнта було видано через інший режим (наприклад, через звичайну реалізацію), а початкове замовлення не було закрите.

Перевірка документів перед переобліком

Для уникнення фіктивних нестач перед початком інвентаризації необхідно провести підготовчу роботу з документами:

• Перевірка реєстру внутрішніх передач. Необхідно зайти у відповідний реєстр та перевірити наявність відкладених (недіючих) внутрішніх передач і накладних у статусі «Товар в дорозі». Усі переміщення мають бути або завершені (прийняті одержувачем), або скасовані. Частковий прийом накладної зі складу «Товар в дорозі» неможливий, тому у разі розбіжностей накладна повинна прийматися повністю, після чого формуються коригувальні документи.

• Аналіз зарезервованих товарів. Слід перевірити наявність товарів на складах резерву та складах тимчасового зберігання. Якщо існують замовлення, які були фактично виконані, але не закриті в програмі, їх потрібно закрити або розформувати резерв.

• Усунення помилкових переміщень. Необхідно перевірити рух товару на наявність циклічних передач (переміщення на самого себе) або дублікатів передач на склад товару в дорозі. У разі їх виявлення такі документи підлягають видаленню перед початком підрахунку товарів.

Забезпечення актуальності всіх складських документів та правильний вибір параметра урахування складів 3-го рівня під час створення відомості є обов'язковими умовами для проведення точної інвентаризації без виникнення фіктивних розбіжностей.