Підготовка до інвентаризації: чекліст відомостей, документів, резервів і залишків

Інвентаризація у Торгсофт — це звірка фактичної кількості товару в магазині або на складі з обліковими залишками програми. Після закриття відомості Торгсофт оприбутковує виявлені надлишки та списує нестачі, тому помилки в документах до початку підрахунку безпосередньо впливають на результат. Підприємці найчастіше запитують фахівців, чому товар є фізично, але його немає на складі, чи потрібно завершувати недіючі приходи та внутрішні передачі, як рахувати резерви й товар у дорозі, що робити з від’ємними залишками, чи можна продавати під час переобліку та коли використовувати функцію «Перерахувати кількість».

Головна умова правильної інвентаризації

На момент початку підрахунку фізичне розташування товару має відповідати його розташуванню в програмі.

Це означає:

• товар, який уже надійшов до магазину, має бути оприбуткований на цей склад;

• товар, відправлений до іншого магазину, не повинен залишатися в залишках відправника;

• отримана внутрішня передача має бути прийнята одержувачем;

• зарезервований товар має обліковуватися там, де його планують рахувати;

• усі старі відомості інвентаризації мають бути перевірені;

• від’ємні залишки та підозрілі розбіжності потрібно дослідити до створення нової відомості.

Якщо спочатку провести переоблік, а потім активувати забутий прихід або прийняти внутрішню передачу, одна й та сама кількість може двічі потрапити на склад.

1 Визначте склад, час і межі інвентаризації

До роботи з документами зафіксуйте:

• центр обліку або склад, де проводиться інвентаризація;

• дату й орієнтовний час початку;

• чи перераховується весь склад, окремі види товару або вибрані позиції;

• чи працюватиме магазин під час підрахунку;

• які фізичні зони входять до інвентаризації: торговий зал, підсобне приміщення, вітрини, коробки, резерв, товар біля каси;

• хто відповідає за кожну зону.

Для великого магазину безпечніше розділити товар на групи або зони. Кожен працівник має рахувати визначену ділянку, щоб товари не були пропущені або пораховані двічі. Такий підхід відповідає загальній практиці циклічних і часткових інвентаризацій: що менше рухів відбувається між початком і завершенням підрахунку, то менше ризик помилки.

2 Перевірте старі відомості інвентаризації

Відкрийте: Документ → Відомість інвентаризації. Перегляньте відомості не лише за поточний день, а й за попередні періоди.

Для кожної незакритої відомості перевірте:

• дату створення;

• центр обліку;

• опис;

• товари у відомості;

• чи вводилася фактична кількість;

• стан підрахунку товарів;

• вибраний спосіб блокування.

Стара незакрита відомість може залишати окремі позиції заблокованими. Це залежить від її налаштувань і стану товару:

• «Блокувати товар при додаванні у відомість» — товар блокується одразу;

• «Блокувати товар після першого сканування» — блокування починається після початку підрахунку;

• «Не блокувати товар» — продаж залишається доступним;

• стан «Закінчено підрахунок» повертає товар у продаж.

Правила блокування описані в інструкції Торгсофт щодо формування відомості.

Що робити зі старою відомістю

Якщо підрахунок був завершений, але відомість не закрили

Перевірте фактичну кількість і розбіжності, після чого закрийте відомість. Не закривайте її без перевірки: під час закриття програма створить прихід на надлишок і списання на нестачу.

Якщо відомість створили помилково і достовірних результатів у ній немає

Її потрібно видалити або скасувати відповідно до прав користувача. Не закривайте порожню чи застарілу відомість лише для зняття блокування — непораховані товари можуть бути сприйняті як нестача.

Якщо інвентаризацію почали, але не завершили

Або завершіть її до початку нового переобліку, або скасуйте після перевірки введених даних. Не створюйте паралельну відомість на ті самі товари, доки не визначено, що робити з попередньою.

Якщо помилку знайшли у вже закритій відомості

Скасувати закриття можна лише одразу, поки за цими товарами не було подальшого руху. Якщо після інвентаризації вже проводили продажі, приходи чи переміщення, створіть нову відомість лише для помилкових позицій. Довідка Торгсофт

Не закривайте одну відомість одночасно з кількох робочих місць.

3 Завершіть фактично отримані приходи

Відкрийте: Склад → Реєстр прихідних накладних.

Встановіть достатньо широкий період і скористайтеся фільтром «Стан накладної»:

• «Діє» — накладна впливає на стан складу;

• «Не діє» — товар із накладної не входить до залишків.

Сірим кольором зазвичай відображаються недіючі накладні.

Як діяти залежно від ситуації

Якщо фізично наявний товар залишити в недіючій накладній, програма не побачить його в обліковому залишку. Під час інвентаризації він стане надлишком. Після закриття відомості Торгсофт створить прихід від інвентаризації, а подальша активація початкової накладної подвоїть залишок.

Перевіряйте не лише стан накладної, а й дату документа. Прихід із неправильною майбутньою або минулою датою може спотворювати залишки на контрольний момент.

4 Перевірте внутрішні передачі

Відкрийте: Склад → Реєстр внутрішніх передач.

За допомогою фільтра «Стан» перевірте:

• відкладені передачі;

• діючі передачі;

• відкриті документи;

• закриті документи.

Відкладена або недіюча внутрішня передача не повинна використовуватися як підтвердження вже виконаного фізичного переміщення. Діюча передача впливає на залишки.

Зіставте документ із фактичним місцем товару

Не переводьте всі знайдені відкладені передачі у стан «Діє» механічно. Спочатку встановіть, чи відбулося відповідне переміщення фізично.

5 Перевірте «Товар у дорозі»

Відкрийте: Склад → Товар у дорозі.

Перегляньте всі неприйняті накладні. Якщо товар уже доставлений:

1. Виберіть накладну.

2. Натисніть «Перевірити накладну».

3. Введіть фактично отриману кількість.

4. Закрийте перевірку накладної.

5. Натисніть «Прийняти накладну».

Після приймання товар з’явиться на складі одержувача. Детальний порядок наведений в інструкції «Внутрішнє переміщення: режим “Товар у дорозі”».

Якщо вантаж справді ще перевозиться, не приймайте його заради завершення підготовки. Такий товар не потрібно рахувати ні у відправника, ні в одержувача: він фізично відсутній на обох складах і обліковується окремо.

Одну накладну не можна одночасно приймати з двох робочих місць.

6 Перевірте резерви та склади третього рівня

До складів третього рівня можуть належати склади тимчасового зберігання, товару під заставою, резерву та інші підпорядковані склади.

У Торгсофт можливі два способи резервування:

1. Товар залишається на основному складі, але його продаж обмежується.

2. Товар внутрішньою передачею переміщується на склад третього рівня.

У другому випадку товар більше не належить до звичайного залишку основного складу, хоча фізично може лежати в тому самому приміщенні.

Перед переобліком перевірте

• активні рахунки та замовлення з резервом;

• прострочені резерви;

• частково видані замовлення;

• товар, який фізично повернули в зал, але не зняли з резерву;

• залишки на складах третього рівня;

• відповідність резерву конкретному рахунку або замовленню.

Закінчення строку резерву не завжди автоматично повертає товар у продаж. Якщо клієнт відмовився від замовлення, товар потрібно зняти з резерву відповідною дією в документі. Після цього програма створює внутрішнє переміщення назад на основний склад.

Як працює налаштування складів третього рівня

У відомості інвентаризації передбачена опція «Враховувати кількість товару на складах 3 рівня». Її потрібно перевірити перед початком роботи, а не покладатися на значення за замовчуванням. Опція також доступна під час створення відомості в мобільному додатку.

Якщо опцію увімкнено, але зарезервований товар не порахували, програма може показати нестачу. Якщо опцію вимкнено, але товар зі складу третього рівня відсканували разом з основним складом, виникне надлишок.

Тому працівники повинні знати, які коробки, полиці й приміщення входять до поточної відомості.

Якщо товар числиться на складі третього рівня, але немає документа, через який його можна повернути, або штатне зняття з резерву завершується помилкою, не створюйте ручні накладні для маскування проблеми. Потрібна перевірка зв’язків документів фахівцем технічної підтримки. Докладніше про завислі резерви

7 Знайдіть від’ємні залишки та встановіть їх причину

Відкрийте: Склад → Стан складу. У фільтрі за станом товару виберіть: «Тільки з від’ємною кількістю». Від’ємний залишок означає, що за документами зі складу витрачено більше товару, ніж було оприбутковано.

Найчастіші причини:

• товар продали до оформлення приходу;

• прихідну накладну зробили недіючою або видалили після продажу;

• під час продажу вибрали схожий, але інший товар;

• помилково оформили списання, повернення постачальнику або внутрішню передачу;

• не завершили приймання через склад «Товар у дорозі»;

• дозволено продаж товару в мінус.

Правильний порядок виправлення

1. Виділіть товар у «Стані складу».

2. Відкрийте «Рух товару».

3. Знайдіть документ, після якого кількість стала від’ємною.

4. Перевірте приходи, реалізації, списання, повернення та переміщення.

5. Виправте первинний документ, якщо причина саме в ньому.

6. Виконайте перерахунок кількості.

7. Лише після цього включайте позицію до інвентаризації.

Від’ємні залишки не слід вирівнювати механічно. Наприклад, якщо облікова кількість становить –5, а фактична — 0, закриття інвентаризації створить прихід на 5 одиниць. Якщо після цього активувати забутий початковий прихід, на складі з’явиться необґрунтований надлишок.

Інвентаризація доречна, коли документи вже перевірені, але фактична кількість справді відрізняється від розрахункової. У такому разі закриття відомості вирівняє залишок. Причини мінусів і порядок їх пошуку детально описані в матеріалі «Від’ємні залишки на складі».

8 Коли потрібно виконати «Перерахувати кількість»

Функція використовується, якщо дані у «Стані складу» могли не оновитися після:

• редагування або видалення старих документів;

• масових реалізацій чи списань;

• інвентаризації;

• аварійного завершення програми;

• збою мережі або комп’ютера;

• змін документів заднім числом.

Кнопка доступна у статичному режимі розрахунку складу: Склад → Стан складу → Перерахувати кількість.

Можна перерахувати:

• виділений товар;

• товар поточного складу;

• товар на всіх торгових точках.

Довідка Торгсофт

Безпечний порядок перерахунку

1. Завершіть редагування приходів, списань і переміщень.

2. Попросіть інших користувачів тимчасово не змінювати складські документи.

3. Якщо проблема системна або перераховуються всі склади, створіть резервну копію бази.

4. Увійдіть із правами власника або адміністратора.

5. Спочатку перераховуйте проблемний товар або поточний склад.

6. Для розбіжностей між магазинами та «Товаром у дорозі» виконайте перерахунок на всіх складах.

7. Дочекайтеся завершення операції.

8. Натисніть «Оновити».

9. Перевірте кількість і «Рух товару».

Перерахунок кількості не замінює інвентаризацію. Він повторно формує обліковий залишок із наявних документів, але не повідомляє програмі, скільки товару є фізично. Якщо в документах немає приходу, функція не може його вигадати; якщо за документами залишок –5, після перерахунку він залишиться –5.

Якщо після перерахунку товар не з’явився, перевірте активні фільтри, центр обліку, стан картки товару, «Товар у дорозі» та склади третього рівня. Алгоритм перевірки зниклого товару

9 Виберіть безпечний режим блокування товару

Магазин закритий на час інвентаризації

Використовуйте: «Блокувати товар при додаванні у відомість». Товар стане недоступним для продажу відразу після додавання.

Магазин продовжує працювати

Використовуйте: «Блокувати товар після першого сканування».

До початку підрахунку товар можна продавати. Після першого сканування програма фіксує облікову кількість і блокує позицію. Після встановлення стану «Закінчено підрахунок» товар знову стає доступним для реалізації. Саме цей режим Торгсофт рекомендує для точного підрахунку під час роботи магазину.

Товар не блокується

Режим «Не блокувати товар» потребує суворого контролю послідовності операцій:

• після введення фактичної кількості потрібно встановити стан «Закінчено підрахунок»;

• якщо продаж відбувся до введення фактичної кількості, до відомості потрібно внести кількість, яка була до продажу;

• працівники мають контролювати кожне переміщення товару під час підрахунку.

Через високий ризик хронологічних помилок безпечніше використовувати один із режимів блокування.

10 Налаштуйте поведінку для товару, якого немає у відомості

Під час створення відомості у полі «Якщо товар не знайдено у відомості» можна вибрати:

• «Повідомити про помилку» — програма не додасть сторонню позицію;

• «Додати товар у відомість» — відсканований товар буде додано автоматично.

Перший варіант підходить для суворо визначеної інвентаризації окремої групи. Другий — для повного перерахунку, коли в приміщенні можуть знайти товар, відсутній у початковій вибірці.

Перед додаванням перевірте:

• чи належить товар поточному центру обліку;

• чи не перебуває він у резерві або в дорозі;

• чи не створено для нього дубль картки;

• чи правильно зчитано штрихкод;

• чи не є це товар іншого постачальника, клієнта або складу.

Підсумковий чекліст перед створенням відомості

1. Визначено центр обліку, дату, час і межі інвентаризації.

2. Перевірено торговий зал, підсобні приміщення, вітрини, коробки та інші місця зберігання.

3. Знайдено всі старі незакриті відомості.

4. За старими відомостями прийнято рішення: завершити, скасувати або видалити.

5. Переконалися, що товари не залишилися заблокованими попереднім переобліком.

6. Перевірено недіючі прихідні накладні.

7. Усі фактично отримані поставки правильно оприбутковано.

8. Перевірено відкладені, діючі та відкриті внутрішні передачі.

9. Усі фактично отримані накладні з режиму «Товар у дорозі» прийнято.

10. Товар, який справді перевозиться, виключено з підрахунку складів відправника й одержувача.

11. Перевірено резерви та прострочені замовлення.

12. Визначено, чи враховуватимуться склади третього рівня.

13. Фізичні зони підрахунку відповідають налаштуванню складів третього рівня.

14. Знайдено від’ємні залишки та перевірено рух проблемних товарів.

15. Помилки в первинних документах виправлено до інвентаризації.

16. За потреби виконано «Перерахувати кількість».

17. Після перерахунку перевірено залишки та рух товару.

18. Вибрано відповідний спосіб блокування товару.

19. Визначено, що робити з товаром, якого немає у початковій відомості.

20. Працівникам розподілено зони та заборонено переміщувати порахований товар між ними.

21. У полі «Опис інвентаризації» зазначено склад, групи товару та межі перевірки.