За що співробітники несуть матеріальну відповідальність?

Матеріальна відповідальність працівників: коли роботодавець може стягнути завдану шкоду

Підписаний договір про матеріальну відповідальність не дає роботодавцю автоматичного права перекласти на працівника будь-яку нестачу, поломку, штраф або втрачений прибуток. Для стягнення коштів потрібно довести пряму дійсну шкоду, порушення конкретного трудового обов’язку, вину працівника та причинний зв’язок між його діями або бездіяльністю і збитками. За загальним правилом відповідальність обмежується середнім місячним заробітком, а повне відшкодування допускається лише у випадках, прямо передбачених законом.

Навіть за наявності законних підстав роботодавець не може довільно списати всю суму із зарплати. Якщо шкода не перевищує середнього місячного заробітку, необхідно вчасно видати розпорядження, повідомити працівника і дотримуватися обмежень щодо відрахувань. Якщо сума більша, строк для розпорядження пропущений або працівник звільнився, стягнення зазвичай проводиться через суд.

Коли настає матеріальна відповідальність працівника

Працівник відповідає за шкоду, заподіяну роботодавцю внаслідок порушення покладених на нього трудових обов’язків. Роботодавець повинен одночасно довести всі такі обставини:

Обов’язок довести наявність цих умов покладений на роботодавця. Сам акт нестачі, посада працівника, наявність доступу до товару або підписаний договір про повну матеріальну відповідальність не замінюють доказів вини та причинного зв’язку.

Трудові обов’язки бажано чітко визначати у трудовому договорі, посадовій або робочій інструкції, наказах і технологічних регламентах. Працівника потрібно ознайомити з ними під підпис або за допомогою належно оформленого електронного документа. Якщо роботодавець не може показати, який саме обов’язок порушено, стягнути шкоду буде складно.

Що вважається прямою дійсною шкодою

До прямої дійсної шкоди можуть належати:

• нестача переданих працівнику товарів, грошей, сировини або інших цінностей;

• втрата, знищення чи пошкодження майна;

• необхідні витрати на ремонт або відновлення майна;

• суми, які роботодавець обґрунтовано виплатив третій особі через винні дії працівника;

• зайві грошові виплати, якщо вони безпосередньо спричинені порушенням працівника;

• штраф або інші витрати, сплачені роботодавцем, якщо доведено, що вони стали прямим наслідком винного порушення конкретного працівника.

Не кожна фінансова втрата підприємства є прямою шкодою. Наприклад, продаж товару за надмірною знижкою не означає автоматичного права утримати з продавця різницю між звичайною та фактичною ціною. Роботодавець повинен довести, що працівник не мав права застосовувати таку ціну, порушив установлений порядок і завдав саме реальних збитків, а не лише зменшив очікуваний прибуток.

Неодержаний прибуток, запланована націнка, прогнозований дохід або інша упущена вигода з працівника за правилами трудової матеріальної відповідальності не стягуються.

Коли відповідальність виключається

Працівник не відповідає за шкоду, яка:

• належить до нормального виробничо-господарського ризику;

• виникла внаслідок крайньої необхідності;

• спричинена обставинами, які працівник не міг передбачити або відвернути;

• виникла через те, що роботодавець не створив належних умов для зберігання майна;

• пов’язана з доступом невизначеного кола осіб, якщо неможливо встановити винного;

• фактично є неодержаним прибутком, а не прямою дійсною шкодою.

Роботодавець зобов’язаний створити умови, необхідні для нормальної роботи та збереження дорученого майна. Відсутність справних замків, сейфів, сигналізації, розмежованого доступу, належного обліку або можливості передати зміну може свідчити про вину самого роботодавця. Суд враховує такі обставини при вирішенні спору.

Час заподіяння шкоди сам по собі не звільняє працівника від відповідальності. Твердження, що до початку або після завершення робочого дня працівник за жодних умов не відповідає за майно роботодавця, є неправильним. Навпаки, завдання шкоди не під час виконання трудових обов’язків є окремою передбаченою законом підставою для повної матеріальної відповідальності.

Обмежена матеріальна відповідальність

Загальне правило передбачає, що працівник відшкодовує пряму дійсну шкоду, але не більше свого середнього місячного заробітку. Це правило застосовується, якщо немає окремої законної підстави для повної відповідальності.

У межах середнього місячного заробітку, зокрема, відповідають:

• працівники — за зіпсуття або знищення через недбалість матеріалів, продукції, інструментів, спеціального одягу та інших предметів, переданих для користування;

• керівники підприємств та їхні заступники, керівники структурних підрозділів та їхні заступники — за шкоду, спричинену зайвими грошовими виплатами, неправильною організацією обліку і зберігання цінностей, невжиттям заходів для запобігання простоям, випуску неякісної продукції, розкраданню, знищенню або зіпсуттю майна.

Середній місячний заробіток для визначення межі відповідальності обчислюється за правилами Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України № 100.

Коли працівник відшкодовує шкоду повністю

Повна матеріальна відповідальність означає обов’язок відшкодувати всю доведену суму прямої дійсної шкоди без обмеження середнім місячним заробітком. Вона застосовується лише у випадках, визначених статтею 134 КЗпП України.

Перелік є вичерпним. Загальної підстави для повної відповідальності лише через вчинення адміністративного правопорушення стаття 134 КЗпП не містить. Відповідальність за конкретний адміністративний проступок може впливати на трудовий спір лише тоді, коли інша норма закону прямо передбачає відповідні майнові наслідки.

Внутрішній акт роботодавця не може самостійно доповнити цей перелік. Напис у посадовій інструкції «несе повну матеріальну відповідальність» також не створює такої відповідальності, якщо для неї немає підстави в законі.

Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність

Такий договір можна укласти лише з працівником, який досяг 18 років і належить до однієї з категорій, передбачених статтею 135-1 КЗпП.

Працівники, які працюють із переданими цінностями

Необхідні одночасно дві умови:

1. Посада працівника або робота, яку він виконує, передбачена Переліком посад і робіт № 447/24.

2. Фактичні трудові обов’язки безпосередньо пов’язані зі зберіганням, обробкою, продажем, відпуском, перевезенням або застосуванням у виробництві переданих працівнику цінностей.

Якщо у переліку є назва посади, але працівнику фактично не передаються цінності, укладення договору не створює підстави для повної відповідальності. Так само договір не працюватиме, якщо назву посади формально змінили, але характер роботи не відповідає встановленим вимогам.

До найбільш поширених у торгівлі посад і робіт належать:

• касири, старші касири, касири-контролери та працівники, які фактично виконують касові операції;

• завідувачі складів, комірники та інші працівники, які приймають, зберігають і відпускають товари;

• роботи з продажу та підготовки товарів до продажу;

• роботи з приймання та зберігання товарно-матеріальних цінностей;

• експедитори з перевезення вантажів;

• інкасатори та працівники, яким передаються грошові цінності.

Назва «менеджер», «адміністратор», «бухгалтер», «водій», «охоронець» або «керівник» сама по собі не дає права укласти договір про повну матеріальну відповідальність. Потрібно перевірити конкретні роботи, передбачені трудовою функцією. Звичайний водій, наприклад, не стає повністю матеріально відповідальним лише тому, що за ним закріплено автомобіль.

Дистанційні та надомні працівники

Письмовий договір про повну матеріальну відповідальність також може бути укладений із повнолітнім дистанційним або надомним працівником, який користується обладнанням і засобами роботодавця, наданими для виконання роботи. Це може стосуватися ноутбуків, моніторів, телефонів, спеціального обладнання та інших переданих засобів.

Передачу такого майна необхідно оформити актом із зазначенням найменування, моделі, серійного або інвентарного номера, комплектності, технічного стану та вартості.

Що має бути оформлено разом із договором

Для захисту інтересів роботодавця одного договору недостатньо. До комплекту документів доцільно включити:

• трудовий договір або наказ про прийняття на роботу;

• посадову чи робочу інструкцію;

• письмовий договір про повну матеріальну відповідальність;

• акт приймання-передачі товару, грошей, обладнання або іншого майна;

• інвентаризаційні описи на дату прийняття цінностей;

• порядок доступу до складу, каси, сейфа або інформаційної системи;

• порядок приймання та передавання зміни;

• правила ведення обліку і строки подання звітів;

• документи про створення роботодавцем належних умов зберігання.

Договір варто складати у двох примірниках — для роботодавця і працівника. У ньому слід точно визначити передані цінності, обов’язки сторін, порядок звітності, проведення інвентаризацій та повернення майна.

У разі переведення працівника на іншу посаду необхідно повторно перевірити законні підстави для повної відповідальності. Договір, укладений для роботи експедитора, не поширюється автоматично на посаду менеджера або іншу нову трудову функцію.

Разове передання майна під звіт

Повна відповідальність може виникнути незалежно від посади працівника, якщо він одержав конкретні цінності під звіт за разовою довіреністю або іншим разовим документом.

Таким документом може бути:

• довіреність на одержання товару;

• видаткова накладна;

• акт приймання-передачі;

• разовий касовий або складський документ;

• документ про видачу коштів під звіт;

• документ про передання корпоративної платіжної картки для визначених витрат.

Документ повинен давати можливість встановити, хто, коли, у якій кількості, за якою вартістю та для якої мети одержав майно. Звичайний підпис працівника у внутрішньому журналі без опису цінностей може бути недостатнім.

Верховний Суд зазначав, що нестача майна, одержаного за разовими накладними під звіт, може бути підставою для повного відшкодування незалежно від посади працівника.

Колективна матеріальна відповідальність

Колективну або бригадну матеріальну відповідальність можна встановити, коли працівники спільно виконують роботи, пов’язані зі зберіганням, обробкою, продажем, перевезенням або використанням цінностей, а розмежувати відповідальність кожного працівника неможливо.

Для її законного запровадження необхідно:

• щоб робота входила до Переліку, затвердженого наказом Мінпраці № 43;

• видати наказ про встановлення колективної відповідальності;

• погодити її запровадження з виборним органом первинної профспілкової організації, якщо він діє на підприємстві;

• сформувати склад колективу або бригади;

• укласти один письмовий договір між роботодавцем і всіма членами колективу;

• провести інвентаризацію та оформити приймання цінностей колективом.

До відповідних робіт у торгівлі належать, зокрема, касові операції, приймання, зберігання, відпуск, продаж і підготовка товарів до продажу.

Потрібно проводити інвентаризацію під час зміни керівника колективу, істотної зміни складу бригади та передання цінностей новим працівникам. Якщо вибуло більше половини початкового складу колективу, договір слід переукласти.

Не можна просто поділити всю нестачу порівну між продавцями. Розмір відповідальності кожного працівника повинен визначатися з урахуванням періоду його роботи у бригаді, трудового внеску, ступеня вини та інших обставин. Солідарне стягнення допускається лише тоді, коли суд установив, що шкоду завдано спільними умисними діями кількох осіб.

Верховний Суд відмовляв у стягненні колективної нестачі, коли роботодавець не проводив інвентаризацію під час зміни складу бригади та не оформляв приймання-передачу цінностей новими працівниками.

Як визначити розмір шкоди

Загальне правило передбачає визначення шкоди за фактичними втратами на підставі даних бухгалтерського обліку, виходячи з балансової вартості або собівартості цінностей за вирахуванням установленого зносу.

У разі розкрадання, нестачі, умисного знищення або умисного пошкодження матеріальних цінностей розмір шкоди визначається за цінами, що діють у відповідній місцевості на день відшкодування. Для підприємств громадського харчування та комісійної торгівлі закон передбачає спеціальне визначення окремих нестач за встановленими продажними цінами.

Розрахунок повинен містити:

• перелік втраченого або пошкодженого майна;

• кількість кожної позиції;

• первісну, балансову або облікову вартість;

• суму зносу;

• застосовані ціни та джерело інформації про них;

• витрати на ремонт або відновлення;

• документи, які підтверджують здійснені роботодавцем платежі;

• підсумкову суму прямої дійсної шкоди.

Не можна визначати збитки довільно або лише за роздрібною ціною товару, якщо закон не передбачає саме такий спосіб розрахунку.

Документи для встановлення нестачі та вини працівника

Для належного оформлення випадку роботодавцю варто дотримуватися послідовної процедури.

1. Зафіксувати подію

Необхідно скласти службову записку або первинний акт про виявлення нестачі, пошкодження, втрати коштів, несанкціонованого списання чи іншого порушення.

За можливості слід одразу зберегти:

• записи відеоспостереження;

• дані системи контролю доступу;

• журнали входу до облікової програми;

• касові та складські документи;

• дані РРО або ПРРО;

• Z-звіти, чеки, службові внесення і видачі;

• звіти еквайрингу та банківські виписки;

• листування і службові повідомлення.

2. Призначити перевірку або інвентаризацію

Наказом роботодавця створюється комісія, визначаються об’єкти, строки та підстави перевірки. Для юридичних осіб інвентаризація активів проводиться з урахуванням Положення, затвердженого наказом Міністерства фінансів № 879. Обов’язкова інвентаризація, зокрема, проводиться у разі зміни матеріально відповідальної особи.

Результат оформлюється інвентаризаційними описами, звіряльними відомостями, протоколом або актом комісії. Матеріально відповідальна особа повинна мати можливість бути присутньою, ознайомитися з документами, підписати їх або зазначити свої заперечення.

3. Витребувати письмове пояснення

Працівнику пропонують письмово пояснити:

• обставини події;

• причини нестачі або пошкодження;

• хто мав доступ до майна;

• які несправності або порушення умов зберігання існували;

• які дії працівник вчинив для запобігання шкоді.

Якщо працівник відмовляється дати пояснення або підписати документи, складається акт за підписами членів комісії чи інших присутніх осіб. Відмова не підтверджує вину, але фіксує, що роботодавець надав можливість висловити позицію.

4. Установити конкретного винного

Комісія повинна визначити не лише факт нестачі, а й:

• який обов’язок порушено;

• хто мав реальний доступ до майна;

• коли виникла шкода;

• чи було майно передано працівнику;

• чи створив роботодавець належні умови зберігання;

• які дії або бездіяльність спричинили збитки;

• чи є підстава для обмеженої або повної відповідальності.

Якщо одними обліковими даними неможливо встановити винного, нестачу не можна автоматично розподіляти між усіма працівниками.

5. Затвердити розрахунок і висновок

Комісія складає підсумковий акт або висновок, до якого додаються первинні документи, пояснення, інвентаризаційні матеріали і розрахунок шкоди.

Як стягнути шкоду з працівника

Добровільне відшкодування

Працівник може добровільно покрити шкоду повністю або частково. За згодою роботодавця він також може передати рівноцінне майно або відремонтувати пошкоджене.

Домовленість варто оформити письмово. Документ повинен містити:

• визнану суму;

• підставу виникнення шкоди;

• порядок і строки платежів;

• реквізити для перерахування;

• наслідки порушення графіка;

• підписи сторін.

Заява про добровільне відрахування із зарплати має бути конкретною і не повинна перетворюватися на безстрокову загальну згоду роботодавцю утримувати будь-які майбутні збитки.

Розпорядження роботодавця

Якщо розмір шкоди не перевищує середнього місячного заробітку, роботодавець може видати розпорядження про її покриття шляхом відрахувань із зарплати.

Розпорядження необхідно:

• видати не пізніше двох тижнів із дня виявлення шкоди;

• довести до відома працівника;

• звернути до виконання не раніше ніж через сім днів після повідомлення працівника.

Для керівника підприємства та його заступника відповідне розпорядження видає вищий у порядку підлеглості орган. Якщо працівник не погоджується з підставою або сумою, він може оскаржити відрахування.

Днем виявлення шкоди, встановленої інвентаризацією, ревізією або перевіркою, судова практика зазвичай вважає день підписання відповідного акта чи висновку.

Стягнення через суд

Роботодавець повинен звертатися до суду, якщо:

• сума перевищує середній місячний заробіток;

• потрібно стягнути повну суму за статтею 134 КЗпП, яка перевищує середній заробіток;

• двотижневий строк для видання розпорядження пропущений;

• працівник звільнився і провести законне відрахування неможливо;

• працівник заперечує вину, розрахунок або підставу відповідальності;

• добровільна угода не виконується.

Строк звернення роботодавця до суду становить один рік із дня виявлення шкоди. Це не місячний строк і не строк, який обчислюється з дати заподіяння збитків.

Звільнення працівника не припиняє його матеріальної відповідальності, але й не дає роботодавцю права довільно утримати всю суму з остаточного розрахунку.

Скільки можна утримувати із зарплати

При кожній виплаті зарплати загальний розмір усіх відрахувань за загальним правилом не може перевищувати 20% суми, що належить працівникові до виплати. У випадках, окремо передбачених законодавством, межа може становити 50%.

Граничні 70% застосовуються лише до спеціальних випадків примусового виконання, зокрема стягнення аліментів на неповнолітніх дітей та окремих стягнень, прямо передбачених законом. Роботодавець не може застосовувати 50% або 70% лише тому, що бажає швидше погасити нестачу.

Не допускаються відрахування з виплат, на які відповідно до законодавства не може бути звернено стягнення, зокрема з окремих видів вихідної допомоги та компенсаційних виплат.

Коли роботодавцю відмовлять у стягненні

Найпоширеніші причини відмови:

• не доведена пряма дійсна шкода;

• розрахунок ґрунтується на очікуваному прибутку;

• відсутні документи про передання майна працівнику;

• працівника не ознайомили з конкретним трудовим обов’язком;

• доступ до цінностей мали сторонні або невизначені особи;

• інвентаризація проведена з істотними порушеннями;

• не встановлена вина конкретного працівника;

• роботодавець не забезпечив належних умов зберігання;

• договір про повну відповідальність укладений із працівником, посада та робота якого не відповідають законним вимогам;

• договір укладався для іншої посади;

• колективний договір не переукладено після істотної зміни складу бригади;

• роботодавець пропустив строк звернення до суду;

• розмір збитків не підтверджений бухгалтерськими, первинними або оціночними документами.

Суд може зменшити суму відшкодування з урахуванням ступеня вини, конкретних обставин і майнового стану працівника. Таке зменшення не допускається, якщо шкоду завдано злочином, учиненим із корисливою метою.

Приклад із судової практики

У справі № 686/12599/17 роботодавець вимагав повного відшкодування нестачі, посилаючись на підписаний із працівником договір про повну матеріальну відповідальність. Верховний Суд установив, що посада працівника не належала до категорій, з якими можна укладати такий договір. Суд зазначив, що сам факт підписання договору не є підставою для стягнення всієї шкоди. За відсутності іншої законної підстави відповідальність працівника не могла перевищувати встановлену законом межу.

Контроль недостач, інвентаризацій і дій працівників у Торгсофт

У Торгсофт можна розмежувати права працівників за ролями. Для продавця, касира, комірника, бухгалтера та власника встановлюються різні права доступу до функцій і даних. Окремі налаштування дозволяють заборонити продавцю видаляти товар із реалізації, обмежити продаж нижче встановленої ціни та вимагати зазначення причини й відповідального працівника під час скасування позиції. Це допомагає зменшити ризик несанкціонованих операцій, але правила доступу потрібно узгодити з реальними посадовими обов’язками персоналу.

Протокол дій користувачів відображає операції за типами подій, а колонки «Продавець» і «Змінив» дають змогу визначити, хто проводив продаж і хто редагував реалізацію. Записи протоколу створюються автоматично і не редагуються користувачами через відповідну форму. Журнал зміни документів окремо зберігає інформацію про внесені працівниками зміни. Такі дані можуть бути додатковими доказами під час службової перевірки, але не замінюють інвентаризаційних актів, первинних документів, пояснень та доказів вини.
Для встановлення розбіжностей Торгсофт підтримує інвентаризацію за допомогою комп’ютера, сканера, паперової відомості, термінала збору даних і серійних номерів. Програма порівнює фактичну наявність товару з обліковими залишками та формує дані про нестачі й надлишки. Результат інвентаризації потрібно оформити документами комісії відповідно до внутрішнього порядку підприємства та вимог законодавства.

Що перевірити роботодавцю перед підписанням договору

1. Працівнику виповнилося 18 років.

2. Посада або фактична робота відповідає законним підставам для договору.

3. У посадовій інструкції чітко визначені операції з товарами, грошима або майном.

4. Працівник реально може контролювати доступ до переданих цінностей.

5. Майно передане за актом, накладною або іншим первинним документом.

6. Проведена початкова інвентаризація.

7. Роботодавець створив належні умови зберігання.

8. Визначений порядок передавання зміни, звітності та повернення майна.

9. Працівник має окремий обліковий запис у торговельній або складській програмі.

10. Договір не містить умов, які розширюють відповідальність порівняно із законом.

Офіційні джерела

1. Кодекс законів про працю України № 322-VIII — статті 127–130, 132–138, 233: підстави, види, межі та порядок матеріальної відповідальності, правила відрахувань і строк звернення до суду.

2. Постанова Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 року № 100 «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» — правила визначення середнього заробітку.

3. Наказ Міністерства фінансів України від 2 вересня 2014 року № 879 «Про затвердження Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань» — порядок проведення та оформлення інвентаризацій.

4. Наказ Міністерства праці України від 12 травня 1996 року № 43 — перелік робіт, за яких може запроваджуватися колективна матеріальна відповідальність, і типовий колективний договір.

5. Перелік посад і робіт та типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, затверджені постановою № 447/24 від 28 грудня 1977 року — категорії посад і робіт для укладення індивідуальних договорів.

6. Огляд судової практики Касаційного цивільного суду у складі Верховного Суду щодо відшкодування майнової шкоди — висновки щодо чинності договорів, доказування вини, інвентаризацій, колективної відповідальності та розміру шкоди.

7. Постанова Верховного Суду від 29 червня 2021 року у справі № 686/12599/17 — договір із працівником, який не належить до передбачених категорій, не є підставою для повного відшкодування шкоди.