Первинні документи в торгівлі: оформлення продажу, оплати, доставки та повернення під час перевірки

Для зниження ризиків під час податкової або фактичної перевірки кожна господарська операція повинна мати послідовний документальний ланцюг: замовлення чи договір, документ про передання товару або надання послуги, документ про оплату, фіскальний чек — коли застосування РРО/ПРРО обов’язкове, а для перевезення — транспортний документ. Дані в усіх документах мають збігатися за контрагентом, датою, товаром або послугою, кількістю, ціною, сумою, ПДВ, способом оплати, складом, одержувачем і фактом повернення.

Рахунок на оплату сам по собі зазвичай не підтверджує відвантаження, банківський або термінальний документ не замінює фіскальний чек, товарно-транспортна накладна не підтверджує оплату, а звичайний товарний чек не замінює документ РРО/ПРРО. Автоматичне формування пов’язаних документів з однієї операції зменшує ризик розбіжностей, але юридична сила документів залежить від фактичного здійснення операції, наявності обов’язкових реквізитів, підписів або електронних підписів, правильної фіскалізації та належного зберігання.

Які документи потрібні для основних операцій

Первинні документи є підставою для бухгалтерського та податкового обліку. Податкові показники не можна формувати на підставі даних, які не підтверджені передбаченими законодавством документами.

Обов’язкові реквізити первинного документа

Первинний документ може бути паперовим або електронним. Він повинен містити:

• назву документа;

• дату складання;

• найменування підприємства або особи, від імені якої складено документ;

• зміст і обсяг господарської операції;

• одиницю виміру операції;

• посади та прізвища осіб, відповідальних за операцію і правильність її оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в операції.

За потреби до документа додають номер, підставу операції, дані довіреності, печатку, склад, договір, замовлення, адресу доставки та інші реквізити. Використання печатки не є універсальною умовою чинності первинного документа, якщо інше не встановлено спеціальними правилами або договором.

Первинні документи й облікові регістри складають українською мовою. Документи іноземною мовою, які є підставою для облікових записів, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською.

Незначні недоліки не завжди позбавляють документ юридичної сили. Документ може бути прийнятий до обліку, якщо він дає змогу ідентифікувати сторони, дату, зміст, обсяг і фактичне здійснення операції. Це правило не захищає документи, складені без реальної операції, з невизначеним товаром, без можливості встановити учасників або відповідальних осіб.

Що підтверджує кожен документ

Рахунок на оплату

Рахунок повідомляє покупцеві реквізити, перелік товарів або послуг, ціну та суму до сплати. Зазвичай він складається до відвантаження або надання послуги, тому сам по собі не доводить, що товар передано, роботу виконано чи гроші отримано.

Рахунок може одночасно виконувати функцію первинного документа лише тоді, коли він фіксує вже здійснену операцію, містить усі обов’язкові реквізити та дає змогу встановити її зміст, обсяг і відповідальних осіб. Для зниження ризику продаж товарів доцільно підтверджувати видатковою накладною, а послуги чи роботи — актом або іншим належним первинним документом.

Видаткова накладна

Видаткова накладна підтверджує передання товару від продавця покупцеві. У ній мають бути зазначені сторони, дата, перелік товарів, одиниці виміру, кількість, ціна, сума та особи, відповідальні за відпуск і приймання.

Якщо покупець отримує товар через працівника, представника або перевізника, потрібно визначити, на якій підставі ця особа приймає товар. Це може бути договір, довіреність, заявка на перевезення, дані замовлення або інший документ, який дає змогу пов’язати одержувача з покупцем.

Акт виконаних робіт або наданих послуг

Акт підтверджує факт, зміст, обсяг і період виконання робіт чи надання послуг. Загального правила про обов’язковість документа саме з назвою «акт» для всіх послуг немає: операцію може підтверджувати інший первинний документ, якщо він відповідає вимогам статті 9 Закону про бухгалтерський облік.

Для послуг, робіт та оренди допускається документ, підписаний лише виконавцем, орендодавцем або іншою стороною, яка надала послугу, виконала роботу чи передала майно в користування. Такий порядок можна застосовувати тільки за одночасного виконання умов:

• документ містить дату або період надання послуг, виконання робіт чи оренди;

• письмовий договір прямо передбачає одностороннє документування;

• операцію відображено в бухгалтерському обліку в періоді її фактичного здійснення.

Односторонній порядок не застосовується до операцій із використанням публічних коштів, оренди державного або комунального майна, будівельного підряду, проектних і пошукових робіт, а також договорів пожертви, благодійної чи гуманітарної допомоги.

Товарний чек

Товарний чек може підтверджувати перелік переданих покупцеві товарів. Проте надрукований обліковою програмою нефіскальний чек не є автоматично фіскальним розрахунковим документом.

Коли операцію потрібно проводити через РРО або ПРРО, покупцеві має бути наданий саме розрахунковий документ установленої форми та змісту, створений зареєстрованим РРО/ПРРО. Накладна, товарний чек, квитанція банку чи сліп платіжного термінала не усувають обов’язку видати фіскальний чек.

Документ про оплату

Залежно від способу розрахунку оплату можуть підтверджувати:

• банківська виписка;

• платіжна інструкція;

• квитанція банку;

• прибутковий або видатковий касовий ордер у випадках, передбачених законодавством;

• фіскальний чек;

• документ платіжного термінала;

• документ оператора поштового переказу;

• фінансовий документ про зарахування або повернення коштів.

Документ про оплату необхідно пов’язати з конкретним рахунком, замовленням, накладною чи договором. У призначенні платежу бажано зазначати номер і дату документа, за яким здійснюється оплата.

Податкова накладна

Податкова накладна є спеціальним податковим документом платника ПДВ. Вона не замінює видаткову накладну, акт, транспортний документ або фіскальний чек і сама по собі не доводить фактичне передання товару чи надання послуги.

У разі повернення товару, повернення передоплати або зміни суми компенсації платник ПДВ складає розрахунок коригування до податкової накладної та забезпечує його реєстрацію в ЄРПН за правилами статті 192 Податкового кодексу.

РРО та ПРРО: коли потрібен фіскальний чек

Суб’єкти господарювання, які проводять розрахункові операції готівкою, платіжними картками, електронними платіжними засобами або іншими передбаченими законом способами, повинні провести операцію на повну суму через зареєстрований РРО/ПРРО та надати покупцеві паперовий або електронний фіскальний чек. Це правило поширюється також на інтернет-продажі та повернення товарів.

Фіскальний чек може бути:

• надрукований на папері;

• надісланий на номер телефону або електронну пошту покупця;

• наданий через QR-код на дисплеї пристрою з ПРРО;

• переданий іншим способом, який дає покупцеві змогу отримати та ідентифікувати електронний розрахунковий документ.

Форма і зміст чека повинні відповідати Положенню, затвердженому наказом Міністерства фінансів № 13. Відсутність обов’язкових реквізитів може означати, що сформований документ не відповідає вимогам до розрахункового документа.

Оплата на IBAN, карткою і через платіжне посилання

За роз’ясненням ДПС, коли продавець надає покупцеві повні реквізити поточного рахунку у форматі IBAN, а покупець здійснює звичайний переказ на цей рахунок без використання карткового еквайрингу, така оплата може не вважатися розрахунковою операцією, тому РРО/ПРРО може не застосовуватися.

Оплата платіжною карткою, через інтернет-еквайринг, платіжне посилання або POS-термінал є розрахунковою операцією і за загальним правилом потребує фіскального чека. При оплаті кількома частинами окремий чек формують на кожну розрахункову операцію.

Спосіб оплати потрібно визначати не за текстом, який бачить покупець, а за фактичним рухом коштів і технологією платежу. Позначення «оплата за реквізитами» не звільняє від РРО/ПРРО, якщо покупець фактично вводить дані картки на сторінці еквайрингу.

Продаж із доставкою

При повній передоплаті на поточний рахунок продавця за реквізитами IBAN фіскальний чек може не видаватися, але до відправлення потрібно додати документ на товар — наприклад, накладну або належно оформлений товарний чек.

При картковій передоплаті продавець повинен сформувати фіскальний чек і вкласти його у відправлення або передати покупцеві в електронній формі.

При післяплаті обов’язок щодо РРО/ПРРО залежить від договору з перевізником та порядку приймання і перерахування коштів. Якщо перевізник приймає оплату від покупця як фінансовий посередник і видає свій фіскальний чек, продавець додає до відправлення документи на товар. Якщо кошти передаються продавцеві в іншому порядку, необхідно окремо перевірити, хто і коли проводить розрахункову операцію. Кур’єр продавця, який приймає готівку або карткову оплату в місці доставки, повинен надати фіскальний чек на повну суму.

Практичний приклад. Інтернет-магазин приймає оплату двома способами. Покупцеві, який перерахував кошти безпосередньо на поточний рахунок за IBAN, магазин відправляє товар із видатковою накладною. Покупцеві, який сплатив ті самі кошти карткою через платіжну сторінку, магазин додатково формує фіскальний чек РРО/ПРРО. Сам факт зарахування обох платежів на один банківський рахунок не робить способи оплати однаковими для застосування РРО. Такий підхід наведений в офіційному роз’ясненні ДПС щодо інтернет-торгівлі та доставки.

Облік товарних запасів і документи про походження товару

Підприємство або ФОП, на якого поширюється пункт 12 статті 3 Закону про РРО, повинен вести облік товарних запасів і продавати лише товари, відображені в такому обліку. На початку перевірки необхідно надати паперові або електронні документи, які підтверджують облік і походження товарів, що перебувають у місці продажу.

Документами про походження можуть бути:

• прибуткова або видаткова накладна постачальника;

• ТТН або інший транспортний документ;

• митна декларація;

• акт закупівлі;

• фіскальний або товарний чек;

• документ внутрішнього переміщення;

• інвентаризаційний документ;

• інший документ, який ідентифікує постачальника, одержувача, дату, товар, кількість і вартість.

Для ФОП, на яких поширюється спеціальна форма обліку товарних запасів, записи та первинні документи ведуться за Порядком № 496. Документи можуть зберігатися в паперовій або електронній формі, але мають бути доступними під час перевірки.

Вимоги пункту 12 статті 3 Закону про РРО не поширюються на ФОП — платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, крім продавців:

• технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту;

• лікарських засобів і виробів медичного призначення;

• ювелірних та побутових виробів із дорогоцінних металів і каміння.

Це виключення стосується саме спеціальної вимоги Закону про РРО щодо товарного обліку. Воно не дозволяє приховувати доходи, продавати товари невідомого або незаконного походження чи порушувати вимоги спеціального законодавства.

Для підакцизних, імпортних, харчових, медичних, технічно складних та інших регульованих товарів первинні документи не замінюють ліцензій, акцизних марок, сертифікатів, декларацій відповідності, гарантійних документів, ветеринарних, санітарних, митних чи інших документів, передбачених для конкретної категорії продукції.

Електронні первинні документи

Електронний документ має таку саму юридичну природу, як паперовий, якщо він містить обов’язкові реквізити та належний електронний підпис або інший передбачений законом засіб ідентифікації автора. Оригіналом електронного документа є електронний примірник з обов’язковими реквізитами, зокрема електронним підписом автора або підписом, прирівняним законом до власноручного.

Первинні документи, які автоматично створює інформаційна система, можуть застосовуватися в бухгалтерському обліку за умови накладення електронного підпису або електронної печатки відповідно до законодавства про електронний документообіг і довірчі послуги.

Скан або фотографія паперового документа без електронного підпису не перетворюється на оригінал електронного документа. Це електронна копія паперового оригіналу, тому сам паперовий примірник потрібно зберігати, якщо він не був належно замінений електронним документом.

Система електронного архіву повинна забезпечувати:

• цілісність документа;

• захист від непомітного редагування;

• можливість установити автора і підписанта;

• збереження підпису та даних перевірки сертифіката;

• пошук документа за датою, контрагентом, номером і операцією;

• відтворення документа у читабельній формі;

• виготовлення паперової копії на вимогу контролюючого органу.

ТТН та документи для доставки

Товарно-транспортна накладна є основним документом на перевезення вантажів автомобільним транспортом. Вона може бути паперовою або електронною та повинна містити обов’язкові відомості про відправника, перевізника, одержувача, транспортний засіб, водія, пункти завантаження і розвантаження, вантаж, кількість та інші дані, установлені транспортним законодавством.

За чинними Правилами перевезення вантажів автомобільним транспортом:

• ТТН оформлюється незалежно від умов оплати за перевезення;

• вантажовідправник оформлює паперову ТТН у трьох примірниках;

• електронну ТТН підписують відповідальні особи вантажовідправника, перевізника або водія та вантажоодержувача;

• документи, передбачені для конкретного вантажу, додаються до ТТН;

• для окремих категорій вантажів діють спеціальні вимоги щодо температури, пакування, маркування, безпеки та супровідних документів.

ТТН підтверджує перевезення, але не підтверджує автоматично оплату, фіскалізацію або всі умови продажу. Для безпечного оформлення поставки її потрібно пов’язувати з договором, замовленням і видатковою накладною.

Документ поштового чи експрес-перевізника, який у побуті також називають ТТН, підтверджує приймання відправлення конкретним оператором. Підприємцю потрібно перевіряти, чи достатньо його реквізитів для відповідної операції та чи не потрібні додатково видаткова накладна, законодавча ТТН, документи на товар або фіскальний чек.

Оформлення повернення товару та коштів

Повернення має бути пов’язане з початковим продажем. У документах потрібно зазначити номер і дату первинного чека, накладної або замовлення, покупця, товар, кількість, ціну, суму, причину повернення і спосіб виплати коштів.

Для повернення зазвичай оформлюють:

1. заяву, претензію або інший документ покупця — коли це випливає з характеру повернення;

2. накладну чи акт повернення;

3. видатковий фіскальний чек, якщо початковий розрахунок проводився через РРО/ПРРО;

4. банківський або касовий документ про повернення коштів;

5. розрахунок коригування — якщо продавець є платником ПДВ і виникають підстави для коригування.

Кошти за операцією, проведеною карткою через РРО/ПРРО, за загальним правилом повертають у формі, яка відповідає початковому способу оплати, із належним оформленням розрахункової операції.

Споживач має право обміняти непродовольчий товар належної якості протягом чотирнадцяти днів, не рахуючи дня купівлі, якщо продавець не оголосив триваліший строк і дотримані передбачені законом умови щодо стану товару, його використання та підтвердження купівлі. Для товарів із затвердженого Кабінетом Міністрів переліку право на обмін або повернення належної якості обмежене. Закон № 1023-XII залишається чинним; новий Закон № 3153-IX ще не набрав чинності.

Повернення товару неналежної якості оформлюється з урахуванням окремих прав споживача, гарантійних строків, характеру недоліку та вимог статті 8 Закону про захист прав споживачів.

Зберігання документів і підготовка до перевірки

Строк зберігання залежить від виду документа, статусу платника і податкової операції:

Строк для податкових документів обчислюють із дня подання звітності, для складання якої їх використовували, а при неподанні — із граничного строку подання. Для документів, пов’язаних з іншим підконтрольним ДПС законодавством, строк обчислюється з дня операції, а для дозвільного документа — із дня завершення строку його дії. Строки можуть продовжуватися у випадках зупинення відліку давності, проведення перевірки, адміністративного чи судового оскарження.

Для ФОП конкретний строк потрібно визначати за категорією документа. Зокрема, 1825-денний строк застосовується до документів ФОП щодо виплат нерезидентам, передбачених пунктом 141.4 Податкового кодексу, а до інших документів можуть застосовуватися 1095 днів. Документи не слід знищувати, якщо вони стосуються незавершеної перевірки, спору, оскарження, кримінального провадження або періоду із зупиненим строком давності.

Для кожної операції доцільно зберігати єдиний електронний комплект:

• договір або замовлення;

• рахунок;

• документ передання товару або приймання послуги;

• ТТН чи документ перевізника;

• фіскальний чек;

• банківський або касовий документ;

• податкову накладну та розрахунок коригування;

• листування щодо погодження, доставки, претензії чи повернення;

• документи про походження, якість і відповідність товару.

Основні штрафні ризики

За непроведення розрахункової операції через РРО/ПРРО, проведення її на неповну суму або ненадання належного розрахункового документа застосовується фінансова санкція:

• 100% суми операції — за перше порушення;

• 150% суми операції — за кожне наступне порушення.

За реалізацію необлікованих товарів або ненадання під час перевірки документів, які підтверджують облік товарів у місці продажу, санкція становить вартість таких товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Передбачене законом виключення для окремих ФОП-єдинників не поширюється на продавців технічно складної побутової техніки, лікарських засобів, медичних виробів і ювелірної продукції.

Незабезпечення зберігання первинних документів або ненадання їх контролюючому органу у передбачених законом випадках тягне штраф 1020 гривень, а повторне протягом року порушення — 2040 гривень. Для окремих ФОП — платників єдиного податку, які не є платниками ПДВ, передбачене обмежене звільнення щодо незберігання документів, які підтверджують саме витрати на придбання товарів чи послуг. Воно не скасовує обов’язку зберігати документи про доходи, розрахункові операції, спеціальні категорії товарів та інші документи, передбачені законом.

Наявність правильно оформленого документа не захищає операцію, яка фактично не відбулася. Під час перевірки оцінюються не лише форми, а й реальність руху товару, надання послуги, оплата, можливості сторін виконати договір та узгодженість усіх документів.

Як Торгсофт формує рахунки, видаткові накладні, акти, чеки, повернення, оплати й ТТН з даних продажу

У Торгсофт передбачений режим торгівлі з випискою рахунка, у якому пов’язуються рахунок, видаткова накладна, оплата та повернення. На підставі даних продажу можна формувати й друкувати рахунок, видаткову накладну, товарний чек, акт виконаних робіт для послуг або для товарів і послуг, ТТН та документи повернення. Для видаткових накладних застосовуються шаблони відповідно до типу документа, а інформація про оплату пов’язується з рахунком і накладною.

Це дає змогу використовувати однакові дані про клієнта, товар, кількість, ціну, суму, умови доставки й оплату в пов’язаних документах, а не переносити їх вручну між різними файлами. Такий підхід зменшує ризик, що в рахунку буде одна сума, у видатковій накладній — інша кількість, а оплата залишиться не пов’язаною з конкретним відвантаженням.

Для розрахункових операцій у Торгсофт передбачена робота з фіскальними реєстраторами та ПРРО, зокрема формування чеків продажу і повернення. Окремі можливості потребують відповідної ліцензії, підключення або активації додаткової функції. У режимі Гібрид програма підтримує продаж, повернення, друк звичайного та фіскального чека і роботу з ПРРО за наявності необхідної опції.

Інтеграції з поштовими операторами дають змогу створювати накладні відправлень, друкувати ярлики, об’єднувати накладні в реєстри та відстежувати статус доставки без повторного внесення основних даних. У довідці Торгсофт описане формування документів і відстеження відправлень Нової пошти та Укрпошти.

Перед використанням шаблонів потрібно перевірити реквізити підприємця, назви товарів і послуг, одиниці виміру, ставки ПДВ, ознаки фіскальності, способи оплати, склади, нумерацію та підписи. Програма допомагає сформувати й пов’язати документи, але не замінює перевірку договору, фактичного змісту операції, електронних підписів, ліцензій, сертифікатів і спеціальних вимог до конкретного товару.

Контрольний список перед перевіркою

1. Для кожного продажу можна простежити шлях від замовлення до оплати й відвантаження.

2. Найменування, кількість, ціна, сума та ставка ПДВ однакові в пов’язаних документах.

3. Рахунки не використовуються як єдине підтвердження відвантаження або послуги.

4. Для карткових, готівкових та інших розрахункових операцій сформовано фіскальні чеки.

5. Банківські перекази на IBAN відокремлені від карткових платежів та еквайрингу.

6. Товари в місці продажу відображені в обліку, а документи про їх походження доступні.

7. Повернення пов’язане з початковим продажем і підтверджене накладною, чеком та документом про виплату.

8. Для платників ПДВ сформовані податкові накладні й розрахунки коригування.

9. Електронні оригінали мають належні електронні підписи, а скани не підміняють паперові оригінали.

10. Документи зберігаються не менше строку, установленого для відповідної категорії.

11. Шаблони облікової програми містять чинні реквізити підприємця і відповідають фактичному змісту операцій.

12. Документи можна швидко знайти за датою, контрагентом, номером рахунка, накладної, чека або відправлення.

Офіційні джерела

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV — статті 1, 8, 9: первинні документи, обов’язкові реквізити, електронна форма, відповідальність за оформлення.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/996-14

2. Закон України від 24.02.2026 № 4791-IX — зміни до статті 9 Закону № 996-XIV щодо документування послуг, робіт та оренди документом із реквізитами сторони-виконавця.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/4791-20

3. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 — розділ 2: первинні документи, мова, реквізити, підписання та електронні документи.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/z0168-95

4. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — статті 44, 121, 192, 201: документальне підтвердження податкового обліку, строки зберігання, штрафи, податкові накладні та розрахунки коригування.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/2755-17

5. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР — статті 2, 3, 9, 10, 17, 20: розрахункові операції, фіскальні чеки, товарний облік і фінансові санкції.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/265/95-%D0%B2%D1%80

6. Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 — розділи II–III: обов’язкові реквізити фіскального касового і видаткового чеків.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/z0220-16

7. Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496 — форма обліку та документи про походження товарів.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/z1411-21

8. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV — статті 5–8, 13: реквізити, оригінал, юридична сила і зберігання електронного документа.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15

9. Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII — правила застосування електронних підписів і печаток.
   https://zakon.rada.gov.ua/go/2155-19

10. Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Міністерства транспорту України від 14.10.1997 № 363 — розділи 10–11 та додаток 7: оформлення паперової й електронної ТТН.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/z0128-98

11. Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 № 1023-XII — статті 8, 9, 10: права при недоліках товару, обмін товару належної якості, вимоги до робіт і послуг.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/1023-12

12. Постанова Кабінету Міністрів України від 19.03.1994 № 172 — чинний перелік товарів належної якості, що не підлягають обміну або поверненню.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/172-94-%D0%BF

13. Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 31.12.2015 № 1307 — складання податкових накладних і розрахунків коригування.
    https://zakon.rada.gov.ua/go/z0137-16