Фактична перевірка проводиться без попередження безпосередньо в магазині, кафе, офісі, на складі, у пункті видачі або в іншому місці ведення діяльності. Інспектори можуть розпочати її лише за наявності передбаченої Податковим кодексом підстави, належно оформленого наказу, направлень і службових посвідчень. Підприємець має перевірити ці документи, зафіксувати початок перевірки, викликати відповідальну особу, бухгалтера або адвоката та не перешкоджати законним діям інспекторів.
Основний захист бізнесу забезпечують не усні пояснення, а документи та належний облік: правильні фіскальні чеки, щоденні Z-звіти, первинні документи на товар, облік товарних запасів, оформлені працівники, чинні ліцензії, правильні касові операції, можливість безготівкової оплати та відповідність адрес у документах, РРО/ПРРО, ліцензіях і формі № 20-ОПП. Незаконна відмова у допуску може спричинити адміністративний арешт майна, а для торгівців підакцизними товарами — припинення дії ліцензії.
Що таке фактична перевірка
Фактична перевірка проводиться за місцем, де платник податків реально здійснює діяльність або де розташовані його господарські об’єкти. Її предметом можуть бути:
-
розрахункові операції та застосування РРО/ПРРО;
-
видача покупцям розрахункових документів;
-
ведення касових операцій;
-
наявність ліцензій, дозволів та інших обов’язкових документів;
-
виробництво, зберігання та обіг підакцизних товарів;
-
забезпечення можливості безготівкової оплати;
-
оформлення трудових відносин із працівниками;
-
фактичне ведення підприємницької діяльності без державної реєстрації;
-
товарний облік та документи на товари, що знаходяться в місці продажу.
Фактична перевірка не є документальною перевіркою всієї господарської діяльності підприємця. Інспектори не повинні безпідставно перетворювати її на повну перевірку декларацій, річного доходу, всіх банківських операцій або всього архіву підприємства. Водночас документи, безпосередньо пов’язані з предметом фактичної перевірки, можуть бути витребувані та досліджені. Тому категорична відмова показувати будь-які документи суперечить обов’язкам платника податків.
Воєнний стан сам по собі не забороняє проведення фактичних перевірок. Для перевірок, які проводяться під час воєнного стану, мають існувати безпечні умови доступу до територій, приміщень, документів, товарних залишків, каси та інших об’єктів перевірки.
На яких підставах може прийти фактична перевірка
Наказ про фактичну перевірку може бути виданий лише за наявності хоча б однієї підстави, прямо передбаченої пунктом 80.2 Податкового кодексу. До них, зокрема, належать:
-
інформація, отримана під час перевірки іншого платника податків;
-
інформація державного органу або органу місцевого самоврядування про можливе порушення;
-
письмове звернення покупця про порушення порядку проведення розрахунків, відмову видати чек або забезпечити безготівкову оплату;
-
неподання обов’язкової звітності щодо РРО/ПРРО або подання звітності з нульовими показниками за наявності інформації про діяльність;
-
інформація про можливі порушення у сфері виробництва та обігу спирту, алкоголю, тютюнових виробів, рідин для електронних сигарет або пального;
-
виявлення порушення під час попередньої перевірки;
-
інформація про неоформлених працівників, виплату зарплати без оподаткування або ведення діяльності без державної реєстрації.
Перед фактичною перевіркою інспектори можуть здійснити контрольну розрахункову операцію. Це означає, що покупка вже могла бути проведена, а факт невидачі чека — зафіксований до моменту пред’явлення наказу та направлень.
Перші дії після появи інспекторів
-
Припиніть неслужбові розмови та запросіть керівника, ФОП, адміністратора або іншу особу, яка має повноваження представляти бізнес.
-
Повідомте бухгалтера, адвоката або іншого фахівця, відповідального за супровід перевірок.
-
Увімкніть відкриту відео- або аудіофіксацію. Податковий кодекс прямо дозволяє платнику відкрито застосовувати фото-, відео- та звукозапис під час перевірки. Фіксація не повинна перешкоджати законним діям інспекторів.
-
Попросіть пред’явити службові посвідчення, направлення та вручити копію наказу.
-
Запишіть прізвища, посади, номери посвідчень, дату та точний час прибуття кожного інспектора.
-
Перевірте, чи всі особи, які мають намір проводити перевірку, зазначені в направленнях.
-
Зробіть копії або фотографії наказу, направлень і посвідчень.
-
Зареєструйте перевірку у внутрішньому журналі, якщо підприємство його веде.
Фактичну перевірку мають проводити дві або більше посадові особи ДПС у присутності керівника, представника платника або особи, яка фактично здійснює розрахункові операції.
Які документи повинні пред’явити інспектори
| Документ | Що потрібно перевірити |
|---|---|
| Службове посвідчення | ПІБ, посада, фотографія, строк дії, відповідність даним у направленні |
| Направлення | Дату видачі, орган ДПС, реквізити наказу, назву або ПІБ платника, адресу об’єкта, вид перевірки, підставу, дату початку, тривалість, ПІБ і посади інспекторів, підпис керівника та печатку |
| Копія наказу | Дату і номер, орган ДПС, назву або ПІБ платника, податкові реквізити, адресу об’єкта, вид і мету перевірки, законну підставу, дату початку, тривалість і період діяльності, який перевірятиметься, підпис уповноваженої особи |
Направлення є дійсним лише щодо тих посадових осіб, які в ньому зазначені. Заміна інспектора, відсутність його прізвища або невідповідність посвідчення направленню потребують окремої правової оцінки.
Відсутність хоча б одного з обов’язкових документів або неналежне оформлення наказу, направлення чи посвідчення може бути законною підставою для недопуску. Відмова з інших причин не допускається.
Не кожна неточність автоматично робить наказ незаконним. Верховний Суд у постанові від 26 березня 2024 року у справі № 420/9909/23 зазначив, що за певних умов посилання в наказі на конкретний підпункт пункту 80.2 Податкового кодексу може бути мінімально достатнім, якщо цей підпункт передбачає одну фактичну підставу. Об’єктивне існування підстави перевіряється судом. Тому рішення про недопуск не слід приймати лише через відсутність докладного опису всієї отриманої ДПС інформації.
Як оформлювати допуск або відмову
Особа, яка допускає інспекторів, розписується у направленні із зазначенням свого ПІБ, посади, дати й часу ознайомлення.
Відмова поставити підпис у направленні не зупиняє перевірку. Інспектори складають акт про відмову від підпису, після чого можуть розпочати перевірку.
Якщо існує законна підстава для недопуску, потрібно:
-
письмово зазначити конкретний дефект кожного документа;
-
послатися на пункт 81.1 Податкового кодексу;
-
вручити інспекторам письмове рішення або пояснення про причини недопуску;
-
вимагати свій примірник акта про відмову;
-
провести безперервну відеофіксацію;
-
не застосовувати фізичний опір і не приховувати майно;
-
невідкладно передати матеріали адвокату.
У разі відмови у допуску інспектори складають у двох примірниках акт із зазначенням заявлених причин. Один примірник має бути вручений платнику або його представнику. Платник має право надати письмові пояснення до такого акта.
Незаконна відмова у допуску може стати підставою для адміністративного арешту майна. Для суб’єктів, які працюють із підакцизними товарами, акт про незаконну відмову може також стати підставою для припинення дії ліцензії.
Що можуть робити інспектори
У межах предмета фактичної перевірки посадові особи ДПС можуть:
-
спостерігати за проведенням продажів і розрахунків;
-
проводити хронометраж господарських операцій;
-
перевіряти РРО/ПРРО, фіскальні чеки та Z-звіти;
-
перевіряти касові операції;
-
вимагати проведення інвентаризації товарів, основних засобів і коштів;
-
знімати фактичні залишки товару та готівки;
-
перевіряти первинні документи, пов’язані з предметом перевірки;
-
перевіряти ліцензії та документи щодо підакцизних товарів;
-
перевіряти документи про оформлення працівників;
-
застосовувати відкриту фото-, відео- та аудіофіксацію.
Фраза «сейф не відкриваємо, бо немає ключів» не є самостійним способом захисту. Якщо сейф або інше місце зберігання знаходиться у господарському приміщенні та використовується для зберігання товару, виручки або документів, відмова забезпечити доступ може бути оцінена як перешкоджання перевірці чи інвентаризації. Житло громадян не належить до приміщень, доступ до яких надається в межах звичайної податкової перевірки.
Для ліцензіатів, які працюють із підакцизними товарами, відмова провести інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей під час фактичної перевірки може бути окремою підставою для припинення дії ліцензії.
Як відповідати на запитання інспекторів
Платник податків має право бути присутнім під час перевірки, надавати пояснення, знайомитися з матеріалами, отримувати акт і підписувати його із застереженнями. Закон не вимагає давати неперевірені або приблизні відповіді.
Під час спілкування слід дотримуватися таких правил:
-
повідомляти лише відомі та перевірені факти;
-
не здогадуватися і не припускати;
-
не пояснювати дії бухгалтера, працівника або контрагента без перевірки документів;
-
на складні запитання просити надати письмовий запит;
-
письмові пояснення готувати після перевірки фактів і документів;
-
не підписувати текст, складений інспектором, якщо формулювання не відповідає фактичним обставинам;
-
не робити заяв про «неофіційні» продажі, особисті кошти або неоформлених працівників без точного розуміння змісту запитання;
-
не надавати завідомо неправдивих відомостей.
Працівники повинні правдиво назвати своє ім’я, посаду, роботодавця та функції. Відповіді працівника мають відповідати наказу про прийняття на роботу, трудовому договору, посадовим обов’язкам і табелю робочого часу.
Як передавати документи
Інспектори мають право отримувати документи, пов’язані з предметом фактичної перевірки. Під час фактичної перевірки такі документи надаються на належно оформлену письмову вимогу, у якій повинні бути визначені конкретний перелік документів, правова підстава та строк надання.
Документи слід передавати за описом, у якому зазначаються:
-
назва кожного документа;
-
номер і дата;
-
кількість сторінок;
-
форма надання — оригінал, копія або електронний документ;
-
дата і час передання;
-
ПІБ особи, яка передала документи;
-
ПІБ інспектора, який їх отримав.
Доцільно передавати належним чином засвідчені копії, якщо закон прямо не вимагає оригіналу. Оригінали не слід залишати інспекторам без документа, який підтверджує їх отримання.
Якщо інспектори відмовляються прийняти документи, копії можна передати безпосередньо до органу ДПС, який призначив перевірку, або надіслати рекомендованим відправленням з описом вкладення. Документи, які не були прийняті під час перевірки, також потрібно додати до заперечень на акт.
РРО та ПРРО: що перевірити до приходу ДПС
Суб’єкт господарювання, для якого застосування РРО/ПРРО є обов’язковим, повинен:
-
проводити розрахункову операцію на повну суму;
-
використовувати зареєстрований і належно налаштований РРО/ПРРО;
-
видавати покупцю паперовий або електронний фіскальний чек;
-
видавати чек і за інтернет-замовленням, коли оплата є розрахунковою операцією;
-
правильно зазначати форму оплати;
-
програмувати назву, кількість і ціну товару;
-
оформлювати повернення через відповідну розрахункову операцію;
-
створювати щоденний фіскальний звітний чек, якщо протягом дня проводилися розрахункові операції;
-
своєчасно повідомляти ДПС про несправність РРО або ПРРО;
-
дотримуватися правил роботи в офлайн-режимі;
-
зберігати необхідні контрольні дані та документи.
Фіскальний чек має містити всі обов’язкові реквізити, визначені Положенням № 13. Особливу увагу потрібно звернути на:
-
правильне найменування суб’єкта господарювання;
-
назву та адресу господарської одиниці;
-
податковий номер;
-
назву товару або послуги;
-
кількість, ціну та загальну суму;
-
ставку і суму ПДВ або акцизного податку, якщо вони застосовуються;
-
форму та засіб оплати;
-
фіскальний номер документа;
-
дату і час операції;
-
QR-код та інші реквізити, передбачені чинною формою чека.
Назва й адреса господарської одиниці у чеку повинні узгоджуватися з документами на приміщення, даними РРО/ПРРО та інформацією про об’єкт, поданою за формою № 20-ОПП.
Для підакцизних товарів у РРО/ПРРО потрібно програмувати код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД, назву, ціну та кількість. Під час роздрібного продажу алкогольних напоїв у передбачених законом випадках у чеку відображається цифрове значення штрихового коду марки акцизного податку.
Для ФОП — платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, закон допускає спрощене зазначення назви товару із відображенням його належності до відповідної групи. Це послаблення не поширюється, зокрема, на підакцизні товари, технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, медичні вироби та ювелірні вироби.
Продаж через інтернет і доставка
Обов’язок видати розрахунковий документ поширюється також на товари та послуги, замовлення або оплата яких здійснюються через інтернет. Покупець повинен отримати паперовий або електронний чек під час отримання товару чи послуги у випадках, коли операція підлягає фіскалізації.
Для післяплати потрібно визначити за договором із поштовим або логістичним оператором:
-
хто приймає кошти від покупця;
-
від чийого імені оператор здійснює приймання платежу;
-
хто зобов’язаний сформувати розрахунковий документ;
-
коли продавець отримує кошти;
-
який документ отримує покупець;
-
як оформлюються повернення та відмова від посилки.
Сам факт передання товару перевізнику не завжди звільняє продавця від застосування РРО/ПРРО. Платіжна та договірна модель повинна бути документально визначена, а дані замовлення, чека, відправлення і повернення — узгоджені між собою.
Готівка та касові операції
Уся готівка, отримана суб’єктом господарювання, повинна бути своєчасно та в повній сумі оприбуткована. ФОП не ведуть касової книги, але повинні вести облік доходів у порядку, встановленому Податковим кодексом, та дотримуватися правил застосування РРО/ПРРО. Юридичні особи ведуть касову книгу та встановлюють ліміт каси відповідно до Положення НБУ № 148.
Готівка, яка вноситься до місця проведення розрахунків і не є виручкою, реєструється через РРО операцією «службове внесення». Готівка, яка вилучається з місця розрахунків і не пов’язана з поверненням товару покупцем, реєструється операцією «службова видача».
Особисті кошти ФОП не стають автоматично виручкою лише через те, що належать підприємцю. Однак зберігання особистої готівки в касовій скриньці, сейфі магазину або разом із торговою виручкою створює ризик спору щодо походження коштів. Особисті кошти потрібно зберігати окремо, мати документальне підтвердження їх походження, а внесення до місця розрахунків проводити як «службове внесення».
Закон не встановлює для кожного ФОП загального обов’язку щодня здавати всю виручку до банку. Проте юридичні особи повинні дотримуватися встановленого ліміту каси, а всі суб’єкти господарювання — обмежень щодо готівкових розрахунків і правил оприбуткування готівки.
Під час перевірки доцільно мати:
-
звіт про продажі за день;
-
дані РРО/ПРРО;
-
інформацію про службові внесення та видачі;
-
документи про інкасацію;
-
касові документи юридичної особи;
-
пояснення щодо кожної суми, яка не є торговою виручкою.
Товарні залишки та документи про походження товару
Суб’єкти господарювання повинні вести облік товарних запасів і продавати лише обліковані товари у випадках, визначених Законом про РРО. На початку перевірки потрібно надати документи, що підтверджують облік і походження товарів, які знаходяться у місці продажу.
Такими документами можуть бути:
-
видаткові та товарно-транспортні накладні;
-
акти приймання-передачі;
-
закупівельні акти;
-
митні декларації;
-
фіскальні та товарні чеки;
-
документи про власне виробництво;
-
документи про внутрішнє переміщення;
-
інвентаризаційні описи;
-
інші первинні документи, які підтверджують надходження товару.
Обов’язок за пунктом 12 статті 3 Закону про РРО не поширюється на ФОП — платників єдиного податку, які не є платниками ПДВ, крім тих, хто продає підакцизні товари, технічно складні побутові товари з гарантією, лікарські засоби, медичні вироби або ювелірні вироби.
ФОП, на яких поширюється обов’язок вести облік товарних запасів, ведуть Форму обліку за наказом Мінфіну № 496. Облік може вестися у паперовому або електронному вигляді. Записи здійснюються на підставі первинних документів, а документи мають бути доступні у місці продажу.
Якщо в одному приміщенні працюють декілька ФОП або юридичних осіб, необхідно забезпечити:
-
окремі товарні залишки;
-
окремі документи на товар;
-
окремі РРО/ПРРО;
-
окремі рахунки та платіжні засоби;
-
чітке маркування зон зберігання;
-
відповідність продавця, зазначеного у чеку, фактичному власнику товару.
Безготівкова оплата
Підприємець повинен забезпечити покупцю можливість розрахуватися безготівково, якщо на нього поширюються вимоги постанови Кабінету Міністрів № 894. Етапний графік уже охоплює торговців у населених пунктах із чисельністю населення менше ніж 5 тисяч осіб.
До завершення тримісячного строку після припинення або скасування воєнного стану відтермінування передбачене, зокрема, для:
-
ФОП — платників єдиного податку першої групи;
-
торгівлі через торговельні автомати;
-
виїзної та виносної торгівлі;
-
продажу власноруч вирощеної або відгодованої продукції.
Окремі винятки діють на територіях бойових дій і тимчасово окупованих територіях та протягом визначеного періоду після завершення бойових дій або деокупації.
Інформація про відмову прийняти картку або інший електронний платіж може стати підставою для фактичної перевірки. Підприємець повинен забезпечити працездатність платіжного рішення та навчити продавців правильно проводити оплату і відображати її у фіскальному чеку.
Працівники
До роботи не можна допускати працівника без:
-
оформленого трудового договору;
-
наказу або розпорядження про прийняття на роботу;
-
повідомлення ДПС до початку роботи;
-
документів про умови праці та робочий час;
-
нарахування зарплати, податків і єдиного внеску.
Під час фактичної перевірки інспектори можуть перевіряти:
-
особи працівників;
-
фактичні функції кожної особи;
-
трудові договори та накази;
-
повідомлення про прийняття;
-
табелі робочого часу;
-
документи про нарахування і виплату зарплати;
-
цивільно-правові договори;
-
документи осіб, які здійснюють продаж або розрахункові операції.
Цивільно-правовий договір не захищає від претензій, якщо фактично особа постійно виконує трудову функцію, підпорядковується внутрішньому розпорядку, працює за графіком роботодавця та отримує систематичну оплату за процес роботи.
За фактичний допуск працівника без оформлення трудового договору стаття 265 Кодексу законів про працю передбачає штраф у десятикратному розмірі мінімальної заробітної плати за кожного працівника. До юридичних осіб і ФОП — платників єдиного податку першої–третьої груп за перше таке порушення застосовується попередження. Повторне порушення протягом двох років тягне штраф у тридцятикратному розмірі мінімальної зарплати за кожного працівника.
Ліцензії та підакцизні товари
Під час продажу алкоголю, тютюнових виробів, рідин для електронних сигарет або пального потрібно перевірити:
-
наявність чинної ліцензії на відповідний вид діяльності;
-
відповідність адреси місця торгівлі ліцензійним даним;
-
своєчасність внесення платежів за ліцензію;
-
наявність та справжність акцизного маркування;
-
правильність програмування товару в РРО/ПРРО;
-
дотримання обмежень щодо віку покупців;
-
дотримання встановленого часу та місця торгівлі;
-
документи про походження товару;
-
фактичні залишки;
-
дотримання правил зберігання;
-
відповідність середньої щомісячної заробітної плати вимогам Закону № 3817-IX, якщо ці вимоги поширюються на ліцензіата.
Закон № 3817-IX передбачає припинення дії ліцензії, зокрема, у разі незаконної відмови допустити інспекторів до перевірки, відмови провести інвентаризацію та низки інших порушень, установлених статтею 46. Рішення про припинення ліцензії може бути оскаржене в адміністративному або судовому порядку. Якщо рішення скасоване на користь ліцензіата, ліцензія вважається чинною з дати її припинення.
Тривалість перевірки
Загальна тривалість фактичної перевірки не повинна перевищувати 10 діб. Продовження можливе не більш як на 5 діб за рішенням керівника контролюючого органу, зокрема, за заявою підприємця про необхідність подати документи або у зв’язку зі змінним чи підсумованим обліком робочого часу.
Потрібно фіксувати:
-
дату і час початку;
-
щоденний час перебування інспекторів;
-
перерви;
-
перелік проведених дій;
-
усі письмові вимоги;
-
дату і підставу продовження;
-
дату фактичного завершення.
Як підписувати акт
Акт за результатами фактичної перевірки складається у двох примірниках, підписується інспекторами та реєструється не пізніше наступного робочого дня після закінчення перевірки. Акт підписується також особою, яка проводила розрахункові операції, платником або його законним представником.
Відмова підписати акт не скасовує його і не зупиняє подальше прийняття рішення ДПС. Якщо з висновками немає згоди, доцільно підписати акт із застереженням, наприклад:
«Акт отримано. Із висновками та викладеними обставинами не погоджуюсь. Письмові заперечення і додаткові документи будуть подані у строк, передбачений Податковим кодексом України».
Перед підписанням потрібно:
-
прочитати весь акт і додатки;
-
перевірити кількість сторінок;
-
закреслити вільні місця;
-
зазначити відсутні документи та пояснення;
-
описати процедурні порушення;
-
отримати свій примірник;
-
зафіксувати дату отримання.
Заперечення та оскарження
Заперечення, додаткові документи і пояснення подаються до органу ДПС, який проводив перевірку, протягом 10 робочих днів із дня, наступного за днем отримання акта. До заперечень можна додати документи про відсутність вини, пом’якшуючі обставини та обставини, що звільняють від фінансової відповідальності.
У запереченнях потрібно окремо викласти:
-
порушення під час призначення перевірки;
-
недоліки наказу або направлень;
-
вихід інспекторів за межі предмета перевірки;
-
неправильний опис фактичних обставин;
-
документи, які інспектори не врахували;
-
неправильну правову кваліфікацію;
-
помилки у розрахунках;
-
відсутність вини;
-
вимогу вилучити необґрунтовані висновки з акта.
Акт перевірки сам по собі не створює обов’язку сплатити штраф. Фінансові санкції визначаються податковим повідомленням-рішенням або іншим рішенням уповноваженого органу.
Скарга на податкове повідомлення-рішення подається до контролюючого органу вищого рівня протягом 10 календарних днів, що настають за днем отримання рішення. Судове оскарження здійснюється за правилами адміністративного судочинства; строки залежать від обраного порядку захисту, тому після отримання рішення не слід відкладати звернення до юриста.
Основні санкції, які можуть застосовуватися
| Порушення | Можливий наслідок |
|---|---|
| Непроведення розрахунку через РРО/ПРРО, проведення не на повну суму або невидача належного чека | 100% вартості операції за перше порушення; 150% — за кожне наступне |
| Продаж необлікованого товару або відсутність документів у випадках, коли вони обов’язкові | Вартість необлікованих товарів за цінами реалізації, але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян |
| Непрограмування підакцизного товару з кодом УКТ ЗЕД | 300 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян |
| Неоформлений працівник | 10 мінімальних зарплат за кожного працівника; для платників єдиного податку першої–третьої груп за перше порушення — попередження; за повторне порушення протягом двох років — 30 мінімальних зарплат |
| Незаконна відмова у допуску | Акт про недопуск, можливий адміністративний арешт майна |
| Незаконна відмова ліцензіата у допуску або проведенні інвентаризації | Можливе припинення дії ліцензії |
Повний розмір відповідальності за порушення РРО знову застосовується після завершення періоду тимчасово зменшених санкцій. Окреме звільнення від відповідальності за порушення Закону про РРО передбачене для операцій на визначених законом тимчасово окупованих територіях і територіях бойових дій, крім порушень під час продажу підакцизних товарів. Застосування такого звільнення залежить від офіційного статусу території та періоду порушення.
Внутрішній чек-лист готовності бізнесу
До кожної торгової точки доцільно підготувати окрему папку або захищений електронний каталог із такими матеріалами:
-
витягом або відомостями про державну реєстрацію;
-
документами на приміщення;
-
підтвердженням подання форми № 20-ОПП;
-
реєстраційними даними РРО/ПРРО;
-
чинними ліцензіями;
-
останніми Z-звітами;
-
інструкцією на випадок несправності РРО/ПРРО;
-
первинними документами на товар;
-
Формою обліку товарних запасів, якщо вона обов’язкова;
-
документами про внутрішні переміщення;
-
матеріалами інвентаризацій;
-
наказами про прийняття працівників;
-
підтвердженнями повідомлень ДПС;
-
табелями робочого часу;
-
документами щодо платіжного термінала або іншого засобу безготівкової оплати;
-
контактами керівника, бухгалтера й адвоката;
-
короткою письмовою інструкцією для продавців.
Щоденний внутрішній контроль повинен охоплювати звірку продажів, фіскальних чеків, форм оплати, Z-звіту, повернень, службових внесень і видач, фактичної готівки, товарних залишків та документів про рух товару.
Як підготувати облік у Торгсофт
У Торгсофт передбачена робота з фіскальними реєстраторами та програмними РРО. Програма дозволяє формувати фіскальні чеки під час продажу і повернення, виконувати операції «Внесення готівки» та «Вилучення готівки», анулювати помилковий чек і формувати Z-звіт. Для роботи з ПРРО у Торгсофт Hybrid передбачене окреме підключення та налаштування програмного РРО.
Для товарного обліку Торгсофт містить операції приходу, повернення постачальнику, внутрішнього переміщення, списання та інвентаризації. У програмі доступні стан і рух товару, реєстр прихідних накладних, журнал складських документів, перелік приходів і витрат, а також Форма ведення обліку товарних запасів. Ці дані дають змогу звірити фактичний залишок із первинними документами та встановити рух кожної товарної позиції.
Для контролю каси можна використовувати звіт по касі за день, рух коштів, підсумки каси та покупюрну перевірку залишку. Результати перевірки каси зберігаються, а права продавців на перегляд залишків і виконання окремих операцій можна обмежувати налаштуваннями ролей. Протокол дій користувачів і журнал змін документів допомагають встановити, хто і коли виконав операцію.
Дані програми повинні регулярно звірятися з фіскальними даними, банківськими виписками, платіжним терміналом і первинними документами. Наявність операції в обліковій програмі не замінює належно оформленої накладної, фіскального чека, ліцензії або іншого документа, передбаченого законом.
Офіційні джерела
-
Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI
Ключові норми: статті 17, 20, 44, 75, 80–86, 94; пункт 69 підрозділу 10 розділу XX.
https://zakon.rada.gov.ua/go/2755-17 -
Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР
Ключові норми: статті 2, 3, 5, 9, 15, 17, 20; пункти 14 і 15 розділу II.
https://zakon.rada.gov.ua/go/265/95-%D0%B2%D1%80 -
Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів…»
Ключові норми: розділ II Положення, форми фіскальних чеків.
https://zakon.rada.gov.ua/go/z0220-16 -
Наказ Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547 «Про затвердження порядків щодо реєстрації реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій»
Ключові норми: застосування РРО, операції «службове внесення» та «службова видача».
https://zakon.rada.gov.ua/go/z0918-16 -
Наказ Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку»
Ключові норми: розділи I–II, Форма ведення обліку товарних запасів.
https://zakon.rada.gov.ua/go/z1411-21 -
Постанова Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні»
Ключові норми: пункти 11, 38–39 та інші правила оприбуткування готівки, касової книги і ліміту каси.
https://zakon.rada.gov.ua/go/v0148500-17 -
Постанова Кабінету Міністрів України від 29.07.2022 № 894 «Про встановлення строків, до настання яких торговці повинні забезпечити можливість здійснення безготівкових розрахунків»
https://zakon.rada.gov.ua/go/894-2022-%D0%BF -
Наказ Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588 «Про затвердження Порядку обліку платників податків і зборів»
Ключові норми: розділ VIII, повідомлення за формою № 20-ОПП.
https://zakon.rada.gov.ua/go/z1562-11 -
Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII
Ключові норми: статті 21, 24, 265.
https://zakon.rada.gov.ua/go/322-08 -
Постанова Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу»
https://zakon.rada.gov.ua/go/413-2015-%D0%BF -
Закон України від 18.06.2024 № 3817-IX «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального»
Ключові норми: статті 35–46, зокрема стаття 46 про припинення дії ліцензій.
https://zakon.rada.gov.ua/go/3817-20 -
Постанова Верховного Суду від 26.03.2024 у справі № 420/9909/23, провадження № К/990/67/24
Правова позиція щодо достатності зазначення підстав фактичної перевірки у наказі.
https://reyestr.court.gov.ua/Review/118274531
Товарооблікова програма для бухгалтера
Облік і контроль торгівлі в одній системі
Торгсофт збирає та пов’язує дані про рух товару, продажі, оплати й первинні документи, тому кожну суму можна перевірити за конкретною операцією.
- Рух товару Проведіть прихід, продаж, повернення, списання, переміщення та інвентаризацію.
- Форма обліку товарних запасів Формуйте її за наказом Мінфіну № 496 на підставі приходів, реалізацій, повернень і списань.
- Податкові накладні Ведіть накладні з різними ставками ПДВ та експортуйте XML-файли для M.E.Doc або Арт-Звіт.
Перевірити на власних бізнес-процесах
Демоверсія доступна 30 днів. Під час консультації можна уточнити, чи відповідає Торгсофт вашій схемі обліку.

Повернутися до попереднього кроку