Riadenie maloobchodnej predajne: tovar, pokladňa a personál

Ako môže majiteľ kontrolovať maloobchodnú predajňu: tovar, pokladňu, nákup a personál

Majiteľ vidí skutočný stav predajne vtedy, keď zamestnanci zaznamenávajú každý pohyb tovaru a peňazí v jednom systéme. Pracovník zodpovedný za tovar eviduje príjem. Pokladník spracúva predaj a vrátenie tovaru. Zamestnanec počíta tovar počas inventúry. Torgsoft prepája tieto operácie s tovarom, skladmi, dodávateľmi, zákazníkmi a používateľmi.

Ak zamestnanec vynechá operáciu alebo vyberie nesprávny sklad, výkaz zopakuje túto chybu. Preto sa kontrola predajne začína pracovnými pravidlami: kto vytvára kartu tovaru, kto prijíma dodávku, kedy pokladník uzatvára predaj a kto kontroluje rozdiely. Program uchováva údaje a zobrazuje odchýlky. Vedúci zisťuje príčinu a prijíma rozhodnutie.

Karta tovaru určuje pravidlá ďalšej evidencie

Pracovník zodpovedný za tovar vytvorí kartu ešte pred prvým predajom. Uveďte názov, skupinu, nákupnú a maloobchodnú cenu, mernú jednotku a ďalšie charakteristiky potrebné pre konkrétnu predajňu. Pri oblečení to môžu byť veľkosť, farba a sezóna. Pri technike — model a sériové číslo. Pri potravinách — hmotnosť, zloženie a dátum spotreby.

Podrobná karta pomáha zamestnancom rozlišovať podobné položky. Zároveň umožňuje vedúcemu analyzovať predaj podľa potrebných vlastností. Ak zamestnanec vytvorí niekoľko kariet pre ten istý tovar, program rozdelí pohyby medzi ne. Vedúci potom uvidí neúplnú históriu predaja a nesprávny zostatok na každej karte.

Pracovník zodpovedný za tovar prenesie výrobný čiarový kód z výrobku do karty. Ak výrobca kód nepoužil, Torgsoft vygeneruje interný čiarový kód. Zamestnanec vytlačí etiketu s názvom, cenou, kódom a ďalšími vybranými údajmi. Skener načíta kód a Torgsoft nájde príslušnú kartu.

Vo veľkom sklade nestačí na rýchle vyhľadanie iba názov tovaru. Zamestnanec môže tovaru priradiť regál, sekciu alebo bunku pomocou možnosti «Miesto skladovania tovaru». Pri vychystávaní objednávky zamestnanec vidí adresu skladovania a hľadá tovar na určenom mieste.

Príjem vytvára evidovaný skladový zostatok

Pri prijímaní dodávky pracovník zodpovedný za tovar porovná skutočné množstvo s dokladmi dodávateľa. Potom v Torgsoft zaeviduje príjem, vyberie dodávateľa a sklad, skontroluje nákupné ceny a zaúčtuje doklad. Program následne pridá tovar do evidovaného zostatku vybraného skladu.

Na začiatku práce zamestnanec rovnakým spôsobom zadá počiatočné zostatky. Spočíta tovar v predajni a prenesie skutočné množstvo do programu. Majiteľ tak získa východiskový bod pre ďalšie kontroly. Ak počiatočné sčítanie obsahuje chybu, zostane v evidencii až do nasledujúcej inventúry alebo opravného dokladu.

Každý ďalší presun tiež vyžaduje doklad. Zamestnanec zaeviduje presun tovaru medzi predajňou a skladom alebo medzi jednotlivými predajnými miestami. Torgsoft po vykonaní príslušnej operácie zníži zostatok v odosielajúcom účtovnom stredisku a zvýši ho v prijímajúcom stredisku. Vedúci tak vidí, kde je tovar evidovaný.

Niektoré druhy tovaru vyžadujú ďalšie pravidlá. Predajňa techniky môže viesť evidenciu záručného tovaru podľa sériových čísel. Predajňa látok môže zapnúť «Kalkulačku metrového tovaru». Podnik s dlhodobým sezónnym skladovaním môže používať možnosť «Sezónne balenie a skladovanie tovaru». Vedúci vyberie takúto možnosť iba pre proces, ktorý sa v predajni skutočne používa.

Predaj prepája tovar, platbu a pokladníka

Pokladník naskenuje čiarový kód alebo nájde tovar v programe. Torgsoft pridá položku do účtenky, použije nastavenú cenu a zľavu a zaznamená používateľa a sklad. Po dokončení predaja program vytvorí doklad o predaji a zmení skladový zostatok tovaru.

Každý spôsob platby vyžaduje samostatný záznam. Pokladník uvedie hotovostnú, bezhotovostnú or inú dostupnú platbu. Vedúci potom porovná sumy podľa predajných dokladov s hotovosťou v pokladni a príjmami na účet. Rozdiel ukazuje smer ďalšej kontroly. Sám osebe však nevysvetľuje príčinu.

Integrácia s platobným terminálom prenáša sumu nákupu z Torgsoft do kompatibilného POS terminálu. Pokladník nemusí sumu zadávať druhýkrát. Po odpovedi banky program zaznamená výsledok platby do evidencie. Predajňa môže prijímať platobné karty aj bez tejto možnosti. V takom prípade pokladník zadá sumu do terminálu ručne a samostatne označí predaj ako uhradený.

Predajňa váženého tovaru môže zapnúť integráciu s váhami pri pokladni. Váhy prenesú hmotnosť do Torgsoft a program vypočíta cenu podľa ceny za jednotku hmotnosti. Ak zamestnanci tovar balia ešte pred vystavením, možnosť «Balenie a označovanie váženého tovaru» pomáha vytlačiť etiketu pre pripravené balenie.

Ak pravidlá prijímania platieb podnikateľa vyžadujú fiškálnu účtenku, pokladničné pracovisko musí byť prepojené s príslušným prostriedkom fiškalizácie. Torgsoft ponúka softvérovú PRP a integráciu s fiškálnym registrátorom. Pred pripojením podnikateľ overí svoj platobný scenár s účtovníkom a kompatibilitu zariadenia s technickou podporou.

Vrátenie tovaru musí zanechať zrozumiteľný záznam

Pri vrátení pokladník nájde pôvodný predaj a vyberie tovar, ktorý prijal od zákazníka. Torgsoft vytvorí doklad o vrátení a vráti množstvo do príslušného skladu podľa zaevidovanej operácie. Vedúci vidí používateľa, čas, tovar a sumu.

Administrátor môže obmedziť právo na vrátenie a vyžadovať čiarový kód účtenky. Takéto nastavenie určuje pracovný postup pokladníka. Nepotvrdzuje stav tovaru ani neurčuje dôvod vrátenia. Zamestnanec tovar skontroluje a zodpovedná osoba rozhodne, či sa môže znovu predávať, alebo je potrebné vykonať odpis či inú operáciu.

Vedúci pravidelne kontroluje vrátenia, manuálne zľavy a zmeny dokladov. Jedna samostatná operácia ešte neznamená porušenie. Séria neobvyklých operácií jedného používateľa alebo pokladničného pracoviska je dôvodom na preverenie pôvodných dokladov a okolností.

Inventúra porovnáva evidenciu so skutočným stavom

Evidovaný zostatok zobrazuje výsledok zaúčtovaných dokladov. Skutočný zostatok predstavuje tovar, ktorý zamestnanci spočítali v predajni a sklade. Inventúra porovnáva tieto dva súbory údajov.

Pred sčítaním zodpovedný zamestnanec určí sklad a zoznam tovaru. V prípade potreby počas kontroly zablokuje predaj vybraných položiek. Zamestnanci zadávajú množstvo ručne, skenujú čiarové kódy alebo nahrávajú údaje z terminálu zberu údajov. Pri tovare so sériovými číslami kontrolujú konkrétne čísla.

Torgsoft zobrazuje prebytok a manko pri každej položke. Po uzatvorení inventúry program vytvorí príjem pre prebytok a odpis pre manko. Evidovaný zostatok sa vyrovná skutočne spočítanému množstvu. Pred uzatvorením dokladu vedúci preverí veľké rozdiely: znovu spočíta tovar, hľadá nezaúčtovaný príjem, chybný presun, vrátenie alebo predaj z nesprávneho skladu.

Inventúra opravuje množstvo v systéme. Príčinu rozdielu zisťuje vedúci podľa dokladov a činností používateľov. Po kontrole upraví pracovný postup: spresní pravidlá príjmu, rozdelí prístupové práva alebo stanoví častejšie výberové sčítania problematických skupín.

Údaje o zásobách pomáhajú plánovať nákup

Pracovník zodpovedný za tovar môže vytvoriť objednávku dodávateľovi, keď program obsahuje aktuálne údaje o predaji, zásobách a dodacích lehotách. Najprv skontroluje tovar, ktorý dosiahol minimálnu zásobu. Potom zohľadní očakávané dodávky, sezónnosť, akcie a zásoby v iných predajných miestach.

V sieti môžu mať rôzne predajne rozdielny dopyt po rovnakom tovare. Možnosť «Minimálne a maximálne zásoby podľa skladov» umožňuje nastaviť vlastnú normu pre každý tovar v každom účtovnom stredisku. Torgsoft zobrazuje nedostatok alebo prebytok vzhľadom na tieto normy. Vedúci rozhoduje, či tovar objedná od dodávateľa alebo presunie zásobu medzi predajnými miestami.

«Automatický výpočet skladových zásob» používa vybrané obdobie predaja a parametre dodávok na výpočet zásoby. Používateľ nastaví vzorec a obdobie, skontroluje výsledok a uloží hodnoty. Možnosť nevytvorí nákup bez účasti zamestnanca. Pracovník zodpovedný za tovar samostatne vytvorí a schváli objednávku dodávateľovi.

ABC a XYZ analýza pomáha zoskupiť tovar podľa jeho podielu na predaji a stability dopytu. Vedúci zohľadňuje kontext: krátke obdobie, akcia, nový tovar alebo chýbajúca položka na sklade môžu skupinu skresliť. Program vykonáva výpočet podľa dostupných údajov. O nákupe rozhoduje človek.

Práva zamestnancov určujú prístup k operáciám

Administrátor vytvára roly podľa pracovných povinností. Pokladník potrebuje prístup k predaju a povoleným typom vrátenia. Pracovník zodpovedný za tovar potrebuje príjem, presuny, inventúru a objednávky dodávateľom. Vedúci dostáva výkazy a protokoly potrebné na kontrolu.

V rámci roly môže administrátor skryť niektoré formuláre, zakázať zmenu zľavy alebo obmedziť vrátenie. Takéto rozdelenie znižuje počet náhodných úkonov a určuje osobu zodpovednú za operáciu. Vedúci kontroluje prístupové práva po zmene pracovnej pozície alebo odchode zamestnanca.

Torgsoft automaticky zaznamenáva udalosti do protokolu činností používateľov. Zamestnanec nemôže tento protokol ručne upraviť. Ak administrátor zapne denník zmien dokladov, program uchováva aj informácie o úpravách skladových a finančných dokladov. Vedúci používal tieto záznamy spolu s účtenkami, pokladničnými súhrnmi a vysvetleniami zamestnancov.

Predajňa môže samostatne prepojiť predaj každého tovaru s konkrétnym predajcom pomocou možnosti «Prepojenie predaja každého tovaru s predajcom». Tieto údaje sú potrebné, keď na jednej účtenke pracuje viacero predajných poradcov. Na výpočet odmeny podľa stanovených pravidiel slúži možnosť «Mzda a motivácia personálu». Pred spustením vedúci určí ukazovatele, ktoré môže zamestnanec reálne ovplyvniť.

Tržby, peniaze v pokladni a zisk ukazujú rozdielne veci

Predaj zvyšuje tržby. Platba ukazuje, kam boli peniaze prijaté. Nákupná cena a výdavky ovplyvňujú finančný výsledok. Vedúci potrebuje všetky tieto údaje, aby mohol vyhodnotiť fungovanie predajne.

Pokladník uzatvorí zmenu a odovzdá skutočnú hotovosť podľa stanoveného postupu. Vedúci ju porovná s pokladničnými dokladmi. Účtovník alebo zodpovedný zamestnanec kontroluje bezhotovostné príjmy. Možnosť «Bankové výpisy» pomáha nahrávať a spracúvať operácie na účtoch v Torgsoft.

Pracovník zodpovedný za tovar kontroluje vyrovnanie s dodávateľmi podľa zaúčtovaných dokladov. Vedúci samostatne kontroluje dlhy, výdavky, predaj pod stanovenou hranicou a tovar bez pohybu. Samotná vysoká hodnota tržieb nepotvrdzuje ziskovosť: predajňa mohla predať tovar s nízkou maržou, nahromadiť výdavky alebo oneskoriť platbu dodávateľovi.

Program uchováva manažérske údaje zadané používateľmi. Účtovníctvo and daňová evidencia majú vlastné pravidlá. Podnikateľ ich konzultuje s účtovníkom a nepoužíva skladový výkaz ako jediný doklad na potvrdenie daňového výpočtu.

Online objednávky musia vstupovať do tej istej evidencie

Ak predajňa predáva v kamennej prevádzke aj prostredníctvom webovej stránky, oba kanály používajú spoločnú zásobu tovaru.

Chyba vznikne, ak pokladník predá posledný kus offline a webová stránka ho naďalej zobrazuje ako dostupný.

«Synchronizácia s internetovým obchodom» prenáša na web nastavené údaje o tovare a prijíma objednávky podľa určeného scenára výmeny. Internetový obchod vyžaduje nastavenie zo strany vývojára webu. Výmena môže prebiehať podľa harmonogramu, preto sa údaje nemusia aktualizovať okamžite po pokladničnej operácii. Zodpovedný zamestnanec kontroluje chyby výmeny a nepotvrdí zákazníkovi objednávku, kým neoverí dostupnosť.

Pre niektoré kanály má Torgsoft špeciálne integrácie vrátane Prom.ua a Rozetka. Zamestnanec nastaví zhodu tovaru, cien a stavov objednávok pre každý kanál. Manažér spracuje prijatú objednávku a rezervuje alebo odpíše tovar podľa postupu používaného v predajni.

Integrácie s Nova Poshta a Ukrposhta znižujú potrebu opakovaného zadávania údajov pri vytváraní zásielky. Manažér aj tak kontroluje príjemcu, obsah objednávky, spôsob platby a stav doručenia. Samotná existencia prepravného dokladu dopravcu neuzatvára predaj v evidencii tovaru.

Sieť so vzdialenou databázou závisí od spojenia medzi pokladňou a serverom. Ak na predajnom mieste pravidelne vypadáva internet, odborník môže preveriť možnosť pripojenia možnosti «Torgsoft Hybrid». Funguje s Terminálovou licenciou: pokladňa pri výpadku spojenia ukladá predaje lokálne a po obnovení internetu odošle nahromadené operácie na server. Podnikateľ musí samostatne preveriť podmienky fungovania PRP, platobného terminálu a záložného napájania v tomto režime.

Vernostný program funguje na presných údajoch o zákazníkovi a nákupe

Pokladník pri predaji vyberie zákazníka, ak sa kupujúci zúčastňuje vernostného programu. Torgsoft prepojí nákup so zákazníckou kartou a použije nastavené pravidlá zliav alebo bonusov. Vedúci analyzuje nákupy za vybrané obdobie a určí skupinu pre ďalšiu ponuku.

Pre jednotlivé mechanizmy môže predajňa zapnúť «Zľavový klub», «Darčekové poukážky» alebo «Bonusy s obmedzenou dobou platnosti». Možnosť «Hromadné správy zákazníkom» pomáha pripraviť správu pre vybranú skupinu. Pred odoslaním podnikateľ skontroluje aktuálnosť kontaktov a zoznam príjemcov.

Ak chce predajňa overovať právo zákazníka používať cudziu alebo nezaregistrovanú fyzickú zľavovú kartu, zodpovedný zamestnanec môže nastaviť overenie zľavovej karty cez SMS.

Pokladník spustí overenie, zákazník oznámi prijatý kód a Torgsoft zaznamená výsledok. Majiteľ vopred určí, pri ktorých operáciách je takéto overenie skutočne potrebné.

Zľava alebo rozosielanie správ nezaručuje opakovaný predaj. Vedúci porovná výsledok kampane s nákladmi na zľavy a správy a následne upraví podmienky programu.

Zariadenia znižujú ručné zadávanie pri konkrétnych operáciách

Zariadenia je vhodné vyberať až po opísaní pracovného procesu. Každé zariadenie vykonáva samostatnú úlohu.

Pokladničná zásuvka slúži na organizované uloženie hotovosti pri pokladni. Detektor bankoviek pomáha pokladníkovi skontrolovať bankovku. Tieto zariadenia nevytvárajú v programe skladové ani finančné doklady. Majiteľ určuje pravidlá práce s hotovosťou samostatne.

Počet návštevníkov a účteniek pomáha hodnotiť zmeny podľa hodín, dní a predajných miest. Vedúci spoločne kontroluje pracovný rozvrh zamestnancov, dostupnosť tovaru, akcie a priemernú hodnotu nákupu. Samotný ukazovateľ konverzie bez tohto kontextu nevysvetľuje kvalitu práce predajcov.

Špeciálne procesy vyžadujú samostatnú kontrolu

Univerzálna postupnosť «príjem — predaj — vrátenie — inventúra» pokrýva základ maloobchodnej evidencie. Niektoré predajne majú ďalšie operácie:

• požičovňa vydáva tovar na určitý čas a prijíma ho späť pomocou možnosti «Prenájom tovaru»;

• servisné stredisko eviduje požiadavky a fázy práce v možnosti «Opravy a záručný servis»;

• predajňa vytvára súpravy z jednotlivých položiek a rozoberá ich s návratom komponentov na sklad;

• malá výroba odpisuje suroviny a prijíma hotový tovar na sklad pomocou výrobných dokladov;

• komisná predajňa oddeľuje vlastný tovar od tovaru komitenta a vedie vyrovnanie podľa príslušných dokladov.

Pred nastavením zodpovedná osoba opíše celý pohyb tovaru a peňazí pre svoj scenár. Potom s odborníkom Torgsoft overí potrebné doklady, práva, licenciu a doplnkové možnosti. Takáto kontrola je mimoriadne dôležitá pri viacerých predajniach, skladoch, pokladniach alebo podnikateľských subjektoch v jednom predajnom mieste.

Vedúci potrebuje pravidelný systém kontrol

Výkazy pomáhajú vtedy, keď ich vedúci kontroluje s konkrétnym cieľom. Denne môže preverovať pokladničné súhrny, neuhradené alebo nedokončené doklady, vrátenia, manuálne zľavy a chyby výmeny s online kanálmi. Takáto kontrola ukazuje operácie, ktoré je ešte možné objasniť podľa aktuálnych dokladov.

Každý týždeň vedúci kontroluje tovar blízko minimálneho zostatku, objednávky dodávateľom, dlhy, položky bez predaja a presuny medzi prevádzkami. Kontroluje aj vybrané skupiny tovaru, ak predchádzajúce inventúry ukázali opakované rozdiely.

Každý mesiac alebo po skončení sezóny vedúci hodnotí predaj, maržu, výdavky, pohyb zásob, výsledky vernostných programov a pracovné zaťaženie zamestnancov. Kontroluje používateľské roly a overuje, či sa vytvára záložná kópia databázy. Na vzdialené sledovanie vybraných ukazovateľov možno zapnúť mobilnú aplikáciu Torgsoft a na externé ukladanie kópií — «Cloudový archív údajov».

Frekvencia závisí od obratu, počtu zamestnancov a ceny chyby. Majiteľ priradí každú kontrolu konkrétnej osobe a určí postup v prípade odchýlky. Bez toho zostáva výkaz iba prezeraním čísel.

Najprv opíšte operácie, potom vyberte konfiguráciu

Na zavedenie stačí začať zoznamom udalostí, ktoré menia stav tovaru alebo peňazí: dodávka, presun, predaj, vrátenie, odpis, inventúra, platba a výdavok. Pri každej udalosti je potrebné uviesť zodpovedného zamestnanca, doklad v programe a ukazovateľ, ktorý vedúci kontroluje.

Potom možno vybrať program pre maloobchod, architektúru pre jednu prevádzku alebo sieť, potrebné možnosti a zariadenia. Takáto postupnosť pomáha nastaviť Torgsoft podľa skutočného fungovania predajne a hneď určiť pravidlá, od ktorých závisí presnosť údajov.