Аналітика списань: чому суми втрат у різних звітах не збігаються

Аналітика списань: чому суми втрат у звітах не збігаються і як на це впливає інвентаризація та виробництво

В процесі щоденної торгівлі підприємці неминуче стикаються із втратою товарів: пересорт, псування, закінчення терміну придатності або використання продукції для власних потреб підприємства. 

Для фіксації таких подій у програмі Торгсофт передбачений режим створення документів списання, а результати цих операцій відображаються у фінансовій аналітиці для коректного розрахунку рентабельності та прибутку.  

Ці розбіжності не є математичною помилкою системи, а є наслідком точної логіки управлінського обліку, який гнучко розділяє прямі фінансові збитки та системні (технічні) переміщення товарів.

Різниця в логіці побудови фінансових звітів

Головна причина того, що суми списань не збігаються у різних формах аналітики, полягає у меті створення самих звітів.

«Звіт за підсумками за період» (або «Дохідність реалізацій за період») збирає та підсумовує сирі дані за всіма наявними складськими документами, створеними за обраний час. Якщо документ списання існує в базі, його собівартість буде врахована в цьому звіті.

Натомість форма «Аналіз - Період» призначена для точного розрахунку чистого товарного прибутку підприємства. Щоб прибуток не був штучно занижений, програма повинна відрізняти реальні збитки від внутрішніх процесів руху товару.

Саме тому в колонку «Списання» на формі «Аналіз - Період» не потрапляють такі типи системних списань:

• Списання при комплектації та розукомплектації.

• Списання матеріалів на виробництво та відходів виробництва.

• Списання при розборі товарів із коробки сезонного зберігання.

• Списання браку виробництва.

• Списання інвентаризації.

Всі ці операції не впливають на чистий прибуток безпосередньо у момент списання (оскільки вони не є безповоротною втратою грошей у чистому вигляді, як-от псування на полиці) або ж винесені в окремі статті розрахунку.

Що ж тоді входить до значення «Списання» у формі «Аналіз - Період»? Туди потрапляють усі списання, створені користувачем вручну на створеного ним контрагента, а також ті списання, які належать до системних контрагентів: «Списання» (звичайне), «Списання виробу з виробництва» та «Списання ремонту». Усі інші системні контрагенти не впливають на розрахунок значення списання у цьому звіті.

Вплив інвентаризації: куди зникають недостачі?

Найчастіше підприємці шукають суми списаних під час переобліку товарів у загальній колонці списань і не знаходять їх.

В «Аналізі періоду» списання за результатами інвентаризації виокремлені у власну статтю розрахунку і обліковуються в значенні «Недостача за інвентаризацією». Програма розуміє, що під час переобліку може виникнути пересортиця — ситуація, коли недостача однієї моделі товару частково або повністю перекривається надлишком іншої. Тому сума недостачі розраховується за формулою:

Сума списань мінус Сума пересортиці.

Лише після цього взаємозаліку фінальна цифра нестачі зменшує загальний прибуток підприємства.

Користувачі помічають, що іноді автоматично створене списання від інвентаризації починає розпізнаватися програмою як звичайне ручне списання і помилково додається до загальних списань в «Аналізі періоду». Це відбувається тоді, коли під час закриття відомості інвентаризації користувач або система перервали процес перерахунку собівартості товарів актів ліквідації.

Щоб виправити це, у Торгсофт передбачено спеціальний статус-атрибут для відомостей інвентаризації: «Необхідно перерахувати суми». Користувачу достатньо натиснути кнопку «Перерахувати суми» на формі відомості, і після цього списання від інвентаризації перестане враховуватися в загальних списаннях «Аналізу періоду», а прибуток розрахується коректно.

Вплив виробництва: матеріали та брак

Підприємці, які використовують опцію виробництва або комплектації, часто запитують:

Відповідь полягає в суті економічного процесу. Списання матеріалів на виробництво не занижує прибуток магазину, оскільки товар просто перетікає з одного фізичного стану (сировина) в інший (готовий виріб). Його собівартість збережеться і відобразиться на прибутку підприємства лише в момент продажу готового виробу. Однак, якщо виникає необхідність списати готовий виріб як виробничий брак («Списання виробу з виробництва»), це вже є прямою втратою. Оскільки виріб зіпсовано і він не надійде на склад для подальшого продажу, матеріали, витрачені на нього, йдуть у збиток компанії та безпосередньо занижують прибуток в аналітиці.

Проблеми з системними контрагентами та дублями

Ще одне часте питання від користувачів:

Якщо ви самостійно просумували собівартість усіх ручних списань за місяць, а цифра в аналітиці відрізняється (наприклад, на кілька гривень або сотень), причина найчастіше криється у мовних налаштуваннях системних контрагентів. Під час використання програми кількома мовами або після перемикання інтерфейсу з російської на українську мову (чи навпаки), в системі міг створитися дублікат системного контрагента списання.

У такому випадку автоматичні списання починають відноситися до контрагента з іншою назвою (наприклад, не до "Списание", а до "СПИСАННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ"), що ламає алгоритм розпізнавання їх як системних і додає їх до категорії ручних втрат в Аналізі періоду. Для усунення цієї проблеми достатньо об'єднати системних контрагентів, що дублюються різними мовами, в одного контрагента через довідники програми, і розрахунок знову стане ідеальним.