Взаєморозрахунки з контрагентами

У програмі Торгсофт взаєморозрахунки побудовані на основі простої, зрозумілої та наближеної до реального життя прибутково-видаткової схеми управлінського обліку, без використання складних бухгалтерських проведень чи планів рахунків. Програма фіксує реальні події: прихід товару створює борг перед постачальником, а фінансова виплата — погашає його; так само продаж товару в борг створює заборгованість клієнта перед магазином.

1. Єдиний центр контролю: «Баланс з партнерами»

Усі контрагенти, з якими підприємство має товарно-грошові відносини, поділяються на дві основні категорії: постачальники та покупці (є також змішаний тип «постачальник-покупець»). Для комплексного аналізу боргів використовується форма «Оплата» — «Баланс з партнерами». Цей інструмент дозволяє:

• Бачити загальну картину: скільки товару було отримано та скільки грошей заплачено.

• Використовувати гнучкі фільтри: можна відфільтрувати список за періодом, центром обліку, валютою, а також за станом боргу (наприклад, «Мої боржники», «Кому винен я», «Є початковий борг», «Немає боргів»).

• Вести облік у різних валютах: якщо товар закуповується у доларах чи євро, баланс можна переглядати та вести у відповідній іноземній валюті.

2. Акт звірки: «Картка взаєморозрахунків» 

Для детального розбору відносин з конкретним партнером (щоб зрозуміти, звідки виник борг) використовується Картка взаєморозрахунків. Вона виконує функцію акта звірки й містить таку інформацію:

• Хронологічний перелік усіх операцій (приходи, реалізації, повернення, оплати).

• Хто саме зі співробітників вніс зміни до документа.

• Суму збільшення або зменшення боргу після кожної операції, а також поточний борг на початок і кінець вибраного періоду.

• Кожен рух має відповідну піктограму для швидкого візуального визначення типу операції. Цю картку можна зберегти в Excel або роздрукувати з деталізацією (включаючи номери накладних постачальника для зручної звірки).

3. Взаєморозрахунки з постачальниками 

Торгсофт пропонує кілька сценаріїв розрахунку за отриманий товар:

• Оплата конкретної накладної. Можна зайти в реєстр прихідних накладних, вибрати конкретний документ і натиснути «Внести оплату постачальнику». Гроші можна списати з каси, з розрахункового рахунку або вказати «Особисті гроші» (якщо власник платить власними коштами і не хоче, щоб це впливало на касу магазину).

• Повне погашення боргу. На формі «Баланс з партнерами» можна вибрати постачальника і натиснути «Додати касову операцію». Програма запропонує кнопку «Розрахувати борг», яка автоматично підставить точну суму, необхідну для виведення балансу в нуль.

• Товар під реалізацію. Це надзвичайно корисна функція, коли ви платите постачальнику лише за той товар, який вже фактично продали. Програма використовує алгоритм FIFO (першим прийшов — першим проданий). У режимі «Аналіз продажів товару постачальника» Торгсофт точно вираховує, скільки товару цього постачальника було продано за період, і формує суму боргу за закупівельними цінами саме за реалізовані позиції.

4. Взаєморозрахунки з покупцями (VIP-клієнтами) 

Для постійних або привілейованих клієнтів, яким дозволено брати товар у борг (наприклад, на примірку) або платити частинами, ведеться окремий контроль.

• Програма дозволяє вибрати режим роботи, наприклад, «Вести товарно-грошовий баланс». У цьому режимі контролюється загальна сума боргу клієнта без жорсткої прив'язки до конкретних товарів.

• Борг клієнта автоматично виводиться на екран під час його наступної покупки, і програма пропонує погасити його до пробиття нових товарів.

• У гуртовій торгівлі (через режим «Торгівля з випискою рахунка») програма фіксує передоплати. Якщо клієнт заплатив більше, ніж сума відвантаженої накладної, залишок коштів фіксується як передоплата, яку можна буде використати для оплати наступних накладних.

5. Взаєморозрахунки з посередниками 

Якщо ваш бізнес співпрацює з посередниками (дизайнерами, виконробами, партнерами, які приводять клієнтів), у Торгсофт є окремий інструмент для ведення балансу з ними:

• При створенні видаткової накладної вказується посередник, і програма автоматично нараховує йому винагороду (це може бути фіксована сума або відсоток від продажу).

• На формі «Баланс з посередниками» відображаються всі відвантаження за участю посередника, розрахована сума його комісійних та підсумковий баланс — скільки магазин винен посереднику.

• Спеціальною дією «Внести виплату посереднику» фіксується факт передачі йому грошей.

6. Початкові борги та фінансові інструменти

• Введення початкових залишків. Якщо ви тільки починаєте працювати в програмі, але у вас вже є борги (або вам винні гроші), їх можна внести в картку контрагента на вкладці «Початкові борги», вказавши тип: «Я винен» або «Мені винні», суму та валюту.

• Фінансові документи. Всі рухи коштів проходять через форму «Фінансовий документ», де вони фіксуються за конкретними «Статтями фінансового аналізу» (наприклад, Торгова виручка, Розрахунки з постачальниками, Оренда, Зарплата тощо). Це дозволяє не лише контролювати взаєморозрахунки, але й бачити загальну картину реальних доходів та витрат бізнесу.

Питання — Відповіді