Звіт зі списань товарів: як аналізувати втрати

У процесі ведення роздрібної чи гуртової торгівлі будь-який магазин стикається з неминучими втратами товарних запасів. Це може бути пошкодження продукції під час транспортування чи викладки (бій), закінчення терміну придатності (псування) або ж використання товарів для забезпечення життєдіяльності самого магазину (канцтовари, мийні засоби на власні потреби). 

Для точного фінансового обліку просто вилучити ці товари зі складу недостатньо — власнику необхідно розуміти структуру цих втрат. Тому часто виникають такі питання: 

Нижче ми детально розберемо, як у програмі Торгсофт налаштувати причини списань та використовувати «Звіт зі списань товарів» для глибокої аналітики втрат.

1. Підготовка: як налаштувати причини списання (умови)

Щоб програма могла відрізняти бій від використання на власні потреби, ці причини потрібно спочатку створити. У Торгсофт причини списання реалізовані через механізм контрагентів зі спеціальною категорією.

За замовчуванням у програмі вже існують базові напрямки: «Списання» (загальне) та «Списання інвентаризації». Проте для детальної аналітики цього замало.

При створенні нового документа списання (меню Документ → Списання товару зі складу → Нове списання), у полі «Списання» потрібно натиснути кнопку «Довідник». Відкриється форма контрагентів, де зафіксована категорія «Списання». Саме тут ви можете додати нових контрагентів-причин, наприклад:

• «Бій товару»

• «Псування / Протермінування»

• «Власні потреби магазину»

• «Брак (не підлягає поверненню)»

Відтепер, коли продавець чи комірник оформлюватиме вилучення товару, він буде зобов'язаний обрати зі списку конкретну причину (контрагента), на яку списується товар. Саме цей крок формує базу для подальшого аналізу.

2. Аналіз втрат: звіт зі списань товарів та проміжні підсумки

Щоб дати відповідь на питання про суми втрат у розрізі кожної причини, використовується спеціальний аналітичний інструмент — Звіт зі списань товарів (меню Звіт → Звіт зі списань товарів).

У цьому звіті користувачу спочатку необхідно вибрати центр обліку (магазин чи склад) та вказати період аналізу. Сформована таблиця надасть вичерпну інформацію про кожен списаний товар: його назву, дату списання, артикул, штрихкод, кількість, роздрібну ціну, загальну суму в роздрібних цінах та, що найважливіше для власника, — суму собівартості списаного товару. Саме остання колонка показує реальні фінансові збитки підприємства.

Головна цінність цього звіту для власника полягає у тому, що система автоматично групує списані товари за тими самими причинами (контрагентами), які вказувалися при створенні документів. Завдяки цьому, у звіті по кожній групі відображаються проміжні підсумки.

Ви наочно побачите зведені блоки:

• Разом по групі «Псування»: 15 одиниць на суму собівартості 2500 грн.

• Разом по групі «Власні потреби»: 5 одиниць на суму собівартості 450 грн.

• Разом по групі «Бій»: 3 одиниці на суму собівартості 1200 грн.

Таке візуальне групування дозволяє керівнику миттєво оцінити масштаб проблеми в тій чи іншій зоні та вжити відповідних управлінських заходів (наприклад, посилити контроль за температурним режимом, якщо різко зросли суми в категорії «Псування»). Цей звіт можна роздрукувати або експортувати в Excel для подальшої обробки.

3. Групування за товаром: як звести кількість однакових позицій

Дуже часто підприємців цікавить не просто хронологія списань, а загальна сумарна кількість конкретного втраченого матеріалу (наприклад, скільки всього метрів кабелю чи кілограмів цукру було списано за місяць).

Для цього на формі налаштування звіту передбачена галочка «Групувати за товаром». Якщо її активувати, звіт переформатується: він приховає дати конкретних списань, натомість об'єднає однакові товари в один рядок і підсумує їхню загальну кількість та вартість.

Для підприємств, які використовують опцію виробництва, у звіті є додаткові можливості — відображати списання матеріалів на виробничі акти чи комплектацію. Якщо користувач намагатиметься одночасно встановити галочки «Групувати за товаром» та «Групувати за виробничим актом», програма виведе відповідне інформаційне повідомлення та автоматично вимкне конфліктуючий перемикач, оскільки одночасне перехресне зведення за цими двома різними сутностями логічно неможливе.

Використання контрагентів у ролі «Причин списання» у поєднанні з функціоналом «Звіту зі списань товарів» дає власнику бізнесу повний контроль над тим, куди зникає товар зі складу. Це дозволяє розділити обґрунтовані витрати (на власні потреби) та прямі збитки (псування, бій) для коректного розрахунку чистого прибутку.