Чернетки реалізацій: як не втратити чек при збоях та відкласти продаж

У процесі торгівлі часто виникають непередбачувані ситуації: під час формування великого чека у магазині може раптово зникнути світло, зависнути комп'ютер, виникнути помилка зв'язку з банківським терміналом чи сервером податкової (ПРРО). Буває й так, що клієнт згадав, що забув гаманець у машині, або вирішив піти до торгового залу, щоб обрати ще один товар.

Щоб касиру не доводилося сканувати всі товари заново (особливо якщо їх десятки), у програмі Торгсофт передбачено механізми збереження незавершених чеків. Залежно від налаштувань програми, такі "відкладені" або "перервані" продажі потрапляють до двох різних розділів: «Чернетки реалізацій» або «Неоплачені реалізації звичайних клієнтів».

Нижче наведено вичерпну інструкцію, як працювати з цими інструментами, щоб зберегти час касира та забезпечити точність обліку.

Куди потрапляють "завислі" чеки? Головне налаштування

Те, куди саме програма відправить набраний товар у разі збою або відкладеного продажу, залежить від одного налаштування.

Перейдіть у меню Налаштування — Параметри — Документ.  Зверніть увагу на перемикач «Знімати товар зі складу при додаванні його в форму "Реалізація"»:

1. Якщо перемикач ВИМКНЕНО (товар не знімається зі складу відразу). При будь-якому аварійному завершенні роботи (вимкнули світло, вимкнули комп'ютер тощо) товари з незавершеного чека автоматично зберігаються в режимі Файл — Чернетки реалізації.
   
   

2. Якщо перемикач УВІМКНЕНО (товар резервується миттєво). Як тільки товар потрапляє на форму «Реалізація», він одразу знімається зі складу. Якщо стається збій або комп'ютер раптово вимикається, такий чек потрапляє до розділу Оплата — Неоплачені реалізації звичайних клієнтів. Реалізація вважається неоплаченою, якщо борг по ній становить більше ніж 0,09 грн.

Сценарій 1. Комп'ютер вимкнувся або завис (Відновлення з «Чернеток»)

Якщо налаштування миттєвого зняття зі складу вимкнене, всі перервані продажі чекатимуть на вас у чернетках. Це ідеальний інструмент, якщо під час оплати сталася помилка з ПРРО, відпав інтернет або комп'ютер просто перезавантажився.

Покрокова інструкція з відновлення:

1. Зайдіть у пункт головного меню Файл — Чернетки реалізації.

2. У вікні, що відкриється, ви побачите список перерваних чеків. Для зручності тут є колонки «Продавець» та «Змінив», які допомагають визначити, хто саме з касирів продавав товар і хто вносив зміни в реалізацію.

3. Виділіть потрібну чернетку та натисніть кнопку «Відновити реалізацію».

4. Після цього перейдіть на форму продажу. Ви зможете продовжити реалізацію, просто вибравши відновлену неоплачену реалізацію зі списку існуючих реалізацій.

5. Завершіть продаж стандартним способом (внесіть оплату та надрукуйте фіскальний/товарний чек).

Практичний приклад служби підтримки Торгсофт:

Бувають ситуації, коли оплата через банківський термінал проходить успішно, але через збій зв'язку комп'ютера чи ПРРО чек у програмі не фіксується. У такому випадку спеціалісти відновлюють чек саме з «Чернеток реалізацій» і проводять його оплату на формі неоплачених реалізацій, щоб вирівняти баланс.

Сценарій 2. Клієнт пішов за грошима або добирає товар (Робота з «Неоплаченими реалізаціями»)

Якщо у вас увімкнене миттєве зняття товару зі складу, то перервані чеки опиняться в неоплачених реалізаціях. Це зручно, якщо клієнт попросив "відкласти" набраний товар на касі, поки він сходить до автомобіля за карткою або повернеться до залу за ще одним товаром. Касир може закрити форму реалізації, щоб обслуговувати наступних покупців у черзі.

Покрокова інструкція з завершення відкладеного продажу:

1. Коли клієнт повертається, перейдіть у пункт меню Оплата — Неоплачені реалізації звичайних клієнтів.

2. Відкриється форма «Контроль оплати реалізацій для звичайних клієнтів», де відображається перелік усіх неоплачених чеків.

3. Знайдіть чек вашого клієнта.

4. Натисніть кнопку «Оплатити». Програма запропонує внести кошти, після чого статус чека зміниться на оплачений, і можна буде надрукувати фіскальний чек.

Як очистити список, якщо клієнт не повернувся?

Якщо клієнт так і не прийшов, або якщо касир через незнання відсканував усі товари заново у новий чек (а старий так і "завис" у системі), таку неоплачену реалізацію обов'язково потрібно видалити. Для цього виділіть завислий чек і натисніть кнопку «Видалити». Якщо цього не зробити, товар буде вважатися проданим/знятим зі складу двічі, що призведе до нестачі та появи від'ємних залишків на складі.

Приховування неоплачених реалізацій:

Якщо у вас є старі неоплачені реалізації, які з певних причин не можна видаляти, їх можна приховати. Для цього виділіть реалізацію та натисніть кнопку «Приховати». Такі чеки не відображатимуться у загальному списку. Щоб переглянути їх знову, увімкніть перемикач «Показати приховані» (вони будуть виділені сірим кольором із закресленим шрифтом). За необхідності їх можна повернути до звичайного стану кнопкою «Відновити».

Резюме для касирів та адміністраторів

• Ніколи не скануйте товари заново, якщо під час оплати стався збій (зникло світло, помилка ПРРО, "завис" комп'ютер). Ваш чек збережено!

• Залежно від налаштувань, шукайте його у Файл -> Чернетки реалізації або в Оплата -> Неоплачені реалізації звичайних клієнтів.

• Завжди видаляйте "завислі" чеки-дублікати, щоб не створювати "мінуси" на складі.