Погодинний та добовий прокат: як налаштувати тарифи та захистити орендований товар від випадкового продажу
У сфері роздрібної торгівлі та надання послуг здача товарів у тимчасове користування вимагає зовсім іншого підходу до обліку, ніж звичайний продаж. Режим прокату потрібен для того, щоб фіксувати видачу речей (від будівельного інструменту до весільних суконь та спортивного інвентарю), контролювати точні терміни їх повернення та вести облік фінансових гарантій.
Як зробити так, щоб касир випадково не продав товар, який зараз перебуває в оренді в іншого клієнта?
Як налаштувати різні ціни для погодинної та добової оренди одного й того ж товару?
Чи обов'язково брати з клієнта заставу для початку прокату?
Та як правильно скасувати операцію і повернути кошти, якщо клієнт передумав брати річ?
Захист від випадкового продажу: автоматичний резерв товару
Одне з найголовніших завдань при здачі товару в оренду — уникнути неприємних ситуацій, коли річ, яка фактично перебуває у клієнта, помилково пробивається на касі іншому покупцеві. Для цього в програмі реалізовано механізм автоматичного резервування.
Коли ви додаєте товар до документа прокату та переводите його у стан "Прокат розпочато", цей товар автоматично виводиться з вільного продажу. З технічного погляду, програма створює внутрішнє переміщення цього товару з основного складу на спеціальний віртуальний склад третього рівня (наприклад, "Склад товару в прокаті" або склад резерву). Завдяки цьому товар стає повністю недоступним для вибору в звичайному вікні "Реалізація" на касі.
У загальному списку активних прокатів такі товари позначаються спеціальною іконкою рахунку, що візуально підтверджує їхнє перебування в резерві.
Коли клієнт повертає товар і статус змінюється на "Прокат закінчений", річ автоматично повертається з віртуального складу на основний і миттєво стає доступною для продажу чи наступної оренди. Це гарантує ідеальний порядок у залишках.
Гнучка тарифікація: погодинний та добовий прокат
Часто один і той самий товар може здаватися як на кілька годин (наприклад, лижі, ролики чи велосипеди), так і на кілька діб (генератори чи будівельне обладнання). Для налаштування різних тарифів у програмі створюється спеціальний "Довідник прокату".
Ви можете додати туди товар та встановити для нього відразу дві ціни: ціну за годину та ціну за добу. При оформленні договору прокату продавець просто обирає вид прокату: погодинний або добовий, та вказує дату й час початку і планованого закінчення оренди. Програма автоматично вираховує тривалість (наприклад, з 12:00 до 14:00 система чітко зафіксує 2 години) і формує підсумкову вартість прокату на основі заданого тарифу. Завдяки цьому клієнт сплачує рівно за фактичний час оренди, а продавцю не потрібно робити розрахунки на калькуляторі.
Облік застав та скасування прокату
Відповідаючи на часте запитання підприємців щодо фінансових гарантій: застава в програмі не є жорстко обов'язковою.
Хоча для дорогих товарів (як-от електроінструмент) гарантійний платіж є необхідним захистом бізнесу від втрати речі, ви можете гнучко налаштувати систему. Якщо ви довіряєте постійному клієнту або ваша бізнес-модель не передбачає застави, ви можете просто встановити суму застави "0" у довіднику прокату для певних товарів. В іншому випадку, програма обов'язково запропонує прийняти заставу перед видачею товару, і ця сума буде оформлена відповідним фінансовим документом (прибутковим касовим ордером або чеком). Також існує зручне налаштування, яке дозволяє наприкінці автоматично зменшувати суму застави до повернення на суму вартості самого прокату.
Що стосується ситуацій, коли клієнт відмовляється від послуги (наприклад, зарезервував костюм, вніс заставу чи передоплату, але потім змінив плани), у програмі передбачено спеціальний стан прокату — "Скасований". При переведенні документа в цей статус програма автоматично знімає резерв з товару і дозволяє коректно повернути клієнту внесені кошти. Гроші повертаються через прозорі фінансові документи: повернення застави або повернення передоплати за виписаним рахунком.
Документообіг в один клік
Варто також додати, що система позбавляє підприємців потреби писати договори від руки чи заповнювати їх у сторонніх редакторах. Прямо з вікна прокату можна роздрукувати повний пакет документів: договір прокату (куди можна внести паспортні дані клієнта), видаткову накладну, акт виконаних робіт, а також фінансові квитанції про отримання чи повернення застави. Це робить процес оренди прозорим, юридично захищеним та максимально швидким для обох сторін.
Повернутися до попереднього кроку