Товар повернули, але в "Звіті по касі за день" гроші не відображаються: шукаємо загублений фінансовий документ

Підприємці часто звертаються до служби технічної підтримки з такою проблемою: покупець повернув товар, касир провів операцію в програмі, товар успішно повернувся на склад, але в «Звіті по касі за день» не відображається відтік коштів. Режим «Звіт по касі за день» є критично важливим інструментом для власника, який дозволяє бачити всі фінансові рухи (приходи, витрати, інкасації) та контролювати залишок грошей у касі. Найчастіша скарга підприємців полягає в тому, що в товарному звіті повернення фіксується (рух товару є), а рух коштів повністю відсутній, через що виникає незрозуміла розбіжність між фізичною готівкою в касі та даними програми.

У цій статті ми детально розберемо, чому так відбувається, куди зникає фінансовий документ і як швидко виправити цю ситуацію.

Як працює механізм повернення в ідеалі

У Торгсофт кожна повноцінна торгова операція складається з двох частин: складської та фінансової. Коли клієнт повертає товар, програма повинна зробити дві дії:

1. Складський рух: створити прихiдну накладну і повернути товар на залишки магазину.

2. Фінансовий рух: створити видатковий фінансовий документ, який зафіксує факт видачі грошей клієнту з каси або розрахункового рахунку.

Якщо баланс не сходиться, це означає, що зв'язок між цими двома документами був порушений, або фінансовий документ взагалі не був створений.

Основні причини відсутності фінансового документа при поверненні

1. Раптове відключення світла або збій роботи комп'ютера 

Якщо в процесі проведення повернення раптово зникло світло, комп'ютер вимкнувся, або процес програми Торгсофт був примусово завершений, операція може перерватися на половині. У таких випадках залишається діючий документ повернення (складський), але виплата по ньому не відбувається, оскільки фінансовий документ просто не встиг створитися.

2. Відсутність прив'язки оплати до первинної реалізації 

Часта причина криється не в самому поверненні, а в тому, як товар був проданий відпочатку. Якщо під час продажу звичайному покупцю оплата не прив'язалася до реалізації, то при подальшому поверненні цього товару програма проводить повернення на склад, але рух грошових коштів не відбувається. Програма вважає, що оскільки гроші за товар не були прив'язані до накладної (або товар був відпущений в борг), то й повертати клієнту нічого.

3. Зміна налаштувань VIP-клієнтів без перезапуску кас 

Якщо власник бізнесу змінив режим роботи з VIP-клієнтами (наприклад, перевів з 1-го або 2-го режиму на 3-й), але після цього програму Торгсофт на робочих місцях касирів не було перезапущено, виникає системний збій. Оплати за реалізаціями втрачають зв'язок із фінансовими документами, і при спробі зробити повернення сума до виплати за такі реалізації дорівнює нулю.

4. Помилка касира (незавершене повернення) 

Іноді людський фактор грає головну роль. Касир може додати товар у документ повернення, але закрити вікно програми до того, як натисне кнопку «Повернути гроші» та підтвердить виплату. У такому разі товар повертається на склад, розшифровки оплати немає, і фінансовий документ не формується.

Як виправити ситуацію: покроковий алгоритм

Якщо ви виявили, що товар на склад повернувся, а гроші з каси не списалися, дійте за таким алгоритмом:

Крок 1. Знайдіть "проблемне" повернення.

Перевірте Товарний звіт або список повернень та знайдіть документ, за яким виникла проблема. Переконайтеся, що до нього дійсно не прив'язаний фінансовий документ.

Крок 2. Перевірте початкову реалізацію.

Знайдіть первинну реалізацію, за якою повертався товар. Перевірте, чи була вона фактично оплачена та, чи пов'язана оплата з фінансовим документом. Якщо товар був проданий без фіксації оплати, система логічно не видає кошти при поверненні.

Крок 3. Видаліть "порожнє" повернення.

Оскільки складський документ вже існує, але він не несе фінансового навантаження, його потрібно скасувати. Видаліть цей документ повернення з бази.

Крок 4. Проведіть повернення заново.

Зробіть нове повернення товару. Якщо зміна, в якій робили повернення, вже закрита, проведіть нове повернення заднім числом (якщо у вас є на це права доступу) або поточним часом, щоб вирівняти касу. Уважно прослідкуйте, щоб під час операції було натиснуто кнопку «Гроші повернено» і створено фінансовий документ.

Як запобігти появі "загублених" фінансових документів

• Забезпечте безперебійне живлення. Встановіть ДБЖ (джерела безперебійного живлення) на робочі місця касирів. Це вбереже базу від розриву транзакцій під час перепадів напруги.

• Перезапускайте програму після змін. Будь-які глобальні зміни в налаштуваннях параметрів програми (особливо щодо VIP-клієнтів або методів розрахунку) вимагають обов'язкового перезапуску Торгсофт на всіх робочих станціях мережі.

• Оновлюйте програму. Розробники Торгсофт постійно вдосконалюють захист від незавершених операцій. Робота на актуальній версії програми мінімізує ймовірність програмних збоїв при роботі з фіскальними реєстраторами та банківськими терміналами.