Післяплата та NovaPay: налаштування «Контролю оплати» та фіскалізація розділених платежів

Оформлення післяплати та "Контролю оплати" Нової Пошти: від створення ТТН до фіскалізації залишку

В інтернет-торгівлі відправка товарів із частковою передоплатою та післяплатою є стандартом, проте саме цей процес викликає найбільше запитань у підприємців. До технічної підтримки Торгсофт регулярно надходять питання на кшталт: "Чому Нова Пошта видає помилку, що безготівкова оплата чи післяплата недоступна?", "Як одночасно включити післяплату і контроль оплати?", або "Як правильно провести через ПРРО чек на аванс, а потім — чек на залишок, який прийшов від NovaPay?". Проблематика полягає в тому, що для ФОПів Нова Пошта змінила правила роботи з грошовими переказами, а податкова (ДПС) вимагає суворого дотримання алгоритму фіскалізації розділених платежів (передоплата + кредит/післяплата).

Ця стаття допоможе розібратися, як правильно налаштувати "Контроль оплати" замість звичайної післяплати, як створювати ТТН без помилок та як легально фіскалізувати такі продажі в Торгсофт.

1. Що таке «Контроль оплати» і чому ФОПам не підходить звичайна післяплата?

«Контроль оплати» — це окрема додаткова послуга Нової Пошти, яка доступна виключно для клієнтів (юридичних осіб та ФОП), що уклали договір з компанією. Вона передбачає контроль оплати готівкою або карткою за отримане відправлення, після чого кошти перераховуються безпосередньо на розрахунковий рахунок (IBAN) відправника наступного дня.

Підприємці часто плутають цю послугу зі звичайним «Післяплата» (зворотною доставкою грошей). Важливо знати дві речі:

• Заборона готівкової післяплати для бізнесу. Нова Пошта більше не дозволяє ФОПам використовувати звичайну післяплату з готівковим розрахунком; для цього необхідно укладати договір та використовувати саме послугу «Контроль оплати».

• Взаємовиключні послуги. Функція «Контроль оплати» дублює функціонал післяплата. Їх категорично не можна вмикати одночасно при створенні ТТН. Якщо у відправника активовано «Контроль оплати», він не може використовувати тип доставки «Післяплата», і навпаки.

2. Створення ТТН з «Контролем оплати» в Торгсофт

Для роботи з послугою «Контроль оплати» в Торгсофт використовується додаткова опція «Інтеграція з Новою поштою». За умови її підключення програма допомагає створювати ТТН безпосередньо з Торгсофт і працювати з параметрами зворотної доставки.

На формі створення ТТН Нової Пошти послугу «Контроль оплати» перенесено в поле «Тип доставки» блоку «Зворотна доставка». Це дає змогу обрати потрібний варіант оплати під час оформлення відправлення й уникнути плутанини між звичайною післяплатою та контролем оплати.

Автоматична підстановка в ТТН

Якщо ви формуєте замовлення і в рахунку встановлено ознаку «Післяплата», а за накладною ще є борг (вона оплачена не повністю), Торгсофт при створенні ТТН автоматично увімкне послугу «Контроль оплати», за умови, що вона доступна для вашого API-ключа. Якщо послуга не підключена у вашому договорі з Новою Поштою, програма автоматично обере стандартний «Післяплата».

Цей алгоритм також бездоганно працює при створенні ТТН за шаблоном: якщо у вашому шаблоні за замовчуванням збережена послуга «Контроль оплати», програма використає її. Ознака рахунку «Післяплата» буде автоматично вмикатися або вимикатися після створення ТТН залежно від того, яку саме послугу було використано.

Налаштування відправника (Уникнення помилок)

Щоб уникнути помилки від сервера Нової Пошти "Оплата за безготівковим розрахунком недоступна для типу платника Відправник", переконайтеся, що контрагент-відправник у базі Торгсофт налаштований не як «Приватна особа». У відправника має бути вказана юридична особа (ФОП або ТОВ) із прив'язаним розрахунковим рахунком, а API-ключ має бути згенерований з бізнес-кабінету Нової Пошти.

3. Фіскалізація залишку (NovaPay) та передоплати через ПРРО

ДПС наголошує: якщо підприємець отримує оплату частинами (передоплата на картку + післяплата через NovaPay), для кожної такої операції необхідно видавати окремий фіскальний чек. Податкова не обмежує кількість чеків для одного замовлення.

Ось правильний алгоритм дій у програмі Торгсофт:

Крок 1: Фіскалізація передоплати (Авансу)

1. Підприємець створює рахунок для клієнта і додає туди товари.

2. За допомогою кнопки "Внести передоплату" вноситься сума авансу, наприклад, на розрахунковий рахунок або картку.

3. Програма запропонує надрукувати чек. У фіскальному чеку ПРРО буде вказано, що це чек Передоплата, а також на початку назви товару з'явиться префікс «Передоплата за...» (цей напис додатково налаштовується).

4. Чек передоплати можна вкласти у посилку разом з товаром або надіслати клієнту через SMS, Viber чи E-mail.

Крок 2: Відправка товару Ви створюєте ТТН Нової пошти з послугою «Контроль оплати»

Коли клієнт приходить на пошту за товаром, він сплачує залишок. При цьому поштова служба (NovaPay) зобов'язана видати клієнту свій чек про те, що він сплатив післяплату компанії-перевізнику (за переказ коштів).

Крок 3: Фіскалізація остаточного розрахунку (закриття боргу)

1. Наступного дня кошти від NovaPay надходять на ваш розрахунковий рахунок ФОП.

2. Ви відкриваєте Торгсофт, створюєте видаткову накладну за цим рахунком (або знаходите вже створену при відвантаженні) і вносите доплату.

3. Програма запитає про друк чека. Друкуємо чек.

4. У цьому чеку відображатиметься повна вартість та кількість товару, сума раніше внесеної передоплати (авансу) та сума доплати, яку ви зараз вносите.

Який «Засіб оплати» обирати для NovaPay?

У Торгсофт можна гнучко налаштувати засоби оплати для ПРРО. Оскільки гроші від Нової Пошти надходять вам на розрахунковий рахунок, ви обираєте форму оплати «Безготівкова» (На розрахунковий рахунок). Щоб у податковій звітності все відображалося ідеально, ви можете створити або обрати з довідника спеціальний засіб оплати, наприклад, «Платіж через інтегратора NovaPay» або «Переказ на розрахунковий рахунок».

Типові помилки та їх вирішення

1. Помилка Нової Пошти. "Передана послуга Післяплата недоступна".

• Причина: ви намагаєтеся відправити товар як ФОП зі звичайною післяплатою.
• Рішення: використовуйте послугу «Контроль оплати» (програма активує її автоматично, якщо у вас укладено договір).

2. Помилка Торгсофт. "Сума по рядкам не дорівнює загальній сумі в документі" при ПРРО.

• Причина: зазвичай виникає, якщо ви вручну змінювали склад замовлення вже після того, як провели фіскальну передоплату, або невірно вказали тип оплати (готівка замість безготівки).
• Рішення: якщо клієнт змінив замовлення, спочатку зробіть повернення фіскальної передоплати, змініть склад замовлення, а потім проведіть оплату наново.

3. У чеку ПРРО відображається "Банківська картка" замість "Безготівкова" при оплаті на р/р.

• Причина: у старих версіях або при неправильному налаштуванні ПРРО програма могла узагальнювати безготівкові платежі.
• Рішення: починаючи з нових версій програми, ви можете чітко розмежувати  за допомогою засобів оплат: якщо оплата пройшла через POS-термінал — це «Банківська картка», якщо кошти надійшли на IBAN (у тому числі від NovaPay) — це «Безготівкова» (або інший налаштований вами засіб оплати).

Налаштувавши послугу «Контроль оплати» та правильну схему рознесення фінансових документів у Торгсофт, ви зможете швидко обробляти сотні замовлень з інтернет-магазину та матимете ідеальний порядок у звітності перед ДПС.