Переміщення комплектів та наборів між складами

Переміщення комплектів та наборів між складами: як не отримати від’ємні залишки. Правила роботи з автокомплектами та «Товаром у дорозі»

У ритейлі, особливо в будівельних магазинах, магазинах електроніки, автозапчастин чи меблів, продаж товарів наборами та їх переміщення між торговими точками є рутинним, але технічно складним процесом. 

Режими комплектації та внутрішнього переміщення створені для того, щоб власник міг контролювати рух складеного товару від центрального складу до кінцевого покупця, не втрачаючи з поля зору жодної деталі. 

Проте під час роботи з цими режимами у підприємців часто виникають практичні запитання. Найчастіше підприємці питають: 

Нижче ми детально розберемо логіку роботи програми, щоб дати вичерпні відповіді на ці запитання та налагодити безперебійний облік.

1. Особливості обліку складеного товару: Комплекти та Автокомплекти

У програмі Торгсофт існує кілька видів комплектів: звичайний комплект, комплект із серійними номерами та комплект з автоматичною збіркою (автокомплект).

Автокомплект — це зручний інструмент, який автоматично збирається в потрібній кількості безпосередньо в момент продажу (натискання кнопки «Оплатити»), якщо самого готового комплекту недостатньо на складі, але є достатня кількість його складових.

Відповіді на часті запитання щодо комплектів:

• Як дізнатися, скільки автокомплектів ще можна зібрати з наявних деталей?

Підприємцям часто потрібно швидко оцінити, чи вистачить запчастин для збірки набору. Для цього у картці товару (на вкладці «Комплектація») є дія «Наявність...». При її натисканні відкривається форма, яка показує: кількість вже готових комплектів на складі, кількість комплектів, готових для збірки (виходячи з доступних на складі складників), та розгорнуту інформацію по кожній деталі.

• Чи може автокомплект списатися в мінус?

Продаж автокомплекту підпорядковується загальним налаштуванням програми: якщо продаж у мінус заборонено, а деталей для збірки не вистачає, комплектація виконана не буде. 

2. Переміщення між складами: приймання «Товару у дорозі»

Коли магазини знаходяться віддалено один від одного, для контролю переміщень використовується режим «Товар у дорозі». Відправник створює внутрішню передачу, позначаючи її як товар у дорозі, а одержувач повинен фізично перевірити товар і прийняти накладну в системі.

Відповіді на часті запитання щодо «Товару у дорозі»:

• Як працює галочка «Зберігати відправника для товару в дорозі»?

Якщо при прийманні накладної ця галочка ввімкнена, програма працює за наступним алгоритмом: вона створює зворотну накладну зі складу «Товар у дорозі» на склад відправника, а потім створює пряму накладну від відправника до кінцевого одержувача. У цьому випадку коригувальні накладні на надлишок або нестачу не створюються: товар повертається відправнику за початковою накладною, а потім переміщується одержувачу лише в тій кількості, яка була фактично перевірена.

• Чому внутрішня передача подвоюється (дублюється)?

Це одна з найпоширеніших проблем, яка призводить до хаосу в залишках. Подвоєння найчастіше відбувається через людський фактор:

1.  Відправник створює передачу, а одержувач її приймає.
2.  Потім відправник вирішує «відредагувати» передачу: відкриває вже закриту накладну, знімає замок і додає товар.

1.  У результаті частина товару вже прийнята, а додана — ні. Частковий прийом накладної неможливий, тому виникає роздвоєння. (Лікується це скасуванням прийому накладної та повторним її прийняттям).

3. Як уникнути від'ємних залишків складників та готових наборів

Щоб переміщення комплектів і звичайних товарів не руйнувало управлінський облік, дотримуйтесь наступних правил:

1. Налаштуйте заборону продажу та переміщення в мінус. Перевірте налаштування: Налаштування - Параметри - Облік - Що робити, якщо недостатньо товару на складі. Встановіть «Заборонити продаж в мінус». 

2. Використовуйте подвійну перевірку накладних. Для мінімізації крадіжок та пересорту комплектів під час логістики, Торгсофт дозволяє проводити подвійну перевірку накладної. Спочатку її перевіряє комірник-відправник під час збірки, а потім — магазин під час приймання. Після перевірки можна заблокувати доступ до повторної перевірки, щоб недобросовісний персонал не міг змінити кількість прийнятого товару заднім числом.

3. Не змінюйте дати документів заднім числом. Якщо ви створили діючу внутрішню передачу, а потім змінили її дату на майбутню, статична збірка складу не покаже правильну кількість товару до моменту настання цієї дати. У таких випадках завжди використовуйте відкладені внутрішні передачі (не діючі), які не списують товар зі складу до моменту їх фактичного проведення.

4. Синхронізуйте перерахунок собівартості. Якщо ви переміщуєте складові частини (матеріали) для виробництва або комплектації, пам'ятайте про метод FIFO. Після кожного нового приходу складових потрібно заходити в Склад - Стан складу та перераховувати собівартість. Це безпосередньо вплине на правильну собівартість кінцевого комплекту. Якщо розрахунок не зробити, від'ємні залишки в минулих періодах можуть спотворити аналітику.