Пересортиця, нестачі та надлишки: як правильно читати результати інвентаризації

Інвентаризація: як розібратися з пересортицею, нестачами і надлишками

Якщо після інвентаризації у відомості з’явилися великі нестачі, надлишки або сума пересортиці, це ще не означає, що весь товар реально втрачений. Частина таких розбіжностей виникає через пересорт, продаж у мінус, помилки оприбуткування, фасування або плутанину між схожими товарами. Тому перед закриттям відомості важливо зрозуміти природу розбіжностей, щоб відокремити реальну втрату товару від помилки обліку і правильно вирівняти залишки.

Як виглядають проблеми з інвентаризацією

• «У відомості нестача, хоча товар фізично є в залі.»

• «Одночасно вилізли мінуси на один товар і плюси на інший.»

• «Програма показує велику суму в колонці "Сума пересортиці".»

Які ознаки вказують на пересортицю, нестачі або надлишки

• У відомості інвентаризації колонка «Розбіжність» показує великі плюсові (надлишок) та мінусові (нестача) значення.

• Колонка «Сума пересортиці» містить значення, відмінне від нуля.

• На складі наявні від'ємні залишки (мінуси) по певних позиціях ще до початку інвентаризації.

Чому після інвентаризації з’являються великі розбіжності

Причина 1. Пересортиця через плутанину між схожими товарами

Пересортиця — це одночасний надлишок і недостача однієї моделі товару, але різного сорту (кольору, розміру тощо).

• Як впізнати? У відомості є нестача Шкарпеток чорних (-2 шт) і надлишок Шкарпеток коричневих (+2 шт).

• Чому виникає? Продавець видав клієнту чорні шкарпетки, але для швидкості відсканував штрихкод з коричневих (бо вони лежали ближче або мали однакову ціну). Для продавця товар часто відрізняється лише ціною, але для програми це різні товари.

Причина 2. Товар продавали або вносили з помилками до правильного оприбуткування

• Як впізнати? Товар фізично є в магазині (надлишок при інвентаризації), але до цього програма показувала його кількість у мінусі.

• Чому виникає? Товар почали продавати до того, як внесли прихідну накладну в програму (продаж у мінус). Також причиною може бути те, що при прийомі товару постачальник надіслав один розмір, а в накладну помилково внесли інший.

Причина 3. Помилка фасування, розукомплектації або комплектації

• Як впізнати? Нестача цілої упаковки товару і одночасний надлишок поштучного товару з цієї ж упаковки (або навпаки).

• Чому виникає? Товар продається і упаковками, і поштучно. Продавець розпакував коробку, але не зробив розукомплектацію в програмі, і почав продавати поштучно.

Причина 4. Реальна нестача товару (крадіжка або неоформлений продаж)

• Як впізнати? У відомості є лише мінус (нестача). Жодних перекриваючих надлишків схожого товару немає.

• Чому виникає? Товар фізично відсутній на складі, але в програмі він залишається на залишках, тому що не було проведено жодного складського документа, який мав зменшити його кількість: реалізації, повернення постачальнику, списання, переміщення або іншої операції. У такому разі потрібно перевірити рух товару та з’ясувати, на якому етапі залишок у програмі перестав відповідати фактичній наявності.

Причина 5. Реальний надлишок товару

• Як впізнати? У відомості є плюсова розбіжність, яка не перекривається жодною нестачею.

• Чому виникає? Постачальник випадково привіз більше товару, ніж було в накладній, і це не помітили при прийомі. Або покупець повернув товар, гроші йому віддали з каси, але документальне повернення в програмі не оформили.

Алгоритм дій: як перевірити та виправити

1. Відкрийте відомість інвентаризації (Склад → Стан складу → Відомість інвентаризації) та перевірте колонки «Сума по приходах», «Сума по списаннях», «Сума пересортиці» та «Сума нестачі».

2. Проаналізуйте пересортицю. Програма автоматично робить взаємозалік надлишків і нестач для однакових моделей. Наприклад, якщо не вистачає 2 чорних шкарпеток (по 10 грн) і є зайві 2 коричневі (по 10 грн), програма спише коричневі і оприбуткує чорні. Сума пересортиці складе 20 грн.  Увага: якщо вартість нестачі перевищує вартість надлишку, різниця впаде в реальну нестачу.

3. Перевірте рух підозрілого товару. Виділіть товар із нестачею/надлишком і натисніть кнопку Рух товару. Перевірте, чи не було продажу в мінус або скасованих чеків.

4. Виправте помилки з гарантійним/серійним товаром (якщо є). Якщо нестача по одному серійному номеру, а надлишок по іншому (бо продавець переплутав коробки) — скористайтеся дією Заміна серійного номера у відомості, щоб виключити пересортицю.

5. Закрийте відомість інвентаризації (кнопка Закрити відомість).

•    Програма автоматично створить документ Приходу на всі виявлені надлишки. Ціна закупівлі підтягнеться з останньої собівартості.

•    Програма автоматично створить документ Списання на всі виявлені нестачі.

6. Після закриття відомості кількість товару на складі буде приведена у відповідність до фактичної.

Як перевірити, що інвентаризація вирівняла залишки правильно

1. Зайдіть у Склад → Стан складу.

2. Увімкніть фільтр Тільки з від'ємною кількістю. Список має бути порожнім.

3. Знайдіть товар, по якому була пересортиця — його фактична кількість має точно відповідати підрахованій.

Що робити, якщо помилку знайшли вже після закриття відомості

Якщо ви закрили відомість, але потім знайшли ще одну коробку з товаром — не потрібно скасовувати закриття відомості, якщо після цього вже були продажі (рух товару). Створіть нову відомість інвентаризації лише на знайдені позиції та внесіть їх фактичну кількість, після чого знову закрийте.

Що підготувати для технічної підтримки, якщо розбіжності не сходяться

• Версія Торгсофт (Допомога → Про програму).

• Номер відомості інвентаризації та дата її закриття.

• Штрихкоди (або артикули) 2-3 проблемних товарів.

• Скріншот руху товару по цих позиціях.

Як не допустити пересортиці, нестач і надлишків надалі

• Заборонити продаж у мінус. У меню Налаштування → Параметри → Облік встановіть Заборонити продаж в мінус. Це унеможливить появу від'ємних залишків.

• Обмежити права продавця. Вимкніть продавцям доступ до перегляду залишків на складі. Якщо продавець не бачить, що товару немає в базі, він не зможе підігнати підрахунок під очікувані цифри.

• Маркувати весь товар унікальними штрихкодами. Якщо виробник використовує однаковий штрихкод для різних розмірів/кольорів одягу, генеруйте власні штрихкоди Торгсофт та переклеюйте їх. Це унеможливить пересортицю на касі.

• Контроль скасування товару. Увімкніть налаштування Реєструвати видалення товару з реалізації з обов'язковим введенням причини. Це дасть можливість визначити, хто бере гроші, але скасовує чек.

Поширені запитання