Облік Ф1–Ф2 при внутрішніх переміщеннях: як перевірити залишок Ф1 і виправити розбіжності

Якщо після внутрішнього переміщення товару між магазинами або складами кількість у «Стані складу Ф1» не збігається з очікуваною, це не обов’язково означає, що внутрішню передачу оформлено неправильно.

Причина може бути в особливості самого обліку Ф1–Ф2: ознака Ф1 задається під час оприбуткування товару і не переноситься автоматично разом із документом внутрішньої передачі.

Тому після переміщення потрібно окремо перевірити загальний залишок товару та його кількість у «Стані складу Ф1». Якщо розподіл Ф1 між центрами обліку не відповідає потрібному, його можна скоригувати.

Як працює облік Ф1 при внутрішньому переміщенні

Опція «Складський облік Ф1–Ф2» дозволяє окремо вести кількість товару, яка обліковується за ознакою Ф1.

У звичайному «Стані складу» Торгсофт показує загальну кількість товару.

У формі: Склад → Стан складу Ф1 відображається окрема кількість цього самого товару за Ф1.

Ознака Ф1 пов’язана з оприбуткуванням товару. Коли товар потім переміщують між центрами обліку за допомогою внутрішньої передачі, Торгсофт переносить кількість товару, але сам документ внутрішньої передачі не передає ознаку Ф1.

Саме тому після такого переміщення загальний складський залишок може бути правильним, а розподіл Ф1 між окремими магазинами або складами — потребувати перевірки.

Приклад

У магазині А є 10 одиниць товару.

У звичайному «Стані складу»: 10 шт.

У «Стані складу Ф1»: 6 шт.

Чотири одиниці товару передають із магазину А до магазину Б.

Внутрішня передача змінить загальну кількість товару в обох магазинах. Але з самого документа передачі Торгсофт не визначає, яка частина переданих чотирьох одиниць має враховуватися за Ф1.

Тому після передачі потрібно перевірити, якою має бути кількість Ф1:

• у магазині А;

• у магазині Б.

Якщо дані у «Стані складу Ф1» не відповідають потрібному розподілу, їх можна скоригувати.

Як перевірити залишок Ф1 після внутрішньої передачі

Спочатку відкрийте звичайний: Склад → Стан складу і перевірте загальну кількість товару в кожному центрі обліку.

Якщо загальний залишок неправильний, спочатку потрібно з’ясувати причину саме цієї розбіжності: перевірити внутрішню передачу, прихідні та видаткові документи, інші операції з товаром.

Якщо загальна кількість правильна, відкрийте: Склад → Стан складу Ф1.

Виберіть потрібний центр обліку та знайдіть товар.

Порівняйте:

1. загальну кількість товару у «Стані складу»;

2. кількість у «Стані складу Ф1»;

3. документи внутрішніх передач;

4. те, яким має бути розподіл Ф1 між центрами обліку після переміщення.

Тільки після цього варто змінювати кількість Ф1 вручну.

Як визначити, яку кількість Ф1 потрібно встановити

Не варто просто вирівнювати цифри у двох формах.

Загальний залишок і залишок Ф1 — це різні показники.

Наприклад, якщо в магазині фактично є 15 одиниць товару, це не означає, що в «Стані складу Ф1» також повинно бути 15.

Перед коригуванням потрібно визначити, яка частина поточного залишку має обліковуватися за Ф1 саме в цьому центрі обліку.

Для цього перевірте попередні надходження товару, його рух між магазинами та вже виконані коригування Ф1.

Як вручну скоригувати залишок Ф1

Якщо після перевірки ви визначили правильну кількість:

1. Відкрийте Склад → Стан складу Ф1.

2. Виберіть потрібний центр обліку.

3. Знайдіть товар.

4. Виділіть його.

5. Натисніть Ctrl + Shift + Alt + E в англійській розкладці клавіатури.

6. Відкриється форма «Змінення кількості товару за складом Ф1».

7. Укажіть потрібну кількість.

8. Натисніть «Записати».

Коригування змінює саме кількість у «Стані складу Ф1».

При цьому внутрішня передача, прихідна накладна та інші складські документи не змінюються.

Як перевірити, хто змінював залишок Ф1

Торгсофт зберігає історію ручних коригувань.

У ній можна перевірити:

• дату та час зміни;

• товар;

• попередню кількість;

• внесену зміну;

• нову кількість;

• користувача, який виконав коригування.

Тому, якщо значення Ф1 несподівано змінилося, варто спочатку перевірити історію: можливо, раніше залишок уже коригували вручну.

Якщо коригування було зроблено помилково, для нього передбачено окреме видалення з відновленням попереднього значення.

Коли не потрібно одразу коригувати Ф1

Комбінація Ctrl + Shift + Alt + E — це інструмент виправлення визначеного залишку, а не універсальний спосіб усунути будь-яку розбіжність.

Не варто одразу змінювати Ф1, якщо:

• не збігається загальна кількість товару у звичайному «Стані складу»;

• незрозуміло, після якого документа виникла розбіжність;

• внутрішня передача ще не завершена або не прийнята;

• раніше залишок уже коригували вручну, але причина цього невідома;

• немає розуміння, якою саме має бути правильна кількість Ф1.

Спочатку потрібно знайти причину, а вже потім виправляти значення.

Якщо опцію Ф1–Ф2 почали використовувати не з початку роботи бази

Окремо варто перевірити залишки, якщо опцію «Складський облік Ф1–Ф2» підключили вже після того, як у Торгсофт накопичилася історія руху товару.

У базі можуть бути попередні операції з товаром, але початковий стан Ф1 для них раніше не формувався.

Через це після початку роботи з опцією у «Стані складу Ф1» можуть з’явитися незрозумілі, зокрема від’ємні, значення.

У такій ситуації потрібно визначити правильний початковий залишок Ф1 і за потреби скоригувати його вручну.

Якщо розбіжність виникла не після внутрішньої передачі

Внутрішні переміщення — не єдина ситуація, яку варто перевіряти.

На формування Ф1 можуть впливати сценарії, де продаж оформлюється через пов’язані документи, зокрема:

• «Торгівля з випискою рахунка»;

• «Замовлення клієнта»;

• «Замовлення клієнта на виріб».

Якщо розбіжність з’явилася після такої операції, потрібно перевірити весь ланцюжок документів, якими було оформлено продаж і відвантаження товару.

У цьому випадку ручне коригування Ф1 також варто виконувати лише після встановлення причини.

А якщо «Стан складу Ф1» просто довго відкривається

Це вже інша проблема.

Для «Стану складу Ф1» у Торгсофт передбачені динамічний і статичний методи збирання даних. Статичний метод дозволяє швидше формувати стан складу на великих базах.

Перевірити його можна в: Налаштування → Параметри → Склад → Метод збирання складу Ф1.

Але зміна методу збирання не виправляє розподіл Ф1 після внутрішньої передачі.

Тобто:

• якщо «Стан складу Ф1» довго відкривається — перевіряйте метод збирання;

• якщо після переміщення не збігається кількість Ф1 — перевіряйте рух товару та розподіл Ф1 між центрами обліку.

Що робити, якщо після внутрішньої передачі Ф1 не збігається

Послідовність дій така:

1. Перевірте загальну кількість товару у звичайному «Стані складу».

2. Переконайтеся, що внутрішню передачу оформлено та завершено правильно.

3. Відкрийте «Стан складу Ф1» окремо для кожного потрібного центру обліку.

4. Перевірте історію попередніх коригувань.

5. Визначте, яким має бути правильний залишок Ф1 у кожному центрі.

6. Якщо потрібне виправлення — скоригуйте кількість через Ctrl + Shift + Alt + E.

Головне — не коригувати Ф1 лише тому, що цифри здаються неправильними. Спочатку потрібно зрозуміти, після якої операції виникла розбіжність і яким має бути правильний результат. Тоді ручне коригування виправить саме залишок Ф1, не маскуючи проблему в складських документах.