Як сформувати підсумковий звіт за період для ПРРО, знятого з реєстрації

Після закриття магазину, зміни ФОП, переїзду торгової точки або заміни каси підприємцю може знадобитися звіт за місяць, квартал чи рік за ПРРО, який уже скасовано в ДПС. У таких випадках користувачі запитують, чому з’являється TransactionsRegistrarAbsent, чи збереглися старі чеки, як отримати суми продажів і повернень за формами оплати та чи потрібно повторно реєструвати ПРРО заради звіту. У Торгсофт підсумковий звіт для такого реєстратора можна сформувати за фіскальними документами, що залишилися в локальній базі.

Базові поняття та актуальний стан питання

ПРРО — програмний реєстратор розрахункових операцій, який має власний фіскальний номер і передає розрахункові документи до фіскального сервера ДПС.

Z-звіт — фіскальний звітний чек за зміну. Його реєстрація на фіскальному сервері завершує зміну.

Підсумковий звіт за період у Торгсофт — це друкований аналітичний звіт, у якому за даними Z-звітів підраховуються кількість і суми чеків реалізації та повернення з розподілом за формами оплати. Це не новий Z-звіт: він не закриває зміну й не надсилає повторно розрахункові операції до ДПС.

Локальні фіскальні документи — чеки та Z-звіти, записані в базі даних Торгсофт під час роботи каси. Саме вони дають змогу побудувати історичний звіт, коли сервер ДПС уже не обслуговує звичайні запити до закритого ПРРО.

Якщо ДПС скасувала реєстрацію ПРРО, сервер може відповісти: Код помилки: 1 TransactionsRegistrarAbsent. ПРРО з фіскальним номером … не зареєстрований.

У версіях Торгсофт, де реалізовано зміну №198265, така відповідь не блокує формування звіту. Програма повідомляє, що ПРРО закрито, бере дані з локальної бази й зазначає у звіті, що ПРРО закрито. Цю поведінку описано в оновленні Торгсофт.

Що означає TransactionsRegistrarAbsent

TransactionsRegistrarAbsent означає, що фіскальний сервер не знаходить зареєстрований ПРРО із зазначеним фіскальним номером. Для історичного звіту це очікувана відповідь, якщо реєстрацію цього ПРРО справді скасовано.

Однак така відповідь може виникнути і в інших ситуаціях:

• магазин переїхав, старий ПРРО скасували, а для нової господарської одиниці ще не зареєстрували новий;

• у Торгсофт обрано неправильний фіскальний номер;

• реєстраційні дані ще не обробив фіскальний сервер;

• ПРРО автоматично скасувала ДПС після припинення ФОП або закриття господарської одиниці.

Тому спочатку визначте, який сценарій стосується вашої каси:

• якщо це старий ПРРО і потрібна лише історична аналітика — формуйте звіт за локальними даними;

• якщо ПРРО має працювати зараз — перевірте його статус в Електронному кабінеті, фіскальний номер і реєстрацію для потрібної господарської одиниці. Не проводьте через нього нові продажі, доки статус не буде з’ясовано.

Після скасування реєстрації ПРРО виключають із Реєстру, а його фіскальний номер закривають і надалі не використовують. Це передбачено Порядком №317 та пояснено Державною податковою службою.

Звідки Торгсофт бере дані після закриття ПРРО

Під час роботи ПРРО Торгсофт зберігає у своїй базі створені фіскальні документи: чеки реалізації, повернення, службові документи та Z-звіти. Скасування реєстрації ПРРО в ДПС не видаляє ці записи з локальної бази Торгсофт.

Для підсумкового звіту програма використовує дані Z-звітів і пов’язаних із ними чеків, наявних у цій базі. Тому можливість отримати повний звіт залежить від збереженості конкретної бази даних.

Локальних даних може не вистачати, якщо:

• частину чеків створювали в іншій базі або іншій програмі;

• після роботи каси відновили старішу резервну копію;

• документ зареєструвався в ДПС, але через технічний збій не записався до локальної бази;

• локальні фіскальні записи були видалені або пошкоджені;

• офлайн-документи до скасування ПРРО не синхронізувалися належним чином.

Позначка «ПРРО закрито» пояснює, чому звіт сформовано не за актуальними даними фіскального сервера. Вона не підтверджує повноту локальної бази й не замінює звірку з даними ДПС.

Як сформувати звіт

Автоматичне опрацювання закритого ПРРО додано в межах завдання №198265 до гілок оновлення 2022.0.60 і 2022.4.13. Якщо встановлено старішу версію, оновіть Торгсофт або сформуйте звіт за локальними даними вручну.

Перед оновленням створіть резервну копію актуальної бази.

Перейдіть: Налаштування → Програмний РРО.

Виберіть запис із фіскальним номером закритого ПРРО. Звірте номер із документами або відомостями в Електронному кабінеті, щоб не сформувати звіт за іншою касою чи іншим ФОП.

Виконайте дію «Підсумковий звіт за період». Укажіть початкову й кінцеву дати. Звіт можна сформувати за довільний період: місяць, квартал або рік.

Налаштування «Використовувати дані з сервера податкової служби» увімкнено за замовчуванням. Залиште його активним, якщо використовуєте версію зі зміною №198265.

Торгсофт надішле запит на фіскальний сервер. Якщо сервер повідомить, що ПРРО знято з реєстрації, програма:

1. покаже повідомлення про закриття ПРРО;

2. продовжить формування без даних сервера;

3. використає фіскальні документи, наявні в базі Торгсофт;

4. додасть до друкованого звіту інформацію про те, що ПРРО закрито.

Повторно реєструвати старий ПРРО або його закритий фіскальний номер не потрібно.

У звіті звірте:

• назву та фіскальний номер ПРРО;

• початок і кінець періоду;

• кількість чеків реалізації та повернення;

• суми реалізацій і повернень;

• розподіл сум за формами оплати;

• позначку про закриття ПРРО.

Відкликані, сторновані та тестові Z-звіти не враховуються. Базова форма виводить перші п’ять форм оплати; за потреби шаблон можна розширити до восьми.

Якщо форму оплати перейменовували протягом обраного періоду, платежі до і після перейменування можуть відображатися як окремі значення.

Відкрийте друк або попередній перегляд і збережіть документ доступним способом, наприклад через друк у PDF. Зберігайте звіт разом із резервною копією бази, за якою його сформовано.

Як сформувати звіт у старішій версії

Можливість формувати підсумковий звіт без сервера ДПС існувала ще до автоматичної обробки TransactionsRegistrarAbsent. Для цього у формі звіту потрібно вимкнути налаштування «Використовувати дані з сервера податкової служби». Після цього Торгсофт будує звіт за локальними чеками. Цей режим описано в оновленні 2022.0.43.

Порядок дій:

1. Відкрийте Налаштування → Програмний РРО.

2. Виберіть потрібний ПРРО.

3. Запустіть «Підсумковий звіт за період».

4. Укажіть період.

5. Вимкніть «Використовувати дані з сервера податкової служби».

6. Сформуйте й перевірте звіт.

У старішій версії у звіті може не бути автоматичної позначки про закриття ПРРО. Якщо дія недоступна, програма не показує потрібний реєстратор або формування завершується повідомленням сервера, оновіть Торгсофт.

Не змінюйте статус ПРРО навмання й не редагуйте фіскальні таблиці бази вручну.

Що робити, якщо суми не збігаються

Локальний звіт відображає те, що збережено в обраній базі Торгсофт. Розбіжність не слід виправляти простим коригуванням підсумкової суми. Спочатку потрібно знайти її причину.

Перевіряйте послідовно:

1. Період. Чи відповідають дати потрібному місяцю, кварталу або року.

2. ПРРО. Чи правильно вибрано фіскальний номер, ФОП і торгову точку.

3. Повноту Z-звітів. Чи є в базі Z-звіти за всі робочі зміни.

4. Локальну нумерацію чеків. Пропуски можуть означати, що частину документів створили не в цій базі або записи не збереглися.

5. Офлайн-роботу. Чи всі офлайн-чеки передали до ДПС до скасування реєстрації.

6. Форми оплати. Чи не перейменовували їх і чи не проводили карткову оплату як готівкову.

7. Шаблон звіту. Якщо використовувалося понад п’ять назв форм оплати, чи виведені додаткові колонки.

8. Базу даних. Чи формується звіт у робочій базі, а не у старій копії.

Якщо потрібних локальних чеків або Z-звітів немає, сам підсумковий звіт їх не відновить. Не створюйте документи заднім числом і не змінюйте записи бази без аналізу технічного фахівця.

Чим підсумковий звіт відрізняється від Z-звіту

• Z-звіт — фіскальний звітний чек за зміну. Він реєструється на фіскальному сервері та закриває зміну.

• Підсумковий звіт за період — аналітична друкована форма Торгсофт, яка об’єднує дані кількох Z-звітів.

Підсумковий звіт не замінює Z-звіти, податкову декларацію чи дані фіскального сервера. Його використовують для внутрішньої звірки виторгу, повернень і форм оплати, підготовки бухгалтерських даних та пошуку розбіжностей.

Якщо ПРРО скасували з незакритою зміною, це окремий сценарій. Для такого ПРРО фіскальний сервер дозволяє сформувати Z-звіт і закрити зміну. Це не те саме, що сформувати підсумковий звіт за кілька місяців або рік. Порядок пояснено в роз’ясненні ДПС.

Що варто зробити до скасування ПРРО

Якщо реєстрацію ще не скасовано:

1. закрийте останню зміну та сформуйте Z-звіт;

2. переконайтеся, що до ДПС передано всі офлайн-чеки, Z-звіти й службові повідомлення;

3. перевірте відсутність пропусків у локальній нумерації чеків;

4. сформуйте контрольний підсумковий звіт за даними ДПС;

5. створіть резервну копію актуальної бази Торгсофт;

6. лише після цього подавайте скасування реєстрації.

Перед скасуванням ДПС вимагає передати на фіскальний сервер усі створені офлайн розрахункові документи, електронні Z-звіти та передбачені повідомлення. Тому звірка до закриття реєстратора надійніша, ніж спроба відновити відсутні дані після цього.

Відповіді на поширені питання

Так, якщо у базі Торгсофт збереглися фіскальні документи за цей період. В актуальній версії програма після відповіді про закритий ПРРО автоматично формує звіт за локальними даними.

Ні. Закритий фіскальний номер не використовується повторно. Для історичного звіту реєстрація не потрібна; для нових продажів потрібен інший чинний РРО або ПРРО.

Ні. Така відповідь також може означати неправильний фіскальний номер, відсутність реєстрації нового ПРРО або затримку після подання реєстраційних даних. Якщо каса має працювати, перевірте її статус у ДПС.

Так. Тоді звіт одразу формується за чеками з бази Торгсофт. Але автоматична позначка про закриття ПРРО може не з’явитися, оскільки програма не отримувала відповідь сервера.

Збіг очікується, якщо всі фіскальні документи коректно реєструвалися й зберігалися в цій самій базі. Якщо частина чеків є лише на сервері ДПС або в іншій копії бази, суми можуть відрізнятися.

Ні. Це аналітична форма Торгсофт для звірки. Вона не замінює фіскальні чеки, Z-звіти, дані фіскального сервера або податкову декларацію.

Не додавайте фіктивний ПРРО, не підставляйте чужий фіскальний номер і не змінюйте записи бази вручну. Створіть резервну копію та зверніться до технічної підтримки, вказавши фіскальний номер, потрібний період, версію Торгсофт і повний текст повідомлення.

Як звернутися до технічної підтримки Торгсофт

Заявку можна надіслати з програми: Допомога → Запит на техпідтримку.

Також можна:

•  зателефонувати: +38 (067) 558-37-84;

•  написати в Telegram: @torgsoft_help.

Актуальні канали зв’язку наведено на сторінці технічної підтримки.

У зверненні зазначте фіскальний номер ПРРО, потрібний період, версію Торгсофт, повний текст повідомлення та чи змінювали ФОП, адресу торгової точки або базу даних.