Курс валюти «1» у валютному приході: чому неправильно розраховується собівартість і як її перерахувати

Під час закупівлі товару в іноземній валюті Торгсофт зберігає валюту прихідної накладної, ціну постачальника та курс до гривні. Ці дані можуть брати участь у розрахунку собівартості. Підприємці звертаються до технічної підтримки, коли товар закупили, наприклад, за 10 USD, а у «Стані складу» його собівартість відображається як 10 грн, після приходу різко змінюється прибуток або після виправлення курсу цифри у звітах залишаються попередніми. Одна з причин — курс іноземної валюти «1» у прихідній накладній або довіднику курсів. Для виправлення потрібно знайти джерело неправильного курсу, перевірити метод розрахунку собівартості й після коригування виконати її перерахунок.

Що означає курс у валютному приході

Коли постачальник виставляє ціну в іноземній валюті, під час створення прихідної накладної в Торгсофт можна вибрати цю валюту.

У документі з’являється поле «Курс до грн». Воно потрібне для перерахунку валютної закупівельної ціни у національну валюту.

Наприклад:

• ціна постачальника — 10 USD;

• курс — 40 грн за 1 USD;

• сума закупівлі в гривневому еквіваленті — 400 грн.

Якщо у такій самій накладній випадково вказати курс 1, програма отримає: 10 × 1 = 10 грн. У результаті гривневе значення закупівлі вже не відповідає фактичній вартості товару.

Офіційна довідка Торгсофт підтверджує, що в прихідній накладній при виборі валюти, відмінної від національної, використовується поле «Курс до грн», а валютна і гривнева закупівельні ціни пов’язані через цей курс.

Як курс «1» впливає на собівартість

Собівартість у Торгсофт залежить від обраного методу розрахунку. Його можна перевірити в: Налаштування → Параметри → Облік → Метод розрахунку собівартості товару.

Тому однаковий неправильний курс може впливати на різні бази по-різному.

Якщо використовується «Остання закупівельна ціна»

За цим методом у «Стані складу» собівартість визначається за останньою закупівельною ціною.

Якщо остання закупівля була у валюті, Торгсофт враховує валютний курс. В офіційній документації зазначено, що для валютної останньої закупівельної ціни собівартість розраховується з урахуванням актуального курсу в програмі або курсу прихідної накладної відповідно до правил цього методу.

Тому запис курсу «1» може дати значно занижену собівартість.

Якщо використовується партійний метод із курсом валюти

Для методів партійного обліку Торгсофт має налаштування «Враховувати курс закупівлі валюти».

Якщо воно ввімкнене і товар закуповувався у валюті, програма розраховує собівартість залишків за відповідними прихідними накладними та враховує курс валюти. При заповненні собівартості у видаткових документах курс також може брати участь у розрахунку.

Тобто джерелом проблеми може бути не тільки курс у конкретній накладній. Потрібно також перевірити загальний довідник: Оплата → Курс валюти.

Два місця, де потрібно шукати курс «1»

Це головний момент діагностики.

1. Курс у прихідній накладній

Він знаходиться в параметрах конкретного приходу.

Наприклад:

• валюта — USD;

• ціна — 10 USD;

• курс до гривні — 1.

Такий документ від початку містить неправильний валютний перерахунок.

На сайті Торгсофт серед типових ситуацій із закупівельними цінами окремо описаний випадок, коли в шапці прихідної накладної випадково встановлено курс валюти 1: через це ціни, собівартість і суми документа можуть розраховуватися неправильно.

2. Курс у довіднику «Курс валюти»

Відкрийте: Оплата → Курс валюти. Тут зберігаються курси валют за датами.

Торгсофт використовує цей довідник для валютних операцій, зокрема для оприбуткування та окремих методів розрахунку собівартості.

Якщо в довіднику є, наприклад:

саме запис за 02.09 потрібно перевірити.

Для USD або EUR значення 1 грн очевидно не відповідає фактичному валютному курсу. Якщо метод собівартості використовує цей запис, показник може змінитися не тільки для одного нового приходу.

Як виглядає проблема у «Стані складу»

Один із найхарактерніших симптомів — собівартість чисельно стає схожою на валютну закупівельну ціну.

Наприклад:

• закупівля — 12 USD;

• нормальний курс — 41 грн;

• очікуване гривневе значення — приблизно 492 грн;

• у «Стані складу» собівартість — близько 12 грн.

Це сильна ознака того, що при одному з етапів валютного перерахунку застосувався курс 1.

Але курс не потрібно змінювати лише за цією ознакою. Собівартість може бути неправильною і з інших причин: неправильна закупівельна ціна, додаткова собівартість, інший метод розрахунку, від’ємні залишки або особливості партійного обліку.

Тому спочатку знайдіть конкретний прихід.

Відкрийте: Склад → Стан складу. Знайдіть товар із підозрілою собівартістю.

Перевірте:

• останню закупівельну ціну;

• валюту останньої закупівлі;

• собівартість;

• дату останнього приходу.

За потреби відкрийте рух товару або відповідну прихідну накладну, щоб встановити, з якої поставки походить товар. Не виправляйте курс одразу по всій базі. Спочатку потрібно підтвердити проблему на конкретному товарі.

Відкрийте: Документ → Прихід товару. Знайдіть потрібну накладну та відкрийте її параметри через «Змінити параметри приходу».

Перевірте:

• валюту;

• курс до грн;

• закупівельну ціну товару;

• гривневий еквівалент.

Якщо товар закуплено за 10 USD, а в полі «Курс до грн» зазначено 1, потрібно встановити правильне значення, яке використовувалося для цього приходу відповідно до вашого обліку.

При зміні валюти або курсу в уже заповненій прихідній накладній Торгсофт повідомляє про зміну параметрів і пропонує перерахувати ціни у документі.

Цю операцію потрібно виконати, щоб товари в накладній відповідали виправленому курсу.

Навіть якщо курс у прихідній накладній правильний, перевірте: Оплата → Курс валюти.

Знайдіть потрібну валюту та подивіться записи:

• на дату приходу;

• після дати приходу;

• на дату, коли собівартість стала неправильною.

Це особливо важливо, якщо використовується метод собівартості, який враховує актуальні валютні курси.

Для партійного методу з налаштуванням «Враховувати курс закупівлі валюти» Торгсофт використовує найближчий допустимий курс відповідно до дати приходу й моменту розрахунку. Якщо відповідного курсу немає, програма використовує собівартість із приходу.

Тому ситуація може виглядати так:

1. товар правильно оприбуткували за курсом 40;

2. через кілька днів у довіднику помилково з’явився курс 1;

3. виконався перерахунок собівартості;

4. для товару почала використовуватися неправильна величина.

У цьому випадку одного редагування прихідної накладної недостатньо. Потрібно виправити неправильний запис у довіднику курсів.

На формі: Оплата → Курс валюти знайдіть запис із неправильним значенням.

Перевірте:

• валюту;

• дату;

• курс купівлі;

• курс продажу;

• сусідні записи за попередню та наступну дату.

Після цього виправте запис відповідно до фактичних даних вашого обліку.

Не потрібно довільно підставляти сьогоднішній курс у старий документ. Якщо проблема стосується історичного приходу, потрібно відновити курс, який має використовуватися саме для цієї операції.

Також не варто масово видаляти курси за період. Інші валютні приходи та розрахунки можуть використовувати ці записи.

Після виправлення курсу відкрийте: Налаштування → Параметри → Облік. Подивіться поле «Метод розрахунку собівартості товару». Це потрібно для розуміння, які дані програма використає після перерахунку.

«Остання закупівельна ціна»

Собівартість орієнтується на останню закупівельну ціну. Для валютного приходу до розрахунку включається валютний курс.

«За партіями поставки»

Торгсофт визначає, з яких приходів складається залишок або з якої партії продано товар.

Якщо додатково застосовується «Враховувати курс закупівлі валюти», курс починає впливати на розрахунок валютних партій.

Саме тому після появи неправильного курсу одна база може показати спотворену собівартість, а інша з іншим методом — ні.

Виправлення курсу змінює вихідні дані. Щоб Торгсофт повторно розрахував собівартість товарів, потрібно запустити її перерахунок.

Відкрийте: Склад → Стан складу. Скористайтеся дією «Перерахувати собівартість».

Торгсофт пропонує два варіанти:

1. Перерахувати собівартість по всіх товарах.

2. Перерахувати собівартість по виділених товарах.

Для виділених товарів розрахунок виконується примусово саме для вибраних позицій. При перерахунку всіх товарів програма враховує рух після попереднього розрахунку в поточному періоді.

Якщо проблема стосується однієї накладної або кількох товарів, спочатку доцільно перерахувати виділені позиції. Після цього можна перевірити результат і лише за потреби запускати ширший розрахунок.

Чому після виправлення курсу собівартість одразу не змінилася

Це одне з типових питань. Курс є вхідним параметром розрахунку. Собівартість є розрахованим результатом.

Тому послідовність така: виправили курс → перерахували собівартість → перевірили новий результат.

Якщо змінити тільки значення в «Оплата → Курс валюти» і відразу подивитися старі розраховані дані, вони можуть залишатися попередніми до наступного перерахунку.

У документації Торгсофт прямо зазначено, що після змін, які впливають на валютну собівартість, потрібно виконати «Перерахувати собівартість». Розрахований показник далі використовується в аналітичних звітах і при визначенні фактичної націнки у «Стані складу».

Як перевірити, що собівартість виправлена

Після перерахунку поверніться до: Склад → Стан складу.

Для проблемного товару порівняйте:

• валютну ціну закупівлі;

• курс;

• гривневу закупівельну ціну;

• собівартість;

• фактичну націнку.

Наприклад, було:

• закупівля — 10 USD;

• помилковий курс — 1;

• собівартість — близько 10 грн.

Після виправлення:

• закупівля — 10 USD;

• правильний курс — 40;

• базове гривневе значення закупівлі — близько 400 грн.

Фактична собівартість може відрізнятися від 400 грн, якщо до товару включені додаткові витрати або вибраний метод розрахунку використовує кілька партій.

Тому перевіряти потрібно саме логіку вашої поставки, а не очікувати механічного збігу собівартості з однією цифрою.

Як неправильна собівартість впливає на прибуток

Товарний прибуток залежить від собівартості.

Припустимо:

• ціна продажу — 600 грн;

• фактична собівартість — 400 грн.

Тоді товарний прибуток становить:

600 − 400 = 200 грн.

При неправильному курсі 1 Торгсофт може отримати значно нижчу собівартість, наприклад 10 грн.

Тоді той самий продаж у розрахунках виглядатиме так: 600 − 10 = 590 грн. Продаж не став прибутковішим. Змінився обліковий показник собівартості.

Через це можуть змінитися результати звітів, які використовують собівартість реалізації: аналіз прибутковості, аналіз виручки, показники націнки та інша товарна аналітика. В офіційній довідці Торгсофт собівартість реалізації прямо використовується в низці аналітичних звітів.

Чи потрібно після цього змінювати роздрібну ціну

Якщо проблема полягала тільки в неправильній собівартості, для її виправлення змінювати роздрібну ціну не потрібно.

Це різні показники:

• ціна продажу — за скільки магазин продає товар;

• ціна постачальника — за скільки товар закупили;

• собівартість — вартість товару, яку Торгсофт використовує в складському та аналітичному обліку.

Виправлення курсу та перерахунок собівартості вирішують проблему саме облікової вартості.

Якщо підприємство окремо хоче переглянути ціни продажу через зміну курсу, це вже інша операція і вона не потрібна для відновлення правильної собівартості.

Чи можна просто вимкнути «Враховувати курс закупівлі валюти»

Вимикати налаштування тільки для того, щоб приховати неправильний результат, не потрібно.

Спочатку потрібно встановити причину:

• неправильний курс у приході;

• неправильний запис у довіднику;

• неправильний метод собівартості;

• неправильна закупівельна ціна.

Параметр «Враховувати курс закупівлі валюти» визначає саму методику обліку. Його зміна впливає не тільки на один проблемний товар, а на розрахунок валютної собівартості в цілому.

Якщо підприємство справді хоче змінити методику собівартості, це потрібно робити окремо, після оцінки наслідків для всього обліку.

Що робити, якщо курс у приході правильний, а собівартість все одно дорівнює валютній ціні

Перевіряйте в такому порядку:

1. Визначте метод розрахунку собівартості.

2. Перевірте «Оплата → Курс валюти».

3. Перевірте всі записи потрібної валюти після дати приходу, які можуть брати участь у розрахунку.

4. Перевірте, чи ввімкнено «Враховувати курс закупівлі валюти».

5. Перерахуйте собівартість для конкретного товару.

6. Перевірте, з якої прихідної накладної метод фактично бере товар.

Для партійного обліку важливо, що собівартість залежить від конкретних партій, які залишилися на складі або з яких було списано товар. Тому остання відкрита накладна не завжди є джерелом собівартості конкретного залишку.

Що робити, якщо неправильний курс був у старій накладній

Коригування старого валютного приходу потребує більшої уваги.

Зміна курсу може стосуватися:

• закупівельних сум у документі;

• взаєморозрахунків із постачальником;

• собівартості залишків;

• собівартості реалізацій;

• аналітичних звітів за відповідний період.

Тому перед редагуванням старого приходу варто перевірити, чи товар із цієї партії вже продавався та чи закритий відповідний обліковий період.

Для давніх документів, великої кількості продажів або складного партійного обліку краще спочатку зробити резервну копію бази та узгодити порядок коригування з технічною підтримкою Торгсофт.

Чи можна налаштувати автоматичний перерахунок собівартості

Так. У Торгсофт є завдання за розкладом для розрахунку собівартості.

Відповідний режим дозволяє встановити час запуску і виконувати розрахунок автоматично. Він потрібний для регулярного підтримання актуальних даних про собівартість. Але автоматичний перерахунок не виправляє неправильний курс.

Якщо в довіднику записано 1 замість правильного значення, автоматичне завдання просто знову виконає розрахунок із неправильними вихідними даними.

Правильна послідовність: знайти неправильний курс → виправити його → перерахувати собівартість.

Як швидко знайти причину: покрокова перевірка

Якщо собівартість валютного товару стала неправильною:

1. Відкрийте Склад → Стан складу.

2. Виберіть один проблемний товар.

3. Перевірте його валюту та ціну останньої закупівлі.

4. Знайдіть відповідну прихідну накладну.

5. Перевірте в ній «Курс до грн».

6. Якщо курс дорівнює 1 для USD, EUR або іншої валюти з іншим фактичним курсом, виправте параметри приходу.

7. Перевірте Оплата → Курс валюти.

8. Знайдіть записи з курсом 1 на відповідні дати.

9. Виправте тільки підтверджено неправильні записи.

10. Перевірте Налаштування → Параметри → Облік → Метод розрахунку собівартості товару.

11. Перевірте параметр «Враховувати курс закупівлі валюти», якщо він використовується вашим методом.

12. У Стані складу виконайте «Перерахувати собівартість по виділених товарах».

13. Перевірте нову собівартість та фактичну націнку.

14. Якщо неправильний курс впливав на багато товарів, після перевірки на окремих позиціях виконайте ширший перерахунок.

Курс «1» потрібно розглядати як вихідну причину тільки після перевірки конкретного приходу та методу собівартості. Для валютної закупівлі неправильний курс впливає на гривневий еквівалент, а для методів, що використовують валютний курс під час розрахунку, — і на поточну собівартість. Після виправлення вихідного курсу Торгсофт потрібно дати команду перерахувати собівартість, щоб програма повторно сформувала показники складу та аналітики за правильними даними.