Інвентаризація товару сканером

Інвентаризація товару сканером: блокування продажів, дробова кількість і дублікати штрихкодів

Інвентаризація сканером у Торгсофт — це режим, у якому працівник зчитує штрихкоди товарів, а програма фіксує фактичну кількість і порівнює її з обліковим залишком. Він потрібний для перевірки магазину або складу без ручного пошуку кожної позиції у відомості. Найчастіше підприємці запитують фахівців, чи можна не зупиняти продажі на час переобліку, який режим блокування обрати, як приховати облікові залишки від працівників, як ввести вагу або іншу дробову кількість, чому один штрихкод знаходить кілька товарів, звідки береться подвійне сканування та що робити, якщо Торгсофт не розпізнає код із нулем на початку.

Як відбувається інвентаризація зі сканером

Для підрахунку за допомогою комп’ютера спочатку створюють відомість інвентаризації та додають до неї товари, які потрібно перевірити. Це може бути весь склад або окрема група: наприклад, один вид товару, виробник чи постачальник. Далі відкривають відомість і переходять до режиму «Інвентаризація товару».

Фактичну кількість можна внести трьома способами:

• сканувати кожну одиницю товару — при активному режимі «Збільшити кількість» (Ctrl + 1) кожне зчитування додає одну одиницю;

• увімкнути «Запитати кількість» (Ctrl + Q) — після сканування програма відкриє вікно для введення кількості;

• виділити позицію та натиснути «Змінити» або F3, щоб указати фактичний залишок вручну.

Під час створення відомості потрібно також визначити, що робити, якщо відсканованого товару в ній немає:

• «Повідомити про помилку» — програма не додаватиме сторонні позиції. Це зручніше для контрольного підрахунку за заздалегідь визначеним переліком;

• «Додати товар у відомість» — знайдена в базі позиція буде включена до поточної інвентаризації. Варіант доречний, коли потрібно врахувати весь товар, який фактично лежить у зоні підрахунку.

Перед початком роботи варто перевірити сканер у звичайному Блокноті Windows. Після одного сканування має з’явитися один штрихкод, а курсор повинен перейти на новий рядок. Так можна завчасно виявити відсутність команди Enter, зайві символи, подвійне передавання коду або неправильний режим роботи пристрою.

Чи можна продавати товар під час інвентаризації

Магазин не обов’язково закривати повністю, але не слід одночасно рахувати й продавати ту саму товарну позицію без фіксації моменту підрахунку. Інакше неможливо визначити, чи була продана одиниця вже врахована у фактичній кількості.

Торгсофт пропонує чотири режими блокування.

Для магазину, який не припиняє роботу, найкерованіший сценарій — «Блокувати товар після першого сканування» і рахувати невеликими ділянками. Працівник завершує одну полицю або товарну групу, повторно перевіряє розбіжності, встановлює для позицій стан «Закінчено підрахунок» і лише тоді переходить до наступної ділянки.

Стани товару у відомості мають практичне значення:

• «Не було підрахунку» — позиція ще доступна для продажу;

• «Розпочато підрахунок» — позиція заблокована, а обліковий залишок зафіксовано на момент початку підрахунку;

• «Закінчено підрахунок» — підрахунок завершено, товар знову можна продавати.

Як провести сліпий підрахунок і не показувати залишки працівнику

Якщо виконавець бачить облікову кількість, він може несвідомо припинити перевірку, коли фізичний результат збігся з цифрою на екрані, або підлаштувати введене значення. Тому підрахунок доцільно відокремити від аналізу результатів.

У меню «Налаштування → Параметри → Доступ» є параметр «Обмежити відомість інвентаризації для проведення інвентаризації продавцем». Для продавця він приховує:

• кількість товару на складі на момент інвентаризації;

• гуртову ціну;

• можливість друкувати документи з результатами інвентаризації.

Окремо в «Налаштування → Параметри → Роль» можна активувати «Приховувати кількість на складі для товару на інвентаризації». Це обмеження застосовується до визначеної ролі та приховує складську кількість товару, який перебуває на інвентаризації.

Працівники повинні входити до програми під персональними обліковими записами. Тоді в «Журналі інвентаризації» можна побачити, хто сканував товар або змінював кількість вручну. «Журнал товару» показує дії лише за вибраною позицією.

Як правильно ввести дробову кількість

Звичайне послідовне сканування підходить для штучного товару: один сигнал сканера збільшує фактичну кількість на одиницю. Для вагового товару, тканини, кабелю, будівельних сумішей та інших позицій, які обліковуються частинами одиниці, потрібно вводити фактичне значення.

Увімкніть «Запитати кількість» (Ctrl + Q). Після сканування відкриється вікно, у якому можна зазначити, наприклад, 2,450 кг, 0,75 м або іншу фактичну кількість відповідно до одиниці виміру товару. Те саме можна зробити через «Змінити» або F3.

Перед масовим підрахунком перевірте на одній позиції, як програма приймає десятковий роздільник у поточних регіональних налаштуваннях Windows. Це запобігає ситуації, коли 2,5 інтерпретується не так, як очікує користувач.

Для фасованого вагового товару Торгсофт може розпізнавати кількість, закодовану в штрихкоді етикетки. Для відповідного виду товару має бути встановлено ознаку «Штрих-код товару містить кількість», а параметри префікса, кількості знаків і кількісного коефіцієнта повинні відповідати налаштуванням ваг.

Якщо коефіцієнт задано неправильно, значення в грамах може бути сприйняте як кілограми. Тому перед інвентаризацією потрібно відсканувати контрольну етикетку з відомою вагою та порівняти результат у програмі з написом на етикетці.

Що відбувається, коли кілька товарів мають однаковий штрихкод

Однаковий штрихкод може з’явитися у двох різних ситуаціях:

1. один і той самий товар помилково створили у базі кілька разів;

2. різним товарам присвоїли однаковий код — через помилку під час введення, імпорту, обміну між торговими точками або через використання постачальником одного коду для кількох варіантів товару.

Якщо під час сканування Торгсофт знаходить кілька відповідних позицій, програма відкриває форму «Товар з однаковим штрих-кодом». Потрібно вибрати конкретну картку за назвою, артикулом, характеристиками, ціною або фотографією. Не варто автоматично обирати перший рядок: сканер передає лише код і не може визначити, який із дублів лежить перед працівником.

Однакові коди у довіднику краще виправити до інвентаризації через «Товарознавство → Діагностика помилок»:

• якщо це дублікати однієї позиції, залиште правильну картку та об’єднайте з нею помилково створений товар;

• якщо це різні товари, змініть штрихкод однієї позиції, за потреби згенеруйте власний код і перемаркуйте товар;

• якщо однаковий заводський код використовується для варіантів, які потрібно обліковувати окремо, кожному варіанту слід надати однозначний внутрішній штрихкод.

Перед об’єднанням карток перевірте їхні залишки, рух товару, характеристики та ціни. Об’єднання змінює структуру облікових даних, тому його має виконувати відповідальна особа, яка розуміє, яка картка повинна залишитися.

Чим дублікати штрихкодів відрізняються від подвійного сканування

Дублі штрихкодів у базі означають, що один код прив’язаний до кількох карток товару. Подвійне сканування означає, що одна фізична одиниця була зарахована двічі або сканер двічі передав той самий код. Спосіб виправлення залежить від причини.

Перевірте нижню частину форми «Історія сканування товару» та «Журнал товару». Виправте фактичну кількість через F3, після чого повторно порахуйте позицію. Для ділянок із великою кількістю однакового товару зручніше один раз сканувати код із активним режимом «Запитати кількість» і ввести перевірений підсумок, ніж багато разів зчитувати одну етикетку.

Зробіть тест у Блокноті:

• один код в одному рядку — сканер передає дані нормально;

• два однакові рядки після одного натискання — проблему потрібно шукати в налаштуваннях або несправності сканера;

• два коди з’єдналися в одному рядку — перевірте завершальний символ Enter;

• разом із цифрами з’являються зайві символи — очистьте префікси та суфікси за інструкцією до моделі.

За потреби сканер скидають до заводських налаштувань, переводять у режим USB HID Keyboard, очищають Prefix/Suffix і повторно задають лише термінатор Enter. Службові штрихкоди для цих дій потрібно брати з інструкції саме до вашої моделі.

Перевірте, чи не сканує працівник ту саму одиницю повторно, чи не натискає кнопку сканування кілька разів і чи правильно встановлений курсор. У Торгсофт увімкніть відображення лише помилок в історії сканування та звірте час операцій у журналі. Якщо один сигнал у Блокноті дає один коректний рядок, а у відомості стабільно виникає подвійне додавання, зафіксуйте приклад і передайте його технічній підтримці разом із моделлю сканера та скриншотом журналу.

Чому Торгсофт не знаходить штрихкод із нулем на початку

Деякі сканери передають код без початкового нуля або без контрольної цифри. Через це штрихкод на етикетці, код у картці товару та рядок, який фактично отримує комп’ютер, можуть відрізнятися.

Правильна діагностика:

1. відскануйте етикетку в Блокноті;

2. порівняйте отриманий рядок із цифрами на етикетці;

3. порівняйте його зі штрихкодом у картці товару;

4. перевірте, чи передає сканер контрольну цифру EAN-13;

5. перегляньте параметр «Коригувати штрих-коди, що починаються з нуля» у «Налаштування → Параметри → Штрихкод».

Параметр коригування створений для сумісності з певними форматами та попередніми версіями. Він може заважати розпізнаванню вже внесених нестандартних кодів, тому його не слід перемикати без перевірки на контрольному товарі. Якщо розбіжність справді спричинена початковим нулем, налаштування узгоджують із фактичними кодами бази; перед масовою зміною карток або етикеток варто звернутися до технічної підтримки.

Типові проблеми під час інвентаризації сканером

Як перевірити результати перед закриттям відомості

До закриття інвентаризації потрібно:

1. відфільтрувати товари з нестачею та надлишком;

2. повторно порахувати всі суттєві розбіжності;

3. перевірити позиції, для яких не було підрахунку;

4. переглянути помилки в історії сканування;

5. перевірити ручні зміни у журналі;

6. переконатися, що для завершених позицій установлено стан «Закінчено підрахунок»;

7. окремо перевірити товари з однаковими штрихкодами та вагові позиції.

Після натискання «Закрити відомість» Торгсофт приводить склад у відповідність до фактичної кількості: за надлишком створює документ приходу, а за нестачею — документ списання. Якщо помилку помітили одразу, закриття можна скасувати, доки після інвентаризації не було руху товару. Якщо продажі, приходи або інші операції вже відбулися, безпечніше створити нову відомість лише за помилковими позиціями та внести правильну фактичну кількість.

Короткий регламент інвентаризації сканером

 До початку: визначте зону та відповідального, створіть відомість, оберіть режим блокування, налаштуйте права продавця, перевірте сканер у Блокноті й протестуйте одну штучну та одну вагову позицію.

 Під час підрахунку: рухайтеся послідовно за полицями, не повертайте вже порахований товар у неперевірену зону, контролюйте фокус поля введення, одразу опрацьовуйте повідомлення про однакові або невідомі штрихкоди та завершуйте підрахунок кожної перевіреної позиції.

 Перед закриттям: повторно порахуйте нестачі й надлишки, перегляньте журнал, перевірте дробові значення та дублікати кодів, після чого закрийте відомість і перевірте створені документи приходу та списання.