Частковий переоблік без зупинки продажів

Проведення часткової інвентаризації у Торгсофт: відбір товарів, налаштування доступу, робота з ТЗД та вирішення розбіжностей

У роздрібній та гуртовій торгівлі зупинка роботи магазину для перерахунку всього асортименту призводить до простою та втрати прибутку, тому підприємці використовують режим часткової інвентаризації за обраними категоріями, брендами або стелажами. 

Цей режим дозволяє перевіряти фактичну наявність товару частинами без повної зупинки продажів. У підприємців найчастіше виникають такі питання: як провести переоблік без зупинки торгівлі, як швидко відібрати товари для підрахунку, щоб не пропустити жодної групи, як приховати облікові залишки від персоналу, що робити з товарами, які мають однакові штрихкоди, як завантажити дані з термінала збору даних або мобільного смартфона, як розраховується пересортиця та чому виникають розбіжності між станом складу і відомістю інвентаризації. У цій статті наведено вичерпні відповіді на ці запитання та алгоритми роботи у програмі Торгсофт.

Способи відбору товарів та контроль пропущених категорій

Для початку інвентаризації необхідно сформувати відомість і додати до неї цільовий перелік товарів. У Торгсофт це реалізовано двома основними способами:

1. Через Стан складу. У пункті меню «Склад» – «Стан складу» за допомогою кнопки «Фільтри» (F12) вказується потрібна група товару (вид товару, виробник, сезон тощо). Після застосування фільтра товари виділяються та переносяться у документ кнопкою «Додати товар у відомість інвентаризації».

2. Через додавання видів товару у відомості. Під час створення нової відомості (пункт «Документ» – «Відомість інвентаризації») використовується дія «Додати товари за обраними видами».

Щоб не пропустити жодної категорії під час циклічних перевірок, на формі вибору видів товару існують фільтри «Період» та «Інвентаризація виду товару за період». Якщо в обраний період для певних видів товару створювалися інвентаризації, ці види підсвічуються жовтим кольором. Сірим кольором позначається вид товару, який вже доданий у поточну відомість, а зеленим — відзначений для додавання.

Крім того, на форму «Стан складу» можна вивести колонку «Дата інвентаризації», де фіксується дата останнього переобліку конкретного товару на даному складі, що дозволяє виявляти позиції, які давно не перевірялися.

Режими блокування товару: як не зупиняти продажі

Для забезпечення безперервності торгівлі під час інвентаризації важливо правильно налаштувати параметр «Блокування товару» при створенні відомості:

• Блокувати товар після першого сканування — оптимальний режим для працюючого магазину. Товар блокується для продажу лише в момент його фактичного підрахунку та внесення у відомість.

• Блокувати товар при додаванні в відомість — використовується, якщо магазин зачиняється на переоблік. Товар стає недоступним для продажу відразу після його занесення у документ.

• Не блокувати товар — продажі не зупиняються взагалі, але для коректного підрахунку користувачу необхідно вручну відмічати товар дією «Закінчено підрахунок» після введення його фактичної кількості.

• Блокувати товар для ручного обліку — автоматично встановлює фактичну кількість товару рівною обліковій кількості на складі. Цей режим використовується власниками для прискорення інвентаризації, оскільки їм залишається лише відкоригувати ті позиції, де є розбіжності.

Обмеження доступу та приховування залишків від продавців

Щоб виключити можливість підтасовки результатів інвентаризації під облікову кількість, у Торгсофт реалізовано налаштування доступу для персоналу:

• У меню «Налаштування» – «Параметри» – «Доступ» включається параметр «Обмежити відомість інвентаризації для проведення інвентаризації продавцем». Продавець не бачитиме у відомості облікових залишків, розбіжностей, оптових цін, а також не зможе роздрукувати звіти про нестачу чи надлишок.

• У меню «Налаштування» – «Параметри» – «Роль» включається параметр «Приховувати кількість на складі для товару на інвентаризації». Це приховає від продавця залишки таких товарів на всіх візуальних формах («Стан складу», «Наявність товару»), запобігаючи махінаціям з боку персоналу.

Вирішення конфліктів дублікатів штрихкодів та пересортиця

Якщо у програму заведено різні товари з однаковим штрихкодом, під час сканування такого штрихкоду у відомості інвентаризації Торгсофт виводить на екран спеціальну форму для вибору конкретного товару зі списку. Для наведення порядку в номенклатурі та ліквідації дублікатів необхідно об'єднати картки-двійники. Це робиться на формі «Стан складу» за допомогою кнопок «Вибрати товар для подальшого об'єднання» та «Об'єднати з обраним товаром». Також масове об'єднання та заміну штрихкодів зручно проводити через меню «Товарознавство» – «Діагностика помилок».

Розбіжності, виявлені під час інвентаризації у межах однієї моделі (наприклад, нестача чорних шкарпеток і надлишок коричневих за однаковою ціною), програма розраховує як пересортицю. У результаті пересортиці проводиться автоматичний взаємозалік надлишків і нестач, що зменшує загальну фінансову суму нестачі.

Альтернативні способи підрахунку: ТЗД, Мобільний додаток та ручний облік

Підрахунок товарів не обов'язково проводити безпосередньо біля комп'ютера з дротовим сканером.

1. Термінали збору даних (ТЗД) на ОС Android. Для роботи з ТЗД використовуються безкоштовні додатки на кшталт «Облік та Склад» або «Barcode Harvester». У Торгсофт формується база товарів і вивантажується у CSV-файл на термінал. Працівник сканує товари на складі, після чого результати експортуються назад у CSV-файл і завантажуються у відомість інвентаризації кнопкою «Отримати інформацію з термінала».

2. Мобільний додаток Торгсофт. Дозволяє проводити інвентаризацію зі смартфона або ТЗД, підключеного безпосередньо до бази. Працює навіть без постійного доступу до інтернету: відомість завантажується в пам'ять пристрою (кнопка «Завантажити»), зв'язок з сервером вимикається, проводиться підрахунок у підвальному приміщенні, після чого зв'язок відновлюється і дані вивантажуються на сервер (кнопка «Вивантажити»).

3. Ручний облік. З програми друкується «Відомість для ручного обліку» (без вказання кількості), куди комірник вписує фактичні залишки ручкою, після чого ці дані вносяться у комп'ютер кнопкою «Внести фактичну кількість товару».

Інвентаризація специфічних товарів (Коробки та Серійні номери)

• Коробки сезонного зберігання. Щоб перерахувати запакований товар, при створенні відомості в полі «Тип накладної» вказується «Товар в коробці». Після сканування штрихкоду самої коробки, програма автоматично додає до відомості весь її вміст.

• Гарантійний облік за серійними номерами. При створенні відомості в полі «Категорія» обирається «За серійними номерами». Підрахунок ведеться шляхом сканування кожного унікального серійного номера. Якщо виявлено пересортицю (в базі значиться один серійний номер, а по факту лежить інший), застосовується спеціальна дія «Заміна серійного номера» для коректного вирівнювання залишків без порушення гарантійної історії.

Закриття відомості, причини розбіжностей та перерахунок сум

Після завершення підрахунку відомість необхідно закрити. При закритті Торгсофт автоматично створює складські документи: прихід від інвентаризації (на товари з надлишком) та акт ліквідації/списання (на товари з нестачею). Якщо після закриття виявлено помилку, необхідно негайно натиснути кнопку «Скасувати закриття», що видалить коригувальні документи і поверне відомість до стану редагування. Скасування можливе лише до того моменту, поки не відбувся новий рух проінвентаризованого товару.

Підприємці часто не розуміють, чому фактична кількість у відомості не збігається з очікуваннями. Основними причинами є:

• Внесення змін до старих складських документів у відкритих періодах, що змінює ретроспективні залишки, але не оновлює зафіксовану облікову кількість у вже створеній відомості інвентаризації.

• Ігнорування налаштування «Враховувати кількість на складах 3-го рівня». Якщо перемикач не активовано, програма не додає до облікового залишку ті товари, що знаходяться у резерві або в дорозі між магазинами, що призводить до хибних нестач.

У разі аварійного завершення роботи програми або переривання складного розрахунку під час закриття великої відомості, документу присвоюється статус «Необхідно перерахувати суми». Користувачу слід виділити таку відомість і вручну натиснути кнопку «Перерахувати суми», щоб програма коректно підбила фінансові результати нестач та надлишків і виправила собівартість.