Товарний облік магазину професійної косметики

Як організувати товарний облік у магазині професійної косметики

Магазин професійної косметики поєднує кілька різних сценаріїв в одному асортименті. Поруч із сотнями відтінків гель-лаків, фарб і декоративної косметики лежать пилки, фрези, рукавички та інші дрібні витратні матеріали. Майстри й салони закуповують частину товару гуртом, роздрібні покупці беруть по одній позиції, а лампи, фрезери та стерилізатори можуть потребувати обліку за серійними номерами.

Тому товарний облік у цій ніші варто будувати не від каси, а від структури товару. Спочатку магазин визначає, як розрізняти відтінки, об’єми й лінійки, потім налаштовує прихід і маркування, правила запасів, інвентаризацію, гуртові продажі, роботу з обладнанням та онлайн-замовленнями. Торгсофт фіксує ці операції документами й показує дані, за якими керівник перевіряє залишки, рух товару та дії працівників.

Спочатку визначте, що є окремою товарною позицією

У професійній косметиці товари часто відрізняються одним параметром. Одна лінійка фарби має багато номерів тону, гель-лак — багато відтінків, шампунь — кілька об’ємів. Якщо ці відмінності не закласти в структуру бази на початку, пізніше важко шукати товар, звіряти приходи й залишки та готувати каталог для сайту.

Товарознавець створює дерево видів товару: наприклад, матеріали для манікюру, догляд за волоссям, засоби для брів і вій, одноразові матеріали, інструменти, обладнання. Для конкретної позиції Торгсофт зберігає назву, виробника, артикул, штрихкод, ціну, опис та інші параметри.

Для параметрів, яких немає у стандартній картці, використовують динамічні характеристики товару. У магазині професійної косметики це можуть бути відтінок, номер тону, об’єм, колекція, тип матеріалу, потужність обладнання або інша характеристика, яка потрібна для пошуку, закупівель і вивантаження на сайт.

Якщо кілька позицій є різновидами однієї моделі, у Торгсофт можна налаштувати правило формування ID моделі. До моделі входять спільні характеристики, а колір, розмір або інша ознака різновиду виключається з правила. Це особливо корисно для інтернет-магазину: сайт може показати одну модель із вибором потрібного різновиду замість набору непов’язаних карток.

Вимоги до партій, строків придатності, відповідальної особи, нотифікації та маркування косметики краще не змішувати з щоденним складським процесом. Вони окремо розібрані в матеріалі «Як вести облік косметики в Торгсофт за новими правилами».

Прихід має продовжувати вже створену номенклатуру

Під час приймання товарознавець оформлює прихідну накладну або імпортує підготовлені дані з Excel. Перед створенням нової позиції варто перевірити штрихкод, артикул і назву, щоб не створювати дублікати того самого товару.

Якщо товар має заводський штрихкод, магазин використовує його для пошуку та продажу. Для позицій без придатного маркування Торгсофт може сформувати власний штрихкод. Етикетки друкують із робочих форм програми за налаштованим шаблоном: на них можна вивести назву, ціну, артикул, штрихкод та інші потрібні поля.

Для дрібних флаконів, пилок, бафів і насадок розмір етикетки підбирають під упаковку та можливості принтера. Фіксованого «правильного» формату для всієї б’юті-ніші немає.

Якщо товар спочатку надходить на центральний склад, а потім розподіляється по магазинах, працівник оформлює внутрішнє переміщення. Для передавання між точками в Торгсофт є сценарій «Товар у дорозі»: до приймання на іншій точці товар видно як такий, що переміщується.

Повернення постачальнику, списання та інші операції вибуття оформлюються окремими документами. Завдяки цьому зміна залишку має конкретну причину, дату й автора документа.

Запаси потрібно планувати по конкретних товарах і точках

У б’юті-магазині загальна кількість товару в категорії мало що пояснює. На складі може бути багато гель-лаків, але закінчитися саме ходова база, топ або популярний відтінок. Тому закупівельнику потрібен залишок по кожній позиції й по кожному магазину.

Опція Мінімальні та максимальні залишки за складами дозволяє задавати межі запасу окремо для товарів і торгових точок. Один і той самий товар може мати різний норматив у великому магазині, невеликій точці та на центральному складі.

Для складнішого планування є Автоматичний розрахунок складських запасів. Опція розраховує рекомендований запас на основі продажів і строків поставки. Закупівельник використовує цей розрахунок як вихідні дані, а рішення про замовлення приймає сам.

Товарознавець формує замовлення постачальнику за потрібними позиціями. Після надходження товару прихідна накладна продовжує той самий ланцюг обліку. Окремо програма веде взаєморозрахунки з постачальником, тому керівник може перевірити товарні документи й фінансовий баланс за ними.

Для мережі з центральним складом також можна використовувати «Замовлення торгової точки на склад». Точка формує потребу, склад обробляє замовлення й оформлює переміщення на потрібний центр обліку.

Інвентаризація має показати розбіжність, а не підказати потрібну цифру

Для лаків, пилок, фрез, пензлів та інших дрібних позицій інвентаризація швидко стає окремим процесом. Торгсофт формує відомість інвентаризації, куди працівник вносить фактичну кількість товару.

Підрахунок можна проводити вручну, зі сканером або терміналом збору даних. Довідка Торгсофт окремо описує інвентаризацію з Android-пристроями та мобільним застосунком.

Для працівника, який рахує товар, можна обмежити перегляд облікової кількості. Налаштування «Обмежити відомість інвентаризації для проведення інвентаризації продавцем» приховує залишок на момент підрахунку, результати інвентаризації та оптову ціну. Працівник вводить те, що реально бачить на полиці, а керівник уже після підрахунку аналізує розбіжність.

Якщо фактична й облікова кількість не збігаються, варто перевірити приходи, продажі, повернення, списання та переміщення. Для розбору дій користувачів є Протокол дій користувачів і журнал змін документів. Вони допомагають відновити послідовність операцій до коригування залишку.

Роздрібні покупці та салони потребують різних сценаріїв продажу

На касі продавець оформлює реалізацію за штрихкодом або через пошук товару. Торгсофт зберігає склад продажу, кількість, ціну, знижку, оплату й користувача, який працював із документом.

Професійний магазин часто продає ті самі матеріали майстрам і салонам партіями. Для такого клієнта менеджер може оформити рахунок, за потреби зарезервувати товар, зафіксувати оплату й підготувати відвантаження. Це дає окремий документальний ланцюг для B2B-продажу, а не змішує його зі звичайним касовим чеком.

Якщо ціна залежить від кількості конкретного товару, опція Політика гуртових цін застосовує налаштовані цінові пороги. Власник задає правила, а продавець бачить потрібну ціну під час оформлення продажу.

Для постійних салонів і майстрів керівник окремо перевіряє неоплачені документи та взаєморозрахунки. Це важливо, якщо матеріали відвантажують із відстроченням оплати.

Стартові набори краще вести як комплекти

У б’юті-магазині один готовий набір часто складається з товарів, які також продаються окремо. Наприклад, стартовий набір майстра може містити лампу, базу, топ, кілька покриттів і допоміжні матеріали.

У Торгсофт для цього є «Комплектація» та «Шаблон комплекту». Товарознавець задає склад набору й формує готовий комплект із товарів на складі. Програма зберігає зв’язок готової позиції з її складовими, тому набір можна обліковувати разом з іншими товарами.

Це також зручно для подарункових наборів і для бізнесу, де одна упаковка перетворюється на кілька окремих товарних одиниць за визначеним правилом.

Подарунковий сертифікат — інший сценарій. Для його випуску, продажу й обліку є окрема опція Подарункові сертифікати. Не варто змішувати сертифікат із фізичним товарним комплектом у моделі обліку.

Професійне обладнання варто відокремити від витратних матеріалів

Фрезер, лампа, стерилізатор або інший прилад має інший життєвий цикл, ніж шампунь чи упаковка пилок. Для гарантійної роботи важливо знати, яку конкретну одиницю отримали від постачальника й кому її продали.

Опція Облік гарантійних товарів за серійними номерами додає облік серійних номерів, гарантійних строків і друк гарантійних документів. Товарознавець фіксує серійний номер конкретної одиниці, а під час продажу він пов’язується з відповідною операцією.

Якщо магазин також приймає обладнання на сервіс, це вже окремий процес. Для нього передбачена опція Ремонт та гарантійне обслуговування, яка веде заявки на ремонт, етапи робіт, матеріали та оплати.

Рекомендації майстрів можна вести як окремий канал продажів

У професійній б’юті-ніші магазин часто працює зі стилістами, перукарями, бровистами й майстрами манікюру, які рекомендують товари своїм клієнтам. Коли партнерів багато, власнику потрібно бачити, з ким пов’язаний клієнт і які покупки прийшли через цей канал.

Опція Реферальна програма дозволяє вести партнерів-реферерів, пов’язувати з ними клієнтів і використовувати ці дані у взаєморозрахунках. Власник задає правила партнерської роботи й перевіряє результат за фактичними покупками.

Цей процес відрізняється від звичайної дисконтної програми покупця. Клієнтська картка відповідає за історію покупок і знижки конкретного покупця, а реферальна програма — за зв’язок із партнером, який його рекомендував.

Онлайн-каталог має спиратися на ту саму номенклатуру

Якщо магазин окремо веде товари на сайті й у програмі обліку, назви, характеристики та залишки починають розходитися. Для великої палітри це особливо помітно: покупець замовляє конкретний відтінок, який уже продали в торговому залі.

Опція Синхронізація з інтернет-магазином передає між Торгсофт і сайтом товари, характеристики та замовлення за налаштованим сценарієм. Обмін може виконуватися за розкладом, тому швидкість оновлення сайту залежить від конкретних параметрів синхронізації.

Для Prom.ua й Rozetka.ua передбачені окремі опції Інтеграція з Prom.ua та Інтеграція з Rozetka.ua. Перед запуском потрібно визначити, які товари, характеристики, ціни та склади беруть участь у кожному каналі, і перевірити тестове замовлення.

Отримані замовлення можна переглядати в режимі «Замовлення віддаленого клієнта». Менеджер пов’язує замовлення з клієнтом у базі, перевіряє склад замовлення та створює потрібні документи для подальшої обробки. У режимі «Торгівля з випискою рахунку» рахунок може бути створений на основі такого замовлення.

Для відправлень є окремі інтеграції зі службами доставки. Наприклад, Інтеграція з Новою поштою працює зі створенням, друком і відстеженням ТТН у передбачених опцією сценаріях.

Права працівників треба будувати за ролями

Продавцю потрібні продаж, пошук товару, робота з клієнтом і дозволені касові операції. Товарознавець працює з приходами, переміщеннями, замовленнями постачальникам і складом. Керівнику потрібні фінансові дані, історія змін і звіти.

Адміністратор Торгсофт налаштовує права за ролями. Так можна відкрити працівнику потрібні форми й закрити закупівельні ціни, фінансові документи або операції, які не входять до його обов’язків.

Є й точкові обмеження. Наприклад, продавцеві можна заборонити вводити номер дисконтної картки з клавіатури й дозволити лише сканування. Таке правило фіксує спосіб ідентифікації картки в касовому процесі.

Після зміни посадових обов’язків права варто переглянути. Інакше працівник може зберегти доступ до форм, які більше не потрібні для його роботи.

Касове обладнання підбирають під реальні операції

Для типової каси магазину професійної косметики потрібні комп’ютер на Windows і сканер штрихкодів. Принтер етикеток потрібен там, де магазин регулярно маркує товар власними кодами або друкує цінники. Принтер чеків використовують, якщо потрібні паперові чеки чи товарні документи.

Якщо магазин приймає безготівкові оплати через POS-термінал, опція Інтеграція з банківським терміналом передає суму покупки з Торгсофт на термінал. Для фіскальних продажів можна використовувати Програмний РРО або інший підтримуваний Торгсофт фіскальний сценарій.

Ваги для звичайного магазину професійної косметики не є типовим обладнанням, якщо весь асортимент продається у флаконах, коробках і штуках. Вони потрібні лише там, де бізнес реально продає сировину або інші матеріали за вагою.

Для великого складу або частих інвентаризацій окремо варто розглянути термінал збору даних чи Android-пристрій зі скануванням.

Власнику потрібен регулярний ритм перевірки

Дані мають сенс, коли за ними регулярно приймають рішення.

Щодня керівник перевіряє продажі, касу, повернення, ручні знижки, неоплачені документи та незавершені онлайн-замовлення.

Щотижня варто переглядати позиції з низьким залишком, потребу в закупівлі, переміщення між точками, взаєморозрахунки з постачальниками та B2B-клієнтами.

Періодично корисно аналізувати продажі за видами товару, виробниками й постачальниками, оборотність запасів, товари, які довго лежать на складі, активність покупців та використання знижок. У Торгсофт також є ABC- та XYZ-аналіз для оцінки структури асортименту й стабільності попиту.

Такий ритм дає власнику послідовну картину: що надійшло, що продали, де виникла розбіжність, чого бракує й що потрібно замовити.

Що визначити до перенесення обліку

Перед запуском варто описати шість речей:

1. Які види товару й характеристики потрібні для пошуку, закупівель та онлайн-каталогу.

2. Скільки магазинів, складів, кас і працівників працюватимуть із системою.

3. Чи є гуртові клієнти, рахунки, відстрочені оплати та окремі правила цін.

4. Чи продає магазин готові набори та обладнання із серійними номерами.

5. Які сайти, маркетплейси й служби доставки потрібно підключити.

6. Які операції дозволені продавцю, товарознавцю, адміністратору й керівнику.

Після цього варто перевірити на кількох реальних товарах повний цикл: створення картки, прихід, етикетку, продаж, переміщення, інвентаризацію, замовлення постачальнику та онлайн-замовлення. Якщо потрібно підібрати версію Торгсофт, кількість робочих місць, опції й обладнання, для цього є окрема комерційна сторінка програми для магазину косметики.