Податковий кодекс України простими словами: що потрібно знати підприємцю

Матеріал має інформаційний характер. Податкову групу, статус платника ПДВ, ставки та особливі умови оподаткування варто перевіряти разом із бухгалтером для конкретного бізнесу.

Податковий кодекс визначає, які податки платить підприємець, як вести податковий облік, коли подавати декларації, скільки зберігати документи та як проходять податкові перевірки.

Для магазину, інтернет-магазину або невеликої торговельної мережі головне значення мають кілька практичних питань: облік доходу, ліміти єдиного податку, строки декларацій і платежів, документи на товар, ПДВ, акциз та перевірки.

Частину правил встановлюють інші закони. РРО та ПРРО регулює Закон України № 265/95-ВР. Станом на дату матеріалу його чинна редакція на порталі Верховної Ради датована 26.06.2026. ЄСВ регулює Закон України № 2464-VI. Ліцензії на алкоголь, тютюн, рідини для електронних сигарет і пальне регулює Закон України № 3817-IX.

Головне за хвилину

Як вести облік доходів на єдиному податку

Що каже закон

Це правило стосується ФОП на 1 і 2 групі, а також ФОП на 3 групі, які не є платниками ПДВ.

Пункт 296.1 ПКУ дозволяє вести облік у довільній формі. Головна вимога: отриманий дохід потрібно відображати помісячно. Облік може бути паперовим або електронним.

Для ФОП 3 групи, які є платниками ПДВ, діє інше правило. Вони ведуть облік доходів і витрат за типовою формою та у встановленому Мінфіном порядку.

Простими словами: підприємець повинен мати зрозумілу відповідь на питання, скільки доходу отримано за кожний місяць.

Що робити

Щомісяця звіряйте:

• продажі;

• повернення;

• готівкові оплати;

• оплати карткою;

• надходження на рахунок;

• інші суми, які за правилами ст. 292 ПКУ входять до доходу єдинника.

Так легше вчасно помітити наближення до річного ліміту.

Приклад

ФОП 2 групи у вересні продав товарів на 420 000 грн. Частину товарів покупці повернули.

Наприкінці місяця підприємець має визначити дохід для податкового обліку за правилами ПКУ та внести його до свого помісячного обліку.

У Торгсофт

Для звірки продажів можна використовувати «Звіт за період по відділах» та «Торговий звіт». У програмі показник «Виторг» розраховується як сума реалізацій з урахуванням знижок мінус сума повернень.

Ці дані допомагають контролювати оборот магазину. Податковий дохід потрібно визначати за правилами ПКУ, оскільки управлінський показник «Виторг» і податковий дохід можуть розраховуватися за різними правилами.

Норма: Податковий кодекс України № 2755-VI, п. 296.1, ст. 292.
Податковий кодекс України на порталі Верховної Ради

Коли подавати декларацію і сплачувати єдиний податок

Що каже закон

Для 1 і 2 груп податковий період становить календарний рік. Для 3 групи це календарний квартал. Це прямо визначає п. 294.1 ПКУ.

ФОП 1 і 2 груп подають декларацію у строк, встановлений для річного звітного періоду. У декларації відображають отриманий дохід, авансові внески та відомості про ЄСВ.

Платники 3 групи подають декларацію у строки, встановлені для квартального періоду. ФОП 3 групи у декларації за IV квартал також подають відомості про ЄСВ.

Сам ЄСВ регулюється окремим Законом України № 2464-VI. Єдиний внесок не входить до системи оподаткування за ПКУ.

Коли платити єдиний податок

ФОП 1 і 2 груп сплачують авансовий внесок не пізніше 20 числа поточного місяця.

Платники 3 групи сплачують єдиний податок протягом 10 календарних днів після граничного строку подання квартальної декларації.

Санкція

За несвоєчасне подання декларації п. 120.1 ПКУ передбачає штраф 340 грн за кожне порушення.

Якщо протягом року до платника вже застосовували штраф за таке саме порушення, наступний штраф становить 1020 грн.
Для ФОП 1 і 2 груп несплата або неповна сплата авансового єдиного податку тягне штраф у розмірі 50% обраної ставки єдиного податку.

Для інших узгоджених податкових зобов’язань п. 124.1 встановлює штраф 5% погашеної суми боргу при простроченні до 30 календарних днів і 10% при більшій затримці.

Типова помилка

Підприємець пам’ятає дату декларації та не контролює окрему дату платежу.

У податковому календарі краще мати два поля: «подати» і «сплатити».

Норма: ПКУ, п. 294.1, 295.1, 295.3, 296.2, 296.3, 120.1, 122.1, 124.1.
Податковий кодекс України

Які ліміти і ставки контролювати у 2026 році

Ліміт єдиного податку залежить від мінімальної зарплати, встановленої на 1 січня року.

У 2026 році мінімальна зарплата становить 8647 грн. Прожитковий мінімум для працездатної особи становить 3328 грн.

Для роздрібного бізнесу найчастіше актуальні 2 і 3 групи.

Для 1 групи закон дозволяє роздрібний продаж товарів з торговельних місць на ринках та визначені побутові послуги населенню. Для 2 групи дозволені, зокрема, виробництво та продаж товарів, ресторанний бізнес і послуги з урахуванням умов цієї групи. Для 3 групи кількість працівників не обмежена.
Максимальна ставка єдиного податку для 2 групи становить 20% мінімальної зарплати: 8647 × 20% = 1729,40 грн на місяць.

Конкретну фіксовану ставку встановлює місцева рада.

Для 3 групи ставка становить 3% доходу при окремій сплаті ПДВ або 5% доходу, коли ПДВ входить до складу єдиного податку.

Якщо перевищити ліміт

Для ФОП 1, 2 і 3 груп до суми перевищення застосовується ставка єдиного податку 15%. Подальші дії залежать від групи та обсягу доходу.

Військовий збір

У 2026 році для ФОП 1 і 2 груп військовий збір становить 10% мінімальної зарплати на місяць: 8647 × 10% = 864,70 грн.

Для платників 3 групи ставка становить 1% доходу, визначеного за ст. 292 ПКУ. Ці ставки встановлені п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ.

У Торгсофт

«Звіт за період по відділах», «Торговий звіт», «Порівняльний звіт по місяцях» та інші звіти дозволяють контролювати виручку за обраний період.

Для єдинника це зручний внутрішній контроль наближення до ліміту. Податковий дохід для декларації визначається за ст. 292 ПКУ.

Норма: ПКУ, п. 291.4, 293.2, 293.3, 293.4; п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX.
Податковий кодекс України
Закон про Державний бюджет України на 2026 рік № 4695-IX

Які документи потрібно мати на товар і операції

Що каже закон

Стаття 44 ПКУ вимагає вести податковий облік на підставі первинних документів, регістрів, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням податків.

Для ФОП на загальній системі є окрема пряма вимога. Пункт 177.10 зобов’язує вести облік доходів і витрат та мати документи, що підтверджують походження товару.

Простими словами: якщо підприємець закупив партію товару, у нього повинні залишитися документи, які пояснюють, звідки цей товар отриманий.

Скільки зберігати документи

ПКУ встановлює різні мінімальні строки.

Для юридичних осіб на спрощеній системі значна частина первинних документів зберігається щонайменше 1825 днів.

Для інших документів, які не підпадають під довші строки, передбачено щонайменше 1095 днів.

Окремі категорії документів мають строк 2555 днів.
Строк рахують за правилами п. 44.3.4. Наприклад, для документів, на підставі яких складено податкову звітність, відлік пов’язаний з датою її подання.

Санкція

За незабезпечення зберігання документів у встановлений строк або ненадання документів під час податкового контролю п. 121.1 передбачає штраф 1020 грн.

Повторне протягом року порушення після застосування такого штрафу: 2040 грн.

Приклад

Магазин отримав 30 кавоварок від постачальника. Через рік весь товар продано.

Документи на прихід залишаються потрібними після продажу товару, оскільки строк їх зберігання ще триває.

У Торгсофт

Для контролю руху товару в програмі є «Реєстр прихідних накладних», «Рух товару», «Реєстр складських документів» і «Журнал складських документів».

У картці постачальника є вкладка «Документи», де можна вносити документи, пов’язані з постачальником.

Запис у програмі допомагає швидко знайти операцію. Юридично значущий первинний документ потрібно зберігати у формі, яка відповідає вимогам законодавства.

Норма: ПКУ, ст. 44, п. 177.10, п. 121.1.
Податковий кодекс України

Що окремо контролювати ФОП на загальній системі

Пункт 177.10 містить ще одну практичну вимогу.

ФОП повинен вести облік доходів і витрат. Закон прямо вимагає мати підтвердні документи щодо походження товару.

Окремий облік передбачений для діяльності з роздрібної торгівлі пальним, а також для роздрібної торгівлі алкоголем чи тютюновими виробами, якщо така торгівля ведеться за адресою місця роздрібної торгівлі пальним.

Ця норма не означає загальну вимогу п. 177.10 вести такий окремий облік кожному магазину алкоголю чи тютюну. У тексті Кодексу є прив’язка саме до адреси місця роздрібної торгівлі пальним.

Що робити

Зберігайте зв’язок між товаром, постачальником і документом приходу.

Для АЗС або іншого місця торгівлі пальним, де одночасно продається алкоголь чи тютюн, налаштуйте окремий облік відповідної діяльності разом із бухгалтером.

У Торгсофт

«Прихід товару», «Постачальник», «Реєстр прихідних накладних», «Рух товару» та звіти за видами товару допомагають розділяти товарні операції й відстежувати їх історію.

Норма: ПКУ, п. 177.10.
Податковий кодекс України

Як контролювати податкові накладні з ПДВ

Цей розділ стосується бізнесу, який зареєстрований платником ПДВ.

Пункт 201.10 зобов’язує продавця скласти податкову накладну та зареєструвати її в ЄРПН у встановлений строк.

Станом на 17.09.2026 діють тимчасові строки п. 89 підрозд. 2 розд. XX ПКУ. Вони застосовуються протягом воєнного стану та шести місяців після місяця його припинення або скасування.

Для ПН та РК, складених з 1 по 15 число включно, граничний строк становить 5 число наступного місяця включно.

Для ПН та РК, складених з 16 числа до останнього дня місяця включно, граничний строк становить 18 число наступного місяця включно.

Санкція

Для порушення саме цих тимчасових строків п. 90 передбачає:

• до 15 календарних днів прострочення: 2% суми ПДВ у ПН або РК;

• від 16 до 30 днів: 5%;

• від 31 до 60 днів: 10%;

• від 61 до 365 днів: 15%;

• 366 днів і більше: 25%.

У Торгсофт

У програмі є «Документ → Облік податкових накладних» та «Реєстр податкових накладних та експорт».

Програма допомагає підготувати та систематизувати дані. Реєстрацію документа в ЄРПН і граничний строк потрібно контролювати окремо.

Норма: ПКУ, п. 201.10; п. 89 і 90 підрозд. 2 розд. XX.
Податковий кодекс України

Що врахувати при продажу підакцизних товарів

Продаж алкоголю, тютюну, рідин для електронних сигарет і пального має окремі правила.

Податковий кодекс регулює акциз. Ліцензування цієї діяльності регулює Закон України № 3817-IX.

Тому перед початком продажу потрібно окремо перевірити:

• чи є бізнес платником конкретного виду акцизу;

• чи потрібна ліцензія;

• як товар повинен маркуватися;

• яку звітність потрібно подавати;

• які дані мають потрапляти до розрахункових документів.

Для алкоголю, тютюнових виробів та рідин для електронних сигарет ПКУ містить правила маркування акцизними марками.

У Торгсофт

Додаткова функція «Декларація акцизного податку» дозволяє переглядати реалізовані за період підакцизні товари та експортувати звіт у XML.

Для товарів з акцизними марками у «Реалізація → Додаткові дії → Акцизні марки (Alt+L)» можна працювати з кодами марок. Також є налаштування «Контролювати унікальність акцизної марки».

При продажу товару, для якого налаштована робота з акцизними марками, програма може вимагати сканування штрихкоду марки для кожної одиниці товару.

Конкретна відповідальність залежить від виду товару та порушеної норми. Для акцизу немає однієї суми штрафу, яка підходить для всіх ситуацій.

Норма: Податковий кодекс України, розд. VI; Закон України № 3817-IX.
Податковий кодекс України
Закон України № 3817-IX

Як підготувати магазин до фактичної перевірки

Фактична перевірка стосується роботи торгової точки безпосередньо на місці.

Пункт 80.1 ПКУ дозволяє проводити її без попередження. Для початку перевірки повинна бути законна підстава та наказ контролюючого органу.

До початку перевірки посадові особи повинні пред’явити передбачені ст. 81 документи:

• направлення на перевірку;

• копію наказу;

• службові посвідчення осіб, зазначених у направленні.
  Якщо обов’язкові документи не пред’явлені або оформлені з порушенням вимог п. 81.1, Кодекс передбачає підставу для недопуску до перевірки. Відмова з інших причин цим пунктом не дозволяється.

Податкова також має право провести контрольну розрахункову операцію до початку перевірки дотримання правил розрахунків і застосування РРО або ПРРО.

Приклад

До магазину приходять двоє інспекторів.

Відповідальний працівник перевіряє направлення, наказ і службові посвідчення, фіксує реквізити документів та повідомляє керівника.

Для магазину корисно мати просту внутрішню інструкцію з такими діями, щоб продавцю не доводилося вирішувати процедурні питання самостійно.

У Торгсофт

В «Аналітика за програмним РРО» можна переглянути фіскальні чеки, відфільтрувати їх за періодом, центром обліку та типом документа, побачити режим створення чека та інформацію про його відправлення на сервер податкової.

Це допомагає перевірити стан фіскальних операцій до того, як виникне потреба відновлювати історію продажів.

Детальні правила застосування РРО та ПРРО потрібно перевіряти за Законом № 265/95-ВР. На 17.09.2026 його чинна редакція датована 26.06.2026.

Норма: ПКУ, ст. 20, 80, 81.
Податковий кодекс України
Закон про РРО № 265/95-ВР

Що перевірити у своєму бізнесі

• Звіряйте дохід за кожний місяць.

• Контролюйте накопичений дохід з початку року.

• Перевірте, чи відповідає діяльність умовам вашої групи єдиного податку.

• Запишіть окремі дати подання декларацій і сплати податків.

• Контролюйте сплату військового збору.

• Враховуйте ЄСВ за правилами Закону № 2464-VI.

• Зберігайте накладні та інші первинні документи у встановлений строк.

• Перевірте документи, що підтверджують походження товарів, якщо на ваш бізнес поширюється така вимога.

• Контролюйте реєстрацію ПН та РК, якщо бізнес є платником ПДВ.

• Перевіряйте фіскальні чеки ПРРО та їх статус.

• Розділіть облік підакцизних товарів відповідно до правил вашого виду діяльності.

• Підготуйте для працівників коротку інструкцію на випадок фактичної перевірки.

Типові помилки

1. Згадувати про облік доходу тільки перед поданням декларації.

2. Контролювати ліміт єдиного податку лише наприкінці року.

3. Вважати виручку з управлінського звіту готовою сумою для податкової декларації без звірки зі ст. 292 ПКУ.

4. Видаляти документи на товар після його продажу.

5. Плутати строк подання декларації зі строком сплати податку.

6. Забувати про військовий збір та ЄСВ під час планування податкових платежів.

7. Формувати податкову накладну та не перевіряти її своєчасну реєстрацію в ЄРПН.

8. Використовувати однакові правила обліку для звичайного товару та підакцизної продукції.

Поширені запитання

Чи потрібно ФОП 2 групи вести облік доходів?

Так. Пункт 296.1 вимагає помісячно відображати отриманий дохід.

Чи потрібна ФОП 2 групи декларація щокварталу?

За загальним правилом ні. Для 1 і 2 груп податковий період становить календарний рік. В окремих ситуаціях Кодекс передбачає спеціальні правила.

Як часто звітує 3 група?

Податковий період для 3 групи становить календарний квартал.

Чи потрібно показувати ЄСВ у декларації?

Для ФОП 1 і 2 груп відомості про ЄСВ входять до річної декларації. ФОП 3 групи подає відповідні відомості у складі декларації за IV квартал. Правила самого ЄСВ встановлює Закон № 2464-VI.

Чи потрібні документи про походження товару?

Пункт 177.10 прямо вимагає такі документи від ФОП, для яких діє ця стаття, тобто ФОП на загальній системі. Інші вимоги щодо документів на товар можуть випливати з ПКУ, правил товарного обліку та спеціального законодавства.

Скільки зберігати первинні документи?

Строк залежить від виду платника й документа. ПКУ передбачає мінімальні строки 1095, 1825 або 2555 днів для різних категорій.

Чи може податкова прийти до магазину без попередження?

Фактична перевірка за ст. 80 ПКУ проводиться без попередження.

Чи регулює ПКУ всі правила ПРРО?

Ні. Основні правила застосування РРО та ПРРО встановлює Закон України № 265/95-ВР.

Що зміниться

На офіційному порталі Верховної Ради вже оприлюднена наступна редакція Податкового кодексу з датою 01.11.2026. Для неї вказані підстави № 3173-IX, № 4115-IX та № 4536-IX.

Ця стаття описує правила станом на 17.09.2026. Норми майбутньої редакції тут не застосовуються як чинні.

Перед 1 листопада 2026 року матеріал потрібно повторно перевірити.

Джерела

Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI. Основні норми для статті: ст. 20, 44, 80, 81, 120, 121, 122, 124, 177, 201, 291, 292, 293, 294, 295, 296; підрозд. 2 і 10 розд. XX.
Офіційний текст Податкового кодексу

Закон України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» № 4695-IX. Ст. 7 і 8.
Офіційний текст

Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій…» № 265/95-ВР.
Офіційний текст

Закон України «Про збір та облік єдиного внеску…» № 2464-VI.
Офіційний текст

Закон України № 3817-IX про державне регулювання виробництва й обігу алкоголю, тютюну, рідин для електронних сигарет та пального.
Офіційний текст