Імпорт клієнтів з Excel: як перенести ПІБ, контакти, бонуси та дисконтні картки

Перехід на нову систему обліку, запуск програми з нуля або об'єднання кількох баз магазинів в одну — поширена ситуація в торгівлі, яка вимагає збереження багаторічної історії взаємодії з покупцями. Режим імпорту клієнтів створений саме для того, щоб швидко та без втрат перенести готову базу лояльності з електронних таблиць до системи Торгсофт. 

Готуючись до цього процесу, підприємці зазвичай звертаються з практичними завданнями та ставлять такі питання: 

Відповіді на ці питання закладені в гнучких налаштуваннях інструменту імпорту Торгсофт. Нижче детально розберемо, як підготувати та перенести всі ключові дані ваших клієнтів.

Які дані можна перенести з інших програм?

Багатьох цікавить можливість міграції бази з 1С, УкрСклад або інших облікових систем. Прямого перенесення "з бази в базу" не існує, проте якщо ваша попередня програма дозволяє вивантажити список клієнтів у файл Excel, ці дані можна легко імпортувати в Торгсофт.

До Торгсофт можна завантажити широку інформацію про покупця: найменування клієнта (ПІБ), штрихкод дисконтної картки, відсоток знижки, початкову суму для розрахунку знижки, суму накопичених бонусів, адресу, номер телефону, електронну пошту, коментарі та тип дисконтної картки. Для коректного імпорту документ повинен бути збережений у форматі *.xls (Excel 97-2003), а формат клітинок має бути текстовим.

Перенесення ПІБ, телефонів та контроль унікальності (захист від дублів)

Імена та ПІБ.

У програмі реалізовано гнучкий підхід до імен клієнтів. Ви можете імпортувати ім'я єдиним рядком у поле "Найменування клієнта", або ж скористатися розділеними полями "Прізвище", "Ім'я" та "По батькові", зіставивши їх з відповідними колонками вашого Excel-файлу.

Як програма розрізняє тезок?

Раніше виникали питання щодо унікальності клієнтів, тому алгоритм було вдосконалено. Тепер головним полем, що визначає унікальність клієнта (разом із найменуванням та регіоном), є номер телефону. Це означає, що ви можете імпортувати клієнтів з абсолютно однаковими ПІБ (повних тезок), і програма створить для них окремі картки, за умови, що у них різні номери телефонів.

Оновлення існуючої бази.

Якщо ви імпортуєте оновлений список клієнтів у базу, де ці люди вже є, програма не створить дублікатів. Для цього на формі "Імпорт" достатньо поставити галочку "Перезаписати інформацію про клієнта". У такому разі, якщо клієнт знайдений, його дані просто оновляться новими значеннями з файлу.

Старі та нові штрихкоди дисконтних карток

 Якщо клієнти вже мають дисконтні картки. У файлі Excel має бути колонка зі штрихкодами, які ви зіставляєте з полем "Штрих-код" у Торгсофт. Важливий нюанс: стандартний штрихкод EAN-13 складається з 13 цифр, де остання цифра є контрольною сумою. Програма Торгсофт генерує і зберігає 12 значущих цифр штрихкоду клієнта. Якщо ви намагаєтеся імпортувати чи сканувати повні 13 цифр, і в налаштуваннях не стоїть дозвіл зберігати контрольну суму, програма може видати повідомлення "Код клієнта не унікальний" або не знайти його. У такому випадку 13-ту цифру з файлу іноді потрібно прибрати.

 Якщо штрихкодів немає (генерація нових). Підприємці часто запитують, що робити, якщо база зібрана (наприклад, з інтернет-магазину), але пластикових карток чи штрихкодів ще не існує. У Торгсофт додано можливість імпорту списку клієнтів з Excel взагалі без вказівки штрихкоду. Програма самостійно, автоматично згенерує унікальний 12-значний штрихкод для кожного нового покупця під час імпорту. Надалі ви зможете передати цей діапазон згенерованих кодів у поліграфію для друку пластикових карток або використовувати їх для розсилки електронних дисконтів.

Збереження статусів: перенесення бонусів, накопичень та % знижки

Щоб при переході на Торгсофт ваші постійні покупці не втратили свої привілеї, потрібно правильно рознести фінансові показники:

1. Тип системи лояльності. Безпосередньо під час налаштування імпорту в полі "Спосіб нарахування знижки" ви можете задати загальний алгоритм для всього списку: "Накопичувальна", "Фіксована" або "Бонусна система".

2. Накопичені суми покупок. Якщо у клієнта раніше була накопичувальна знижка, і він уже здійснив покупок, наприклад, на 10 000 грн, цю суму потрібно перенести в колонку Excel, яку ви потім прив'яжете до поля "Початкова сума для розрахунку знижки". Саме за цією сумою програма визначить, на якому порозі знижки зараз перебуває клієнт, і наступна покупка одразу врахує його законний відсоток.

3. Залишок бонусів. Кількість нерозтрачених бонусів переноситься з Excel шляхом зіставлення з полем "Бонуси" (або "Сума бонусів") у налаштуваннях імпорту.

4. Відсоток знижки. Якщо у клієнта фіксований відсоток (наприклад, VIP-клієнт), він завантажується з колонки "Знижка %".

Короткий алгоритм дій в програмі

1. Збережіть підготовлений список клієнтів у форматі Excel (xls) та переконайтеся, що дані мають текстовий формат.

2. Відкрийте програму Торгсофт і перейдіть у меню Маркетинг -> Клієнти -> Імпорт.

3. У вікні, що з'явиться, натисніть "Джерело даних" і створіть підключення до вашого файлу Excel.

4. На вкладці "Налаштування імпорту" виберіть таблицю, а на вкладці "Товар" (у даному контексті — поля клієнта) зіставте назви колонок вашого Excel-файлу з відповідними полями програми Торгсофт (ПІБ, Телефон, Штрих-код, Початкова сума тощо).

5. За потреби встановіть перемикач "Перезаписати інформацію про клієнта" та натисніть "Записати".

Витративши мінімум часу на підготовку таблиці та одне налаштування шаблону імпорту, ви гарантовано перенесете весь клієнтський досвід до Торгсофт, зберігши лояльність покупців з першого дня роботи в новій системі.