Видалення персональних даних клієнта: що дозволяє програма і за що відповідає магазин

Видалення персональних даних покупця: можливості Торгсофт та зона відповідальності магазину

У роздрібній торгівлі ведення клієнтської бази є основою для програм лояльності, маркетингових розсилок та аналізу продажів. Покупці заповнюють анкети, залишають свої номери телефонів, ПІБ та дати народження, щоб отримувати бонуси чи знижки. Проте виникають ситуації, коли клієнт просить видалити його персональні дані з бази магазину, або ж підприємець сам вирішує очистити систему від неактивних покупців для наведення ладу в обліку. У зв'язку з цим підприємці найчастіше ставлять фахівцям технічної підтримки Торгсофт такі питання: "Чому програма не дозволяє повністю видалити картку клієнта?", "Де перевірити борг, через який блокується видалення?", "Як масово прибрати з бази старих клієнтів?" та "Хто несе юридичну відповідальність за збереження чи видалення персональних даних — розробник програми чи власник магазину?".

Нижче наведено вичерпні відповіді на ці питання, які пояснюють логіку роботи програми та юридичні аспекти обробки даних.

Юридична відповідальність: хто відповідає за базу клієнтів?

Одне з ключових питань стосується того, на кому лежить відповідальність за дотримання законодавства про захист персональних даних.

Відповідно, компанія Торгсофт діє виключно як технічний провайдер, який надає інструмент для ведення обліку, і не зберігає у себе персональні дані покупців підприємця у звичайній роботі програми: база Торгсофт встановлюється та фізично зберігається на комп’ютері або сервері самого клієнта. Торгсофт не несе відповідальності за правові підстави збирання даних магазином та за можливі порушення магазином Закону України «Про захист персональних даних». Отже, якщо покупець вимагає видалити свої дані, саме власник магазину зобов'язаний забезпечити виконання цієї вимоги у своїй базі.

Чому картка клієнта не видаляється?

Коли підприємець намагається видалити картку покупця з програми, він може зіткнутися з технічним обмеженням. Найчастіше підприємці звертаються з питанням: "Є клієнт, який не робить покупки з 2021 року, але при спробі видалити його картку виникає повідомлення про борг. Як його списати та видалити клієнта?".

Програма Торгсофт створена для забезпечення суворого фінансового та складського обліку. Неможливість видалення картки виникає тоді, коли клієнт вже має історію взаємодії з магазином. Якщо за клієнтом закріплені неоплачені товари, наявний борг, або його картка фігурує у проведених фінансових чи складських документах (наприклад, поверненнях чи реалізаціях), система блокує видалення. Це зроблено для того, щоб не порушити цілісність бази даних і не спричинити розбіжності у фінансових звітах магазину.

Якщо ж історія клієнта абсолютно порожня (наприклад, картку створили помилково), програма дозволить її видалити.

Де перевірити борг та історію клієнта?

Якщо програма повідомляє про наявність боргу, який заважає видаленню чи коригуванню, його необхідно перевірити. Знайти причину розбіжностей та переглянути історію взаєморозрахунків можна у кількох розділах:

1. Баланс з партнерами. У пункті головного меню «Оплата» — «Баланс з партнерами» можна побачити загальну суму боргу по конкретному клієнту.

2. Картка взаєморозрахунків. З форми балансу можна відкрити «Картку взаєморозрахунків» з обраним клієнтом. Тут відображається детальний список усіх операцій: дата, тип документа, сума збільшення чи зменшення боргу, а також поточний стан бонусного рахунку.

3. Історія покупок. Детальну інформацію про всі товари, які придбав клієнт, можна переглянути безпосередньо у його «Картці клієнта» на вкладці «Покупки» (або «Придбання»). Там же фіксуються дані про суму покупок, знижки, нарахування та списання бонусів.

Якщо борг виник через помилку (наприклад, невірно проведену оплату або повернення), його потрібно перекрити відповідним фінансовим документом або оплатою, щоб баланс клієнта став нульовим.

Як правильно прибрати клієнта з бази (виведення з дії)

Що робити, коли потрібно масово очистити базу від неактивних клієнтів або виконати вимогу клієнта про видалення даних, але система не дозволяє фізично видалити картку через історію покупок?

Фахівці техпідтримки під час консультацій щодо масового видалення карток радять використовувати метод виведення клієнтів з дії. Це означає, що ви не руйнуєте структуру бази даних і зберігаєте фінансову історію минулих років, але при цьому картка клієнта стає неактивною. Для цього можна виділити потрібних клієнтів у списку та застосувати до них відповідну дію для приховування.

Якщо ж клієнт вимагає повного знищення саме персональних даних (ПІБ, телефон, адреса) відповідно до закону, власник магазину може відкрити «Картку клієнта» (через меню Маркетинг — Клієнти) і просто очистити або анонімізувати поля з особистою інформацією (видалити номер телефону, електронну пошту, замінити ПІБ на "Анонім"). Таким чином, історія чеків для бухгалтерії збережеться, але ідентифікувати за нею конкретну людину буде неможливо, що повністю задовольнить вимоги конфіденційності без шкоди для обліку.