У житті роздрібного бізнесу часто трапляються структурні та організаційні зміни: ФОП досягає ліміту доходів і закривається, магазин переоформлюють на іншу особу, або ж покупець приносить товар на повернення в інший магазин мережі, де працює інша каса та інший ПРРО.
Основна проблематика полягала в тому, що раніше система жорстко вимагала проведення фіскального повернення виключно через той самий ПРРО, через який був здійснений початковий продаж. Це створювало глухий кут: якщо старий ФОП закритий, а його ПРРО виведений з дії, повернути товар фіскально було неможливо. Щоб розв'язати цю проблему, у програмі Торгсофт було впроваджено спеціальний режим, який дозволяє коректно фіскалізувати повернення продажів та передоплат через інший, активний ПРРО.
Нижче наведено інформацію про те, як працює цей механізм, як правильно його налаштувати та з якими нюансами можна зіткнутися.
Як програма визначає, через який ПРРО провести повернення?
Принцип визначення ПРРО для повернення базується на прив'язці розрахункових операцій до конкретного «Підприємства» (ФОПа) в Торгсофт. Алгоритм працює наступним чином:
-
Якщо в системі НЕ використовується зв'язок підприємства з ПРРО. Фіскалізація чека повернення відбудеться через той ПРРО, який встановлений як основний для даного робочого місця (каси).
-
Якщо зв'язок підприємства з ПРРО використовується. Діє гнучкий механізм визначення ПРРО залежно від форми оплати:
-
При готівковому поверненні: програма використовує підприємство самого документа повернення, яке автоматично визначається в момент додавання товару до повернення.
-
При безготівковому поверненні (на карту): програма використовує підприємство, до якого прив'язаний вибраний розрахунковий рахунок (або ж підприємство документа, якщо рахунок не прив'язаний). Тобто, якщо ви повертаєте кошти з рахунку нового ФОПа, програма автоматично підтягне ПРРО цього нового ФОПа.
Важливий нюанс для замовлень: при поверненні передоплати за замовленням клієнта (через режим «Замовлення клієнта на виріб») для визначення ПРРО використовується підприємство оплати (те, яке було вказане при внесенні передоплати). Для безготівкових передоплат — діє правило розрахункового рахунку.
Що передається в податкову (ДПС) при такому поверненні?
Щоб податкова коректно обробила повернення чека, який був пробитий на іншій касі (або іншим ФОПом), Торгсофт передає на сервер ДПС розширений набір даних:
-
Номер чека, за яким здійснюється повернення.
-
Дату чека ПРРО, з якого робиться повернення.
-
Номер фіскального реєстратора (ПРРО), на якому був пробитий оригінальний чек продажу.
Всі ці дані також зашифровуються та відображаються в інформації за посиланням з QR-коду на чеку повернення.
Критичне обмеження: через специфіку передачі цих даних у ДПС, додавати в один документ повернення товари з різних чеків ПРРО категорично заборонено. Якщо клієнт приніс два товари, куплені за різними чеками, вам доведеться зробити два окремі документи повернення.
Покроковий алгоритм проведення повернення через новий ПРРО
-
Ідентифікація чека продажу. Зайдіть у режим «Документ» — «Повернення». Зчитайте сканером штрих-код з оригінального чека клієнта (або введіть штрих-код код вручну). Якщо чека немає, знайдіть клієнта за дисконтною карткою або ПІБ і виберіть товар з переліку його реалізацій.
-
Перевірка термінів. Переконайтеся, що не минув максимальний термін повернення (зазвичай 14 днів). Якщо термін повернення товару перевищує встановлений допустимий період, програма повідомить про це та запропонує підтвердити повернення. Для виконання операції продавець має підтвердити своє рішення.
-
Вибір підприємства та рахунку. Натисніть «Повернути гроші».
-
Якщо повертаєте готівкою, переконайтеся, що на касі достатньо грошей у зміні нового ПРРО.
-
Якщо повертаєте на карту, виберіть розрахунковий рахунок, який належить новому (активному) ФОПу.
-
Фіскалізація. Обов'язково поставте галочку «Друк чека повернення» у вікні виплати. Саме ця галочка ініціює звернення до ПРРО. Якщо її не поставити, повернення пройде лише по обліку програми Торгсофт, а в податкову чек не відправиться.
-
Завершіть операцію натисканням кнопки «Гроші повернено».
Типові проблеми та як їх вирішувати
Проблема: забули поставити галочку «Друк чека повернення».
-
Симптом: у програмі товар повернувся на склад, а чек з ПРРО не надрукувався і в податкову не пішов.
-
Рішення: видаліть створений документ повернення у Торгсофт і проведіть операцію наново, обов'язково встановивши галочку для фіскалізації.
Проблема: помилка «Додавання в одне повернення товарів різних чеків програмного РРО заборонено».
-
Симптом: програма блокує проведення повернення.
-
Рішення: клієнт намагається повернути товари, які купував у різні дні або різними чеками. Розділіть повернення на кілька окремих документів.
Проблема: помилка «Сума видачі більше поточної суми готівки зареєстрованих за зміну».
-
Симптом: ви намагаєтесь зробити повернення готівкою зранку, або щойно відкривши зміну на новому ПРРО.
-
Рішення: ПРРО контролює готівку в касі. Ви не можете фіскально повернути готівку, якщо її ще не внесли в касу податкової. Зробіть «Службове внесення» готівки на необхідну суму через меню операцій ПРРО, а потім повторіть повернення.
Проблема: термінал видає помилку при безготівковому поверненні.
-
Симптом: товар купувався на термінал старого ФОПа, а зараз ви намагаєтесь повернути гроші через термінал нового ФОПа (або банк змінив налаштування).
-
Рішення: банківські термінали дуже чутливі до повернень не на ті мерчанти. У налаштуваннях банківського термінала в Торгсофт можна вимкнути галочку «Попереднє читання картки під час повернення». Також, можливо, доведеться провести повернення коштів на терміналі в ручному режимі (через адміністративне меню термінала банку), а в Торгсофт провести повернення без зв'язку з терміналом, просто вказавши безготівкову форму.
Законодавчі норми
За законом повернення коштів — це окрема розрахункова операція: якщо покупцю видають готівку за повернений товар або оформлюють повернення на картку, продавець має провести таку операцію через зареєстрований РРО/ПРРО і видати покупцю розрахунковий документ на повну суму повернення. Тобто закон не прив’язує право покупця до конкретного касового апарата, але прив’язує операцію до того самого суб’єкта господарювання продавця, який продав товар. ДПС у роз’ясненні від 01.05.2026 зазначає: повернення через інший РРО можливе лише тоді, коли продавець може ідентифікувати попередній фіскальний чек і зареєструвати від’ємне значення на суму повернення; інакше такої можливості немає. Для ПРРО логіка така сама: це має бути ПРРО цього ж продавця, зареєстрований і не виключений з Реєстру, а покупцю треба видати чек повернення. Підстава: Закон України № 265/95-ВР, ст. 2 і ст. 3; Порядок застосування ПРРО, розд. IV; роз’яснення ДПС.
Якщо товар був проданий ФОПом, який уже закритий, його старий ПРРО автоматично скасовується після внесення до ЄДР запису про припинення підприємницької діяльності, і таким ПРРО вже не можна провести фіскальне повернення. Новий ФОП, інша компанія або інший продавець не повинні “мінусувати” у себе продаж, якого в них не було: це створює ризик неправильного обліку доходу, каси та товарних залишків. Але саме закриття ФОП не означає, що всі старі зобов’язання перед покупцем зникають: за Цивільним кодексом фізична особа-підприємець відповідає за підприємницькі зобов’язання всім своїм майном, крім майна, на яке не можна звернути стягнення. Тому для ритейлера безпечне правило таке: повернення через ПРРО оформлюємо лише по продажах свого чинного суб’єкта господарювання; якщо продаж був у закритого ФОП, питання повернення коштів вирішується вже з цією фізичною особою, а не через касу нового чи іншого бізнесу. Підстава: Порядок застосування ПРРО, розд. III, п. 3; Цивільний кодекс України, ст. 52.
Правильність залежить від сценарію: якщо це той самий продавець/суб’єкт господарювання, просто інший активний ПРРО, тоді в Торгсофт робіть звичайний документ “Повернення”, обов’язково вмикайте “Друк чека повернення”, і оформлюйте окреме повернення на кожен первинний фіскальний чек; це відповідає логіці Закону № 265, бо видача коштів за повернений товар є розрахунковою операцією, яку треба провести через зареєстрований РРО/ПРРО і видати покупцю чек, а повернення через РРО проводиться від’ємною сумою, не “сторно”.
Якщо ж товар продав інший ФОП або вже закритий ФОП, безпечний обліковий метод у Торгсофт такий: не мінусувати цей продаж як продаж нового ФОПа; товар можна прийняти в облік окремим складським/нефіскальним документом за внутрішньою підставою, а гроші має повертати той суб’єкт або фізична особа, яка брала зобов’язання перед покупцем, або новий суб’єкт лише після документального прийняття такого зобов’язання. Тобто програма дає інструмент, але бухгалтерське правило просте: фіскальний чек повернення в Торгсофт друкуємо тільки там, де є юридична підстава, що саме цей ФОП/ТОВ повертає гроші за свою або прийняту на себе операцію. Джерела: Закон України № 265/95-ВР, ст. 2, ст. 3; Порядок застосування РРО, розд. III п. 5, 7–8.
Повернутися до попереднього кроку