Після видалення товару сума в ПРРО та фінансовому документі різна: як перевірити реалізацію і виправити розбіжність

У режимі «Реалізація» касир формує кошик покупця, додає та видаляє товари, застосовує знижки й переходить до оплати. Якщо покупець передумав брати одну з позицій безпосередньо перед розрахунком, склад кошика змінюється вже наприкінці операції. Саме в таких ситуаціях підприємці запитують фахівців Торгсофт: чому у фіскальному чеку ПРРО одна сума, а у фінансовому документі програми — інша; як встановити, який товар видалили перед оплатою; що насправді отримала ДПС; чи можна просто виправити суму в Торгсофт; що робити, якщо неправильний уже сам фіскальний чек; і як перевірити операцію, якщо оплата проходила через банківський термінал.

Що саме потрібно порівнювати

Одна реалізація в Торгсофт пов'язує кілька видів даних. Для пошуку розбіжності важливо не сприймати їх як один документ.

Реалізація фіксує, які товари фактично продані: номенклатуру, кількість, ціну, знижки та підсумкову суму товару.

Фінансовий документ відображає рух грошей у Торгсофт: скільки покупець сплатив і куди програма віднесла оплату — у готівкову касу чи на відповідний розрахунковий рахунок.

Фіскальний чек ПРРО — документ, зареєстрований фіскальним сервером ДПС. Якщо чеку присвоєно фіскальний номер, саме ці дані отримала податкова.

Операція банківського термінала — окрема банківська транзакція. Вона показує, яку суму фактично списано з картки покупця.

Тому повідомлення «суми не сходяться» ще не визначає, де саме неправильні дані. Спочатку потрібно зіставити всі документи однієї операції.

Наприклад:

У такій ситуації проблема не у фіскальному чеку і не в оплаті покупця. Невідповідність знаходиться у внутрішньому фінансовому обліку Торгсофт.

Якщо ж ПРРО також зареєстрував 1 050 грн, сценарій виправлення буде зовсім іншим.

Чому видалення товару безпосередньо перед оплатою взагалі пов'язане з такою розбіжністю

У журналах роботи з клієнтами зафіксовано звернення, після перевірки якого була створена задача №199467 щодо роботи оплати реалізації. Під час тестування відтворили ситуацію: товар уже почав видалятися з форми «Реалізація», але частина даних рядка ще залишалася на екрані; якщо в цей момент натиснути F6 і перейти до оплати, могла створитися касова операція на суму реалізації разом із товаром, який видаляли. У матеріалах тестування для версії 2022.4.7 далі зафіксовано, що цей дефект усунено.

Саме такий тип ситуації лежить в основі прикладу, коли після видалення позиції склад реалізації та чек уже містять нову суму, а фінансовий документ — попередню.

У сучасних версіях Торгсофт це не повинно бути звичайним сценарієм

Після виправлення Торгсофт блокує гарячі клавіші під час видалення товару. Тобто касир не повинен мати можливості відкрити F6 раніше, ніж програма завершила видалення позиції та перерахунок кошика. Цей захист також описаний у чинних матеріалах Торгсофт щодо скасованих товарів із реалізацій.

Тому рекомендація «після видалення товару обов'язково почекати 1–2 секунди» для актуальної версії Торгсофт некоректна. Касиру достатньо перевірити остаточний склад кошика та суму «До оплати». Завершення технічної операції повинна контролювати сама програма.

Якщо стара сума все одно потрапляє у фінансовий документ на актуальній версії, це вже потрібно розглядати як окрему ситуацію: перевірити версію, документи конкретної реалізації та умови, за яких виникла невідповідність.

Через що ще можуть відрізнятися суми

Видалення товару перед F6 — не єдина можлива причина.

Розрахунок завершився не на всіх етапах

Продаж складається з кількох послідовних операцій. Можуть створюватися:

• документ реалізації;

• фінансовий документ;

• фіскальний чек;

• транзакція банківського термінала.

Якщо під час розрахунку зник інтернет, вимкнулося живлення, програма перестала відповідати або не отримала відповідь від зовнішнього пристрою, одна частина операції може бути завершена, а інша — ні.

Наприклад, чек уже зареєстрований ДПС, але Торгсофт не завершив локальне проведення документа.

Банківський термінал списав кошти, але Торгсофт не отримав підтвердження

Для карткової оплати факт списання коштів у банку та факт завершення реалізації у Торгсофт — це різні події.

Тому, якщо термінал показав успішну оплату, а Торгсофт залишив продаж незавершеним, не слід одразу повторно прикладати картку покупця. Спочатку потрібно перевірити банківську транзакцію та стан фіскального чека.

У програмі змінили або видалили документ після фіскалізації

Зареєстрований у ДПС фіскальний чек не змінюється від того, що користувач пізніше відредагував або видалив пов'язаний документ у локальній базі.

Тому може виникнути ситуація:

• ДПС зберігає чек на 1 050 грн;

• у Торгсофт реалізацію вже змінили до 720 грн.

Виправити таку невідповідність простим редагуванням локальної суми вже неможливо: потрібно окремо аналізувати фіскальну операцію.

Обрали неправильну форму оплати

Товар і загальна сума можуть бути правильними, але гроші в Торгсофт віднесені не туди:

• карткову оплату записали як готівкову;

• оплату віднесли не на той розрахунковий рахунок;

• при роботі кількох ФОП обрали не те підприємство або ПРРО.

У цьому випадку потрібно перевіряти не лише суму, а й форму оплати, підприємство та рахунок, до якого прив'язаний фінансовий документ.

На одній касі працюють кілька ФОП

Якщо товари одного кошика належать різним підприємствам, Торгсофт розподіляє продаж і оплату між ними.

Після зміни складу кошика потрібно перевірити:

• який товар залишився в реалізації;

• якому підприємству він належить;

• через який ПРРО сформований чек;

• на який розрахунковий рахунок потрапив платіж.

Саме по собі видалення товару не повинно спричиняти неправильний розподіл у чинній версії. Але при пошуку конкретної невідповідності цей рівень потрібно перевірити окремо.

З чого почати перевірку

Головне правило: не виправляйте документи, доки не визначили, який із них неправильний.

Не потрібно одразу:

• видаляти фінансовий документ;

• повторювати продаж;

• друкувати ще один фіскальний чек;

• оформлювати повернення;

• проводити картку покупця повторно;

• змінювати суму реалізації.

Спочатку відновіть фактичну послідовність подій.

Крок 1. Знайдіть конкретну реалізацію

Потрібно зафіксувати:

• дату і точний час продажу;

• номер реалізації;

• продавця;

• торгову точку;

• суму, яку фактично сплатив покупець;

• спосіб оплати;

• фіскальний номер чека, якщо він є;

• номер або реквізити транзакції банківського термінала при картковій оплаті.

Якщо розбіжність виявили лише наприкінці дня, починайте з суми різниці.

Далі потрібно шукати реалізацію або зміну документа саме на цю суму чи на товар вартістю 330 грн.

Крок 2. Подивіться, що касир видаляв із кошика

У Торгсофт можна реєструвати видалення товарів із реалізації.

Параметр «Реєструвати видалення товару з реалізації» налаштовується в: Налаштування → Параметри → Доступ.

Якщо він увімкнений, при скасуванні позиції Торгсофт може вимагати вказати причину видалення. Окремо можна керувати можливістю продавця редагувати перелік причин. Також для ролі продавця передбачене обмеження, за якого працівник не може видаляти з реалізації товар, доданий сканером штрихкоду.

Інформацію про скасовані позиції можна перевірити у формі «Скасовані товари з реалізацій». У ній доступні дані про:

• час скасування;

• товар;

• штрихкод;

• кількість;

• ціну;

• продавця;

• торгову точку;

• причину видалення, якщо її реєстрацію налаштовано.

Це дозволяє відповісти на ключове питання: якою була реалізація до видалення товару і якою стала після нього.

Крок 3. Перевірте саму реалізацію

Відкрийте проблемну реалізацію та звірте:

• перелік товарів;

• кількість;

• ціну кожної позиції;

• знижки;

• загальну суму;

• підприємство, від якого продано товар.

Потрібно встановити, яку суму Торгсофт вважає вартістю фактично проданого товару.

Якщо після видалення позиції в реалізації залишилося 720 грн, це перша контрольна сума.

Крок 4. Перевірте фіскальний чек ПРРО

Перейдіть до: Налаштування → Програмний РРО → Аналітика за програмним РРО. Знайдіть чек за часом, номером реалізації або іншими реквізитами.

Перевірте:

• чи є документ у ПРРО;

• його тип;

• підсумкову суму;

• форму оплати;

• фіскальний номер;

• статус відправлення.

Наявність фіскального номера означає, що розрахунковий документ зареєстрований фіскальним сервером.

Це принципова межа для подальших дій: зареєстрований у ДПС чек не можна виправити простим редагуванням документа Торгсофт.

Крок 5. Перевірте фінансовий документ

Тепер знайдіть фінансовий документ, створений при оплаті цієї реалізації.

Порівняйте:

• суму;

• дату і час;

• касу або розрахунковий рахунок;

• спосіб оплати;

• підприємство;

• зв'язок із конкретною реалізацією.

Якщо реалізація і чек ПРРО становлять 720 грн, а у фінансовому документі записано 1 050 грн, це вже чітко локалізована невідповідність: товар і фіскальна операція правильні, неправильний внутрішній рух грошей у Торгсофт.

Крок 6. При картковій оплаті звірте банківський термінал

Потрібно перевірити не лише денний Z-звіт термінала, а саме конкретну транзакцію.

Зіставте:

• суму;

• час;

• статус операції;

• RRN або інший ідентифікатор транзакції, якщо він доступний;

• останні цифри картки у банківському документі, якщо вони відображаються.

Після цього можливі три різні ситуації:

Крок 7. Перевірте Протокол дій користувачів

Якщо з документів незрозуміло, як саме сформувалася різниця, використовуйте Протокол дій користувачів.

Він потрібний не для визначення фіскального статусу чека, а для відновлення послідовності роботи оператора:

• хто працював із реалізацією;

• коли змінював документ;

• коли видаляв дані;

• які дії виконував перед оплатою.

Такий аналіз особливо корисний, коли розбіжність виявлено через кілька годин і сам продавець уже не пам'ятає послідовність дій.

Як зрозуміти, що саме потрібно виправляти

Після перевірки варто звести результати до простої таблиці.

Припустімо:

• покупець придбав товарів на 720 грн;

• ПРРО зареєстрував чек на 720 грн;

• покупець реально сплатив 720 грн;

• у фінансовому документі Торгсофт записано 1 050 грн.

Фіскальний чек у такій ситуації виправляти не потрібно.

Не потрібно оформлювати повернення покупцю на 330 грн, якщо покупець цих 330 грн не платив і фіскального продажу на цю суму не було.

Потрібно привести у відповідність внутрішній фінансовий облік Торгсофт.

Перед коригуванням перевірте:

1. чи фінансовий документ справді належить цій реалізації;

2. чи немає пов'язаних документів;

3. чи касовий день уже закритий;

4. чи сума не була надалі використана в інших операціях;

5. чи ПРРО не має іншого чека на різницю.

Якщо невідповідність виникла в поточному відкритому періоді й користувач точно розуміє зв'язки документів, її виправляють штатними засобами фінансового обліку Торгсофт.

Якщо касовий день уже закритий, документ має пов'язані операції або незрозуміло, чому саме програма створила неправильну суму, не варто просто видаляти фінансовий документ вручну. Спочатку збережіть дані операції та передайте їх технічній підтримці.

Причина проста: видалення одного локального документа може прибрати видиму різницю зі звіту, але водночас порушити зв'язки з оплатою, касовим днем або іншими документами.

Це вже не лише внутрішня невідповідність Торгсофт.

Якщо фіскальний сервер ДПС зареєстрував чек на неправильну суму, локальне редагування реалізації не змінить уже зареєстрований документ.

ДПС передбачає для ПРРО два способи скасування помилково проведеної суми: формування розрахункового документа повернення або сторнування попереднього чека з повторним проведенням правильної операції. 

Коли можна використати Сторнування

Для ПРРО операція «Сторнування» застосовується лише до останнього чека і лише до реєстрації наступного розрахункового документа, зокрема нового фіскального чека або Z-звіту.

Якщо після неправильного чека вже зареєстровано інший розрахунковий документ, сторнувати старий чек таким способом не можна. Для скасування помилкової суми використовується розрахунковий документ із від'ємною сумою — видатковий чек. 

Тому перед будь-яким виправленням потрібно спочатку подивитися Аналітику ПРРО, а не виходити лише з того, що неправильний продаж був зроблений «сьогодні».

Сторнування не видаляє чек із історії

Не варто сприймати сторнування як технічне видалення документа з ДПС.

ПРРО реєструє окрему операцію Сторнування, пов'язану з фіскальним номером документа, який коригується. Тобто історія операцій зберігається.

Саме тому не потрібно намагатися досягти того самого результату видаленням реалізації або фінансового документа в Торгсофт.

Наприклад:

• після видалення товару покупка коштує 720 грн;

• банківський термінал списав 1 050 грн;

• чек ПРРО сформовано на 720 грн.

Тут різниця у 330 грн існує не лише в базі — з покупця фактично отримано зайві кошти.

Потрібно окремо:

1. перевірити банківську транзакцію;

2. визначити порядок повернення зайво списаних коштів через банк або термінал;

3. не створювати фіктивний товарний продаж на 330 грн лише для того, щоб суми «зійшлися»;

4. перевірити, чи не був на цю суму зареєстрований інший фіскальний документ.

Банківське повернення та виправлення фіскального документа — різні процеси. Не слід підміняти один іншим.

Наприклад:

• реалізація після видалення — 720 грн;

• термінал списав 720 грн;

• фіскальний чек — 1 050 грн.

У цьому випадку потрібно коригувати зареєстровану розрахункову операцію, а не просто змінювати фінансовий документ.

Спочатку перевіряється, чи є неправильний чек останнім. Якщо так — можливість Сторнування визначається правилами ПРРО. Якщо після нього вже сформовано наступний чек або Z-звіт — застосовується видатковий чек відповідно до порядку ДПС. 

Після фіскального виправлення потрібно перевірити, щоб реалізація, оплата й облік товару також відповідали фактичній операції.

Це особливо важливо при перебоях інтернету або зависанні програми після натискання кнопки оплати.

Не робіть повторний продаж доти, доки не перевірили:

• аналітику ПРРО;

• наявність фіскального номера;

• стан документа;

• фактичну оплату через термінал.

Якщо картка вже оплачена, повторна спроба може створити друге списання. Якщо чек уже прийняла ДПС, повторна фіскалізація може створити другий продаж.

Тому при невизначеному статусі правильна послідовність така: банк → ПРРО → Торгсофт → тільки потім рішення про повторну операцію.

Як контролювати товари, які продавці видаляють перед оплатою

Для магазинів, де касир може самостійно змінювати кошик, доцільно використовувати вбудований контроль Торгсофт.

Реєструйте причини видалення

Увімкніть: Налаштування → Параметри → Доступ → Реєструвати видалення товару з реалізації.

Тоді скасування позиції не залишається непомітною дією. Програма фіксує інформацію, яку надалі можна аналізувати.

Це корисно не лише для пошуку технічних розбіжностей. Власник може бачити, чи не повторюються в одного продавця десятки скасувань після того, як покупець уже побачив суму до оплати.

Обмежте право продавця видаляти відсканований товар

Для ролі «Продавець» у Торгсофт можна встановити параметр «Продавець не може видаляти товар».

У такому режимі продавець не може самостійно видалити з реалізації товар, який був доданий сканером штрихкоду; для зміни чека потрібна інша організація доступу, наприклад участь відповідального працівника. Це налаштування описане в довідці Торгсофт.

Для магазину з великою кількістю касирів це також спрощує розслідування касових невідповідностей: кількість неконтрольованих змін кошика зменшується.

Що робити касиру після видалення товару

На актуальній версії алгоритм простий:

1. Видалити непотрібний товар.

2. Переконатися, що позиції більше немає в кошику.

3. Перевірити остаточну суму до оплати.

4. Лише після цього перейти до F6 та прийняти оплату.

5. При картковій оплаті дочекатися результату банківської операції.

6. Переконатися, що реалізація завершена і фіскальний чек сформований.

Спеціально відраховувати секунди не потрібно: на час видалення товару Торгсофт блокує гарячі клавіші, щоб форма оплати не отримала попередню суму кошика.

Що не варто робити при виявленні розбіжності

До встановлення причини не потрібно:

• видаляти реалізацію;

• видаляти зареєстрований фіскальний документ;

• створювати штучне повернення на суму різниці;

• коригувати випадковий фінансовий документ;

• додавати товар у продаж лише для вирівнювання сум;

• повторно списувати картку;

• повторно фіскалізувати операцію, якщо невідомий статус першого чека.

Логіка виправлення повинна виходити з фактичної операції: який товар покупець отримав, скільки реально заплатив і яку суму зареєструвала ДПС.

Які дані підготувати для технічної підтримки

Якщо ситуація виникла на актуальній версії Торгсофт, особливо після видалення товару безпосередньо перед F6, важливо не знищити дані, за якими можна відтворити послідовність дій.

Перед зверненням підготуйте:

1. номер і дату реалізації;

2. точний або приблизний час операції;

3. ім'я продавця;

4. торгову точку і робоче місце;

5. суму реалізації;

6. суму фінансового документа;

7. суму чека ПРРО;

8. фіскальний номер чека;

9. суму банківської транзакції, якщо була карткова оплата;

10. інформацію про товар, який видалили перед оплатою;

11. версію Торгсофт;

12. чи працює на касі один ФОП або кілька підприємств;

13. чи були після цієї операції інші фіскальні чеки;

14. чи закрито вже зміну та касовий день.

Не видаляйте проблемні документи до перевірки, якщо причина невідповідності незрозуміла. Для технічного аналізу саме їхні зв'язки та час створення можуть показати, на якому етапі суми розійшлися.

Відповіді на часті запитання

Якщо реалізація, фіскальний чек і фактична оплата становлять 720 грн, а 1 050 грн є лише у фінансовому документі, потрібно перевіряти локальне проведення оплати в Торгсофт. Фіскальний чек повертати або сторнувати лише через цю внутрішню невідповідність не потрібно.

У старих версіях такий сценарій був зафіксований і тестувався в межах задачі №199467. Його виправили. У сучасній логіці Торгсофт гарячі клавіші блокуються, поки видалення не завершене.

Для цього використовується реєстрація скасованих товарів. У журналі можна перевірити товар, кількість, ціну, час, продавця та причину скасування, якщо відповідний контроль увімкнений.

Не як універсальний спосіб виправлення. Спочатку потрібно переконатися, що фіскальний чек правильний, документ справді зайвий або має неправильну суму, а його видалення не порушить пов'язані операції та вже закриті касові періоди.

Локальне редагування реалізації його не змінить. За роз'ясненням ДПС, помилкову суму в ПРРО виправляють через розрахунковий документ повернення або, якщо неправильний чек ще є останнім і наступного розрахункового документа не зареєстровано, через Сторнування з подальшим правильним проведенням продажу. 

Операцію Сторнування до старого чека вже не застосовують. ДПС вказує на скасування помилкової операції шляхом реєстрації від'ємної суми — формування видаткового чека. 

Послідовність така: Реалізація → Чек ПРРО → Фактична оплата → Фінансовий документ → Історія видалення товарів.

При картковій оплаті між ПРРО і фінансовим документом додатково перевіряється транзакція банківського термінала.

Головний принцип виправлення

Після видалення товару розбіжність не потрібно виправляти шляхом механічного зрівнювання цифр у звітах.

Спочатку потрібно встановити три факти: що покупець насправді купив → скільки він насправді сплатив → що зареєструвала ДПС.

Після цього вже визначається, який рівень потребує коригування: складська реалізація, внутрішній фінансовий документ, банківська операція чи фіскальний чек.

Для актуальних версій Торгсофт швидке натискання F6 під час незавершеного видалення товару вже захищене блокуванням гарячих клавіш. Тому повторення старого сценарію на поточній версії — підстава зберегти документи та передати конкретну реалізацію на технічну перевірку, а не застосовувати до всіх таких випадків стару рекомендацію про паузу перед оплатою.