Імпорт товарів та результатів інвентаризації: Excel, CSV і термінали збору дани

Масове завантаження даних використовують у двох різних ситуаціях: коли потрібно оприбуткувати товари з прайс-листа постачальника або перенести початкові залишки, і коли потрібно передати до відкритої відомості результати фактичного підрахунку. Підприємці найчастіше запитують, чому довільний Excel не завантажується у відомість інвентаризації, як налаштувати CSV або TXT для термінала збору даних, що робити з пошкодженими штрихкодами й некоректними символами, чи можна рахувати товари кількома пристроями та як уникнути дублів під час імпорту номенклатури.

Який режим імпорту вибрати

Інвентаризація не замінює оприбуткування. Початкові залишки потрібно оформлювати прибутковою накладною. Завантажувати їх у відомість інвентаризації як результат фізичного підрахунку неправильно: це змішує введення товару в облік із коригуванням уже наявних облікових залишків.

Чому у відомість інвентаризації не можна завантажити довільний Excel

Режим роботи з терміналом збору даних не має майстра зіставлення колонок. Торгсофт читає файл за правилами, заздалегідь установленими у профілі ТЗД:

• порядок і кількість колонок;

• тип даних у кожній колонці;

• символ-роздільник;

• роздільник дробової частини;

• наявність заголовка;

• формат штрихкоду та кількості;

• назва й формат файлу, які використовує конкретний пристрій або застосунок.

Тому саме розширення .csv або .txt ще не робить файл придатним для імпорту. Наприклад, якщо профіль очікує колонки «Назва товару; Штрихкод; Кількість», файл із порядком «Штрихкод; Кількість; Ціна» буде прочитано неправильно, навіть якщо він коректно відкривається в Excel.

Звичайну таблицю можна підготувати вручну та зберегти як CSV або TXT лише за умови, що її структура повністю відповідає чинному профілю ТЗД. Перед масовим завантаженням потрібно перевірити файл на кількох товарах у тестовій відомості.

Як налаштовується профіль термінала збору даних

Профіль створюють у меню Налаштування → Термінал збору даних → Термінал збору даних.

У ньому потрібно вказати:

1. Назву профілю.

2. Роздільник колонок.

3. Назву файлу бази товарів.

4. Порядок полів для експорту бази товарів у пристрій.

5. Порядок полів для імпорту результатів із пристрою.

6. Ознаку «Файл імпорту має заголовки колонок», якщо перший рядок не містить товарних даних.

Кількість і порядок полів на вкладці Імпорт документів мають відповідати тому, що фактично передає термінал. Якщо файл містить три колонки, а у профілі описано чотири, дані зміщуватимуться або не завантажаться.

Профіль достатньо налаштувати один раз. Після цього його вибирають у відкритій відомості через Робота з терміналом збору даних → Налаштування.

Як відбувається інвентаризація через ТЗД або смартфон

1. Створіть відомість

Створіть відомість інвентаризації, додайте потрібні товари та відкрийте її. До початку сканування перевірте центр обліку, склад, перелік товарів і режим блокування продажу.

2. Передайте базу товарів у пристрій

У відкритій відомості виконайте дію Робота з терміналом збору даних → Завантажити в термінал базу товарів. Торгсофт сформує файл відповідно до профілю вибраного пристрою.

Цей етап потрібен, щоб термінал або застосунок знав, які штрихкоди належать товарам у відомості. Якщо один товар має кілька штрихкодів, до файла можуть потрапити окремі рядки для кожного з них.

3. Проведіть фізичний підрахунок

Працівник сканує штрихкоди та зазначає фактичну кількість. Залежно від пристрою кількість можна:

• збільшувати на одиницю після кожного сканування;

• вводити вручну після одноразового сканування штрихкоду;

• формувати окремими файлами для різних зон складу.

4. Сформуйте файл результатів

Після завершення підрахунку пристрій або застосунок формує CSV чи TXT у структурі, передбаченій його профілем. Файл потрібно перенести на комп’ютер, де працює Торгсофт.

5. Завантажте результати у відомість

Відкрийте потрібну відомість і виберіть Робота з терміналом збору даних → Отримати інформацію з термінала. Після вибору файла Торгсофт заповнить колонку «Кількість в наявності» даними, отриманими з пристрою.

Перед закриттям відомості перевірте:

• чи завантажилися всі рядки;

• чи немає нульової або непропорційно великої кількості;

• чи розпізнані всі штрихкоди;

• чи немає товарів, які залишилися непорахованими;

• чи відповідає підсумок файлу підсумку на пристрої.

Інвентаризація з додатком «Облік та склад»

Для цього сценарію в актуальній інструкції використовується CSV-файл.

У профілі Торгсофт налаштовують:

• назву «Облік та Склад»;

• роздільник ;

• файл бази товарів InventoryGoods.csv;

• для експорту: назва товару, штрихкод і кількість;

• для імпорту: назва товару, штрихкод і кількість;

• параметр «Файл імпорту має заголовки колонок».

У застосунку потрібно вибрати CSV як формат імпорту та експорту. Після завантаження InventoryGoods.csv товари з відомості з’являться у застосунку. Далі працівник створює інвентаризацію, вмикає сканування та вибирає режим збільшення кількості на одиницю.

Після завершення підрахунку застосунок формує файл інвентаризації. Його переносять на комп’ютер і завантажують у відповідну відомість через Отримати інформацію з термінала.

Докладна інструкція з інвентаризації через «Облік та склад»

Чи можна проводити одну інвентаризацію кількома пристроями

Кілька працівників можуть рахувати різні зони складу паралельно, але роботу потрібно організувати так, щоб ті самі товари не потрапляли до кількох файлів без контролю.

Безпечний порядок:

1. Поділіть магазин або склад на зони.

2. Закріпіть кожну зону за окремим пристроєм.

3. Не допускайте перетину товарів між зонами або заздалегідь визначте, як об’єднуватимуться повтори.

4. Зберігайте файли кожного пристрою під окремими назвами.

5. Завантажуйте їх у відомість послідовно.

6. Після кожного імпорту контролюйте фактичну кількість і журнал операцій.

Перед великим переобліком потрібно протестувати імпорт двох невеликих файлів з повторюваним штрихкодом. Поведінка повторів має відповідати налаштуванням конкретного профілю та формату: не слід розраховувати на автоматичне сумування, доки воно не перевірене на робочій конфігурації.

Типові проблеми під час імпорту результатів інвентаризації

Файл не завантажується

Перевірте:

• чи вибрано правильний профіль ТЗД;

• чи відповідають кількість і порядок колонок налаштуванням профілю;

• чи збігаються роздільник колонок і роздільник дробової частини;

• чи не змінено ім’я або формат файла;

• чи немає порожніх службових рядків перед даними;

• чи правильно налаштовано параметр «Файл імпорту має заголовки колонок».

Не відкривайте й не зберігайте CSV у Excel без потреби: Excel може змінити роздільники, формат чисел і штрихкоди.

Замість назв відображаються некоректні символи

Причина — невідповідність кодування під час формування та читання файла. Файл має створюватися і читатися в одному кодуванні. Не варто автоматично пере зберігати його в ANSI або UTF-8 без перевірки вимог конкретного пристрою: різні ТЗД і програми обміну можуть використовувати різні правила.

Практичний порядок перевірки:

1. Відкрийте копію файла в редакторі, який показує кодування.

2. Перевірте, в якому кодуванні файл сформував пристрій.

3. Зіставте його з налаштуваннями програми обміну або профілю.

4. Після зміни повторіть тест на кількох товарах.

Штрихкоди перетворилися на великі числа або втратили нулі

Excel може подати довгий штрихкод у науковому форматі або видалити нулі на початку. Штрихкоди та артикули потрібно зберігати як текст, а не як числа.

Якщо файл уже пошкоджено, просте перемикання формату комірки на «Текстовий» не завжди повертає втрачені цифри. Потрібно повторно отримати вихідний файл або відновити значення з надійного джерела.

Перший рядок сприймається як товар

Якщо файл містить назви колонок, активуйте в профілі ТЗД параметр «Файл імпорту має заголовки колонок». Торгсофт проігнорує перший рядок і почне читати товарні дані з наступного.

Якщо заголовка немає, параметр потрібно вимкнути, інакше перший товар не завантажиться.

Товар не знайдено за штрихкодом

Перевірте:

• чи є цей штрихкод у картці товару;

• чи не був він змінений Excel;

• чи входить товар до поточної відомості;

• чи потрапив його штрихкод до файла, завантаженого у ТЗД;

• чи не містить значення пробілів або службових символів.

Під час інвентаризації невідомий штрихкод не потрібно використовувати для автоматичного створення повноцінної картки товару. Спочатку з’ясуйте, чи це товар із помилковим, старим або додатковим штрихкодом, чи справді відсутня позиція в довіднику.

Завантажилася лише частина результатів

Спочатку перевірте останній успішно завантажений рядок. Найчастіші причини:

• пошкоджений або порожній рядок усередині файла;

• неправильний тип даних;

• інший роздільник у частині рядків;

• невідповідність кількості колонок;

• штрихкод у науковому форматі;

• текстове значення в колонці кількості;

• товар відсутній у відомості.

Не скидайте налаштування імпорту одразу. Спочатку збережіть чинний профіль і перевірте файл. Якщо профіль пошкоджений або не відповідає формату пристрою, створіть новий профіль і протестуйте його на копії даних.

Як імпортувати довільний Excel із товарами

Якщо потрібно завантажити прайс-лист постачальника, електронну накладну, початкові залишки або номенклатуру з іншої програми, використовуйте Документ → Прихід товару → Імпорт.

Цей режим має майстер, у якому можна зіставити колонки Excel із полями Торгсофт. Він призначений для .xls і .xlsx, а структура файла може відрізнятися від структури інших постачальників.

Як підготувати Excel

• один рядок має містити один товар;

• кожний параметр потрібно винести в окрему колонку;

• не використовуйте об’єднані комірки;

• приберіть проміжні підсумки, пояснення та порожні службові рядки;

• штрихкоди й артикули задайте текстовим форматом;

• кількість і ціни залиште числовими;

• перевірте, який роздільник дробової частини використано;

• дайте колонкам зрозумілі унікальні назви.

У файл можна включити назву, штрихкод, артикул, опис, вид товару, виробника, матеріал, колір, розмір, сезон, кількість, закупівельну ціну, роздрібну й оптову ціни, знижку та дані про фотографії.

Як зіставити колонки

Після вибору файла, аркуша або діапазону перейдіть на вкладку «Товар» і навпроти кожного поля Торгсофт виберіть відповідну колонку Excel.

Наприклад:

Якщо певного параметра у файлі немає, поле можна залишити порожнім і заповнити пізніше. Якщо весь файл належить до одного виду товару або виробника, відповідний батьківський вузол можна призначити для всіх позицій.

Як Торгсофт знаходить наявний товар

У налаштуваннях імпорту задаються параметри пошуку. Це можуть бути назва, штрихкод або сукупність полів. Послідовність пошуку важлива: від неї залежить, чи буде програма оновлювати наявну картку, чи створить нову.

Щоб не отримати дублікати:

• використовуйте стабільний ідентифікатор — передусім коректний штрихкод або артикул;

• не шукайте лише за загальною назвою на кшталт «Футболка»;

• перевіряйте, чи немає в довіднику старих або додаткових штрихкодів;

• перед повторним імпортом не змінюйте параметри пошуку без потреби;

• спочатку імпортуйте кілька контрольних рядків.

Параметр «Оновлювати параметри товару» застосовуйте лише тоді, коли дані постачальника мають змінювати картки вже наявних товарів. Інакше файл може небажано перезаписати назви або інші характеристики.

Як формуються назви товарів

Назва може формуватися за алгоритмом, заданим у Налаштування → Параметри → Товар → Найменування. До неї можуть входити вид товару, виробник, торгова марка, опис, колір, матеріал, розмір, сезон або артикул.

Тому колонки файла потрібно зіставляти не лише з полем «Назва товару», а й з окремими характеристиками. Це дає коректні фільтри, пошук і стабільне формування назв після імпорту.

Як розраховуються ціни

Якщо у файлі є закупівельна ціна, але немає роздрібної, у налаштуваннях імпорту можна задати відсоток націнки. Торгсофт розрахує відпускну ціну автоматично.

Метод формування націнки визначає, звідки програма бере відсоток:

• із налаштувань поточного імпорту;

• із картки наявного товару;

• із виду товару;

• із налаштувань імпорту, якщо попередні джерела не містять значення.

На кінцеві ціни також впливають валюта документа, курс, ПДВ, знижки та додаткові витрати прибуткової накладної. Перед оприбуткуванням потрібно перевірити не лише колонку ціни у файлі, а й параметри самого документа.

Якщо у файлі немає штрихкоду, можна активувати «Генерувати власні штрихкоди за відсутності». Торгсофт створить штрихкод для нової позиції.

Як імпортувати фотографії

Торгсофт підтримує масовий імпорт фотографій товару. У файлі можна:

• вставити зображення безпосередньо в комірку Excel;

• вказати HTTPS-посилання на файл;

• вказати локальний шлях до зображення на диску.

В одній комірці можна зазначити кілька посилань або шляхів, розмістивши кожне з нового рядка. Перед імпортом потрібно перевірити, що посилання доступні, локальні шляхи правильні, а зображення не були переміщені.

Новий товар під час роботи з ТЗД

Поведінка залежить від документа, до якого завантажують файл.

У прибутковій накладній

Імпорт із ТЗД шукає товар за штрихкодом. Якщо штрихкод не знайдено, Торгсофт може створити позицію з робочою назвою «Новий товар штрих-код» і кількістю з файла. Після цього потрібно відкрити картку та заповнити назву, вид товару, виробника, закупівельну і роздрібну ціни та інші обов’язкові параметри.

Такий товар не слід оприбутковувати без перевірки: невідомий штрихкод може належати вже наявній позиції, у якої код не внесено або збережено неправильно.

У відомості інвентаризації

Завдання інвентаризації — порівняти фактичну кількість з обліковою, а не створити номенклатуру. Якщо під час підрахунку виявлено невідомий штрихкод, спочатку потрібно ідентифікувати товар і виправити його картку або оформити належний прихід. Після цього товар можна коректно включити до відомості.

Артикули, що містять цифри й літери

Excel та його драйвер можуть визначити тип колонки за першими рядками. Якщо частина артикулів числова, а частина містить літери, окремі значення можуть не імпортуватися.

Щоб цього уникнути:

1. До імпорту задайте всій колонці текстовий формат.

2. Перевірте, що значення на кшталт 440 і 78549-АР збережені як текст.

3. Якщо драйвер усе одно читає колонку некоректно, збережіть копію файла у TXT, повторно відкрийте її в Excel через майстер імпорту та задайте для проблемної колонки тип «Текстовий».

Працюйте з копією файла, щоб не втратити вихідні дані.

Контроль після імпорту Excel

Після завантаження не оформлюйте весь документ без перевірки. Спочатку проконтролюйте:

• кількість імпортованих і пропущених рядків;

• товари, які програма визначила як нові;

• дублікати за штрихкодом, артикулом і назвою;

• товари без виду, виробника або сезону;

• закупівельні, роздрібні й оптові ціни;

• валюту, курс, ПДВ, знижку та витрати накладної;

• початкові нулі у штрихкодах;

• фотографії та характеристики;

• підсумкову кількість і суму документа.

Після успішного імпорту Торгсофт створює прибуткову накладну. Далі товар потрібно оприбуткувати. Для початкових залишків використовуйте відповідний документ приходу, а не відомість інвентаризації.

Коротка діагностика: що перевірити насамперед

Що варто зробити перед масовою операцією

1. Створіть резервну копію бази.

2. Збережіть незмінений оригінал файла постачальника або результатів ТЗД.

3. Перевірте імпорт на 5–10 позиціях.

4. Порівняйте кількість, ціни та штрихкоди до запису документа.

5. Лише після перевірки завантажуйте весь файл.

6. Після завершення збережіть робочий профіль імпорту для наступних документів того самого формату.

Пов’язані інструкції

• Імпорт товарів з Excel: підготовка файла, зіставлення колонок і перевірка

• Налаштування імпорту з термінала збору даних

• Інвентаризація з додатком «Облік та склад»

• Прихід товару з термінала збору даних

• Діагностика проблем мобільної інвентаризації та ТЗД