У роздрібній торгівлі та складському обліку нерідко виникає ситуація, коли товар фізично відсутній на полицях, але в програмі він продовжує рахуватися в залишках. Цей "фантомний" товар спотворює аналітику, зупиняє закупівлі та маскує можливі крадіжки.
Для вирішення цієї проблеми у Торгсофт передбачено інструмент контролю за датою останньої інвентаризації кожної позиції. Може виникнути перелік питань:
"Як відстежити, коли конкретний товар перераховували востаннє?",
"Як знайти позиції, які місяцями висять у залишках і жодного разу не потрапляли у відомість інвентаризації?",
"Як керівнику перевірити, чи дійсно продавці на місцях проводять переоблік товарів з високим ризиком крадіжки?", та
"Що робити, якщо програма показує 1 штуку в наявності, закупівельник не замовляє нову партію, а на вітрині товару немає?".
Нижче ми детально розберемо, як за допомогою дати останньої інвентаризації відповісти на ці питання, виявити "загублені" товари та навести ідеальний лад на складі.
Природа "фантомних" залишків: куди зникає товар?
Найчастіше розбіжності між фактичним та комп'ютерним обліком виникають через людський фактор. Товар може бути розбитий, вкрадений, він міг закотитися під стелаж або бути випадково переміщений на інший склад, але в програмі Торгсофт він продовжує значитися як 1 шт.
Через те що система бачить товар у наявності, закупівельник не формує на нього нове замовлення постачальнику, а покупець не може його придбати, бо на полиці порожньо. Якщо в магазині практикується часткова (точкова) інвентаризація по стелажах чи окремих групах, такі проблемні позиції можуть роками не потрапляти до відомостей переобліку, і помилка не виправляється.
Рішення: колонка «Дата інвентаризації»
Для того, щоб керівники могли бачити повну картину і виявляти неперевірені товари, у Торгсофт реалізовано відображення дати останньої інвентаризації.
Цей інструмент працює наступним чином:
-
Фіксація дати. У програмі для таблиць, до яких можна підключити динамічні характеристики (унікальні для кожного центру обліку), додано можливість виводити колонку «Дата інвентаризації».
-
Незалежність від статусу відомості. У цій колонці фіксується дата останньої інвентаризації конкретного товару на обраному складі. Важливою перевагою є те, що дата оновлюється незалежно від того, чи була відомість інвентаризації остаточно закрита, чи підрахунок ще триває.
Як знайти давно не перевірений товар (Покрокова інструкція)
Щоб відповісти на питання підприємців щодо пошуку товарів, які давно не перевірялися, необхідно налаштувати відображення та фільтрацію в режимі «Стан складу»:
Крок 1. Налаштування видимості колонки
-
Відкрийте пункт головного меню Склад — Стан складу.
-
Перейдіть до налаштувань відображення колонок таблиці (кнопка "Налаштування видимості колонок").
-
Увімкніть відображення колонки «Дата інвентаризації». Тепер навпроти кожного товару ви будете бачити точну дату, коли його востаннє сканували чи додавали у відомість переобліку.
Крок 2. Використання фільтра для пошуку "загублених" позицій
Щоб знайти товари, які випали з-під контролю, використовуйте Фільтр по товару:
-
Відкрийте параметри фільтра по товару.
-
Знайдіть параметр «Дата інвентаризації» (він доступний для фільтрації, якщо колонка підключена до таблиці та включено налаштування "Лише підключені до таблиці параметри").
-
Вкажіть період. Наприклад, ви можете відфільтрувати товари, дата інвентаризації яких порожня (ніколи не перевірялися з моменту оновлення функціоналу), або дата яких старша за кілька місяців.
Після застосування фільтра ви отримаєте готовий список товарів, які значаться на залишках, але давно не проходили фізичну звірку.
Відповіді на ключові питання підприємців за допомогою цього режиму
Використання колонки «Дата інвентаризації» перетворює процес переобліку з хаотичного сканування полиць на систематичний аудит. Це гарантує, що жодна позиція не залишиться поза увагою, закупівлі формуватимуться на основі реальних (а не "фантомних") залишків, а простір для махінацій чи недбалості персоналу буде зведений до мінімуму.
Повернутися до попереднього кроку