Зарахування раніше внесеного авансу в «Торгівлі з випискою рахунка»: автоматичний та ручний залік передоплати

Режим «Торгівля з випискою рахунка» у програмі Торгсофт призначений для організації оптової торгівлі, відвантажень зі складу, роботи за безготівковим розрахунком та обробки замовлень інтернет-магазинів. Його головна цінність полягає в розділенні процесу продажу на окремі етапи: виписання рахунка-фактури, прийняття авансового платежу, відвантаження товару за видатковою накладною та проведення остаточних взаєморозрахунків. Як програма враховує раніше перераховані кошти під час виписування видаткової накладної, чому видаткова накладна може відображатися як неоплачена за наявності грошей на рахунку клієнта, у яких випадках залік передоплати відбувається автоматично, а коли потрібно застосувати ручний механізм, та як коректно провести фіскалізацію авансу й остаточного розрахунку через ПРРО.

1. Базові поняття та сутність авансових розрахунків у Торгсофт

Для прозорого фінансового та товарного обліку важливо розрізняти базові терміни системи:

• Торгівля з випискою рахунка (ТВР) — спеціальний режим обліку в Торгсофт (меню Документ — Торгівля з випискою рахунка), який дає змогу виставляти комерційні пропозиції та рахунки, фіксувати передоплати, бронювати товар у резерві та формувати видаткові накладні.

• Аванс (передоплата за рахунком) — грошові кошти, отримані від покупця (у готівковій чи безготівковій формі) до моменту фактичного відвантаження товару зі складу.

• Залік авансу — фінансова операція зв'язування внесеної передоплати з видатковою накладною, що зменшує або повністю погашає борг покупця за відвантажену продукцію.

У програмі Торгсофт грошовий баланс за рахунком та видатковими накладними розраховується у валюті виставленого рахунка. Коли покупець вносить гроші за рахунком, вони фіксуються на вкладці «Передоплата рахунка». До моменту формування видаткової накладної ці кошти вважаються вільною передоплатою покупця.

Після створення видаткової накладної товар знімається зі складу, а у системи виникає потреба закрити заборгованість за цією накладною за рахунок наявного авансу.

2. Автоматичний залік авансу під час створення видаткової накладної

Програма Торгсофт розроблена так, щоб мінімізувати ручну рутинну роботу оператора. У більшості стандартних сценаріїв залік авансу відбувається автоматично.

Алгоритм автоматичного розрахунку:

1. Внесення передоплати. Клієнт сплачує рахунок повністю або частково (наприклад, через банківську виписку, термінал чи касу). Оплата фіксується у нижній таблиці на вкладці «Передоплата рахунка».

2. Формування видаткової накладної. Менеджер на вкладці «Рахунок» натискає кнопку «Створити видаткову накладну» або використовує дію «Створити накладну та оплатити її».

3. Автоматична прив'язка коштів. Якщо на момент формування накладної за цим рахунком чи за клієнтом є внесена передоплата, Торгсофт автоматично прив'язує наявні кошти до створюваної видаткової накладної:

•    Повна передоплата (100%). Якщо внесений аванс дорівнює сумі видаткової накладної, накладна одразу створюється зі статусом «Повністю оплачена», а сума боргу за нею дорівнює нулю.

•    Частковий аванс. Якщо сума авансу менша за суму накладної, програма повністю зараховує доступний аванс, зменшує борг за накладною на цю суму та відкриває вікно для введення доплати на залишок. Якщо користувач скасовує внесення решти суми, накладна все одно створюється, але залишається частково оплаченою на суму автоматично зарахованого авансу.

•    Переплата (аванс більший за суму відвантаження). Якщо внесений аванс перевищує борг за видатковою накладною (наприклад, при частковому відвантаженні товару), Торгсофт прив'язує до накладної лише суму, необхідну для її повного погашення. Залишок передоплати зберігається за рахунком для наступних відвантажень.

3. Ручний залік авансу: проведення оплат у рахунок передоплати

У роботі підприємства виникають ситуації, коли автоматичний залік не відбувся або прив'язку оплат було скасовано (наприклад, після редагування документів чи скасування попередніх проводок). Для таких випадків у Торгсофт передбачені спеціальні інструменти ручного заліку.

Ця функція призначена для покриття боргу за видатковою накладною за рахунок наявного авансу чи переплати клієнта, фіксованої у залишках.

Покроковий порядок дій:

1. Перейти у режим «Торгівля з випискою рахунка» на вкладку «Видаткова накладна».

2. У верхній таблиці виділити видаткову накладну, яка має борг.

3. Натиснути кнопку «Оплата за видаткову в рахунок передоплати».

4. Система перевірить наявність вільного авансу за клієнтом (з урахуванням балансу з партнерами) та відкриє діалогове вікно, у якому автоматично запропонує суму для зарахування (не більшу за борг за накладною та не більшу за наявний аванс).

5. Після підтвердження операції створюються балансові фінансові документи, борг за видатковою накладною зменшується або повністю закривається, а сума вільного авансу клієнта відповідно зменшується.

Якщо за рахунком було внесено декілька авансових платежів і виписано декілька видаткових накладних (при часткових відвантаженнях), використовується дія «Розподілити передоплату»:

1. Перейти на вкладку «Передоплата рахунка».

2. Натиснути кнопку «Розподілити передоплату».

3. Програма автоматично проаналізує всі неоплачені видаткові накладні даного рахунка та розподілить нерозподілену суму авансу між ними у хронологічному порядку (від більш ранньої накладної до пізнішої).

Відповіді на поширені запитання підприємців

Застосовується комбіноване закриття боргу. Під час формування видаткової накладної (або при виклику дії «Створити накладну та оплатити її») Торгсофт автоматично зарахує всю доступну суму авансу. На залишок суми програма відкриє стандартне вікно оплати, де можна обрати спосіб доплати (готівка, розрахунковий рахунок або термінал). Якщо покупець не сплачує залишок одразу, вікно оплати можна закрити — у такому разі видаткова накладна залишиться частково оплаченою на суму авансу, а решта відображатиметься як борг покупця.

Для цього в Торгсофт використовується режим «Часткове відвантаження». При створенні першої видаткової накладної на частину товару Торгсофт зафіксує аванс у розмірі, необхідному для повного покриття суми цієї першої накладної. Залишок авансових коштів залишиться непорушеним на вкладці «Передоплата рахунка». Коли формуватиметься друга видаткова накладна, залишок авансу автоматично прив'яжеться до неї. Якщо автоматична прив'язка була пропущена, достатньо натиснути «Розподілити передоплату» на вкладці передоплат рахунка.

Така ситуація виникає у двох випадках:

1. Оплата від клієнта надійшла через банківську виписку або термінал як «невизначена оплата» і ще не була прив'язана до конкретного рахунка.

2. Видаткову накладну було створено до внесення оплат, або прив'язку оплат було скасовано вручну.

Як виправити:

• Якщо оплата надійшла на розрахунковий рахунок, переходьте на вкладку «Оплати клієнтів» — «Невизначені оплати», виділяйте платіж та натискайте «Зв'язати оплату з рахунком». Після цього кошти перейдуть в аванс рахунка та розподіляться на видаткову накладну.

• Якщо кошти вже знаходяться у передоплаті рахунка, але не відображаються у накладній, виділіть накладну на вкладці «Видаткова накладна» і натисніть «Оплата за видаткову в рахунок передоплати».

Фіскалізація авансів та остаточних розрахунків залежить від обраної облікової політики підприємства та налаштувань у меню Налаштування — Параметри — Чек:

1. Схема з фіскалізацією авансу (двоетапна):

•    При прийнятті авансу на вкладці «Рахунок» (або на вкладці передоплат) натискається друк фіскального чека. На ПРРО друкується чек передоплати, у якому кількість товару розраховується пропорційно відношенню суми авансу до загальної суми рахунка, а до назви додається префікс «Передоплата за...».

•    Під час остаточного відвантаження та доплати за видатковою накладною ПРРО формує фіскальний чек на залишок суми.

2. Схема без фіскалізації авансу (одноетапна):

•    У налаштуваннях чека встановлюється «Не друкувати чеки передоплати».

•    Аванс приймається у програмі без друку фіскального чека. При повному відвантаженні товару за видатковою накладною друкується один підсумковий фіскальний чек на повну номенклатуру та суму, де сума авансу враховується як попередньо сплачена.

• Якщо видаткова накладна ще не створювалася. На вкладці «Рахунок» доступна дія «Повернення передоплати». Програма відкриває форму видачі коштів, підставляє суму внесеного авансу та формує видатковий касовий ордер або повернення на розрахунковий рахунок.

• Якщо товар за видатковою накладною вже було відвантажено. Оформити повернення авансу безпосередньо з рахунка програма не дозволить — спочатку необхідно провести документ «Повернення» на вкладці «Повернення» за відповідною видатковою накладною. Після проведення повернення товару товарно-грошовий баланс покупця коригується, а залишкові кошти повертаються клієнту через касу чи розрахунковий рахунок.

Підсумки та рекомендації

Правильний облік авансів у Торгсофт гарантує точність касової дисципліни, виключає подвійне оподаткування та запобігає виникненню фіктивних боргів у картці взаєморозрахунків із контрагентами.